intTypePromotion=1

Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

Chia sẻ: Tình Thiên | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:130

0
9
lượt xem
1
download

Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội" cung cấp đến các bạn kiến thức cách thiết kế một cơ sở dữ liệu trong công việc; biết sử dụng những tính năng cơ bản của Access để xử lý hệ thống cơ sở dữ liệu đó; xử lý tự động thông qua lập trình trong Access.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

  1. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Đôi lời về Access! Microsoft Access: Access 2003, AccessXP, v.v.. là công c ụ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ mạnh, được đánh giá rất cao hiện nay v ì: thứ nhất là dễ học, thứ 2 là rất phổ dụng (trên 90% người làm Tin biết sử dụng nó - điều tra năm2006) và thứ 3 là có nhiều cấp độ phù hợp với nhiều bậc khai thác khác nhau, v.v.. Tin học ứng dụng bao gồm 4 vấn đề được phân chia thành 4 học phần: Học phần 1: Những khái niệm cơ bản, hệ điều hành Windows và Internet Học phần 2: Hệ soạn thảo Word và trình diễn PowerPoint Học phần 3: Bảng tính điện tử Excel Học phần 4: Quản trị CSDL Access Học 3 học phần đầu là để: Biết cách sử dụng được máy vi tính thông qua hệ điều h ành Windows; Biết cách soạn thảo các văn bản có chất l ượng thông qua Word; Biết cách thiết kế các trang trình diễn kết hợp với máy chiếu để tr ình bày trước đám đông thông qua PowerPoint; Biết cách tổ chức dữ liệu v à xử lý các công việc tính toán thông qua Excel. Vậy còn Access dùng để làm gì? Xin tạm thời nói vắn tắt ngay (bạn sẽ h ình dung ra nó sau khi học ít bài đầu): Là để tạo ra một hệ thống thông tin (th ường là các tệp) có mối quan hệ với nhau, c ùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý chúng theo những yêu cầu đặt ra trên nên của Quản trị CSDL Access có lập tr ình hoặc không. Đã có rất nhiều sách viết về Access với nhiều cấp độ khác nhau mang mầu sắc bi ên dịch, tây, ta đủ thứ, bạn đọc tha hồ tham khảo theo ý thích của m ình. Nhưng nếu bạn chưa biết gì về quản trị cơ sở dữ liệu Access thì nên tham khảo giáo trình này bởi vì mục đích của cuốn sách này là: 1. Tạo cho người học biết cách thiết kế một c ơ sở dữ liệu trong công việc của m ình. 2. Biết sử dụng những tính năng c ơ bản của Access để xử lý hệ thống CSDL đó. 3. Biết xử lý tự động thông qua lập tr ình trong Access. Thường thì khi gặp một vấn đề mới người học hay hỏi: 1. Nội dung mới này là gì? (đối tượng được nghiên cứu) 2. Dùng nó để làm gì? (ứng dụng của đối tượng đó) 3. Hiểu và ứng dụng nó như thế nào? (chế ngự đối tượng đó) Giáo trình này sẽ trả lời thoả đáng các câu h ỏi đó. Ngoài ra giáo trình cũng đề cập đến một vấn đề có tính s ư phạm trong việc viết các giáo trình Tin học ứng dụng. GS. H. Peter đ ã từng nói: “Đi từ quả táo rơi dẫn đến định luật hấp dẫn nhẹ nh àng và dễ hiểu hơn là đi ngược lại”. Theo tinh thần đó, các khái niệm trong giáo trình như: Quan hệ, Phụ thuộc hàm, Truy vấn, Form, Report, Module, v.v... đều được mô tả bằng các ví dụ cụ thể, để các bạn có thể tự học tr ên máy tính ngay cả khi không có giảng viên hướng dẫn. Nội dung trong giáo trình này chạy được trên mọi phiên bản của Access đã có, đặc biệt là Access 2003, Access XP, v.v.. Vì Access chứa đượng rất nhiều tính năng, nhất l à về lập trình, do vậy việc chọn lọc nội dung trong quyển sách n ày không thể tránh khỏi thiếu sót về trật tự, liều l ượng và cung cách thể hiện nội dung, mong các bạn góp ý v à lưỡng thứ, để quyển sau cập nhật được tốt hơn. Chúc các bạn thành đạt! Hà nội ngày 28/12/2007 ELEC Trang 1
  2. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chương 1: Làm quen với Access 1.1 Thế nào là một CSDL Một CSDL là một tập các tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể n ào đó, một bộ phận lớn và rất quan trọng trong tập các tệp n ày là tệp bảng. Tệp bảng là tệp có cấu trúc hai chiều: dòng và cột. Người ta còn gọi dòng là bản ghi (Record), cột còn gọi là trường (Field). Ví dụ: để làm công việc tuyển sinh Khối A, ta tổ chức 3 tệp bảng d ùng cho công tác tuyển sinh như sau: Tệp thứ nhất có tên KhoiA(Khối AK) có dạng sau: STT SBD Họ tên Ngày sinh Địa chỉ 1 A0001 Hoàng Xuân Nam 11/04/1986 12 Hai Bà Trưng Hà Nội 2 A0002 Hồ Duy Anh 22/04/1988 20 Tràng Thi Hà Nội 3 A0003 Lê Văn Thảo 18/03/1989 Yên thành, Nghệ an … … … … … ... … … … … 4389 A4389 Hoàng Nam Thắng 14/12/1989 Tỉnh gia, Thanh hoá Tệp thứ 2 có tên DoiTuong (đối tượng) có dạng: SBD Khu vực Ưu tiên A0001 1 2 A0002 2 1 A0003 2 9 … … … … … … A4389 3 3 Tệp thứ 3 có tên DiemThi (điểm thi) có dạng sau: SBD Điểm toán Điểm lý Điểm hoá Tổng điểm A0001 6.50 3.40 7.50 A0002 7.20 5.10 6.12 A0003 2.00 4.30 8.00 … …… … … … …… … … A4389 9.00 8.50 6.40 Một hệ thống gồm 3 tệp trên dùng để giải quyết vấn đề tuyển sinh M (tất nhiên là chưa đủ) được gọi là một CSDL, tất nhiên còn những tệp khác nữa, ta sẽ nói sau. 1.2 Thế nào là một CSDL quan hệ? Hãy quan sát 3 tệp trên, tuy về hình thức là 3 tệp riêng lẻ, nhưng giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ. Giả sử một thí sinh đ ưa cho chúng ta một số báo danh (SBD) và yêu cầu chúng ta in ra giúp họ thông tin về: Họ tên, Khu vực, Ưu tiên, Điểm toán, Điểm lý và Điểm hoá, thì chúng ta phải làm như thế nào? Rõ ràng chúng ta phải bám vào số báo danh (SBD) của tệp KhoiA (giả sử A0003) để lấy ra: Lê Văn Thảo và tiếp tục xem số báo danh đó trong tệp DoiTuong để lấy ra Khu vực là 2 và uu Tien là 9, cuối cùng lại tiếp tục căn cứa vào số báo danh đó trong tệp DiemThi để lấy ra điểm toán là: 2.00, Điểm lý là: 4.30 và Điểm hoá là: 8.00. Như vậy nhờ có mối quan hệ giữa các tệp thông qua SBD mà ta giải quyết được vấn đề trên. Ta nói rằng 3 tệp trên (hay nói tổng quát là CSDL trên) là một CSDL quan hệ (hiện thời ta tạm hiểu “quan hệ” đ ơn giản như thế ELEC Trang 2
  3. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI đã). Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tiếng Anh l à Relational Database. Phần mềm nhờ nó mà ta khai thác, xử lý, tổ chức các CSDL quan hệ, đ ược gọi là Quản trị CSDL (Relational Database Management=RDM), và vì tính phong phú c ủa nó nên nhiều khi người ta cũng gọi là hệ quản trị CSDL (RDMS). Access l à một hệ quản trị CSDL quan hệ rất mạnh. 1.3 Các đối tượng trong Access Trong Access bao gồm một số đối tượng cơ bản như sau: 1.3.1 Bảng (Table) Là đối tượng dùng để lưu dữ liệu. Một bảng bao gồm cột (hay c òn gọi là trường = Fields) và hàng (hay còn gọi là bản ghi=Record). Hãy quan sát bảng sau: STT Họ tên Ngày sinh Con Lương Giới tính Tiểu sử ?nh 1 Lê Văn Lan 11/10/76 2 $1400 Nam … …. 2 Hồ Thị Hoa 12/04/70 1 $1640 Nữ … …. 3 Lê Anh Thu 01/02/79 0 $1300 Nam … …. Bảng trên có 8 trường bao gồm: STT, Họ tên v.v.. (là tên trường), sau đây là một số quy định: 1. Tên trường Để có thể lưu tệp vào đĩa, tên tệp cũng như tên trường phải được tạo ra theo quy tắc sau:  Tên có thể chứa các ký tự chữ cái, chữ số, dấu cách v à các ký tự đặc biệt. Trừ ký tự dấu chấm ( . ), dấu than (!), mở móc ([ ) v à đóng ( ])  Tên không được bắt đầu bằng dấu cách. Ta có thể viết lại cho đúng tên Trường của bảng trên như sau: STT HoTen NgaySinh Con Luong GioiTinh TieuSu Anh 1 Lê Văn Lan 11/10/76 2 $1400 Nam … …. 2 Hồ Thị Hoa 12/04/70 1 $1640 Nữ … …. 3 Lê Anh Thu 01/02/79 0 $1300 Nam … …. 2. Kiểu trường ở trên ta thấy:  Trường STT có kiểu là số thứ tự nguyên dương (AutoNumber): 1, 2, 3..  Trường HoTen có kiểu là văn bản (Text): Lê Văn Tài, Hồ Thị Lan v.v..  Trường NgaySinh có kiểu là ngày /giờ (Date/Time): 19/03/77 v.v..  Trường Con có kiểu số (Number): 2, 1, 0, v.v..  Trường Luong có kiểu số, đặc trưng cho tiền tệ (Currency): $1400, $1640, $1300, v.v..  Trường GioiTinh có kiểu Logic (Yes/No-đúng/sai): Khi nhập vào sẽ có một dấu kiểm  ứng với đúng và không kiểm  ứng với sai (bạn cũng có thể khai bao kiểu Text, ví dụ:Nam/ nu).  Trường TieuSu có kiểu Memo (ghi nhớ tiểu sử của đ ương sự, có thể rất dài, thực chất là văn bản).  Trường Anh có kiểu là hình ảnh, đồ thị, bảng tính hoặc đối t ượng khác trong môi trường Windows có hỗ trợ OLE (nhúng và nối kết đối tượng). 3. Thuộc tính trường Trường còn có những thuộc tính sau: a. Field Size: Độ dài của trường; dùng để xác định độ dài (số ký tự) tối đa của trường Text và Number b. Format: Định dạng; dùng để xác định cung cách hiển thị dạn g số tiền tệ về việc sử dụng dấu phẩy, dấu chấm, dấu %, dạng dấu phẩy động hay ký tự tiền tệ nh ư thế nào, ví dụ: $123, 345.56, 123.56%, 123.56E+02 v.v .. ELEC Trang 3
  4. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI c. Decimal Places: xác định số chữ số thập phân, có thể chọn tự động hay 0,1,2,3,4, 5.. chữ số sau dấu phẩy thập thân. d. Input Mask: khuôn nạ nhập liệu. Ví dụ như dùng khuôn nạ … /…/… để nhập ngày tháng năm, v.v... e. Caption: Tiêu đề, có thể nhập vào một tên trường đầy đủ để về sau gắn v ào nhãn trên biểu mẫu và các tiêu đề đầu của báo cáo. f. Default Value: Giá trị mặc định. Dùng để quy định một giá trị mặc định cho các loại dữ liệu trừ loại Counter, Memo v à OLE Object. Nếu không quy định lại th ì giá trị mặc định của số là 0; của Memo và text là Null. g. Validation Rule: Quy tắc hợp lệ. Dùng để kiểm tra dữ liệu nhập v ào. Ví dụ ta đặt biểu thức:
  5. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chương 2: Thiết kế và cài đặt một CSDL 2.1 Thiết kế các bảng và xác định mối quan hệ Bảng là đối tượng đầu tiên cần phải tạo trước khi tạo ra những đối t ượng khác, do vậy việc thiết kế các bảng trong một CSDL phải bảo đảm một số quy tắc nhất định để CSDL có tính hợp lý trong lưu trữ và xữ lý về sau. Ta hãy tuần tự xét một số yếu tố sau. 2.1.1 Đặt vấn đề Trong một xí nghiệp, hàng ngày người ta xuất vật tư theo phiếu xuất kho sau: Phiếu xuất kho Phiếu xuất Ngày xuất Người nhận hàng Địa chỉ Mã vật tư 1 Mã vật tư 2 P1 02/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng Thi M1 M2 P2 12/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng Thi M2 P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bài M1 M2 P4 22/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng Thi M1 Ta thấy cấu trúc bảng trên có những điều không hợp lý nh ư sau:  Cùng một người nhận vật tư, nhưng ở phiếu khác thì ta phải ghi lặp lại tên và địa chỉ của họ.  Nếu có thêm vật tư M3, M4, v.v.. thì cấu trúc trên bị thiếu cột, nghĩa là cấu trúc trên không phù hợp nữa, mặt khác rất lãng phí để ghi tên trường mã vật tư. Cho nên vấn đề đặt ra là phải thiết kế lại bảng đó sao cho hợp lý h ơn. Thật ra để thiết kế các bảng có liên quan với nhau một cách tốt nhất trong một CSDL l à kiến thức sâu sắc của lý thuyết về CSDL (đại số quan hệ) , nhưng ở đây ta chỉ dùng trực giác để xây dựng một cách tương đối, đáp ứng nhu cầu ứng dụng ngay của Access m à thôi. 2.1.2 Một số quy tắc về xây dựng CSDL Quy tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất. Ta thấy ba trường (mã vật tư 1, mã vật tư 2) của bảng trên, cùng mô tả một loại thông tin là mã vật tư. Do đó ta nên tổ chức một cột Mã Vật Tư chứa đựng cho mọi loại vật t ư, cụ thể ta sửa lại bảng trên thành bảng sau: Phiếu xuất kho Số phiếu Ngày xuất Người nhận Địa chỉ người nhận Mã vật tư P1 02/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi M1 P1 02/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi M2 P2 12/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi M2 P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bài M1 P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bài M2 P4 22/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi M1 Đến đây ta thấy “được cái nọ” (giảm số trường) thì lại “mất cái kia” (thêm bản ghi), quá trình nào mà chẳng như vậy! Nhưng ở đây rồi ta sẽ thấy “được” nhiều hơn, hiện tại “được” là giảm số trường còn nhiều bản ghi thì ta sẽ cải tiến sau. Quy tắc 2: Mỗi bản ghi có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu đó gọi là khoá cơ bản) Ví dụ một bảng bao gồm: Họ tên, Ngày sinh, khối thi. Với bảng này tất sẽ có thí sinh trùng tên, trùng ngày sinh và cả trùng khối thi, do đó không hợp với quy tắc 2. Nhưng nếu thêm trường STT hoặc trường Mã thí sinh là có thể phù hợp với Quy tắc 2. ELEC Trang 5
  6. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Mã thí sinh Họ tên Ngày sinh Thi khối 00001 Lê Thị Dung 12/03/1976 A 00002 Hoàng Lan Phương 11/11/1978 B 00003 Lê Thị Dung 12/03/1976 A Nhờ trường (Mã thí sinh) mà bản ghi 1 và 3 là khác nhau. Ta gọi trường Mã thí sinh là trường khoá. Bảng phiếu xuất kho ở trên khoá cơ bản là gì? Rõ ràng là trường Số phiếu và Mã vật tư. Quy tắc 3: (Các trường trong bảng phải đầy đủ v à liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này được gọi là phụ thuộc hàm) Theo quy tắc trên có nghĩa là phải đạt 2 yêu cầu:  Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường, ví dụ bảng phiếu xuất kho có khoá c ơ bản là (Số phiếu và Mã vật tư) phải là của ai? (Họ tên), ngày nào xuất (Ngày xuất) v.v.. nếu thiếu một trong những trường đó thì chủ thể (xuất kho) không có ý nghĩa.  Yêu cầu thứ hai là các trường đó phải liên quan đến khoá cơ bản, ví dụ ta không nên thêm trường (bậc lương người nhận) vì điều đó không liên quan đến chủ thể xuất kho (ta gọi là không phụ thuộc hàm), vì vậy mà bảng trên nên tách thành 2 bảng sau: Phiếu kho Số phiếu Ngày xuất Người nhận Địa chỉ P1 02/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi P2 12/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bà P4 22/03/07 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi Vật tư Số phiếu Mã vật tư P1 M1 P1 M2 P2 M2 P3 M1 P3 M2 P4 M1 Quy tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá c ơ bản) mà không ảnh hưởng đến mọi trường khác. Ở bảng Phiếu kho, nếu ở dòng 1 ta “vô tình” gõ tên ng ười nhận là Lê Anh Quân (đáng lý là Lê Thị Nhung) thì sẽ dẫn đến thêm một sai lầm nữa ở trường Địa chỉ vì Lê Anh Quân không ở 35 Tràng Thi. Thực ra Địa chỉ là phụ thuộc hàm vào Người nhận. Do đó nên tách bảng Phiếu kho thành 2 bảng: Phiếu và Địa chỉ như sau: Phiếu Số phiếu Ngày xuấtN Người nhận P1 02/03/07 Lê Thị Nhung P2 12/03/07 Lê Thị Nhung P3 15/03/07 Lê Anh Quân P4 22/03/07 Lê Thị Nhung Người nhận Người nhận Địa chỉ Lê Thị Hoa 35 Tràng thi Lê Anh Quân 13 Hàng bài ELEC Trang 6
  7. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Ta kiện toàn bảng Người nhận thật chính xác, sau đó nếu có nhỡ v ào “Lê Anh Quân” thay vị trí “Lê Thị Nhung“ ở bảng Phiếu thì địa chỉ Lê Anh Quân vẫn không thay đổi. 2.1.3 Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan hệ Nếu ta thiết kế tốt thì các bảng đó sẽ có mối quan hệ, nhờ mối quan hệ đó m à ta lần ra kết quả khi có yêu cầu. Ví dụ ở bảng Phiếu, Vật tư và Địa chỉ, nếu có yêu cầu là hãy xem số phiếu P3 xuất vào ngày nào, ai nhận, họ ở đâu và có những mặt hàng nào?  Bước 1: Tìm P3 ở bảng Phiếu biết được ngày xuất là: 15/03/99 và người nhận là: Lê Anh Quân  Bước 2: Tìm Lê Anh Quân ở bảng Người nhận để biết địa chỉ là: 13 Hàng bài  Bước 3: Tìm P3 ở bảng Vật tư để biết mặt hàng là: M, M2 Như vậy bảng kết quả (truy vấn hay vấn tin) sau: Vấn tin Số phiếu Ngày xuất Người nhận Địa chỉ Mã vật tư P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bài M1 P3 15/03/07 Lê Anh Quân 13 Hàng bài M2 Nhờ các trường: Số phiếu, Người nhận mà ta tìm ra kết quả bảng Vấn tin trên, ta nói rằng hai trường đó là khoá liên kết ngoài (Foreign key) 2.1.3.1 Quan hệ 1:n Quan hệ 1: n là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai. Ví dụ bảng Phiếu và bảng Vật tư là quan hệ 1: n, nghĩa là một phiếu xuất kho có thể có nhiều vật t ư; hay bảng Người nhận và bảng Phiếu là quan hệ 1: n bởi vì một người nhận hàng có thể xuất hiệu trong nhiều phiếu. 2.1.3.2 Quan hệ 1:1 Quan hệ 1: 1 là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với 1 bản ghi trong bảng thứ 2. Ví dụ ta không muốn bảng Người nhận xuất hiện trường Đạo đức của họ, nên ta tổ chức các bảng Người nhận là Người nhận 1 và Đạo đức như sau: (Bảng Đạo đức giữ “bí mật” chẳng hạn) Người nhận 1 Mã người nhận Người nhận Địa chỉ 00001 Lê Thị Nhung 35 Tràng thi 00002 Lê Anh Quân 13 Hàng bài Đạo đức Mã người nhận Đạo đức 00001 Tốt 00002 Có tiền án Hai bảng trên có quan hệ 1:1 2.2 Cài đặt một bảng lên đĩa thông qua Access Giả sử có một cưả hàng một ngày (ngày 14/12/07 chẳng hạn) có bản thống kê bán hàng trong ngày đó như sau: Ngày Mã mặt Tên hàng Đơn giá Số lượng Tổng tiền Đã thanh hàng (đồng) trong ngày toán 14/04/07 M1 Radio 1000000 2 15000000 10000000 M2 Tủ lạnh 4000000 1 M3 Ti vi 3000000 3 Ta xây dựng một bảng cho 3 ngày bán hàng như sau: ELEC Trang 7
  8. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Bán hàng STT Ngày Mã Mặt Tên hàng Đơn giá Số Tổng tiền Đã thanh tháng hàng lượng trong ngày toán 1 14/12/07 M1 Radio 1000000 2 15000000 10000000 2 14/12/07 M2 Tủ lạnh 4000000 1 15000000 10000000 3 14/12/07 M3 Ti vi 3000000 3 15000000 10000000 4 15/12/07 M1 Radio 1000000 1 6000000 4000000 5 15/12/07 M2 Tủ lạnh 4000000 1 6000000 4000000 6 16/12/07 M2 Tủ lạnh 4000000 2 17000000 7000000 7 16/12/07 M3 Ti vi 3000000 3 17000000 7000000 Ta thấy khoá cơ bản là STT. Như đã phân tích ở trên, ta không lưu bảng này mà tách thành 4 bảng sau: Bảng thứ nhất có tên là Số lượngB: Tên tệp là SoLuong Số lượng STT Ngày tháng Mã mặt hàng Số lượng (Cái) 1 14/12/07 M1 2 2 14/12/07 M2 1 3 14/12/07 M3 3 4 15/12/07 M1 1 5 15/12/07 M2 1 6 16/12/07 M2 2 7 16/12/07 M3 3 Khoá cơ bản là Số thứ tự (STT) Bảng thứ 2 có tên là Doanh sốB: Tên tệp là DoanhSo Doanh số Ngày tháng Tổng tiền trong ngày Đã thanh toán 14/12/07 15000000 10000000 15/12/07 6000000 4000000 16/12/07 17000000 7000000 Khoá cơ bản là Ngày tháng Bảng thứ 3 có tên Loại hàng tên tệp là: LoaiHang Loại hàng Mã mặt hàng Tên hàng M1 Radio M2 Tủ lạnh M3 Ti vi Khoá cơ bản là Mã mặt hàng Bảng thứ 4 có tên DơnGia Đơn giá Tên hàng Đơn giá Radio 1000000 Tủ lạnh 4000000 Ti vi 3000000 Khoá cơ bản là: Tên hàng Sau khi thiết kế các bảng có mối quan hệ trong một CSDL nh ư trên, việc tiếp theo là cài chúng lên đĩa thông qua Access như thế nào? sau đây là trình tự các bước: Bước 1: Khởi động Access, giao diện sau xuất hiện: ELEC Trang 8
  9. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chọn Create a new file, ta có hộp thoại: Bước 2: Chọn Bank Database Gõ tên CSDL ở File Name là BanHang và chọn Create sau đó hộp thoại có dạng: Hãy chọn tables và New, sau đó hộp thoại sau xuất hiện: ELEC Trang 9
  10. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Ta thấy trên hộp thoại xuất hiện các th ành phần:  Datasheet View : Trưng diện bảng dữ liệu  Design View : Tạo cấu trúc bảng  Table Wizard : Tạo từ tệp có sẵn  Inport Table : Tạo từ việc Import  Link Table : Tạo từ liên kết Nhiệm vụ của chúng ta là tạo cấu trúc bốn bảng: SoLuong, DoanhSo, LoaiHang v à DonGia. Do đó hãy chọn Design View ta có: Ở dòng 1 ứng với cột Field Name gõ vào: Stt và gõ Enter hoặc gõ mũi tên phải, sau đó ở cột Data Type hãy kích vào mũi tên xuống để chọn kiểu dữ liệu, ở đây ta chọn Autonumber (vì dữ liệu là 1, 2, 3.v.v..), như hình sau: ELEC Trang 10
  11. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Tiếp tục ở dòng 2 ứng với cột Field Name gõ vào tên trường: Ngay_Thang và gõ mũi tên phải, sau đó kích vào mũi tên xuống để chọn kiểu dữ liệu, ở đây ta chọn Date/Time. Tiếp đến chọn Format và chọn Short Date (kiểu ngày / tháng / năm), không ch ọn Input Mask (vì dữ liệu Date /Time đã được chuẩn hoá không cần khuôn nhập liệu), không chọn các mục sau đó. Ở dòng 3 ứng với cột Field Name gõ vào tên trường: Ma_Mat_Hang và gõ Enter hoặc mũi tên phải, sau đó kích vào mũi tên xuống để chọn kiểu dữ liệu, ở đây ta chọn Text, tiếp đến chọn Field Size để gõ vào độ dài (ở đây ta chọn Interger). Ở dòng 4 ứng với mũi tên phải gõ vào tên trường: So_Luong và gõ Enter hoặc mũi tên phải, sau đó kích vào mũi tên xuống để chọn kiểu dữ liệu, ở đây ta chọn Number, tiếp đến chọn Field Size để gõ vào độ dài (ở đây ta chọn Interger). Sau khi đưa xong các chọn File /Close và Access hỏi: Hãy chọn Yes và gõ tên tệp: SoLuong vào Table Name như hình sau: Hãy chọn OK để kết thúc. Như vậy ta đã tạo xong cấu trúc cho bảng SoLuong. Hãy chọn File/Close để tạo cấu trúc cho bảng DoanhSo, sau đó lại tiếp tục cho bảng LoaiHang và Dongia. Sau khi gõ xong cấu trúc 4 tệp trên ta có hình sau: Việc tiếp theo là nạp dữ liệu vào cấu trúc các bảng trên, giả sử ta nạp dữ liệu cho bảng Soluong: Chọn bảng Coluong và chọn Open, ta có: ELEC Trang 11
  12. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Gõ ngày tháng vào trường Ngay_Thang, gõ M1 vào trường Ma_Mat_Hang và gõ mũi tên phải, con trỏ chuyển sang tr ường So_Luong, gõ vào 2 và Enter, lại tiếp tục như vậy cho đến hết. Gõ xong ta có: Để kết thúc hãy chọn § ile/Close, sau đó mở bảng khác để vào dữ liệu như trên. 2.3 Thiết lập mối quan hệ Bốn bảng trên (DoanhSo, Soluong, Loaihang và DonGia) có các trư ờng:  Ngay_Thang (của DoanhSo) quan hệ với Ngay _Thang (của SoLuong)  Ma_Mat_Hang (của SoLuong) quan hệ với Ma_Mat_Hang (của LoaiLang)  Ten_Hang (của LoaiHang) quan hệ với Ten _Hang (của DonGia)  Ta thiết lập các mối quan hệ đó để về sau d ùng đến như sau: Kích vào nút (nút Relationships) trên thanh công c ụ sau đó ta có hộp thoại: Sau đó thao tác:  Chọn tệp DoanhSo và kích Add  Chọn tệp SoLuong và kích Add  Chọn tệp LoaiHang và kích Add  Chọn tệp DonGia và kích Add  Cuối cùng kích vào Close và ta có hộp thoại: ELEC Trang 12
  13. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Hãy thiết kế mối quan hệ bằng cách:  Kích vào trường Ngay_Thang (của DoanhSo) kéo vào trường Ngay_Thang (của SoLuong) sau đó hộp thoại sau hiện ra:  Hãy chọn Create.  Kích vào trường Ma_Mat_Hang (của SoLuong) kéo v ào trường của Ma_Mat_Hang (của LoaiHang) và chọn Create  Kích vào trường Ten _Hang (của LoaiHang) kéo vào trường Ten _Hang (của DonGia) v à chọn Create, cuối cùng ta có hình ảnh: Muốn xoá mối quan hệ, hãy kích vào đường quan hệ và gõ phím Delete. 2.4 In một bảng Để in một bảng ta thao tác sau:  Chọn bảng (giả sử ta chọn bảng SoLuong) và chọn Open, ta có hộp thoại: ELEC Trang 13
  14. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI  Chọn File/Page Setup, chọn Margins để cài đặt lề (trên, dưới, traí, phải) chọn Page để chọn hướng in và kích cỡ giấy.  Chọn File/Print ta có hộp thoại in như sau: Hãy chọn những thông số in thích hợp (All hoặc từ trang nào đến trang nào v.v..) cuối cùng chọn OK để in. Câu hỏi và bài tập (chương 1,2) 1. CSDL là gì? 2. Khoá cơ bản là gì? 3. Nêu những nguyên tắc thiết kế CSDL? 4. Access có những đối tượng nào? 5. Một bảng bao gồm những yếu tố nào? 6. Trường có những thuộc tính n ào, cho biết một số thuộc tính? 7. Hãy khởi động Access? 8. Hãy tự thiết kế 2 bảng sau: Bảng 1B: có tên Lop bao gồm: Mã sinh viên, Họ đệm, Tên, Ngày sinh Bảng 2B: có tên Diem bao gồm: Mã sinh viên, Điểm toán, Điểm lý, Điểm hoá Hãy tạo cấu trúc bảng và nạp dữ liệu cho bảng 9. Thiết kế mối quan hệ 2 bảng ở bài 8 10. Hãy bỏ mối quan hệ ở bài 9 11. Với câu 8 hãy thêm một bảng Đạo đức gồm: M ã sinh viên, Hạnh kiểm. Hãy thiết lập mối quan hệ giữa 3 bảng đó. ELEC Trang 14
  15. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chương 3: Sửa cấu trúc và sửa dữ liệu bảng Một bảng dù thiết kế cẩn thận đến đâu, sau một thời gian ta vẫn thấy cần có sự thay đổi về cấu trúc cũng như dữ liệu của bảng, ví dụ như:  Đổi tên trường  Thêm, bớt một số trường  Thay đổi kiểu trường  Thay đổi độ dài trường  Thay đổi vị trí các trường  Chèn thêm bản ghi  Xoá bớt bản ghi  Cập nhật dữ liệu mới  v.v... Sau đây chúng ta nói về cung cách sửa cấu trúc v à sửa dữ liệu của tệp bảng đó. 3.1 Sửa cấu trúc bảng Hãy mở bảng (giả sử bảng SoLuong) ở dạng Design, sau đó ta có hình ảnh sau: 3.1.1 Thay đổi tên trường  Kích vào tên trường cần sửa, để đưa trỏ text đến đó  Sau đó gõ tên trường mới vào 3.1.2 Chèn thêm trường  Kích vào tên trường cần sửa, để đưa trỏ text đến đó  Chọn Insert/Rows, sau đó dòng đó trống  Gõ tên trường cần chèn vào, đồng thời xác định kiểu v à độ dài trường luôn. 3.1.3 Xoá tên trường  Chọn trường bằng cách kích chuột vào đầu dòng đó (khi trỏ chuột biến thành mũi tên phải), hoặc đưa trỏ text về trường đó  Chọn Edit/Delete Rows, sau đó hộp thoại hiện ra: ELEC Trang 15
  16. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI  Nếu định xoá thật hãy kích vào Yes, nếu không kích vào No 3.1.4 Thay đổi kiểu dữ liệu trường Khi dữ liệu từ một kiểu này được thay đổi thành kiểu dữ liệu khác, Access sẽ xử lý theo các nguyên tắc sau: 1. Chuyển từ text sang các kiểu sau :  Memo: Access sẽ xoá các chỉ mục của trường text  Number: văn bản phải chỉ chứa các ký số, dấu thập phân và dấu phân cách hợp lệ  Date/Time: Văn bản có dạng ngày mà máy có thể nhận dạng được, ví dụ 12-Dec- 97 7:23PM v.v..  Currency: Văn bản chỉ chứa các số và dấu phân cách hợp lệ.  Counter: Không thể được nếu trường đã có dữ liệu  Yes/No: Văn bản phải là một trong các giá trị sau: Yes, No, True, False, On, Off 2. Chuyển từ Memo sang kiểu sau:  Text: Access sẽ cắt bỏ phần văn bản dài quá 255 ký tự  Number: Văn bản Memo phải chỉ chứa cá c số và dấu phân cách hợp lệ  Date/Time: Văn bản Memo phải chứa các giá trị có thể nhận dạng đ ược, ví dụ: 9- Nov-96 11:23PM  Currency: Văn bản Memo chỉ chứa các số v à dấu phân cách hợp lệ, ví dụ $ 1,234,340.50  Counter: Không đổi được nếu trường đã có dữ liệu  Yes/No: Văn bản phải là một trong các giá trị sau: Yes, No, True, False, On, Off 3. Chuyển từ Number sang các kiểu sau :  Text: Không hạn chế  Memo: Không hạn chế  Date/Time: Số phải nằm trong vùng hợp lệ  Currency: Không hạn chế  Counter: Không được nếu trường đang chứa dữ liệu  Yes/No: Giá trị Null hoặc Zero chuyển th ành No, còn giá trị khác thành yes. 4. Chuyển từ Date/Time sang các kiểu sau:  Text: Không hạn chế  Memo: Không hạn chế  Number: Không hạn chế  Currency: Không hạn chế  Counter: Không được nếu trường đang chứa dữ liệu  Yes/No: 12 : 00 : 00 AM hoặc Null đổi thành No, các giá trị khác thành Yes 5. Chuyển từ Currency sang các kiểu sau:  Text: Không hạn chế  Memo: Không hạn chế  Number: Được nhưng phải phù hợp với độ lớn  Date/Time: Phải phù hợp với độ lớn  Counter: Không được, nếu trường đang chứa dữ liệu  Yes/No: Zero và null sẽ bằng No, còn lại bằng Yes 6. Chuyển từ Counter sang các kiểu sau:  Text: Không hạn chế  Memo: Không hạn chế  Number: Không hạn chế ELEC Trang 16
  17. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI  Date/Time: Giá trị phải trong khoảng phù hợp  Counter: Không hạn chế  Yes/No: Tất cả để bằng Yes 7. Chuyển từ Yes /No sang các kiểu sau:  Text: chuyển thành chữ “Yes” hoặc “No”  Memo: chuyển thành chữ “Yes” hoặc “No”  Number: No=0; Yes=1  Date/Time: No=12:00 00AM; Yes=12/29/1899  Currency: No=0; Yes=$1  Counter: Không chuyển được 8. Thay đổi độ dài dữ liệu Trường văn bản có độ dài cực đại là 255, nhưng cũng có thể ngắn 1 ký tự. Nếu độ d ài của trường văn bản không được quy định thì Access sẽ gán độ dài mặc định là 50, khi đã quy định độ dài cho trường thì không được phép nhập vào độ dài lớn hơn. Độ dài của trường số thì theo kiểu số nào: Byte, Integer v.v.. 9. Lỗi chuyển đổi Khi lưu cất một bảng đã sữa đổi, Access có thể thông báo lỗi n ếu quá trình chuyển đổi có gây lỗi, ví dụ chuyển từ Integer sang Byte, nếu số nguy ên >255 thì sẽ gây lỗi, tuỳ ý định cuả ta m à kích vào Yes hay Cancel của hộp thoại thông báo lỗi. 3.1.5 Tách một bảng Sau khi làm việc một thời gian ta nhận thấy có một số tr ường thực ra không dùng đến hoặc ít dùng đến, nếu ta tách thành một bảng mới không có các tr ường đó thì có khi xử lý bảng nhanh hơn, việc làm đó có thể thực hiện đơn giản bằng cách:  Sao thêm một bảng mới từ bảng cần tách  Mở bảng mới ở chế độ Design và xoá đi những trường không cần đến  Thiết lập lại các quan hệ nếu cần 3.2 Thao tác và sữa dữ liệu trong bảng Để làm việc với bảng trước hết ta hãy mở bảng đó bằng cách:  Mở CSDL  Kích đúp vào bảng cần làm việc, sau đó bảng xuất hiện ở dạng Datasheet: 3.2.1 Một số thao tác 1. Di chuyển trong bảng ởëgóc dưới bên trái cửa sổ Datasheet là hộp số hiệu bản ghi. Hãy kích chuột vào đó và gõ vào một số hiệu bản ghi (ở trên ta đã gõ số 6) để đưa con trỏ bản ghi về bản ghi đó, phía bên phải hộp số hiệu bản ghi là tổng số bản ghi (ở trên là số 7-bảy bản ghi): ELEC Trang 17
  18. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Một số phím gõ tắt hay dùng như sau: PgUp : Lên một trang PgDn : Xuống một trang Ctrl + PgUp : Sang trái một trang Crtl + PgDn : Sang phải một trang Tab : Trường tiếp theo Shift + Tab : Trường đứng trước Home : Trường đầu tiên của bản ghi hiện thời End : Trường cuối cùng của bản ghi hiện thời  : lên một bản ghi  : Xuống một bản ghi Ctrl +  : Về bản ghi đầu tiên Crtl +  : Về bản ghi cuối cùng Crtl + Home : Về đầu giá trị của trường Crtl + End : Về cuối giá trị cảu trường 2. Thay đổi chiều cao hàng  Chọn hàng cần thay đổi  Chọn Format/Row Height sau đó ta có hộp thoại:  Gõ số đó vào Row Height và chọn OK 3. Thay đổi độ rộng cột  Chọn cột cần thay đổi  Chọn Format/Column Width:  Gõ số đo vào Column Width và chọn OK 4. Giấu và hiện các cột  Chọn cột cần giấu  Chọn Format/Hide Columns ELEC Trang 18
  19. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI  Muốn hiện lại hãy chọn Format/Unhide Columns sau đó:  Đặt dấu kiểm vào tên trường cần hiện lại (Mat_Vat_Tu) v à chọn Close 5. Cố định các cột trên màn hình Một bảng có thể có rất nhiều cột, nhiều khi ta muốn cố định một số cột trên màn hình để quan sát trong khi vẫn cứ dịch trái, phải mà các cột đó vẫn còn. Ta thao tác như sau:  Chọn các cột đó  Chọn Format/Freeze Columns  Muốn không cố định nữa hãy chọn Format/Unfreeze All Columns 6. Chọn phông chữ  Chọn chữ cần đặt lại phông  Chọn Format/Font  Chọn Font, Font Style, Size v à OK 3.2.2 Sửa đổi dữ liệu trong bảng 1. Thêm một bản ghi  Chọn Insert/New Record sau đó con trỏ bản ghi trở về cuối bảng  Gõ bản ghi mới vào 2. Xoá bản ghi  Chọn bản ghi cần xoá  Chọn Edit/Delete Record sau đó hộp thoại hiện ra và xác nhận Yes nếu định xoá, hoặc No nếu không xoá 3. Sửa dữ liệu Dịch trỏ Text đến dữ liệu cần sửa v à sửa lại 4. Thay thế dữ liệu Khi sữa giống nhau trong nhiều bản ghi ta n ên chọn chế độ thay thế dữ liệu.  Chọn ô đầu tiên của trường cần sữa và chọn tiếp Edit /Replace sau đó ta có hộp thoại:  Gõ nội dung cần tìm vào Find What: (giả sử M3g)  Gõ nội dung cần thay thế vào Replace With: (giả sử M7)  Chọn Replace All (nếu muốn thay thế tất cả) v à chọn Close 3.2.3 Sắp xếp dữ liệu 1. Sắp xếp đơn giản một trường ta làm như sau: ELEC Trang 19
  20. TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN - ĐẠI HỌC KINH DOANH & CÔNG NGHỆ H À NỘI Chọn trường cần sắp xếp Kích vào nút trên thanh công cụ nếu muốn sắp xếp tăng dần Kích vào nút trên thanh công cụ nếu muốn sắp xếp giảm dần 2. Sắp xếp theo nhiều trường  Chọn Records/Filter/Advanced Filter/Sort như hình sau:  Sau đó ta có hộp thoại:   Đặt chế độ sắp xếp ở dòng Sort Mở danh sách trường ở dòng Field  Chọn Filter/Apply Filter/Sort như hình sau : 3.2.4 Tìm kiếm và lọc dữ liệu 1. Tìm kiếm Để tiến hành tìm kiếm đơn giản trên một trường cụ thể ta thao tác nh ư sau:  Chọn trường đó  Chọn Edit/Find sau đó ta có hộp thoại: ELEC Trang 20
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2