H NG D N LÀM M T D ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VI C :ƯỚ Ẫ Ộ Ự Ệ
Đ làm m t d án phân tích cv thì c n ph i làm theo th t 4 giai đo n :ể ộ ự ầ ả ứ ự ạ
GIAI ĐO N 1Ạ : XÁC Đ NH PH M VI PHÂN TÍCH CV :Ị Ạ
- C n xác đ nh m c đích phân tích cv : ầ ị ụ
+ ví d nh :ụ ư thi t l p th t c đ l a ch n nhân s , đào t o nhân viên,phát tri nế ậ ủ ụ ể ự ọ ự ạ ể
các công c đ đánh giá thành tích, thi t l p h th ng tr l ng, d đoán tính ch tụ ể ế ậ ệ ố ả ươ ự ấ
c a công vi c trong t ng lai….ủ ệ ươ
- Xác đ nh nh ng công vi c c n phân tích : t c là tr l i câu h i c n ph i phânị ữ ệ ầ ứ ả ờ ỏ ầ ả
tích cv nào ?
- Xác đ nh xem ai là ng i ti n hành phân tích :vi c l a ch n ai là ng i phânị ườ ế ệ ự ọ ườ
tích ph thu c vào nhi u y u t .Thông th ng ng i ta th ng ch n ụ ộ ề ể ố ươ ườ ườ ọ chuyên gia
phân tích công vi c trong n i b t ch c.ệ ộ ộ ổ ứ
- S d ng bi u đ và c c u t ch c đ đ t đ c m t b c tranh hoàn ch nh vử ụ ể ồ ơ ấ ổ ứ ể ạ ượ ộ ướ ỉ ề
c c u và các quan h trong t ch c.ơ ấ ệ ổ ứ
GIAI ĐO N 2Ạ : CHU N B PHÂN TÍCH CÔNG VI C :Ẩ Ị Ệ
- C n ph i xác đ nh lo i thông tin c n thu th p: xác đ nh d li u đ nh tính hay dầ ả ị ạ ầ ậ ị ữ ệ ị ữ
li u đ nh l ngệ ị ượ . D li u đ nh l ng cho phép nhà phân tích so sánh các công vi cữ ệ ị ượ ệ
khác nhau.
- Xác đ nh ngu n thông tin c n thu th p: ngu n thông tin con ng i hay là phiị ồ ầ ậ ồ ườ
con ng i. Khi s d ng ngu n thông tin con ng i nên l a ch n nh ng chuyên giaườ ử ụ ồ ườ ự ọ ữ
v n đ chính(SMEs); có nh ng ng i này là m t đi u r t quan tr ng và may m n.ấ ề ữ ườ ộ ề ấ ọ ắ
- L a ch n ph ng pháp thu th p thông tin: quan sát, ph ng v n, b n câu h i vàự ọ ươ ậ ỏ ấ ả ỏ
nh t ký làm vi c.ậ ệ
GIAI ĐO N 3: Ạ THU TH P VÀ PHÂN TÍCH D LI U :Ậ Ữ Ệ
- Thu th p thông tin: ậ đ u tiên ph i làm cho t ch c s n sàng, th 2 ph i nh n th cầ ả ổ ứ ẵ ứ ả ậ ứ
đ c ngu n sai l ch có th tác đ ng đ n tính chính xác c a thông tin, th 3 ph iượ ồ ệ ể ộ ế ủ ứ ả
đ m b o r ng các ph ng v n n u đ c s d ng ph i ti n hành theo m t cáchả ả ằ ỏ ấ ế ượ ử ụ ả ế ộ
th c thành th o, b n câu h i ph i thi t l p v i đ y đ thông tin…ứ ạ ả ỏ ả ế ậ ớ ầ ủ
- Làm cho t ch c s n sàng: tr c khi thu th p thông tin ph i đ m b o r ng cácổ ứ ẵ ướ ậ ả ả ả ằ
thành viên c a t ch c hi u và cam k t v i d án. Chúng ta có th xin gi y gi iủ ổ ứ ể ế ớ ự ể ấ ớ
thi u, xin ý ki n t nhà qu n tr c p cao, s d ng m i quan h …Cung c p cho t tệ ế ừ ả ị ấ ử ụ ố ệ ấ ấ
c nh ng ng i liên quan v m c đích và tính ch t c a d án phân tích cv đ hả ữ ườ ề ụ ấ ủ ự ể ọ
h p tác t t h n và có nh ng câu tr l i chính xác, chân th c v cv.ợ ố ơ ữ ả ờ ự ề
- Báo cáo và tái ki m tra d li u công vi c:ể ữ ệ ệ
+ B n mô t cvả ả : dùng làm căn c lý lu n đ đánh giá b n phân tích cv.ứ ậ ể ả
C n ph i chu n b b n mô t công vi c nh th nào?ầ ả ẩ ị ả ả ệ ư ế
B n th o c a b n mô t công vi c có th ti n hành theo 4 b c: l p k ho ch, thuả ả ủ ả ả ệ ể ế ướ ậ ế ạ
th p thông tin, vi t l i và phê chu n.ậ ế ạ ẩ
• B c 1: L p k ho ch:ướ ậ ế ạ
Vi c chu n b t t d n t i k t qu t t. Giai đo n chu n b c n ph i xác đ nh cácệ ẩ ị ố ẫ ớ ế ả ố ạ ẩ ị ầ ả ị
trách nhi m chính và công tác ki m tra đánh giá?ệ ể
Công vi c đó nh m đ t đ c cái gì? (Nhi m v )ệ ằ ạ ượ ệ ụ
Ng i đ m đ ng công vi c đó c n ph i n l c nh th nào? (Trách nhi m)ườ ả ươ ệ ầ ả ỗ ự ư ế ệ
K t qu công vi c đ c đánh giá nh th nào? (Ki m tra)ế ả ệ ượ ư ế ể
• B c 2: Thu th p thông tin:ướ ậ
Đi u quan tr ng là thu th p thông tin đ y đ đ đ t công vi c vào m t hoàn c nhề ọ ậ ầ ủ ể ặ ệ ộ ả
có liên quan đ n các công vi c khác trong c c u t ch c và thông báo v các m iế ệ ơ ấ ổ ứ ề ố
quan h có liên quan. V trí công vi c đ c miêu t rõ nh t b ng s đ .ệ ị ệ ượ ả ấ ằ ơ ồ
• Đi u ki n v kinh t : M c l ng và nh ng l i ích khác.ề ệ ề ế ứ ươ ữ ợ
• B c 3: Phác th o b n mô t công vi c:ướ ả ả ả ệ
Đi u này nghĩa là chuy n nh ng thông tin đã thu th p thành b n mô t công vi cề ể ữ ậ ả ả ệ
nh m m c đích giúp ng i làm công vi c đó và ng i qu n lý có th hình dungằ ụ ườ ệ ườ ả ể
cùng m t b c tranh gi ng nhau và bao quát đ c ph m vi công vi c.ộ ứ ố ượ ạ ệ
M c đích công vi c:ụ ệ
T i sao l i c n công vi c này? M c đích công vi c c n đ c xác đ nh tr c khiạ ạ ầ ệ ụ ệ ầ ượ ị ướ
phác th o nh ng v n đ còn l i c a m t b n mô t công vi c. Tuy v y có thả ữ ấ ề ạ ủ ộ ả ả ệ ậ ể
quay l i thay đ i m c đích công vi c sao cho phù h p sau khi đã hoàn thành b nạ ổ ụ ệ ợ ả
mô t công vi c.ả ệ
• B c 4: Phê chu n b n mô t công vi c:ướ ẩ ả ả ệ
Ng i làm công vi c đó và ng i qu n lý ph i cùng nhau th o lu n và nh t trí vườ ệ ườ ả ả ả ậ ấ ề
văn b n mô t công vi c.ả ả ệ
B n tiêu chu n th c hi n công vi c : ả ẩ ự ệ ệ
B n tiêu chu n cv đ c rút ra t b n mô t cv. Nó tr l i câu h i “ nh ng đ cả ẩ ượ ừ ả ả ả ờ ỏ ữ ặ
đi m và công vi c nào c n thi t đ hoàn t t công vi c m t cách hi u qu . ể ệ ầ ế ể ấ ệ ộ ệ ả
N i dung chính c a b ng tiêu chu n công vi c:ộ ủ ả ẩ ệ
Các công vi c r t đa d ng nên các yêu c u c a công vi c cũng r t đa d ng, phongệ ấ ạ ầ ủ ệ ấ ạ
phú. Nh ng yêu c u chung c a b ng tiêu chu n công vi c là:ữ ầ ủ ả ẩ ệ
- Trình đ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào t o đã qua.ộ ạ
- Các môn h c ch y u c a các khoá đ c đào t o, k t qu thi các môn h c chọ ủ ế ủ ượ ạ ế ả ọ ủ
y u và t t nghi p.ế ố ệ
- Trình đ ngo i ng : c n bi t ngo i ng gì và m c đ v đ c, nghe và vi t.ộ ạ ữ ầ ế ạ ữ ứ ộ ề ọ ế
- Thâm niên công tác trong ngh và các thành tích đã đ t đ c.ề ạ ượ
- Tu i đ iổ ờ
- S c khoứ ẻ
- Ngo i hìnhạ
- Năng khi u đ c bi t và các yêu c u đ c bi t nh ghi t c ký, đánh máy.ế ặ ệ ầ ặ ệ ư ố
- Hoàn c nh gia đìnhả
- Tham v ng c u ti n, s thích, nguy n v ng cá nhân.ọ ầ ế ở ệ ọ
- Các tiêu chu n đ c thù khác theo yêu c u c a công vi c.ẩ ặ ầ ủ ệ
GIAI ĐO N 4 : Ạ ĐÁNH GIÁ:
D a vào 10 tiêu chu n đ đánh giá phân tích cv.ự ẩ ể
VÍ D C THỤ Ụ Ể :
H NG D N CÁC B C TI N HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C GIAOƯỚ Ẫ ƯỚ Ế Ệ
D CH VIÊN NGÂN HÀNGỊ
I. XÁC Đ NH PH M VI PHÂN TÍCH CÔNG VI CỊ Ạ Ệ :
1. M c đích: ụ
oTìm các thông tin liên quan đ n v trí Giao D ch viên ngân hàng(GDVNH) vàế ị ị
d a vào đó đ thi t l p b ng mô t công vi c v trí GDVNH , ph c v công tácự ể ế ậ ả ả ệ ị ụ ụ
tuy n d ng các ng viên phù h p v i yêu c u và m c tiêu c a t ch c.ể ụ ứ ợ ớ ầ ụ ủ ổ ứ
oLàm c s đ b trí ,đào t o nhân viên phù h p v i v trí GDVNG ơ ở ể ố ạ ợ ớ ị
oLàm c s đ đánh giá công vi c và xác đ nh c u trúc l ng công b ng.ơ ở ể ệ ị ấ ươ ằ
o D đoán nh ng yêu c u trong t ng lai c a v trí GDVNH.ự ữ ầ ươ ủ ị
2. Xác đ nh công vi c : giao d ch viên ngân hàngị ệ ị
3.Ai là ng i ti n hành: (ph thu c vào t ng hoàn c nh c th mà xác đ nh)ườ ế ụ ộ ừ ả ụ ể ị
4.Th i h n ti n hành d án: (ph thu c vào ngu n kinh phí cũng nh đi u ki nờ ạ ế ự ụ ộ ồ ư ề ệ
c a nhóm ti n hành d án)ủ ế ự
5.Xác đ nh v trí c a công vi c trong s đ c a NH.ị ị ủ ệ ơ ồ ủ
II.CHU N B PHÂN TÍCH CÔNG VI CẨ Ị Ệ
1.Xác đ nh lo i thông tin mu n thu th p: d li u đ nh tínhị ạ ố ậ ữ ệ ị
oCá nhân:H tên,gi i tính,tu i,trình đ h c v n…ọ ớ ổ ộ ọ ấ
oCông vi c: các ho t đ ng,công vi c,m c đ quan tr ng c a các công viêc liênệ ạ ộ ệ ứ ộ ọ ủ
quan đ n GDVNH,tiêu chu n đánh giá công vi c GDVNHế ẩ ệ
oCác yêu c u đ i v i GDVNH :nh ng yêu c u v ki n th c chuyên môn ,kầ ố ớ ữ ầ ề ế ứ ỹ
năng,kinh nghi m,thái đ ,tác phong làm vi c,ngo i ng ,nh ng yêu c u khácệ ộ ệ ạ ữ ữ ầ
oM c l ng thích h pứ ươ ợ
oĐi u ki n làm vi c(trang thi t b s d ng ,h th ng thông tin,quan h đ ngề ệ ệ ế ị ử ụ ệ ố ệ ồ
nghi p....)ệ
2.Ngu n thông tin thu th p: ồ ậ
oNgu n con ng i: nh ng ng i làm v trí GDVNH các Ngân hàng trên đ aồ ườ ữ ườ ị ở ị
bàn => xác đ nh m u ị ẫ
oNgu n phi con ng i: internet,các tài li u ,m u s n có…ồ ườ ệ ẫ ẵ
3.Ph ng pháp thu th p thông tin: l p ươ ậ ậ b ng câu h iả ỏ ti n hành ếph ng v n.ỏ ấ
III. THU TH P D LI U VÀ PHÂN TÍCH:Ậ Ữ Ệ
oLàm cho t ch c s n sàng :ổ ứ ẵ
-có gi y phép ,gi y gi i thi u c a các t ch c ngân hàng đ ng ý cho vi c ti nấ ấ ớ ệ ủ ổ ứ ồ ệ ế
hành d án.ự
-làm cho nh ng ng i ph ng v n hi u đ c m c đích c a d án.ữ ườ ỏ ấ ể ượ ụ ủ ự
- đ a b ng k ho ch d án cho qu n tr viên ngu n nhân l c c p đi u hành đ hư ả ế ạ ự ả ị ồ ự ấ ề ể ọ
thông báo cho nhân viên trong t ch c.ổ ứ
- xác đ nh th i gian đ a đi m phù h p đ ng i tham gia ph ng v n s n sàng.ị ờ ị ể ợ ể ườ ỏ ấ ẵ
oL p b ng báo cáo.ậ ả
oB ng mô t công vi c v trí GDVNHả ả ệ ị
oB ng tiêu chu n th c hi n công vi cả ẩ ự ệ ệ
IV. ĐÁNH GIÁ TI N TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VI CẾ Ệ :