Ths. Đặng Văn Phong - Khoa QTVP (Đại học Nội vụ Hà Nội)
0
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CHƯƠNG TRÌNH GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
CHUYÊN NGÀNH ĐÀO TẠO: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN
Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng
Mã học phần: OMF2014
Số tín chỉ: 3
Khoa: Quản trị văn phòng
Downloaded by VDOC Online Solutions (vdochcm@gmail.com)
lOMoARcPSD|42620215
Ths. Đặng Văn Phong - Khoa QTVP (Đại học Nội vụ Hà Nội)
1
Table of Contents
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC ............................ 4
1.1. Khái niệm về tổ chức .............................................................................................. 4
1.2. Kỹ năng tổ chức bộ máy ......................................................................................... 6
1.2.1. Khái niệm ............................................................................................................. 6
1.2.2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức bộ máy ....................................................................... 6
1.2.3. Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức bộ máy ................................................................... 8
1.2.4. Căn cứ tổ chức bộ máy ......................................................................................... 9
1.2.5. Quy trình tổ chức bộ máy ................................................................................... 14
1.3. Kỹ năng tổ chức công việc ................................................................................... 15
1.3.1. Khái niệm ........................................................................................................... 15
1.3.2. Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc .............................................................. 16
1.3.3. Phương pháp, quy trình tổ chức công việc ......................................................... 17
Chương 2. KỸ NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ..................... 19
2.1. Kỹ năng tổ chức bộ máy văn phòng ................................................................... 19
2.1.1. Kỹ năng phân tích các căn cứ tổ chức bộ máy văn phòng .................................. 19
2.1.2. Thiết kế các mô hình tổ chức bộ máy văn phòng ............................................... 20
2.1.3. Xây dựng chức năng, nhiệm vụ theo các mô hình .............................................. 25
2.1.4. Xây dựng cấu trúc cho bộ máy văn phòng .......................................................... 25
2.1.5. Thủ tục tổ chức bộ máy văn phòng ..................................................................... 26
2.2. Kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng ...................................................... 29
2.2.1. Kỹ năng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan ......... 29
2.2.2. Kỹ năng tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan ........... 38
2.2.3. Kỹ năng tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý .................. 46
2.2.5. Kỹ năng tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan .................................................. 64
2.2.6. Kỹ năng tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan .......................... 71
2.2.7. Kỹ năng tổ chức thực hiện công tác hậu cần ....................................................... 76
2.2.8. Kỹ năng tổ chức sắp xếp phòng làm việc khoa học ............................................ 99
Downloaded by VDOC Online Solutions (vdochcm@gmail.com)
lOMoARcPSD|42620215
Ths. Đặng Văn Phong - Khoa QTVP (Đại học Nội vụ Hà Nội)
2
2.2.9. Kỹ năng tổ chức công tác lễ tân ........................................................................ 103
2.2.10. Kỹ năng tổ chức công tác thi đua khen thưởng ............................................... 118
Chương 3. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG KIỂM TRA ....................... 134
3.1. Khái niệm .................................................................................................... 134
3.2. Mục đích, ý nghĩa của kiểm tra ................................................................. 134
3.3. Nguyên tắc, yêu cầu kiểm tra ............................................................................ 135
3.3.1. Kiểm tra phải thực hiện theo kế hoạch cụ thể ................................................... 135
3.3.2. Nội dung kiểm tra phải phù hợp với từng đối tượng kiểm tra .......................... 136
3.3.3. Kiểm tra phải khách quan ................................................................................. 136
3.3.4. Kiểm tra phải mang tính trọng điểm ................................................................. 136
3.3.5. Phương pháp kiểm tra phải phù hợp với nguồn lực của cơ quan ...................... 137
3.3.6. Kiểm tra phải tiết kiệm. ..................................................................................... 137
3.3.7. Kiểm tra phải tác động điều chỉnh. ................................................................... 137
3.4. Phân loại kiểm tra ...................................................................................... 138
3.4.1. Căn cứ theo quá trình hoạt động ....................................................................... 138
3.4.2. Căn cứ theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra ....................................... 141
3.4.3. Theo tần suất của các cuộc kiểm tra .................................................................. 141
3.4.4. Theo vấn đề hoạt động của cơ quan .................................................................. 142
Chương 4. KỸ NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ................. 146
4.1. Nội dung kiểm tra trong văn phòng ................................................................. 146
4.1.1. Kiểm tra về nhân sự trong cơ quan, văn phòng ................................................ 146
4.1.2. Kiểm tra về các công việc hành chính trong hoạt động của văn phòng ............ 147
4.1.3. Kiểm tra về cơ sở vật chất trong hoạt động của cơ quan, văn phòng ............... 148
4.1.4. Kiểm tra về tài chính trong hoạt động của văn phòng ...................................... 149
4.2. Kỹ năng tổ chức hoạt động kiểm tra ................................................................ 150
4.2.1. Kỹ năng tổ chức chuẩn bị trước khi kiểm tra .................................................... 150
4.2.2. Kỹ năng tổ chức công việc trong khi tiến hành kiểm tra .................................. 153
4.2.3. Kỹ năng tổ chức công việc sau khi tiến hành kiểm tra ..................................... 158
Downloaded by VDOC Online Solutions (vdochcm@gmail.com)
lOMoARcPSD|42620215
Ths. Đặng Văn Phong - Khoa QTVP (Đại học Nội vụ Hà Nội)
3
Kết luận: ..................................................................................................................... 164
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 166
Downloaded by VDOC Online Solutions (vdochcm@gmail.com)
lOMoARcPSD|42620215
Ths. Đặng Văn Phong - Khoa QTVP (Đại học Nội vụ Hà Nội)
4
PHẦN I: KỸ NĂNG TỔ CHỨC
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC
1.1. Khái niệm về tổ chức
“Tổ chức” là chức năng đứng vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị (Hoạch đinh,
Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm tra). Tổ chức có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thực
hiện mục tiêu của nhà quản trị. Có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ tổ chức, theo
từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, “Tổ chức” có các nghĩa sau:
- “Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức
năng chung nhất định.
- Làm cho thành có trật tự, có nền nếp.
- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu
quả tốt nhất.
- Làm công tác tổ chức của cơ quan và công tác cán bộ; tổ chức cán bộ”.
1
“Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Orgaron’ nghĩa là ‘hài hoà’, từ tổ chức nói lên
một quan điểm rất tổng quát ‘đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống’”.
2
“Như chúng tôi đã lưu ý ở chương 2, quan niệm của chúng tôi về công tác tổ
chức như là việc nhóm gộp các hoạt động, cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc
giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là
việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp. Một cơ
cấu tổ chức cần phải được thiết kế để chỉ rõ ra rằng, ai sẽ làm việc gì và ai sẽ trách
nhiệm về những kết quả nào; để loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự
nhầm lẫn và không chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra; và tạo điều kiện
để cho các mạng lưới ra quyết định và liên lạc phản ảnh và hỗ trợ cho các mục tiêu của
doanh nghiệp.
Tổ chức là một từ mà nhiều người sử dụng một cách linh hoạt. Một vài người cho
rằng nó bao hàm tất cả các hành vi của tất cả các thành viên. Một số khác coi nó ngang
bằng với hệ thống tổng hợp các mối quan hệ tập quán và xã hội. Còn một số khác lại
coi một doanh nghiệp, chẳng hạn như Tổ hợp các công ty thép của Mỹ (United States
Steel Corporation) hay Bộ quốc phòng, là một ‘tổ chức’. Nhưng đối với hầu hết những
người quản lý đang hành nghề, thuật ngữ này ám chỉ một cơ cấu chủ định về vai trò
nhiệm vụ hay chức vụ được hợp thức hoá. Ngữ nghĩa này được sử dụng một cách khái
1
Hoàng Phê (2016) Từ điển Tiếng Việt, NXB hồng Đức, Hà Nội, trang 1276.
2
Lưu Đan Thọ (2014) Quản trị học trong xu thế hội nhập, NXB Tài Chính, Hà Nội, trang 586
Downloaded by VDOC Online Solutions (vdochcm@gmail.com)
lOMoARcPSD|42620215