Hướng dẫn chi tiết lên sổ sách, lập BCTC (Báo cáo tài chính) trên Excel

1. Nguyên t c h ch toán k toán trên excel:ắ ạ ế

Trong quá trình làm vi c ph i có s đng nh t v tài kho n và đng nh t v mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung c p. Đng nh t có nghĩa là m i khách hàngệ ả ự ồ ấ ề ả ồ ấ ề ấ ồ ấ ỗ

hàng hóa đu ph i chi ti t theo t ng lo i. T đu ta đt mã nào thì các mã sau v n ph i nh th .ề ả ế ừ ạ ừ ầ ặ ẫ ả ư ế

V y th nào là đng nh t v tài kho n:ậ ế ồ ấ ề ả

N u các b n s d ng tài kho n t ng h p t c là TK c p 1 thì trong c quá trình h ch toán chúng ta luôn s d ng TK c p 1, vd Ti n m t – TK 111. N u các b n s ế ạ ử ụ ả ổ ợ ứ ấ ả ạ ử ụ ấ ề ặ ế ạ ử

d ng tài kho n chi ti t – TK c p 2 thì cũng luôn ph i s d ng TK c p 2, vd Ti n m t VNĐ – TK 1111.ụ ả ế ấ ả ử ụ ấ ề ặ

Đng nh t v mã hàng hóa , mã khách hàng, mã nhà cung c pồ ấ ề ấ : là vi c chúng ta đt tên chi ti t cho t ng hàng hóa, t ng khách hàng và t ng nhà cung c p. Đ ệ ặ ế ừ ừ ừ ấ ể

khi các b n c n nhìn vào mã HH, mã KH, NCC chúng ta có th bi t đc r ng đó là m t hàng nào. Gi ng nh vi c m i chúng ta có m t cái tên đ g i riêng. Vi c ạ ầ ể ế ượ ằ ặ ố ư ệ ỗ ộ ể ọ ệ

đt mã còn liên quan t i vi c tham chi u đ các b n th c hi n các công th c hàm trên b ng excel.ặ ớ ệ ế ể ạ ự ệ ứ ả

Và m t s l u ý cho vi c đt mã là không bao gi đc phép trùng l p đ tránh nh m l n hay sai sót trong quá trình h ch toán và s d ng công th c hàm.ộ ố ư ệ ặ ờ ượ ặ ể ầ ẫ ạ ử ụ ứ

2. Quy trình h ch toán k toán trên excelạ ế

2.1. Khi có nghi p v kinh t phát sinh Liên quan đn Tk Ph i thu c a KH (131) vàTK ph i tr KH (331) V y làm th nào đ bi t đc mã KH này đã có hay ch a, ệ ụ ế ế ả ủ ả ả ậ ế ể ế ượ ư

ta vào này DMKH đ ki m tra xem KH đó có hay ch a , n u ch a thì m i l p m iể ể ư ế ư ớ ậ ớ .

+ Phát sinh KH, NCC m iớ

Các b n ph i đt mã KH, NCC tr c khi h ch toán trên s NKC. V y làm th nào đ bi t KH, NCC đó là m i hay cũ các b n vào DMKH đ ki m tra xem KH, ạ ả ặ ướ ạ ổ ậ ế ể ế ớ ạ ể ể

NCC đó đã t n t i hay ch a. N u ch a ph i l p ngay mã m i.ồ ạ ư ế ư ả ậ ớ

VD : các b n d trang s 9 quy n tài li u h c viên : chúng ta th y đây là Hóa đn bán hàng c a Công ty CP D ch v và th ng m i Hùng Th ng bán hàng cho côngạ ở ố ể ệ ọ ấ ơ ủ ị ụ ươ ạ ố

ty CP c đi n l nh Vi t Nam. Xác đnh r ng Công ty CP c đi n l nh VN ch a thanh toán ti n cho công ty Hùng Th ng nên các b n ph i ghi nh n NCC này vào ơ ệ ạ ệ ị ằ ơ ệ ạ ư ề ố ạ ả ậ

s công n ph i tr NCC – TK 331. Vi c đu tiên là các b n ph i vào DMTK đ xem đã xu t hi n NCC này ch a? Các b n th y là ch a đúng không ? V y công ổ ợ ả ả ệ ầ ạ ả ể ấ ệ ư ạ ấ ư ạ ậ

vi c c a chúng ta là ph i đt mã cho công ty Hùng Th ng. Theo tôi chúng ta nên đt mã nh sau : 331HT ( HT là ch vi t t t c a Hùng Th ng, sau này các b n ch ệ ủ ả ạ ố ặ ư ữ ế ắ ủ ố ạ ỉ

c n nhìn vào TK là bi t ngay đó là công n c a công ty Hùng Th ng)ầ ế ợ ủ ố

Sau khi đã đt mã xong các b n vào s NKC và h ch toán nghi p v phát sinh theo tên Tài kho n đã đt – chính là mã Ng i bán.ặ ạ ổ ạ ệ ụ ả ặ ườ

+ N u là KH, NCC cũế: đã có trong DMTK thì các b n vào s NKC và th c hi n vi c h ch toán nghi p v kinh t phát sinh .( Giáo Viên thao tác)ạ ổ ự ệ ệ ạ ệ ụ ế

2.2. Tr ng h p phát sinh m i CCDC và TSCĐ hay các chi phí tr tr c khác nh ti n thuê nhà, thuê văn phòng…t c là lien quan đn TK 142 ,TK 242, TK 211, TK ườ ợ ớ ả ướ ư ề ứ ế

214.

Các b n chú ý đi v i CCDC, TSCĐ, n u nh p kho chúng ta đa vào TK 153 v i CCDC, TK 211 v i TSCĐ. T c là n u chúng ta ch a đa ngay vào s d ng. còn ạ ố ớ ế ậ ư ớ ớ ứ ế ư ư ử ụ

n u chúng ta đa ngay vào s d ng thì cho vào TK 142, 242, 214 t c là ph i phân b . T i sao chúng ta ph i phân b : vì thông th ng CCDC hay TSCĐ chúng ta ế ư ử ụ ứ ả ổ ạ ả ổ ườ

đu không s d ng h t trong 1 k nên chúng ta ph i phân b giá tr CCDC hay TSCĐ thành nhi u k theo khung th i gian s d ng c a chúng. V y phân b dài ề ử ụ ế ỳ ả ổ ị ề ỳ ờ ử ụ ủ ậ ổ

hay ng n h n ph thu c vào tình hình ho t đng SXKD c a doanh nghi p t i th i đi m đó mà đôi khi còn ph thu c vào yêu c u tài chính c a Giám đc. VD: khi ắ ạ ụ ộ ạ ộ ủ ệ ạ ờ ể ụ ộ ầ ủ ố

DN l p k ho ch vay ti n ngân hàngậ ế ạ ề

B c 1.ướ H ch toán nghi p v kinh t phát sinh trên s NKCạ ệ ụ ế ổ

B c 2.ướ Căn c vào th i gian s d ng chúng ta l a ch n b ng phân b phù h p : d i 1 năm tài chính là ng n h n – 142, trên 1 năm TC là dài h n – 242, riêng ứ ờ ử ụ ự ọ ả ổ ợ ướ ắ ạ ạ

TSCĐ chúng ta đa vào b ng KH TSCĐ. Sau khi xác đnh th i gian s d ng, l a ch n b ng phân b xong k toán ti n hành khai báo thêm mã, tên CCDC hay ư ả ị ờ ử ụ ự ọ ả ổ ế ế

TSCĐ…vào b ng phân b .ả ổ

2.3. Tr ng h p phát sinh mua ho c bán hang hóa 156, v t t 152 (DN s n xu t)ườ ợ ặ ậ ư ả ấ

2.3.1. TH mua hàng hóa, v t tậ ư

B1: H ch toán vào s NKC, chú ý ta h ch toán chung trên Tk 156 – hàngạ ổ ạ hóa.

B2: Vào b ng kê phi u nh p kho đ khai báo thông tin hàng hóa đc nh p kho. N u là hàng hóa nh p mua m i ch a có trong DMHH thì ph i sang DMHH t o ả ế ậ ể ượ ậ ế ậ ớ ư ả ạ

mã m i.ớ

Ta ti n hành đt mã hàng bên danh m c hàng hóa , sau đó ta sang b ng kê phi u nh p kho hàng hóa, nh p các thông tinế ặ ụ ả ế ậ ậ

Tr ng h p N u mã hàngườ ợ ế đã có trong DMHH r i thì ta ti n hành nh p nh sau :ồ ế ậ ư

B1: ti n hành h ch toán nghi p v kinh t pháp sinh trên s NKCế ạ ệ ụ ế ổ

B2: Sau đó vào b ng kê nh p kho hàng hóaả ậ

2.3.2. Tr ng h p Bán hàng hóa v t tườ ợ ậ ư

B1: trên s NKC, chúng ta h ch toán nghi p v ghi nh n doanh thu TK 5111 và ph n ánh giá v n hàng bán.ổ ạ ệ ụ ậ ả ố L u ý : ph n giá v n hàng bán các b n ch đnh kho n ư ầ ố ạ ỉ ị ả

mà đ tr ng giá tr giá v n hàng bán lý do Công ty CP c đi n l nh VN th c hi n tính giá hàng t n kho theo ph ng pháp bình quân c k d tr .ể ố ị ố ơ ệ ạ ự ệ ồ ươ ả ỳ ự ữ

B2: Vào b ng kê xu t kho hàng hóaả ấ

Nói tóm l i :ạ

- Khi xu t hi n KH, NCC, CCDC, TSCĐ, HH m i,…thì ta ti n hành đt mã m i trên DMTK, DMKH, và khai báo các thông tin trên các b ng phân b chi phí ấ ệ ớ ế ặ ớ ả ổ

phù h p.ợ