MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................. 1
Chương 1 ..................................................................................................... 3
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ........... 3
1.1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ................................... 3
1.1.1. Khái niệm văn phòng .......................................................................... 3
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ................................................................ 5
1.1.3. Chức năng cơ bản của văn phòng ........................................................ 6
1.1.4. Nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng ........................................................ 9
1.1.5. Một số loại hình văn phòng ............................................................... 23
1.1.6. Nguyên tắc hoạt động của Văn phòng ............................................... 30
1.2. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .................................. 31
1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng ........................................................... 31
1.2.2. Chức năng cơ bản của quản trị văn phòng ......................................... 34
1.2.3. Nhà quản trị văn phòng ..................................................................... 35
Chương 2 ................................................................................................... 44
HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .............................. 44
2.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA HOẠCH ĐỊNH ................................ 44
2.1.1. Khái niệm hoạch định trong quản trị văn phòng ................................ 44
2.1.2. Vai trò của chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng .............. 45
2.1.3. Ý nghĩa của chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng ............. 46
2.2. PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH ............................................................ 47
2.2.1. Phân loại theo thời gian ..................................................................... 47
2.2.2. Phân loại theo tính chất quan trọng của mục tiêu ............................... 48
2.2.3. Phân loại theo vấn đề hoạt động ........................................................ 49
2.3. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG ..................................................................................................... 50
2.3.1. Xác định mục tiêu ............................................................................. 50
2.3.2. Lựa chọn phương án, giải pháp tối ưu để đạt được mục tiêu.............. 52
2.4. Một số công cụ hỗ trợ quá trình hoạch định..................................... 54
2.4.1. Phương pháp phân tích Ma trận SWOT ............................................. 54
2.4.2. Biểu đồ Gantt .................................................................................... 55
2.4.3 Công thức 5W1H2C5M trong hoạch định .......................................... 57
2.5. MỘT SỐ HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ...... 58
2.5.1. Hoạch định cơ cấu tổ chức (bộ máy) của văn phòng.......................... 58
2.5.2. Hoạch định nhân sự văn phòng ......................................................... 68
2.5.3 Hoạch định chương trình, kế hoạch công tác ...................................... 79
2.5.4. Hoạch định các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí ........ 81
2.5.5. Hoạch định tài chính cho hoạt động của văn phòng ........................... 83
2.5.6. Hoạch định cơ sở vật chất, hậu cần cho hoạt động của cơ quan, văn
phòng .......................................................................................................... 87
2.5.7 Hoạch định công tác văn thư, lưu trữ .................................................. 89
Chương 3 ................................................................................................... 91
TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ..................................... 91
3.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG .................................................................................... 91
3.1.1 Khái niệm chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng ...................... 91
3.1.2 Ý nghĩa chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng.......................... 91
3.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY
CHẾ QUẢN LÍ .......................................................................................... 92
3.2.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng ............................................... 92
3.2.2 Thiết kế tổ chức bộ máy văn phòng .................................................... 93
3.2.3 Xây dựng các quy chế, quy định quản lí ............................................. 99
3.3 TỔ CHỨC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG VĂN
PHÒNG ................................................................................................... 100
3.3.1 Tổ chức phân tích công việc và tuyển dụng nhân sự ......................... 101
3.3.2 Bố trí và sử dụng nhân sự văn phòng................................................ 104
3.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân lực ........................................ 105
3.3.4 Duy trì và thúc đẩy nhân sự .............................................................. 106
3.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân sự ............................................................... 107
3.4 TỔ CHỨC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC ............................................................................. 109
3.4.1. Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác ......................... 109
3.4.2 Tổ chức lập và thực hiện kế hoạch công tác ..................................... 112
3.5 TỔ CHỨC ĐẢM BẢO THÔNG TIN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÍ ................................................................................................. 115
3.5.1 Phân loại thông tin ........................................................................... 115
3.5.2 Tổ chức thu thập thông tin................................................................ 116
3.5.3. Xử lí thông tin ................................................................................. 119
3.5.4. Cung cấp thông tin .......................................................................... 121
3.5.5 Các bước tổ chức đảm bảo thông tin ................................................ 122
3.6 TỔ CHỨC ĐẢM BẢO TRANG BỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT, HẬU CẦN
CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, VĂN PHÒNG.......................... 124
3.6.1 Thành lập bộ phận hoặc phân công cá nhân chuyên trách quản lí và
thực hiện đảm bảo cơ sở vật chất, hậu cần ................................................ 124
3.6.2 Ban hành các văn bản quản lí cơ sở vật chất, trang thiết bị ............... 124
3.6.3 Xác định nhu cầu, lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa cơ sở vật
chất ........................................................................................................... 127
3.6.4 Tổ chức quản lí, sử dụng tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị ...... 132
3.7 TỔ CHỨC QUẢN LÍ TÀI CHÍNH CHO HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG ................................................................................................... 134
3.7.1 Thành lập bộ phận hoặc phân công cá nhân quản lí tài chính của Văn
phòng ........................................................................................................ 134
3.7.2 Bố trí nhân sự quản lí tài chính của Văn phòng ................................ 135
3.7.3 Tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế quản lí tài chính nội bộ ...... 136
3.8 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ............................. 138
3.8.1 Thành lập bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách .............................. 138
3.8.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách................. 138
3.8.3 Tổ chức soạn thảo và ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu
trữ ............................................................................................................. 139
3.8.4 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ............................. 139
3.8.5 Hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ........................ 139
3.8.6 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ .................................................... 140
3.9 TỔ CHỨC CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ............... 140
3.9.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của hoạt động chuẩn hóa hoạt động văn
phòng ........................................................................................................ 140
3.9.2 Quy trình tiến hành hoạt động chuẩn hóa ......................................... 142
Chương 4 ................................................................................................. 153
LÃNH ĐẠO TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ................................. 153
4.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO TRONG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ...................................................................... 153
4.1.1 Khái niệm chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng .................. 153
4.1.2 Ý nghĩa của chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng ............... 155
4.2. NGUYÊN TẮC LÃNH ĐẠO ........................................................... 156
4.3.1. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật ......................................................... 156
4.3.2. Nguyên tắc hướng tới mục tiêu của tổ chức ..................................... 156
4.3.3. Nguyên tắc nắm rõ về vai trò của nhà lãnh đạo ............................... 157
4.3.4. Nguyên tắc định hướng và tạo động lực .......................................... 157
3.4.5. Nguyên tắc nhất quán ...................................................................... 157
3.4.6. Xây dựng uy tín cá nhân .................................................................. 157
4.3. NỘI DUNG LÃNH ĐẠO TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ..... 158
4.3.1 Lãnh đạo thông qua hoạt động xây dựng, ban hành các quy chế, quy
trình .......................................................................................................... 158
4.3.2 Xây dựng kế hoạch quản trị điều hành hoạt động văn phòng ............ 158
4.3.3 Phân công công việc cho các đơn vị, cá nhân ................................... 159
4.3.4 Đôn đốc, kiểm tra, giám sát thực hiện công việc .............................. 159
4.3.5 Phối hợp thực hiện công việc ........................................................... 160
4.3.6 Giao quyền, ủy quyền trong thực hiện công việc .............................. 161
4.3.7 Tạo động lực cho nhân viên ............................................................. 162
4.3.8 Truyền cảm hứng cho nhân viên....................................................... 163
4.3.9. Đổi mới phong cách lãnh đạo .......................................................... 163
CHƯƠNG 5 ............................................................................................. 166
KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.................................. 166
5.1. KHÁI NIỆM KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .... 166
5.2. VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA ................ 167