Ch
ng 8
ự
ọ
ề
ầ
ươ L a ch n và đánh giá ph n m m k toán
ế
1
M c tiêu
ụ
• Quá trình l a ch n 1 ph n m m k toán
ự
ề
ế
ầ
ọ
(PMKT)
ạ
ệ th c hi n, chuy n đ i AIS
• M c tiêu và các công vi c trong giai đo n ổ
ụ ự
• Các y u t
ệ ế ố
ế
ể ế ị trình phát tri n AIS
quy t đ nh thành công đ n quá ể
2
Nhân s tham gia
ự
i phát tri n PMKT, phát tri n h th ng
ể
ườ
ể
ệ ố ả
ể
• Ng • K toán viên, ki m toán viên, nhà qu n lý ế DN • Ng
i s d ng h th ng
ườ ử ụ
ệ ố
3
Ph n m m k toán
ề
ế
ầ
• Phân lo i theo m c đích hình thành ụ ẩ
ạ – PMKT th ng ph m (package) ươ – PMKT vi t theo yêu c u s d ng ử ụ ầ ế • Phân lo i theo quy mô ạ
– Quy mô nhỏ – Quy mô v aừ – ERP
• Phân lo i theo ngu n g c ố
ồ
ạ cướ – Trong n – N c ngoài ướ
4
Ph n m m k toán
ề
ế
ầ
ng ph m
t theo yêu c u
ẩ
ươ
ầ
ế
•
ề
ạ
ầ
–PMKT th (package) u đi m Ư ể – Phù h p v i nhi u ớ ợ lo i hình DN ổ
–PMKT vi s d ng ử ụ u đi m Ư ể • – Đ n gi n ả ơ – Phù h p v i yêu c u ớ ợ ủ
s d ng c a DN ử ụ
ả ễ
– Tính n đ nh cao, ậ ấ
ả
• Nh
ượ
ấ
• Nh
c đi m ể – Chi phí cao – Tính ki m soát ể
ị c p nh t, b o trì và ậ nâng c p d dàng – Kh năng gian l n ậ trong x lý th p ử c đi m ể ượ – Không linh ho t: s a
ử
không cao
ạ ch a khó khăn
ữ
– Tính b o m t và n
5 ả
ậ
ổ
– Không đáp ng h t
ứ
ế
đ nh c a ph n m m
ủ
ề
ầ
ị
đ
c nhu c u ng
i
ượ
ầ
ườ
không cao
s d ng
ử ụ
Ph n m m k toán
ề
ế
ầ
• PMKT trong n
• PMKT n
c ngoài
cướ
ướ
•
•
u đi m
t
u đi m ả
ử
ố
Ư ể – Chi phí th pấ – Khi ch đ k toán
Ư ể – Kh năng x lý t – Tính chuyên nghi p ệ
cao
ế ộ ế thay đ i có th ể ổ ch nh s a ử
ỉ
• Nh
ượ
• Nh
c đi m ể – Tính chuyên nghi p ệ
t hóa
ệ
– Kh năng x lý
ử
th pấ ả
– Tính n đ nh cao ị ổ t, h n – Ki m soát t ể ạ ố ch gian l n ậ ế c đi m ể ượ – Chi phí cao – Kh năng Vi ả 6 ch a t t ư ố
ch a t
t
ư ố
– Khó khăn khi ch ế
– Ki m soát ch a t
t
ư ố
ể
đ k toán thay đ i,
ộ ế
ổ
b sung, đi u ch nh
ề
ổ
ỉ
Quy trình l a ch n PMKT
ự
ọ
ị
Xác đ nh yêu c uầ
Ko
Ko
Có th ể thay đ iổ
Thu th p ậ các PMKT
Đáp ng ứ yêu c uầ
Có
Có
ử
T phát Thu th p ậ ự tri n PMKT các PMKT ể
G i yêu c u ầ cho nhà CC
Đánh giá
L a ch n
ự
ọ
7
Căn c đ xác đ nh tiêu chu n PMKT
ứ ể
ẩ
ị
c h t các đ i t ố ượ ng K ế ề
ứ ầ
ậ ế ả
ế
ề
• Căn c vào Lu t K toán: – Ph n m m có ph n ánh đ ượ toán không ( Đi u 9 ); ữ ế
t có tuân th không ( đi u 12 ).
– Các ch s và ch vi ữ ố – Ph n m m vi ề
ủ t có tuân th thông t ế ầ ề liên t ch s S : 55 ố ố ị ư
ộ Ộ Ộ Ụ ề ể ứ ẫ ậ ỹ
8
ủ /2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a Liên B B N I V - VĂN PHÒNG CHÍNH PH : Ủ ủ H ng d n v th th c và k thu t trình bày văn ướ b n..... ả
Căn c đ xác đ nh tiêu chu n PMKT
ứ ể
ẩ
ị
ủ
• Căn c vào các quy t đ nh c a Bô Tài chính ế ị
–
ế ộ ế
ế ị
ế ộ ế
ệ v ch đ K toán doanh nghi p: ề – Quy t đ nh s : 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 V vi c ban hành Ch đ K toán DN Quy t đ nh s 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 V vi c ban hành Ch đ K toán Doanh nghi p nh và v a
ứ ế ộ ế ố ế ị ề ệ ố ề ệ ừ
ỏ
ệ ế ị ố
– Quy t đ nh s 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 V vi c ban hành Ch đ k toán hành chính s ự nghi pệ
– Quy t đ nh s 214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12
ế ộ ế ề ệ
ế ị
ế ộ ế ụ ơ ị ố ề
9
năm 2000 v ch đ k toán áp d ng cho đ n v ch ủ đ u t ... ầ ư
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đánh giá kh năng ho t đ ng c a ph n m m
ề
ầ
ể
ạ ộ ố
ầ ầ ứ ứ
ứ
ổ
ạ ộ ớ ả ả ươ ề ầ
ả ủ – Đáp ng yêu c u thông tin t i thi u đ a ra ư – Đáp ng yêu c u thông tin mong mu n ố – Kh năng thay đ i đ đáp ng yêu c u ầ ổ ể – Kh năng ho t đ ng chính xác, n đ nh ị i ng thích v i các ph n m m hi n t – T ệ ạ – ….
10
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đáp ng yêu c u ng
ứ
ầ ậ ị
ớ ợ
ử ụ
i s d ng ườ ử ụ – Phù h p v i lu t đ nh v ch đ k toán, các chính sách ế ộ ế ề ọ ự s sách
ừ ổ
ứ
ể
• h th ng tài kho n k toán
ệ ố
ế
ả
• báo cáo tài chính
in ra đ ki m tra và l u tr t
t c ch ng t
, s sách và báo cáo k toán
ể ể
ữ ấ ả
ứ
ư
ừ ổ
ế
11
k toán DN đã đăng ký l a ch n s d ng: ế • bi u m u ch ng t ẫ
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
i s d ng
ứ
ầ
ườ ử ụ
– Phù h p v i các n i dung đăng ký v ch đ và
• Đáp ng yêu c u ng ộ ợ
ớ
ế ộ
ề
chính sách k toán c a DN ế
ủ
• hình th c s k toán
ứ ổ ế
• ph
ng pháp h ch toán hàng t n kho
ươ
ạ
ồ
• ph
ng pháp xác đ nh giá tr hàng xu t kho
ươ
ấ
ị
ị
• ph
ng pháp tính kh u hao
ươ
• ph
ấ ng pháp tính giá thành s n ph m
ươ
ả
ẩ
• ......
12
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đáp ng yêu c u ng
i s d ng
ứ
ầ ả
ề ầ
ủ ề ầ
ườ ử ụ – Yêu c u v qu n lý, th c hi n, đi u hành các chính ề ệ ự sách kinh doanh c a công ty, vd: yêu c u v xét duy t tín d ng
– Thu n ti n trong quá trình s d ng: giao di n d thao
ụ
ử ụ ệ ễ ệ ệ ậ
13
tác, truy xu t d li u d dàng ấ ữ ệ ễ
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đánh giá tính ki m soát c a ph n ể
ủ
ầ
ủ ụ ủ ụ
ệ
ậ
ử
m mề – Các th t c ki m soát chung ể – Các th t c ki m soát nh p li u ể – Ki m soát quá trình x lý – Ki m soát k t xu t, báo cáo ế
ể ể
ấ
14
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đánh giá tính ki m soát c a ph n ể
ủ
ầ
ặ
ả
ế
ậ
ề
ầ
ả
m mề – Ngăn ch n kh năng ti p c n, truy c p ậ trái phép vào ph n m m, vd: b o m t ậ PM ể ư
– Ki m soát sao chép d li u, in DL ữ ệ – L u v t đ i v i t ng x lý ử ế ố ớ ừ
15
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Tính linh ho t c a PM:
ả
ổ
ỉ
kh năng thay đ i, ủ
ề
đi u ch nh ho c thích nghi các tính năng c a PM v i nhu c u ng i s d ng ườ ử ụ – Kh năng b sung, s a ch a các tài kho n ữ ử – Kh năng b sung, s a ch a các ch tiêu trên ữ ử
ả
– Kh năng b sung, thay đ i v mã hàng, danh m c
ớ ả ả ch ng t ứ ả
ỉ , s sách và báo cáo k toán ế
ổ ề ụ
– Kh năng c p nh t, nâng c p ch
ồ
ạ ủ ặ ầ ổ ổ ừ ổ ổ hàng t n kho, khách hàng ậ
ậ ng trình v th i ề ờ ươ ấ
ả gian
16
chi phí phát sinh
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
ổ
ươ
ậ
không x y ra sai ả ủ ng trình đ tin c y c a ộ ờ
ậ
• Tính n đ nh c a PM: ị sót hay l i ch ủ ỗ c đánh giá trong th i gian th PM: đ ử ượ nghi m và th i gian v n hành PM ờ ệ – Chính xác v m t tính toán ề ặ – Chính xác v m t l p trình ề ặ ậ
17
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Đánh giá kh năng h tr ng ả
ỗ ợ
i s ườ ử
ệ
ể
ỗ ợ ử ệ ố ồ ơ ướ
ủ ứ t, đ y đ ầ ế
d ngụ – H tr th nghi m, ki m tra, hu n luy n ệ ấ – H th ng tr giúp đ y đ , t c th i ờ ầ ợ – H s h ng d n chi ti ủ ẫ – ……
18
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Giá phí c a PM: bao g m nhi u kho n:
ủ
ồ
ề
ả
–
B n quy n
ề
ể
ả
ng trình
ả – Cài đ tặ – H ng d n s d ng ử ụ ẫ ướ – Chuy n đ i h th ng ổ ệ ố – B o hành – Nâng c p ch ươ – Mua s m máy tính và các thi
t b c n thi
ế ị ầ
t đ ế ể
ấ ắ PM ho t đ ng ạ ộ
19
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Thông s k thu t c a PM
ậ ủ
–
ặ
ố ỹ Các ph n m m cài đ t liên quan, vd: H ệ ề ầ qu n tr CSDL ị
– Kh năng làm vi c thông qua m ng máy tính
ệ
ạ
ả ả
20
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
• Các yêu c u khác
ướ
ẫ
ố th th c và k thu t trình bày văn b n ậ
– Thông t ể ứ
ị ỹ
ầ liên t ch s 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP H ng d n v ề ư ả
“4. Phông ch trình bày văn b n
ữ
ả
Phông ch s d ng đ trình bày văn b n ph i là các phông ch ữ
ữ ử ụ
ể
ả ng, b o đ m tính trang tr ng,
ả ả
ả
ươ
ệ ớ ể
ọ
ữ ả
ệ ử ữ
t
ụ
t v i ki u ch chân ph ti ng Vi ế nghiêm túc c a văn b n. Đ i v i nh ng văn b n dùng trong trao đ i ố ớ ữ ổ ủ c, ph i s gi a các c quan, t thông tin đi n t ơ ả ử ướ ổ t (phông ch ti ng Vi d ng các phông ch c a b mã ký t ệ ữ ế ự ộ Unicode) theo Tiêu chu n Vi
ả ch c c a Nhà n ứ ủ ch Vi ữ ệ t Nam TCVN 6909:2001."
ệ
ế ớ ữ ệ
ữ ủ ẩ – Kh năng liên k t v i d li u bên ngoài ả – Ch đ b o hành ế ộ ả – Yêu c u c a ch ươ ủ ầ
ề
ng trình v HT ph n c ng, ph n m m ầ
ứ
ề
ầ
21
Các tiêu chu n đánh giá, l a ch n PMKT
ự
ẩ
ọ
ề
–
ệ
–
• Đánh giá nhà cung c p ph n m m ế ậ ng khách hàng s d ng
ầ ấ ch c AIS t l p, t ổ ứ ử ụ
–
ỗ ợ ử ụ
–
–
ỗ ợ
Kinh nghi m thi S l ố ượ Kh năng h tr s d ng ả Chi phí Kh năng h tr tài chính ả – ……
22
Ph
ng pháp l a ch n
ươ
ự
ọ
ượ
ọ
ừ
ỉ
ng ầ ừ
ỉ
ủ ừ
• Đ nh l ị – Đánh giá t m quan tr ng t ng ch tiêu – Cho đi m t ng PM theo các ch tiêu – Tính đi m trung bình c a t ng PM ị – Căn c vào yêu c u và m c đ th a mãn yêu
ể ể • Đ nh tính ứ
ộ ỏ
ứ
ầ
c u mà l a ch n 1 PM ầ
ự
ọ
23
c l a ch n PMKT có s n
ướ ự
ọ
ẵ
15 b (2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đo n 1: chu n b ị
ạ
– B c 1: L a ch n thành viên tham gia đ i d án,
ẩ ọ
ự
ng không quá 7 thành viên và t t ộ ự t c các khu ừ ấ ả
ứ
ự ả ố
– B c 2: Ch n ra Qu n lý d án (Giám đ c DA) – B c 3: Đ i DA tìm hi u thông tin v các gói ph n ể ng
ề ầ ộ
m m có trên th tr
ị ườ ự ố ớ ầ
i h th ng h t ng CNTT c a DN: ủ ạ ầ ủ
– B c 4: Xây d ng các yêu c u c a DN đ i v i PM – B c 5: Xem xét l ứ
ạ ệ ố ph n c ng máy tính, HĐH, m ng máy tính,.... ạ
ướ th ườ v c ch c năng trong DN ự ọ ướ ướ ề ướ ướ ầ ướ ớ ợ
– B c 6: Xác đ nh xem DN phù h p v i PMKT nào: PM ừ
24
dành cho DN l n hay DN v a và nh ị ớ ỏ
c l a ch n PMKT có s n
ướ ự
ọ
ẵ
15 b (2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đo n 2: l p k ho ch
ế
ạ
ạ
ậ
– B c 7: Xây d ng khung th i gian c a đ i DA
ọ
ộ ờ ủ
ể
ậ ị
ể
ạ
ự
ờ
ộ
– B c 8: Chu n b ngân sách: ph n c ng và l p đ t
ự ể ự
ầ ặ
ứ ắ ắ ả ứ ề ề ặ
ẩ ả ề
– B c 9: Chu n b tài li u v yêu c u c a DN đ g i ể ử
ướ • 2-6 tháng đ l a ch n PM • 1 tháng đ bên công ty bán PM l p l ch làm vi c ệ • 2-6 tháng đ hoàn thành PM ể • 2-6 tháng th c hi n các giai đo n tri n khai ệ ự • C ng thêm 20% th i gian d phòng ướ ị ầ ỗ ợ ướ ph n c ng, b n quy n ph n m m, l p đ t, b o trì và ầ h tr ph n m m ầ ị ủ ề ầ ệ
25
ẩ cho các nhà cung c p PMấ
c l a ch n PMKT có s n
ướ ự
ọ
ẵ
15 b (2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đo n 3: đánh giá
ạ
ệ ướ
ầ ử ấ c 9 đ n các ế ữ b – B c 10: G i tài li u đã chu n b ị ở ướ ợ
– B c 11: L a ch n ra các nhà cung c p có th đáp
ề i c a nhà cung c p ấ
ọ ể ấ
t nh t (không quá 3 NCC) ứ ấ
– B c 12: Ch n ra 1 ho c 2 NCC – B c 13: Tham kh o danh sách khách hàng c a các
ặ
– B c 14: Yêu c u NCC chu n b m u th đ ch y
ủ ả
ẩ nhà cung c p ph n m m, t p h p và đánh giá nh ng ậ tr l ả ờ ủ ự ướ ng yêu c u t ầ ố ọ ướ ướ NCC ướ ử ể ị ẫ ẩ ạ
26
trong h th ng c a DN ệ ố ầ ủ
c l a ch n PMKT có s n
ướ ự
ọ
ẵ
15 b (2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
ạ
ướ
ề ử ờ
ọ ệ
ấ
ậ
• Giai đo n 4: mua ph n m m ầ – B c 15: L a ch n m u th nào thành công v i ự ớ ẫ DN nh t, th c hi n theo th i gian đã l p k ế ự ho ch, mua và cài đ t PM ặ
ạ
27
