Hai quy tắc cho bài thuyết trình.
Nhiều bài thuyết trình trở nên tồi tệ là do người thuyết trình
đã không chuẩn bị chu đáo hai điều kiện tiên quyết. Hai lỗi
kinh điển quan trọng này sẽ được đúc rút thành hai quy tắc
để chuẩn bị cho một bài thuyến trình thành công.
Hai điều làm nên một bài thuyết trình thành công *Bài viết của
Nick Morgan trên Harvard Business Publishing. Tác giả là giám
đốc của Public Words Inc, một công ty chuyên tư vấn giao tiếp,
và cũng là tác giả của Trust Me: Four Steps to Authenticity and
Charisma.
Quy tắc 1: Có hiểu biết về khán giả
Thuyết trình là dành cho người nghe, không phải dành cho người
thuyết trình. Trước khi bạn viết bất cứ thứ gì, hoặc thể hiện điều
gì trên tài liệu thuyết trình, bạn cần cân nhắc tới cảm nhận của
người nghe. Hãy tự đặt những câu hỏi đơn giản, rõ ràng - nhưng
rất dễ quên - những câu hỏi như, tôi sẽ thuyết trình vào thời điểm
nào trong ngày? Sẽ có bao nhiêu thính giả? Họ vừa dùng bữa
xong, hay sau khi nghe thuyết trình mới dùng bữa? Họ đã nghe
bài thuyết trình nào trước đó chưa, hay chỉ tới để nghe bài thuyết
trình của bạn mà thôi? Câu trả lời đối với mỗi câu hỏi trên sẽ ảnh
hưởng đến thời gian, phong cách và nội dung bài thuyết trình của
bạn.
Con người có nhiều năng lượng và khả năng nghe những điều
phức tạp vào thời điểm đầu của một ngày; vào những thời điểm
tiếp theo trong ngày, khi mức năng lượng giảm sút và họ sẽ
không muốn thử sức với quá nhiều điều mới mẻ. Nhu cầu của
người nghe càng lớn đòi hỏi càng nhiều năng lượng từ người nói
và những người nghe muốn nghe những điều vui vẻ, không phải
bi thương.
Những khán giả tồi tệ nhất (theo quan điểm của người thuyết
trình) là những khán giả mệt mỏi, đã dùng bữa, có chút chếnh
choáng hơi men. Để biến họ thành những thính giả tuyệt vời, bạn
cần thực hiện nguyên tắc thuyết trình của tổng thống Reagan cho
những cuộc thuyết trình sau bữa ăn tối: cứ 12 phút lại đưa ra một
vài câu chuyện hài hước và kết thúc bài thuyết trình trước khi mọi
người chuẩn bị ra về.
Nhưng những điều thú vị hơn cần biết về khán giả sẽ được nhận
ra qua câu hỏi: họ sợ cái gì? Ước mơ của họ là gì? Họ muốn
được dẫn dắt tới đâu? Và những nguyên nhân gần đây dẫn đến
cảm giác thích hay không thích của họ là gì?
Chỉ khi bạn hiểu được trạng thái cảm xúc của thính giả, bạn mới
có thể bắt đầu thiết kế một bài thuyết trình dành riêng cho họ.
Có quá nhiều người thuyết trình đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ một
kiểu bài thuyết trình sẽ phù hợp với mọi thành phần thính giả. Tôi
đã từng chứng kiến một số nhà điều hành đưa ra các bài phát
biểu ví dụ về tình hình tài chính của công ty đến các nhà đầu tư,
tới công chúng, và tới nhân viên - chúng mang lại những kết quả
hoàn toàn khác nhau với mỗi đối tượng thính giả.
Quy tắc 2: Chỉ đưa ra một ý tưởng, chỉ một ý tưởng mà thôi
Đây là một quy tắc khó cho hầu hết những người thuyết trình.
Nhưng nó thật sự cần thiết. Loại hình trình bày bằng lời nói thật
sự không đạt hiệu quả cao. Với tư cách là thính giả, chúng ta chỉ
đơn thuần là không nhớ chúng ta đã nghe trình bày những gì.
Chúng ta thường xuyên lạc đề, bối rối và cảm thấy bài phát biểu
quá rườm rà. Chúng ta thường bị phân tâm bởi nhiều thứ từ màu
sắc chiếc cà vạt của người thuyết trình, người ngồi hàng bên
cạnh và thậm chí là những mẩu độc thoại. Mình e là công ty đang
trong tình trạng không tốt lắm. Joan, một giả tự nói với mình,
trong một khi nghe một bài thuyết trình tuần trước.Chắc là mình
nên về chuẩn bị hồ sơ để xin việc chỗ khác. Mà cái gã đứng trên
kia đang nói gì thế nhỉ?