153
Chương 4
LÃNH ĐẠO TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
4.1. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA CỦA CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO TRONG
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
4.1.1 Khái niệm chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng
Khái niệm lãnh đạo được nhiều nhà nghiên cứu, nhà quản trị đưa ra theo
nhiều góc nhìn khác nhau:
Theo Harold Koontz, Cyril 0’Donnell và Heinz Weihrich, lãnh đạo là
nghệ thuật tác động đến con người nhằm tạo ra những nỗ lực nơi họ để hoàn
thành một cách tự nguyện các nhiệm vụ được giao. Trong khái niệm này các tác
giả nhấn mạnh vào yếu tố tác động có tính nghệ thuật, khéo léo linh hoạt của
nhà quản trị lên đối tượng quản trị (nhân sự) nhằm khơi dậy sự hăng hái, tự
nguyên, hài lòng khi làm việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
Tác giả James A.F.Stonner và Charles Wankel định nghĩa “lãnh đạo là
qúa trình điều khiển/hướng dẫn và tác động đến các thành viên trong nhóm để
họ thực hiện hiệm vụ”. Trong định nghĩa nêu trên, các tác giả nhấn mạnh vào sự
tác động mang tính quyền lực khi nhắc tới sự “điều khiển” “hướng dẫn”, quan
điểm này có sự khác biệt với quan điểm của Harold Koontz, Cyril 0’Donnell và
Heinz Weihrich dù mục tiêu cuối cùng đều giống nhau là đạt được mục tiêu của
tổ chức.
Lãnh đạo là chức năng của nhà quản trị gây ảnh hưởng, truyền cảm hứng
đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng thuận và tự
nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Lãnh đạo khác với quản lí: Lãnh đạo đề ra các chủ trương, tổ chức động
viên cấp dưới thực hiện. Quản lý là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo các
yêu cầu đã đề ra. Do đó, lãnh đạo quyết định đường lối, sách lược; quản lý là tổ
chức thực hiện, xử lý những vấn đề cụ thể, thực tế.
Trong Giáo trình này, nhóm tác giả sử dụng quan điểm về Lãnh đạo
trong quản trị văn phòng như sau: Chức năng lãnh đạo trong quản trị văn
phòng là chuỗi hoạt động của nhà quản trị văn phòng để gây ảnh hưởng,
truyền cảm hứng, hướng dẫn, hỗ trợ, khích lệ, tạo động lực làm việc cho
154
người khác nhằm thực hiện thành công mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Theo
khái niệm này, lãnh đạo được hiểu theo nghĩa động từ, chỉ các hoạt động có tính
nhất quán của nhà lãnh đạo nhằm khơi dậy tinh thần làm việc tự nguyện, thoải
mái, cống hiến của người lao động, đồng thời, lãnh đạo còn mang tính chỉ dẫn,
khích lệ, tạo động lực để người lao động thực hiện thành tốt công việc được
giao.
Các phong cách lãnh đạo, điều hành của nhà quản trị rất đa dạng, nhưng
điển hình có ba loại sau: Phong cách chuyên quyền; phong cách dân chủ; phong
cách tự do. Mỗi phong cách đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Chính
vì vậy, trong mỗi tình huống khác nhau cần vận dụng linh hoạt các phong cách
để nhằm đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
Lãnh đạo, điều hành vừa có tính khoa học lẫn tính nghệ thuật
- Lãnh đạo, điều hành là một khoa học và là một quá trình lãnh đạo, quản
lí với 4 giai đoạn:
Giai đoạn
Nội dung
Giai đoạn 1
Xác định các mục tiêu, đề ra chương trình, kế hoạch
thực hiện mục tiêu:
- Xây dựng kế hoạch quản lí, điều hành đơn vị một cách
khoa học.
- Căn cứ vào mục tiêu của tổ chức và chương trình, kế hoạch
đã xây dựng để xác định những trọng tâm, trọng điểm cần
thực hiện trong từng năm, từng quý, từng tháng vv để đảm
bảo thực hiện theo đúng mục tiêu.
Giai đoạn 2
Xây dựng tổ chức và cơ chế để huy động và sử dụng các
nguồn lực:
- Bố trí, phân công công việc cho từng tổ chức, cá nhân
trong đơn vị một cách hợp lí. Nhà quản trị phân công công
việc theo nguyên tắc “đúng người, đúng việc”; phát huy
tính năng lực, sở trường của từng cá nhân.
Giai đoạn 3
Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm tra và phối hợp việc
thực hiện
- Việc đôn đốc, giám sát, kiểm tra để nắm bắt tình hình, tiến
độ, hiệu quả, chất lượng, thuận lợi, khó khăn trong công
155
việc đang thực hiện. Thông qua hoạt động này nhằm đảm
bảo đúng tiến độ để kịp thời chỉ đạo và xử lí những tình
huống phát sinh. Đồng thời, kiểm tra, giám sát công việc sử
dụng các nguồn có hiệu quả nhất.
- Lãnh đạo văn phòng thực hiện cơ chế phối hợp hoạt động
với các đơn vị khác trong cơ quan hoặc với các cơ quan cấp
trên, cơ quan đồng cấp hoặc cơ quan khác để giải quyết
những công việc. Quan hệ phối hợp của văn phòng đóng vai
trò (chủ trì, phối hợp, tham gia, kiểm tra giám sát).
Giai đoạn 4
Đánh giá, tổng kết các kết quả hoạt động so với các mục
tiêu đề ra
- Lãnh đạo điều hành là nghệ thuật quản lí vì quá trình lãnh đạo, điều
hành liên quan chặt chẽ tới con người, tới cá nhân, tới cộng đồng. Nghệ thuật
quản lí đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu biết sâu sắc về con người. Các quyết định
và hành động đều có sự cân nhắc đến lợi ích và sự tác động đến mọi nhân viên,
sao cho mọi mối quan hệ được điều hòa đặc biệt là mối quan hệ lợi ích phức tạp
trong cơ quan, đơn vị.
4.1.2 Ý nghĩa của chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng
Chức năng lãnh đạo trong quản trị văn phòng có ý nghĩa:
- Xác định những định hướng lớn cho sự phát triển của văn phòng nói
riêng và cơ quan, tổ chức nói chung;
- Tổ chức, điều hành, duy trì các hoạt động trong nội bộ văn phòng và cơ
quan.
Trong mỗi cơ quan, tổ chức có nhiều các bộ phận, đơn vị cấu thành và
mỗi bộ phận, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong đó Văn phòng là
đơn vị đóng vai trò cầu nối, kết nối các đơn vị trong tổ chức với nhau và với nhà
lãnh đạo. Để tất cả các đơn vị trí làm việc phối hợp ăn ý với nhau như “các loại
nhạc cụ” khác nhau chơi cùng một dàn nhạc giao hưởng cần có một nhạc trưởng
đó là nhà lãnh đạo còn một bản nhạc chung cho cả dàn nhạc đó là hoạt động tổ
chức, điều hành thông qua các chương trình, kế hoạch chung của toàn cơ quan,
tổ chức. Hoạt động lãnh đạo, điều hành giúp các bộ phận, phòng ban trong cùng
156
một tổ chức luôn duy trì một tác phong công việc nhanh, nhịp nhàng và cùng
tiến về một mục tiêu chung của tổ chức.
- Kiểm tra, giám sát các hoạt động của văn phòng và cơ quan
Hoạt động lãnh đạo, điều hành thực chất là một quá trình thông tin khép
kín. Thông tin được thu thập, phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau sau
đó đến nhà lãnh đạo. Từ đó, thông tin được chuyển thành các quyết định, mệnh
lệnh quản lí tới các bộ phận, phòng ban. Sau đó, thông tin phản hồi từ các phòng
ban, bộ phận lại được chuyển tới nhà lãnh đạo và tiếp tục chu trình khép kín.
Trong chu trình đó, Văn phòng (đặc biệt là nhà quản trị văn phòng) chính là cầu
nối thu thập thông tin phản hồi từ các phòng ban, đơn vị khác. Do đó, chức năng
lãnh đạo, điều hành còn có vai trò kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị.
4.2. NGUYÊN TẮC LÃNH ĐẠO
Hiện nay chưa có nhiều tài liệu viết về nội dung nguyên tắc lãnh đạo.
Tuy nhiên, dựa trên lý thuyết về lãnh đạo, nhóm tác giả đưa ra các nguyên tắc
lãnh đạo như sau:
4.3.1. Nguyên tắc tuân thủ pháp luật
Các quyết định quản lí trong lãnh đạo, điều hành phải đúng pháp luật;
đúng chức trách và thẩm quyền; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; các mệnh
lệnh phải rõ ràng, nhanh chóng, kịp thời, chính xác, nhất quán; phù hợp với thực
tế; đúng đối tượng; có tính khả thi, phù hợp với những điều kiện hiện có của văn
phòng (nhân lực, vật lực, tài chính….); đảm bảo nguyên tắc cân đối trong phân
công nhiệm vụ; hài hòa các yếu tố quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm;
4.3.2. Nguyên tắc hướng tới mục tiêu của tổ chức
Nhà lãnh đạo cần chính xác và rõ ràng mục tiêu của tổ chức, và mục tiêu
của các cá nhân trong tổ chức đó. Việc kết nối mục tiêu cá nhân với mục tiêu
của tổ chức giúp cho các nhân viên luôn giữ được động lực làm việc mạnh mẽ
và góp phần giúp cho mục tiêu của tổ chức đạt được dễ dàng hơn; duy trì sự gắn
kết, phối hợp giữa các các bộ phận để công việc đạt hiệu quả cao. Đồng thời,
phát huy dân chủ trong quá trình thực hiện.
157
4.3.3. Nguyên tắc nắm rõ về vai trò của nhà lãnh đạo
Vai trò quan trọng hàng đầu của một nhà lãnh đạo là tạo ra năng lượng
và động lực, đặc biệt là trong những hoàn cảnh khó khăn cho cấp dưới của mình.
Nhà lãnh đạo cần nhìn nhận rõ ràng về vai trò tạo ra môi trường làm việc phù
hợp để mọi nhân sự có thể phát triển phù hợp với mục đích của tổ chức. Đó là
giúp cho những người khác nhìn thấy tiềm năng, khả năng, tạo ra cảm hứng và
hy vọng.
4.3.4. Nguyên tắc định hướng và tạo động lực
Nhà quản trị văn phòng mong muốn nhân sự của mình thực hiện tốt công
việc được giao góp phần hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Để làm được điều
này, nhà quản trị cần thấu hiểu mục tiêu của nhân sự xung quanh. Điều này giúp
nhà quản trị đưa ra được các biện pháp thúc đẩy động lực của nhân viên. Đồng
thời, tạo môi trường và bầu không khí tâm lí thoải mái, xây dựng nếp sống văn
hóa, truyền thống trong đơn vị. Bên cạnh đó, cần luôn luôn quan tâm tới đời
sống vật chất và tinh thần của người lao động; khuyến khích người lao động chủ
động tìm tòi, cải tiến, sáng tạo trong công việc; khen thưởng và kỷ luật đúng
đắn, thích đáng; tạo điều kiện để người lao động thăng tiến trong quá trình lao
động.
3.4.5. Nguyên tắc nhất quán
Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường đưa ra các tuyên bố dưới
dạng như sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi…là những điều cao cả, tốt đẹp. Tuy
nhiên, trong thực tiễn nhà quản trị có sống, làm việc và điều hành công việc theo
những giá trị tuyên bố tốt đẹp làm gương cho nhân viên, thúc đẩy động lực cao
cả trong nhân viên hay không là điều quan trọng nhất. Những hoạt động của
lãnh đạo cần phải làm gương, tạo động lực và hướng dẫn nhân sự thực hiện công
việc hiệu quả và nhất quán với những tuyên bố.
3.4.6. Xây dựng uy tín cá nhân
Nhà lãnh đạo cần phải xây dựng hình ảnh là người uy tín, đáng tin cậy
nhất tổ chức trong mắt nhân viên. Để làm được điều này nhà lãnh đạo cần giỏi
chuyên môn và mẫu mực trong phẩm chất. Có như vậy, nhân sự trong tổ chức