Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

7
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình "Quản trị hành chính văn phòng" Phần 2 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng; quản trị các nghiệp vụ chính của văn phòng; soạn thảo và trình bày văn bản, thư tín thương mại;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng: Phần 2

CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 5.1. Những nội dung quản l tài sản Tài sản của tổ chức bao gồm máy móc thiết bị và các vật dụng hỗ trợ cho công việc văn phòng. Việc quản l tài sản trên cần lƣu đến nh ng nội dung sau: 5.1.1. Bàn giao tài sản - Tài sản của cơ quan đƣợc bàn giao trong các trƣ ng hợp cơ quan tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập bộ phận mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu s dụng của các bộ phận, cá nhân; hoặc nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản l bộ phận đó. - Quy trình bàn giao nhƣ sau:  Ngƣ i bàn giao chuyển toàn bộ tài sản theo danh sách cho ngƣ i nhận.  Ngƣ i nhận chịu trách nhiệm kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng, vận hành th . Nếu tài sản không đảm bảo yêu cầu thì phải báo cáo cho ngƣ i bàn giao biết và có quyền từ chối nhận, nếu nhận phải ghi rõ tình trạng vào phiếu bàn giao tài sản.  Sau khi bàn giao thì ngƣ i nhận phải k vào biên bản bàn giao, ngƣ i giao tài sản phải chuyển lại biên bản cho nhân viên văn thƣ lƣu tr và cập nhật vào hồ sơ quản l của công ty  Ngƣ i nhận phải báo cáo số lƣợng, chất lƣợng với trƣởng bộ phận làm căn cứ theo dõi. 5.1.2. Điều chuyển tài sản - Việc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ cá nhân này sang cá nhân khác thì phải đƣợc sự cho phép của cấp có thẩm quyền của cơ quan. 103
- Nguyên tắc điều chuyển nhƣ sau:  Việc điều chuyển tạm th i trong nội bộ bộ phận thì do bộ phận đó quyết định, không cần thông báo cho Phòng Hành chính.  Việc điều chuyển tài sản gi a các bộ phận thì phải có kiến đồng của phòng Hành chính.  ối với tài sản có giá trị lớn thì phải có kiến của lãnh đạo cơ quan.  ối với trƣ ng hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lƣu. 5.1.3. Kiểm tra tài sản - Phòng Hành chính đƣợc quyền kiểm tra đột xuất tình hình s dụng tài sản của các bộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành chính thực hiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây 5.1.4. Kiểm kê tài sản - Hàng năm Phòng Kế toán kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ. Phƣơng pháp kiểm kê là kiểm tra về số lƣợng và đánh giá sơ bộ về chất lƣợng và giá trị. - Trình tự kiểm kê nhƣ sau:  Trƣởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm kê theo biểu mẫu quy định, kết quả kiểm kê đƣợc đại diện bộ phận, ngƣ i kiểm kê và trƣởng ban kiểm kê xác nhận trong biên bản.  Sau khi kiểm kê xong trƣởng ban kiểm kê phải đối chiếu với số liệu quản l trên sổ sách nếu chênh lệch thì tìm hiểu và đƣa ra biện pháp x l .  Trƣởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm báo cáo tình hình kiểm kê về số lƣợng, chất lƣợng và ƣớc lƣợng lại giá trị tài sản cho lãnh đạo công ty. 104
5.1.5. Quản lý và sử dụng tài sản. * Quy định trách nhiệm của ngư i sử dụng ể việc s dụng trang thiết bị văn phòng đ ng mục đích, tránh hƣ hỏng, mất mát, mỗi doanh nghiệp đều đƣa ra các quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn của ngƣ i s dụng, các quy định bao gồm:  Ngƣ i đƣợc giao các trang thiết bị văn phòng phải s dụng theo đ ng hƣớng dẫn vận hành, hƣớng dẫn s dụng;  S dụng đ ng mục đích, không cho ngƣ i khác s dụng khi không có sự cho phép của Trƣởng bộ phận;  S dụng trên tinh thần tiết kiệm, gi gìn, bảo quản tài sản;  Ngƣ i s dụng có trách nhiệm báo ngay cho Trƣởng bộ phận các trƣ ng hợp máy móc hƣ hỏng để s a ch a kịp th i. * Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau:  Khi xảy ra mất mát, bộ phận hay nhân viên s chịu trách nhiệm bồi thƣ ng bằng hiện vật tƣơng đƣơng. Nếu do các l do bất khả kháng nhƣ ngoài th i gian trách nhiệm thì Phòng Hành chính phải xem xét lại.  Mỗi tài sản đều có th i gian s dụng là th i gian mà tài sản đó còn đầy đủ tính năng, tính chất s dụng mà không cần phải s a ch a nhỏ hay lớn. Nếu tài sản bị hƣ hỏng trƣớc th i gian s dụng thì ngƣ i s dụng phải chịu chi phí s a ch a bảo trì liên quan.  Các nhân viên phải đƣợc huấn luyện cách thức s dụng, bảo quản tài sản máy móc. Quản l bộ phận chịu trách nhiệm hƣớng dẫn, giám sát quá trình s dụng tài sản của nhân viên trực thuộc và chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản của bộ phận. *Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng ể quản l các trang thiết bị trong quá trình s dụng, trách nhiệm của bộ phận Hành chính nhân sự là phải lập danh mục tài sản, thiết bị. ịnh kỳ, phòng hành chính nhân sự kết hợp với phòng kế toán s thực hiện kiểm kê tài sản. Việc kiểm kê s gi p 105
đánh giá số lƣợng tài sản so với danh mục tài sản công ty, kiểm tra chất lƣợng tài sản, tính toán giá trị tài sản còn lại…từ đó có kế hoạch mua sắm, s a ch a tài sản hợp l . 5.1.6. hanh lý tài sản. - ối với các tài sản hƣ hỏng hoặc không đảm bảo giá trị s dụng theo nhu cầu, bộ phận s dụng đề nghị thanh l tài sản chuyển cho trƣởng phòng Hành chính xem xét. - Trƣởng phòng Hành chính có trách nhiệm xem xét thực trạng của tài sản, đề xuất kiến trình lãnh đạo cơ quan phƣơng án thanh l tài sản. 5.2. Quản l quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị văn phòng 5.2.1. Xác định mục đích Quá trình mua sắm, s a ch a tài sản trang thiết bị văn phòng cần đƣợc tiến hành một cách chặt ch , quy củ nhằm:  ảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản l của doanh nghiệp  ảm bảo việc s dụng các thiết bị văn phòng đ ng mục đích và hiệu quả.  ảm bảo tài sản đƣợc bảo quản tốt, tránh hƣ hỏng, mất mát. 5.2.2. Đối v i tài sản, trang thiết bị có giá trị cao Với hầu hết các doanh nghiệp, việc quản l quá trình mua sắm, s a ch a tài sản, trang thiết bị thƣ ng chia thành hai nhóm chính, đó là tài sản trang thiết bị có giá trị cao và tài sản trang thiết bị có giá trị thấp. Việc quy định các nhóm tài sản, thiết bị c ng tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Ví dụ, có doanh nghiệp đƣa nh ng tài sản, thiết bị có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên vào nhóm tài sản, thiết bị có giá trị cao và có quy trình quản l riêng. Theo đó, định kỳ, có thể là hàng năm, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị s dụng tài sản lập nhu cầu mua sắm, s a ch a tài sản phục vụ công tác năm sau và g i cho các đơn vị chức năng đƣợc giao mua sắm, s a ch a tài sản. Khi có nhu cầu phát sinh ngoài kế hoạch năm (bổ sung), các đơn vị c ng có thể g i nhu cầu mua sắm, s a ch a tài sản cho các đơn vị chức năng, nhƣng c ng nên 106
theo định kỳ (ví dụ theo qu ). Trƣ ng hợp các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp bách, các đơn vị chức năng c ng s tiếp nhận yêu cầu của đơn vị có nhu cầu. Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, s a ch a tài sản, thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột xuất từ các đơn vị, phòng chức năng s tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài sản, thiết bị; rà soát lại th i gian s dụng và đƣa vào dự toán ngân sách mua sắm, s a ch a tài sản và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát dự toán và phƣơng án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự toán ngân sách đã đƣợc duyệt, phòng chức năng s tiến hành lập kế hoạch mua sắm, tài sản, thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng (đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh) và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm. Biểu mẫu 5.1. KẾ HOẠCH MUA SẮM MÁY MÓC THIẾT BỊ BỔ SUNG (Năm 201…) Kính g i: - …………………………….. Tính năng ĐV Số Ước Thành Thuyết minh TT lư ng Tên thiết bị Kỹ thuật tính đ n giá tiền nhu cầu sử dụng TỔNG CỘNG: 107
Ngà th ng n 201.. Người lập Phòng ………. Dựa vào kế hoạch mua sắm, s a ch a tài sản đã đƣợc duyệt, phòng chức năng tiến hành lập thông báo đặt hàng, thông báo m i thầu g i đến các nhà cung cấp theo các yêu cầu kỹ thuật và hình thức mua hàng đã đƣợc duyệt (đấu thầu, chào hàng cạnh tranh); đồng th i g i thông báo đặt hàng hoặc thông báo m i thầu đến đơn vị cung cấp và bộ phận Tài chính kế toán để chủ động khảo sát giá và m i đặt hàng thêm nhà cung cấp để kiểm soát giá. Phòng chức năng s tiếp nhận các báo giá và hồ sơ dự thầu và tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, phòng chức năng s tiến hành k kết hợp đồng với nhà cung cấp, triển khai và theo dõi việc thực hiện hợp đồng c ng nhƣ thực hiện việc thanh l hợp đồng khi công việc hoàn thành. 5.2.3. Đối v i thiết bị nhỏ lẻ Với nh ng trang thiết bị nhỏ lẻ, các doanh nghiệp thƣ ng xây dựng cách thức quản l quá trình mua sắm, s a ch a riêng. Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ c ng tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, có doanh nghiệp quy về giá trị, ví dụ thiết bị có giá trị dƣới 10 triệu đồng hoặc quy định cụ thể nhƣ nhóm thiết bị nhỏ lẻ gồm máy in lẻ, máy scan lẻ, điện thoại bàn lẻ, máy tính lẻ... Theo đó, khi có nhu cầu mua hoặc s a ch a tài sản trang thiết bị nhỏ lẻ, bộ phậ n có nhu cầu lập phiếu yêu cầu mua, s a ch a thiết bị và chuyển Trƣởng bộ phận xác nhận, sau đó trình Ban Giám đốc hoặc ngƣ i đƣợc uỷ quyền phê duyệt. Biểu mẫu 5.2. PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA, VẬT DỤNG Họ tên: .................................... Phòng, đơn vị: ............... Ngày: ........... Mục đích mua: ..................................................................................................................... Theo kế hoạch đã đƣợc duyệt:  Phát sinh ngoài kế hoạch :  108
Thanh toán bằng tiền mặt:  Thanh toán bằng chuyển khoản:  Theo báo giá thi công dịch vụ:  ên, chủng loại/ đặc tính Đ n vị Số Thành tiền Stt Đ n giá hàng hóa/ dịch vụ tính lư ng 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng Tổng tiền dự toán: ................................................................................................ ............................................................................................................................. à Nẵng, ngà th ng n 2013 Người đề nghị Lãnh đạo phòng Ban giám đốc Biểu mẫu 5.3. PHIẾU ĐỀ XUẤT SỬA CHỮA THIẾT BỊ Tp.HCM, ngày …….. tháng ………. Năm 20.. Tên nhân viên : ............................................................ …….………………… Bộ phận : .................................................................................................. S Nội dung yêu cầu SL Tình trạng hƣ L do Ngày hoàn T thành T 109
Ngƣ i yêu cầu Trƣởng bộ phận Phòng HCNS Giám đốc Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua sắm, s a ch a trang thiết bị văn phòng đƣợc Ban Giám đốc duyệt, Phòng Hành chính nhân sự s tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo giá, hoặc tiến hành s a ch a nếu hạng mục s a ch a nhỏ có thể do bộ phận kỹ thuật của doanh nghiệp tự thực hiện. Nhà cung ứng đảm bảo các tiêu chí nhƣ chất lƣợng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…s đƣợc lựa chọn để làm thủ tục k hợp đồng. Sau khi k hợp đồng, nhà cung cứng s tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho công ty, Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt. Sau khi lắp đặt xong, nếu hai bên đồng thì hai bên k vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu. ối với nh ng tài sản trang thiết bị cần phải qua một th i gian vận hành mới biết đƣợc tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau một số ngày nhất định (tùy vào quy định cụ thể của loại thiết bị và sự thỏa thuận gi a nhà cung cấp và doanh nghiệp mua). Biểu mẫu 5.4. BIÊN BẢN LẮP ĐẶT VÀ NGHIỆM THU TÀI SẢN Hôm nay, ngày ……. tháng …….. năm 20.., hai bên gồm có : Bên A (Bên bàn giao) Tên doanh nghiệp : ịa chỉ : …. 110
iện thoại :……………………………………………………………………… Do ông (bà) :………………………….Chức vụ :………………làm đại diện Bên B (Bên nhận bàn giao) Tên doanh nghiệp : ịa chỉ văn phòng tại : iện thoại : Fax : Tài khoản : Mã số thuế : Ngƣ i nhận bào giao:…………………………Bộ phận:……………………………… Hai bên thống nhất k vào biên bản bàn giao và nghiệm thu trang thiết bị, cụ thể nhƣ sau: PHẦN I/LẮP ĐẶT – BÀN GIAO: 1. TRANG THIẾT BỊ: Bên bàn giao cho Bên B các trang thiết bị sau : STT Tên Mô tả cấu hình Số Mô tả Phụ Thiết Thiết bị lư ng hiện trạng kiện bị 2. Dịch vụ èm theo: Th i gian bảo hành:………………………………………………………………………………….. Hƣớng dẫn s dụng đính k m: có không Hƣớng dẫn s dụng cho:………………………Bộ phận:…………………………… 111
( ã hiểu cách s dụng, vận hành). PHẦN II/NGHIỆM THU: Th i gian nghiệm thu:………………………………………………… Ghi ch (về nội dung kiểm tra khi nghiệm thu…., kiến của hai bên): ………………………………………………………………………………………… ……Sau khi tiến hành kiểm tra lại tài sản, trang thiết bị đã đƣợc lắp đặt, hai bên nhất trí: tài sản trang thiết bị đã hoạt động tốt. ại diện bên A ại diện bên B Ngƣ i đƣợc s dụng - Sau khi nghiệm thu xong, Phòng hành chính nhân sự tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho ngƣ i s dụng. Biểu mẫu 5.5. BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, TRANG THIẾT BỊ Ngày:……………………………………… Ngƣ i giao:…………………………… …..Bộ phận:…………… Ngƣ i nhận:…………………………… ….Bộ phận:……………… 1. Nội dung bàn giao: STT Tên Mô tả cấu hình Số Mô tả Thiết bị Thiết bị lƣợng hiện trạng 112
2. Hướng dẫn cách sử dụng: Ngƣ i bàn giao đã hƣớng dẫn đầy đủ cách thức s dụng tài sản, trang thiết bị. Ngƣ i nhận tài sản/trang thiết bị không kiến gì thêm. Có hƣớng dẫn văn bản đính k m: Không có hƣớng dẫn văn bản đính k m: Ghi chú: ………………………………………………………………………………………… Ngu i giao Ngƣ i nhận 5.4. Quản l quá trình bảo trì tài sản, trang thiết bị văn phòng Bảo trì thiết bị máy móc văn phòng là quá trình đƣợc tiến hành theo định kỳ bằng để đảm bảo sự vận hành các thiết bị máy móc đƣợc liên tục. Việc bảo trì nhằm hạn chế, phòng ngừa nh ng sự cố rủi ro do máy móc thiết bị gây nên làm ảnh hƣởng đến hoạt động của doanh nghiệp . Việc bảo trì thiết bị văn phòng thƣ ng đƣợc thực hiện định kỳ. Theo kế hoạch bảo trì đƣợc phê duyệt, nhân viên bảo trì tiến hành tự bảo trì hoặc m i đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì. Nh ng ngƣ i đƣợc phân công chuẩn bị vật tƣ, phụ tùng cần thiết tƣơng ứng với kế hoạch s a ch a bảo trì. Nh ng ngƣ i đƣợc phân công triển khai thực hiện bảo trì s a ch a theo kế hoạch và các công việc chi tiết s a ch a bảo trì đã lập. Nếu trong quá trình bảo trì phát sinh nh ng hƣ hỏng đột xuất thì nhân viên bảo trì lập kế hoạch s a ch a bảo trì thiết bị, lập bảng chi tiết s a ch a thiết bị (nếu có). Kế hoạch và bảng chi tiết s a ch a trên đƣợc trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Sau khi phê duyệt lãnh đạo phân công ngƣ i chịu trách nhiệm thực hiện. 113
Quá trình báo trì cần tiến hành theo một thủ tục nhất dịnh nhằm đảm bảo thống nhất các hoạt động và quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan trong quá trình bảo trì. 5.4.1. Lập danh mục Phòng hành chính nhân sự lập tất cả các thiết bị máy móc hiện đang s dụng phù hợp đối với các yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, nhân viên bảo trì phối hợp cùng Trƣởng bộ phận s dụng tài sản lập danh mục từng loại thiết bị riêng biệt để theo dõi và để chuẩn bị thay thế hoặc s a ch a, trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Khi phát sinh các loại máy móc, trang thiết bị mới, nhân viên bảo trì tiến hành cập nhật vào danh mục máy móc thiết bị vào cuối tháng. Biểu mẫu 5.6. Danh mục thiết bị Stt Tên Xuất Nhãn Kí Mod Thôn Năm Mã Ghi thiết bị xứ hiệu hiệu el g số sản số chú kỹ xuất tài thuật sản Phê duyệt Ngày ……...tháng…….năm 200.. Giám đốc Công ty Trƣởng phòng HCNS Ngƣ i lập 5.4.2. Lập kế hoạch khảo sát Căn cứ nh ng máy móc thiết bị đang s dụng, và tùy theo tính năng và công năng của thiết bị chuyên dùng, nhân viên bảo trì s lên kế hoạch khảo sát, từ đó xác 114
định loại máy móc nào phục vụ cho yêu cầu sản phẩm thiết thực và đƣa ra qui định th i gian bảo dƣỡng định kỳ hoặc thƣ ng xuyên tùy vào mức độ s dụng hàng ngày. 5.3.3. Tiến hành khảo sát Căn cứ vào kế hoạch khảo sát, nhân viên bảo trì s tiến hành khảo sát thực tế nh ng máy móc thiết bị và ghi nhận rõ:  Th i gian đã s dụng;  Th i gian bảo trì trƣớc đó;  Tình trạng hƣ hỏng trƣớc đó;  Hiện trạng của máy móc thiết bị;  Cần s a ch a hay thay thế hoặc bảo dƣỡng.  Các chi tiết bị mất mát, hƣ hỏng  Nêu rõ số lƣợng, chủng loại thiết bị hiện có. Việc đánh giá hiện trạng của tài sản do Phòng hành chính nhân sự thực hiện, có phối hợp với Trƣởng các bộ phận, cá nhân quản l tài sản trực tiếp và sự hỗ trợ của nhà cung cấp. 5.4.4. Lập lịch bảo trì Sau khi khảo sát và giám định, nhân viên bảo trì xem xét th i gian s dụng của từng loại máy nào phục vụ nhiều hay ít mà tiến hành lập lịch bảo trì cụ thể cho từng loại thiết bị. Sau khi đã xác định công dụng và tính chất quan trọng, th i gian phục vụ hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên bảo trì lên kế hoạch bảo trì hay s a ch a của từng loại thiết bị theo qui định của nhà thiết kế và /hoặc của công ty. Biểu mẫu 5.7. Lịch bảo trì thiết bị Stt Tên Tên cụm Kí Mã số Bộ Ngƣ i s Tháng thiết bị chi tiết hiệu tài sản phận dụng 1 2 3 4 5 6 115
GHI CHÚ : O : Không phải bảo trì ; X : Bảo trì Phê duyệt Ngày …..tháng….năm 200.. Giám đốc Công ty Trƣởng phòng HCNS Ngƣ i lập 5.4.5. Dự trù vật tư Khi đã lập kế hoạch bảo dƣỡng hay s a ch a, nhân viên bảo trì kiểm tra xác định nguyên nhân dẫn đến hƣ hỏng của thiết bị, lập bảng đề nghị dự trù vật tƣ để cung cấp các phụ kiện của loại thiết bị cần s a ch a với th i gian cần cung cấp, song song có sự giám sát và kiểm tra của trƣởng bộ phận nơi s dụng thiết bị. Biểu mẫu 5.8. Báo cáo các trường h p sự cố và cách ử l Tên thiết bị: ……… Stt Mô tả hiện tƣợng Nguyên nhân Cách khắc Ghi ch phục Phê duyệt Ngày ……...tháng…….năm 200.. Giám đốc Công ty Trƣởng phòng HCNS Ngƣ i lập 5.4.6. Thực hiện bảo trì Khi đã lên dự trù vật tƣ và đƣợc cung cấp, nhân viên kỹ thuật tiến hành bảo trì dựa trên bản kế hoạch đƣợc lập và duyệt. Khi đã bảo trì xong, nhân viên bảo trì phối hợp với Trƣởng bộ phận s dụng lập biên bản nghiệm thu và đánh giá chất lƣợng của 116
thiết bị đuợc đƣa vào vận hành, trong đó phải ghi nhận cụ thể về tình trạng máy móc đã đƣợc thay thế. 5.4.7. Cập nhật hồ sơ Khi bảo trì xong, nhân viên bảo trì lập hồ sơ của từng loại máy móc nào s a ch a nh ng phụ kiện gì và trong th i gian s dụng bao lâu đồng th i lập bản l lịch của từng loại máy móc đó và đƣa vào lƣu tr . Biểu mẫu 5.9. Phiếu l lịch thiết bị Tên thiết bị:…………………………………………………………………………………… Tên ngƣ i s dụng………………..…………… K hiệu:……………………………………….Nhãn hiệu:…………………………… Nƣớc sản xuất:……………………………….. Công suất ……………………… Model: ...................................................................................................................... Mã số tài sản:…………………………………………………………………………… Ngày đƣa vào s dụng:……………………… Thông số kỹ thuật:  Phụ tùng k m theo: Stt T n phụ tùng Quy cách Số lƣợng Ghi ch  Bảo trì: Tron Ngoài Tên Ngƣ Ngƣ i Ngày Nội dung bảo trì g kế kế ngƣ i i bảo s Ghi Stt s a ch a hoạch hoạch s trì k dụng ch dụng tên k tên 117
5.5. Quản l văn phòng phẩm, cước phí điện thoại, xe ô tô công 5.5.1. Xây dựng tiêu chuẩn sử dụng * Ti u chu n s dụng v n phòng ph m ối với nh ng văn phòng phẩm dùng chung nhƣ giấy in, mực in, b t, kim bấm..., s không xây dựng tiêu chẩn cho từng chức danh. ối với nh ng văn phòng phẩm nhƣ sổ công tác, sổ điện thoại, b t máy…có thể đƣợc phân cấp s dụng tùy thuộc vào chức danh quản l hoặc chuyên viên quan trọng. Các tiêu chuẩn s đƣợc xây dựng dựa trên giá mua trên một đơn vị sản phẩm cho từng chức danh quản l . * Ti u chu n s dụng cước phí điện tho i ối với điện thoại cố định phục vụ công việc, các các nhân, phòng ban đƣợc cấp s dụng chung, không phân biệt chức vụ, trừ một số trƣ ng hợp đặc biệt phục vụ công tác, phòng hành chính nhân sự s cấp đƣ ng dây và mật khẩu riêng để có thể gọi quốc tế. ối với điện thoại di động, tuỳ vào vị trí công vệc hoặc chức vụ lãnh đạo, phòng hành chính s đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể về việc s dụng điện thoại di động. * Ti u chu n s dụng xe t c ng Xe ô tô công chỉ phục vụ nhu cầu công tác chung của các cá nhân, đơn vị; không phục vụ nhu cầu riêng. Các doanh nghiệp thƣ ng xây dựng quy định rõ ràng đối tƣợng s dụng xe ô tô. Ví dụ, Ban giám đốc đƣợc s dụng xe phục vụ công tác; Các Trƣởng (hoặc phụ trách đơn vị) đƣợc s dụng xe ô tô trong trƣ ng hợp cần thiết để phục vụ yêu cầu công tác (Nội dung c ng t c phải được Ban gi đốc ph du ệt và u t đ nh bố trí e đi c ng t c)... 118
5.5.2. Xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm * nh mức s dụng v n phòng ph m ịnh mức văn phòng phẩm có thể xây dựng dƣới dạng định mức khoán bằng tiền. Phòng hành chính có trách nhiệm xây dựng định mức văn phòng phẩm cho các phòng ban, sau đó trình ban giám đốc phê duyệt và tiến hành mua sắm, cấp phát theo định mức. Hàng qu , phòng hành chính phải tiến hành xem xét, rà soát lại định mức s dụng để có sự điều chỉnh kịp th i nhằm đáp ứng nhu cầu sự dụng và đảm bảo quá trình s dụng văn phòng phẩm hiệu quả, tránh lãng phí.Ví dụ Bảng 5.2. Định mức hoán văn phòng phẩm trong tháng vt: đồng Mức hoán văn Mức Tổng mức TT Đối tư ng phòng phẩm hoán hoán (chư g giấ in) giấy in 1 Lãnh đạo 31.000 24.000 55.000 2 CBNV phòng Chất lƣợng, Tài 31.000 29.000 60.000 chính 3 CBNV các phòng, ban khác 31.000 24.000 55.000 (Ngu n Trích u t đ nh số 70/Q -QLCL Cục quản chất ượng n ng â sản và thủy sản) * nh mức s dụng cước phí điện tho i Nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong quá trình quản l , s dụng, tránh tình trạng lãng phí cƣớc điện thoại và đáp ứng yêu cầu công việc, hầu hết các doanh nghiệp đều s dụng hình thức khoán định mức cƣớc phí điện thoại tùy vào phòng ban hoặc chức vụ. Việc xây dựng mức khoán cƣớc phí điện thoại cần xác định rõ đối tƣợng áp dụng dựa trên quá trình phân tích công việc của từng vị trí. Bảng 5.3. Mức hoán cước điện thoại cố định đồng/phòng/tháng : 119
TT Đối tư ng áp dụng Mức hoán Ghi chú 1 Phòng Cục trƣởng 180.000 Mức khoán bao gồm 2 Phòng Phó Cục trƣởng 110.000 cƣớc thuê bao, cƣớc 3 Phòng Chất lƣợng 1 480.000 gọi di động/đƣ ng dài 4 Phòng Chất lƣợng 2 290.000 trong nƣớc. 5 Phòng Quản l Kiểm nghiệm 240.000 6 Phòng Kế hoạch Tổng hợp 290.000 7 Phòng Tài chính 240.000 9 Thanh tra Cục 150.000 10 Ban Quản l dự án 80.000 11 Văn phòng 350.000 (Ngu n Trích u t đ nh số 70/Q -QLCL Cục quản chất ượng n ng â sản và thủy sản) Bảng 5.4. Mức hoán cước điện thoại di động đồng/ngư i/tháng TT Đối tư ng áp dụng Mức hoán 1 Lãnh đạo Cục 360.000 2 Trƣởng phòng/Phụ trách phòng, Kế toán trƣởng thuộc Cục. 315.000 3 Phó trƣởng phòng thuộc Cục 270.000 (Ngu n Trích u t đ nh số 70/Q -QLCL Cục quản chất ượng n ng â sản và thủy sản) * nh mức s dụng mua sắm, s dụng xe c ng ối với các cơ quan Nhà nƣớc việc mua sắm, s dụng xe công phải theo định mức quy định của Nhà nƣớc.Ví dụ: Theo Quyết định 61/2010/Q -TTg có hiệu lực thi hành từ ngày 15/11/2010, s a đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 59/2007/Q -TTg ngày 7/5/2007 “ mức giá mua xe tối đa đƣợc tăng từ 800 triệu đồng/xe lên 1,1 tỷ đồng/xe phục vụ công tác cho các chức danh Trƣởng ban của ảng ở Trung ƣơng, Ủy viên Ban Chấp hành Trung ƣơng ảng, Chủ tịch Hội đồng 120
Dân tộc của Quốc hội, Ủy viên Ủy ban Thƣ ng vụ Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Chủ nhiệm các Ủy ban của Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nƣớc; Bộ trƣởng, Thủ trƣởng các cơ quan ngang Bộ...; các chức danh có hệ số lƣơng khởi điểm từ 9,7 trở lên; các chức danh Bí thƣ, Phó Bí thƣ Thành uỷ, Chủ tịch H ND, Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh... Mức giá mua xe tối đa c ng đƣợc tăng từ 700 triệu đồng/xe lên 920 triệu đồng/xe đối với các chức danh: Phó Trƣởng ban của ảng ở Trung ƣơng, Phó Chủ tịch Hội đồng Dân tộc của Quốc hội..., các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp lãnh đạo từ 1,25 trở lên; Bí thƣ, Phó Bí thƣ, Chủ tịch H ND, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng...” ối với các doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào tình hình thực thực tế mà mỗi doanh nghiệp s xây dựng các quy định cụ thể về định mức mua sắm xe, định mức s dụng nhiên liệu xe công. 5.5.3. Quản lý quá trình cấp phát văn phòng phẩm, sử dụng cư c phí điện thoại và xe ô tô * Cấp ph t v n phòng ph đ nh kỳ: Vào một ngày cố định hàng tháng (do doanh nghiệp quy định), các phòng ban lập giấy đề xuất văn phòng phẩm của tháng sau, chuyển trƣởng bộ phận duyệt. Sau đó, chuyển trƣởng phòng hành chính xem xét, kiểm tra định mức và k duyệt. Phòng hành chính s làm bảng tổng hợp nhu cầu s dụng văn phòng phẩm của doanh nghiệp, sau đó chuyển ban giám đốc xét duyệt và tiến hành mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm. * Cấp ph t v n phòng ph đột xuất: Trƣ ng hợp có nhu cầu văn phòg phẩm đột xuất, các bộ phận c ng phải lập đề xuất ăn phòng phẩm, trình trƣởng bộ phận k duyệt sau đó chuyển trƣởng phòng hành chính xem xét, trình giám đốc k duyệt. 121
Phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi quá trình cấp phát, lập thẻ kho theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, thông thƣ ng đảm bảo định mức tồn kho là 25% Biểu mẫu 5.10. GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM Bộ phận: ………………………………… Tháng:………….năm…….. STT Tên VPP vt Số lƣợng L do đề nghị cấp phát Ngày……..tháng….năm…. Giám đốc Trƣởng phòng HCNS Trƣởng bộ phận Ngƣ i đề nghị * Quản đ nh mức s dụng cước phí điện tho i Phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi cƣớc phí s dụng điện thoại của các cá nhân, phòng ban hàng tháng. Trƣ ng hợp cá nhân s dụng vƣợt định mức khoán phải thanh toán lại cho công ty số tiền đã s dụng vƣợt mức theo hóa đơn của bƣu điện vào tháng lƣơng tƣơng ứng. Nếu cá nhân, phòng ban s dụng vƣợt định mức cƣớc phí điện thoại nhƣng có l do chính đáng thì phải làm giấy giải trình để cấp quản l xem xét, giải quyết thanh toán. Hầu hết các công ty đều đƣa ra quy định cụ thể nhằm khống chế số lƣợng vƣợt mức không quá 100% định mức cho phép. * Quản u tr nh s dụng xe t c ng Cá nhân, đơn vị có nhu cầu s dụng xe ô tô công phải làm giấy đề nghị điều xe, sau đó chuyển cho lãnh đạo phê duyệt và chuyển cho phòng Hành chính. Phòng Hành chính kiểm tra, xét duyệt s ghi lệnh điều xe và chuyển cho tổ xe thực hiện. 5.6. Quản l việc sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thuê, mua bên ngoài 122