CẨM NANG
HƯỚNG DẪN
DUY TRÌ VÀ MỞ RỘNG
HỘI VIÊN CHO CÁC
HIỆP HỘI DOANH NGHIỆP
C3-2-002-1
Khóa đào tạo dành cho BMO về
Duy trì và Mở rộng hội viên
Cẩm nang hướng dẫn duy trì và mở rộng hội viên
Tài liệu này được thực hiện với sự hỗ trợ của Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) thông qua Dự
án Thc đy ci cách v nâng cao năng lực kết nối của doanh nghiệp nh v va (LinkSME). Nội dung của
báo cáo này không phn ánh quan điểm của USAID hay Chnh phủ Hoa Kỳ.
Cẩm nang hướng dẫn duy trì và mở rộng hội viên
CẨM NANG HƯỚNG DẪN DUY TRÌ VÀ MỞ RỘNG HỘI VIÊN
Cẩm nang hướng dẫn Duy trì và Mở rộng hội viên cho các Hiệp hội doanh nghiệp này
được thiết kế nhắm vào xây dựng năng lực duy trì và mở rộng hội viên cho các tổ
chức hỗ trợ doanh nghiệp có hội viên dựa trên những phân tích về hiện trạng hoạt
động và về vị trí vai trò mà các tổ chức cần phải có, các kinh nghiệm hay trên thế giới,
và đặc biệt, bám theo các khoảng trống về năng lực đã được phát hiện từ việc phân
tích nêu trên.
Đối tượng sử dụng Cẩm nang này là các hiệp hội doanh nghiệp và các tổ chức hỗ trợ
doanh nghiệp có hội viên khác, cụ thể hơn là lãnh đạo, người đứng đầu, người chịu
trách nhiệm về hoạt động và phát triển của tổ chức, cũng như các chuyên viên đảm
trách nhiệm vụ có liên quan đến quản lý và phát triển hội viên của tổ chức.
Cẩm nang này có 3 chương chính, trong đó Chương 1 – Giới thiệu nêu vị thế vai trò
của các doanh nghiệp Việt nam, đặc biệt là các DNNVV, việc cần thiết phải có sự hỗ
trợ và đại diện của các Hiệp hội doanh nghiệp, các mong đợi và nhìn nhận từ DNNVV
đối với các Hiệp hội doanh nghiệp, và đặc biệt, nêu các kết quả phân tích thực tế hoạt
động của các Hiệp hội và các phát hiện về khoảng trống năng lực liên quan tới quản
tri và chính sách của các Hiệp hội trong việc duy trì và phát triển hội viên của mình.
Chính từ các phát hiện đó, Cẩm nang này giới thiệu chi tiết các năng lực cần xây dựng
được phân theo nhóm Quản trị, và nhóm Chính sách như sau:
Chương 2 - Quản trị hội viên giới thiệu các năng lực cần được xây dựng bao gồm
• Phân tích hiện trạng hội viên
• Phân tích thị trường hội viên
• Thu hút hội viên mới
• Chuẩn bị gói thông tin hội viên
• Tính toán chi phí tiếp thị hội viên
• Giữ chân và gắn kết hội viên
• Quản lý quan hệ hội viên
• Phát triển hội viên
Chương 3 - Chính sách hội viên giới thiệu các năng lực cần được xây dựng bao gồm
• Xác định Tiêu chí và xếp loại Hội viên
• Quy trình đăng ký hội viên
• Đăng ký hội viên
• Hội phí
• Dịch vụ hội viên miễn phí và có phí
• Quản lý cơ sở dữ liệu hội viên
• Danh bạ hội viên
• Giám sát tư cách hội viên
Phụ lục ở cuối cuốn Cẩm nang này là phần công cụ, bao gồm các biểu mẫu để các
Hiệp hội doanh nghiệp có thể sử dụng để phát triển thành tài liệu quản lý hội viên của
mình.
Các nội dung cụ thể trong Cẩm nang này được thiết kế theo trình tự có logic, nội dung
này liên kết và bổ sung cho nội dung khác, và để tạo tiện lợi cho việc sử dụng, rất
Cẩm nang hướng dẫn duy trì và mở rộng hội viên
nhiều các đường dẫn (reference link) được đề xuất để người sử dụng có thể nhanh
chóng tìm đến chính xác nội dung mình quan tâm bằng cách đặt con trỏ vào tên nội
dung có lập đường dẫn và nhấp tổ hợp ‘Ctr+phím chuột trái’.
Điểm đặc biệt cần lưu ý ở đây là Cẩm nang này là tài liệu làm việc linh họat, mang
tính định hướng, nêu các nguyên tắc chung và các kỹ năng phổ quát. Các nội dung
của Cẩm nang cần được liên tục cập nhật, chỉnh sửa cho phù hợp với từng đối tượng
và bối cảnh cụ thể cho mỗi giai đoạn sử dụng khác nhau.
Cẩm nang hướng dẫn duy trì và mở rộng hội viên
MỤC LỤC
CHƯƠNG I - GIỚI THIỆU .......................................................................................... 1
1.1 Các Hiệp hội doanh nghiệp và Tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp có hội viên ..... 1
1.2 Quan hệ nhân quả của việc duy trì và mở rộng hội viên ............................... 2
1.3 Công tác duy trì và mở rộng hội viên ............................................................ 3
CHƯƠNG 2 - QUẢN TRỊ HỘI VIÊN ........................................................................... 6
2.1. Phân tích hiện trạng hội viên ......................................................................... 6
2.2. Phân tích thị trường hội viên ......................................................................... 8
2.2.1. Nhóm sẵn lòng ủng hộ cho BMO ............................................................ 8
2.2.2. Mục đích của BMO ................................................................................. 8
2.2.3. Hội viên tiềm năng .................................................................................. 8
2.2.4. Phân tích đối thủ cạnh tranh ................................................................. 10
2.3. Thu hút hội viên mới ....................................................................................... 10
2.3.1. Phương pháp “hội viên với hội viên” ........................................................ 10
2.3.2. Tổ chức “Ngày mở cửa” ........................................................................... 11
2.3.3. Gửi thư cho các hội viên tiềm năng .......................................................... 12
2.3.4. Sự kiện theo ngành cụ thể ....................................................................... 12
2.3.5. Các sự kiện xã hội .................................................................................... 13
2.3.6. Hợp tác với hội viên làm Quan hệ công chúng ........................................ 13
2.3.7. Lãnh đạo Hiệp hội nêu gương trong việc thu hút hội viên mới. ................ 14
2.4. Chuẩn bị gói thông tin hội viên ....................................................................... 14
2.5. Tính toán chi phí tiếp thị hội viên .................................................................... 14
2.6. Duy trì và gắn kết hội viên .............................................................................. 15
2.7 Quản lý quan hệ hội viên ................................................................................. 18
2.7.1 Truyền thông ............................................................................................ 18
2.7.2 Phản hồi ................................................................................................... 18
2.7.3 Phục vụ hội viên....................................................................................... 19
2.7.4 Phương pháp làm việc ............................................................................. 19
2.7.5 Môi trường thể chế .................................................................................. 19
2.8. Phát triển hội viên ........................................................................................... 20
CHƯƠNG 3 - CHÍNH SÁCH HỘI VIÊN ................................................................... 24
3.1 Xác định Tiêu chí và xếp loại Hội viên ........................................................ 24
3.2 Quy trình đăng ký hội viên........................................................................... 24
3.3 Đăng ký hội viên .......................................................................................... 25
3.4 Hội phí ......................................................................................................... 25
3.5 Dịch vụ hội viên miễn phí và có phí ............................................................. 26