25 CÂU HỎI ÔN TẬP
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
(CÓ ĐÁP ÁN)
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
1
Câu 1: Lập hội nghị khách hàng
Câu 2: Khó khăn lớn nhất trong quản trị hành chính văn phòng hiện nay ở nước ta?
Câu 3: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và
nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
câu 4: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao
động khoa học trong văn phòng là gì?
câu 5: thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải
cách hành chính.
câu 6: đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ như thế nào với cải cách
hành chính?
câu 7: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày
cách phân loại thông tin?
câu 8: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt
động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu
gì?
câu 9: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ
chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
câu 10: trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. khi tiếp khách, tiếp công dân
cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
câu 11: công tác hậu cần có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động của văn phòng cơ quan?
công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
câu 12: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? nội
dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề
gì?
câu 13: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội
dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
câu 14: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. trình bày
thực tế thực hiện các khâu này ở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi
mới công tác văn thư phải làm gì?.
câu 15: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn
đến". đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì?
câu 16: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi.
thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì?
câu 17: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn
mật. thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì.
câu 18: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ
quan gồm nội dung gì?
câu 19: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động
của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ:
câu 20: hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ
môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001".
câu 21: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước?
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
2
câu 22: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng
đó? những thiếu sót trong thực tế?
câu 23: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được
đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào?
câu 24: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được
áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì
sao?
câu 25: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải.
ĐÁP ÁN
Câu 1:
1/Chọn thời gian hoạt động:
Nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù
hợp.
2/Chuẩn bị trước khi hoạt động:
-phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.
-Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.
-Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu
đáo, cẩn thận, tỉ mỉ.
3/Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể
thành 3 nhóm nhỏ.
-Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
-Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm,
phần thưởng…
-tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
4/Gửi giấy mời
Thiếp mời phải gửi trước 7 ngày và phài tuân theo những quy định sau:
-Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự;
-Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời
-Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia;
-Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.
5/Chọn hội trường
Nhà hát địa phương mà nhiều người biết và dễ tìm
Sân khấu biểu diễn của một doanh nghiệp
Có những thiết bị chiếu hình hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng.
6/Bố trí hội trường
-Bố trí cửa ra vào
-Treo khẩu hiệu chào mừng
-Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại…
-Trưng bày sản phẩm
-Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan
-Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan.
-Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp.
7/Các công việc chuẩn bị khác:
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
3
-Chuẩn bị tặng phẩm làm kỷ niệm. Căn cứ số giấy mời đã gửi, tìm mua tặng phẩm:
loại dưới x đồng, loại dưới y đồng làm phần thưởng.
-Chuẩn bị băng, đĩa quảng cáo. Chiếu hình ảnh quảng cáo sản phẩm có chất lượng
cao của doanh nghiệp bằng các loại đĩa hình hoặc băng hình chuyên dụng.
-Bản quyết định người chủ trì. Người chủ trì phải là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ
hoà nhập, có khả năng khơi dậy phong trào.
-Chuẩn bị bút viết và một quyển sổ ghi danh sách người đến dự.
-Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy.
8/Trình tự của hội nghị khách hàng
-Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển
sổ tay, một đặc san, báo truyền hình.
-Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.
-Xem phim tuyên truyền về doanh nghiệp.
-Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.
-Triển lãm văn hoá doanh nghiệp.
-Đọc diễn văn đón chào
-Hỏi đáp có thưởng
-Rút thưởng
-Kết thúc, đọc lời cảm ơn
9/Các điểm chủ yếu trong thao tác:
-Trước lúc bắt đầu cần chiếu liên tục các băng quảng cáo.
-Đọc diễn văn chào mừng không kéo dài quá 8 phút.
-Hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách
hàng về sản phẩm, câu hỏi và trả lời đươc in sẵn trong cuốn sổ tay đặc san đã phát tặng.
Câu hỏi phải đơn giản, dễ trả lời.
-Bốc thăm trùng thưởng: Người tham gia có giấy mời nhận hai tấm giấy có in mã
hiệu nhất định để tham gia chương trình xổ số (một tấm bỏ vào thùng bốc thăm, một tấm
giữ lại để đối chiếu). Đặt thùng bốc thăm tại hội trường, nơi mọi người dễ thấy nhất. Phần
thưởng được bố trí như sau:
Phần thưởng giải nhất: 1 xuất
Phần thưởng giải nhì: 3 xuất
Phần thưởng giải ba: 5 xuất
Phần thưởng khuyến khích: 10 xuất
Tặng phẩm dùng để thưởng là sản phẩm của công ty.
10/Hoạt động sau liên hoan khách hàng
Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng
tham gia.
11/Tiến hành cuộc họp mặt liên hoan khách hàng, cần phải thành lập các tiểu tổ hoạt
động nào?
Tổ đối ngoại, tổ hậu cần, tổ lễ tân.
Câu 2:
Tháng 11 năm 2007Việt Nam đã chính thức trở thanh thành viên của tổ chức
Thương Mại Thế Giới WTO. Đã hình thành một làn sóng đầu tư mới của các nhà đầu tư
nước ngoài vào Việt Nam. Xu thế đó đã tạo nên môi trường cạnh tranh quyết liệt giữa các
25 câu hỏi ôn tập quản trị hành chính văn phòng có đáp án
4
doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Đồng thời
cũng xuất hiện sự cạnh trạnh giữa các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũ và mới ở nước
ta về: công nghệ, thông tin, máy móc hiện đại, chất lượng quản lý và chất lượng sản
phẩm .Cuộc cách mạng công nghệ thông tin xuất hiện những năm 80 của thế kỉ XX, giờ
đây đã phát triển mạnh mẽ hơn trở thành “Kỷ nguyên công nghệ thông tin”. Điều này đã
bắt buộc các doanh nghiệp việt nam cũng như doanh nghiệp đầu tư nước ngoài …phải ứng
dụng các thiết bị, máy móc hiện đại mới nhất vào trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt
động sản xuất của mình.Thông tin trở thành yếu tố tiên quyết quyết định sự sống còn của
các doanh nghiệp. Để tạo tiềm lực cạnh tranh cho chính mình, các doanh nghiệp thực hiện
việc cải tiến công nghệ và dây chuyền sản xuất đồng thời cũng cải cách mô hình tổ chức
quản lý sản xuất của mình cho phù hợp hơn. Vì vậy việc xây dựng, tổ chức các văn phòng
hiện đại và quá trình thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin được các nhà đầu tư nước ngoài
rất quan tâm và chú trọng xây dựng .
Kỷ nguyên công nghệ thông tin đã tạo ra các thiết bị văn phòng hiện đại trợ
giúp cho việc xây dựng và tổ chức các văn phòng hiện đại. Đây là nhân tố quyết định chất
lượng của việc quản lý sản xuất và của cả quá trình sản xuất. Một văn phòng hiện đại của
các doanh nghiệp đã và đang xây dựng không thể thiếu nhân tố con người, nhất là người
thu thập, quản lý, xử lý và lưu trữ thông tin.Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính
Văn Phòng là một trong những nhân sự quan trọng của mô hình văn phòng hiện đại hiện
nay. Với tư cách là người thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo thông tin và lưu trữ
thông tin Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng trở thành nồng cốt của
các văn phòng hiện đại như thế. Bằng kỹ năng, chuyên môn , nghiệp vụ của mình các Lưu
Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là người trực tiếp xây dựng và tổ chức
các văn phòng hiện đại cho các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài . Đồng thời cũng là người
trực tiếp ứng dụng các máy móc hiện đại vào việc thu thập, quản lý, cung cấp cho lãnh đạo
và lưu trữ thông tin cho các doanh nghiệp. Việc xây dựng văn phòng hiện đại và làm chủ
thông tin đã quyết định toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như năng xuất, hiệu
quả sản xuất của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. Chính vì thế cử nhân Lưu Trữ và Quản
Trị Văn Phòng sẽ là sự lựa chọn nhân sự đúng đắn của các nhà đầu tư nước ngoài cho văn
phong hiện đại của mình hiện nay. Tuy nhiên để đáp ứng những yêu cầu của nhà tuyển
dụng sinh viên Lưu Trữ và Quản Trị Văn Phòng phải có một trình độ chuyên môn cao, có
khả năng giao tiếp tốt đồng thời phải có sự am hiểu sâu sắc về luật lao động ,luật kinh tế
,luật thương mại ,nghiệp vụ kế toán và có trình độ ngoại ngữ –tin học cao …
Việc xây dựng ,tổ chức các văn phòng hiện đại với các máy móc hiện đại
yêu cầu các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng phải nắm bắt được
kỹ năng sử dụng thành thạo các máy móc hiện đại đó như :sử dụng thành thạo máy vi tính,
máy photo copy, biết truy cập thông tin bằng intranet,internet…Đồng thời trong quá trình
hoạt động của các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài cũng gắn với các luật định của nhà
nước Việt Nam chính vì vậy trình độ về pháp luật của Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên
Hành Chính Văn Phòng và truy cập thông tin pháp luật thường xuyên sẽ là nguồn cung
cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà lãnh đạo. Một yêu cầu bức thiết nhất của các
nhà đầu tư nước ngoài đối với Lưu Trữ Viên và Quản Trị Viên Hành Chính Văn Phòng là
trình độ ngoại ngữ để có thể soạn thảo các văn bản bằng song ngữ. Còn rất nhiều yêu cầu
của các nhà đầu tư đối với các Lưu Trữ Viên và Quản Trị Hành Chính Văn Phòng như khả
