Hướng dẫn làm một dự án phân tích công việc

Ệ H Ộ Ự Đ làm m t d án phân tích cv thì c n ph i làm theo th t 4 giai đo n : NG D N LÀM M T D ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VI C : ầ Ẫ ộ ự ƯỚ ể ứ ự ả ạ

Ị Ạ ầ ự ể t l p th t c đ l a ch n nhân s , đào t o nhân viên,phát tri n ấ ng, d đoán tính ch t t l p h th ng tr l ệ ố ạ ả ươ ự ọ ế ậ ươ i câu h i c n ph i phân ữ ứ ả ờ ỏ ầ ả

i phân ị ườ ng ng i ta th ệ ự ườ ụ ề ươ ọ chuyên gia i ti n hành phân tích :vi c l a ch n ai là ng ọ ườ ế ng ch n ườ ể ố ộ ộ ổ ứ c m t b c tranh hoàn ch nh v .Thông th ch c. ch c đ đ t đ ơ ấ ổ ứ ể ạ ượ ử ụ ồ ộ ướ ỉ ề ch c. GIAI ĐO N 1Ạ : XÁC Đ NH PH M VI PHÂN TÍCH CV : - C n xác đ nh m c đích phân tích cv : ị ụ + ví d nh : ụ ư thi ủ ụ ể ự ế ậ các công c đ đánh giá thành tích, thi ụ ể ng lai…. c a công vi c trong t ệ ủ - Xác đ nh nh ng công vi c c n phân tích : t c là tr l ệ ầ ị tích cv nào ? - Xác đ nh xem ai là ng tích ph thu c vào nhi u y u t ộ phân tích công vi c trong n i b t ệ - S d ng bi u đ và c c u t ể c c u và các quan h trong t ơ ấ ổ ứ ệ

Ị Ệ Ẩ ậ ầ ạ ữ ệ ị ữ ng ị ệ ượ ị ả ượ . D li u đ nh l ữ ệ

i hay là phi ầ ậ ồ ử ụ ườ ữ ọ ự ề ấ ắ i nên l a ch n nh ng chuyên gia i này là m t đi u r t quan tr ng và may m n. ọ ng pháp thu th p thông tin: quan sát, ph ng v n, b n câu h i và ỏ ấ ả ọ ỏ : CHU N B PHÂN TÍCH CÔNG VI C : GIAI ĐO N 2Ạ - C n ph i xác đ nh lo i thông tin c n thu th p: xác đ nh d li u đ nh tính hay d ầ ị ệ ng cho phép nhà phân tích so sánh các công vi c li u đ nh l ị khác nhau. - Xác đ nh ngu n thông tin c n thu th p: ngu n thông tin con ng ồ ị i. Khi s d ng ngu n thông tin con ng con ng ườ ồ ườ v n đ chính(SMEs); có nh ng ng ộ ườ ữ ề ấ - L a ch n ph ậ ươ ự nh t ký làm vi c. ệ ậ

Ậ ứ ch c s n sàng, th 2 ph i nh n th c ứ ậ ả ầ Ữ Ệ ổ ứ ẵ

ả c ngu n sai l ch có th tác đ ng đ n tính chính xác c a thông tin, th 3 ph i ỏ ứ ộ ể ấ ỏ ả ả đ u tiên ph i làm cho t ả ủ ộ ế c s d ng ph i ti n hành theo m t cách ả ế ế ượ ử ụ t l p v i đ y đ thông tin… ả ế ậ ướ ch c hi u và cam k t v i d án. Chúng ta có th xin gi y gi ể ể ị ấ ớ ầ ủ ậ ế ớ ự ử ụ ạ ch c s n sàng: tr ổ ứ ẵ ủ ổ ứ ế ừ ả ằ ấ ấ ệ ấ t ườ ả ề ụ c khi thu th p thông tin ph i đ m b o r ng các ớ i nhà qu n tr c p cao, s d ng m i quan h …Cung c p cho t ể ọ i liên quan v m c đích và tính ch t c a d án phân tích cv đ h ố ấ ủ ự i chính xác, chân th c v cv. ự ề ố ơ ả ờ ữ ữ ệ ể ệ ả : dùng làm căn c lý lu n đ đánh giá b n phân tích cv. ứ ư ế ả ả c: l p k ho ch, thu ậ ệ công vi c có th ti n hành theo 4 b ể ế ướ ế ậ ạ i và phê chu n. t l ế ạ c 1: L p k ho ch: i k t qu t t. Giai đo n chu n b c n ph i xác đ nh các ị ầ ậ ế ạ t d n t ị ố ẫ ớ ế ẩ ả ị ả ố ể ệ i đ m đ GIAI ĐO N 3: THU TH P VÀ PHÂN TÍCH D LI U : Ạ - Thu th p thông tin: ậ đ ệ ồ ượ đ m b o r ng các ph ng v n n u đ ả ằ ả th c thành th o, b n câu h i ph i thi ả ứ - Làm cho t thành viên c a t thi u, xin ý ki n t ệ c nh ng ng ả ữ h p tác t t h n và có nh ng câu tr l ợ - Báo cáo và tái ki m tra d li u công vi c: cv + B n mô t ả ể ả công vi c nh th nào? C n ph i chu n b b n mô t ẩ ị ả ầ B n th o c a b n mô t ệ ả ả ủ ả ả th p thông tin, vi ẩ ậ • B ướ Vi c chu n b t ạ ệ trách nhi m chính và công tác ki m tra đánh giá? c cái gì? (Nhi m v ) Công vi c đó nh m đ t đ ạ ượ ằ ụ ng công vi c đó c n ph i n l c nh th nào? (Trách nhi m) Ng ả ỗ ự ệ ươ ẩ ệ ệ ườ ả ư ế ệ ầ

c đánh giá nh th nào? (Ki m tra) ể ư ế ệ ượ ả c 2: Thu th p thông tin: ậ ộ ệ ề ệ ọ ế ệ ấ ằ i ích khác. ợ ề ứ ươ ả ả ị : M c l c 3: Phác th o b n mô t ữ i làm công vi c đó và ng ệ ượ ậ ườ ạ ệ công vi c i qu n lý có th hình dung ệ ệ ướ ụ ạ ậ ệ ề i c a m t b n mô t ộ ả c xác đ nh tr ị ệ ầ ượ ệ ấ ụ công vi c. Tuy v y có th ả ợ i c n công vi c này? M c đích công vi c c n đ ụ ạ ủ ệ

ệ công vi c: i qu n lý ph i cùng nhau th o lu n và nh t trí v ả ườ ả ả ả ậ ấ ề ệ

ữ ỏ cv. Nó tr l t công vi c m t cách hi u qu . i câu h i “ nh ng đ c ặ ệ ộ ả ờ ệ ả ấ ệ ả ệ b n mô t ừ ả t đ hoàn t ế ể ẩ ả ả ể ộ ệ ủ ả ạ ệ ấ ấ ạ ầ ủ ẩ ệ ệ ầ ữ ộ c đào t o, k t qu thi các môn h c ch ủ ế ủ ạ ạ ượ ủ ế ọ ọ

t. ữ ầ ữ ế ạ ứ ộ ề ọ c. t ngo i ng gì và m c đ v đ c, nghe và vi ề ạ ượ

ứ

t nh ghi t c ký, đánh máy. t và các yêu c u đ c bi ư ệ ặ ầ ặ ố

ệ ở K t qu công vi c đ ế • B ướ Đi u quan tr ng là thu th p thông tin đ y đ đ đ t công vi c vào m t hoàn c nh ả ầ ủ ể ặ ậ ề có liên quan đ n các công vi c khác trong c c u t ch c và thông báo v các m i ố ơ ấ ổ ứ rõ nh t b ng s đ . c miêu t quan h có liên quan. V trí công vi c đ ơ ồ ả ệ ượ ng và nh ng l • Đi u ki n v kinh t ế ữ ề ệ • B công vi c: ả ả ệ ướ Đi u này nghĩa là chuy n nh ng thông tin đã thu th p thành b n mô t ả ể ề nh m m c đích giúp ng ụ ể ườ ằ ả cùng m t b c tranh gi ng nhau và bao quát đ c ph m vi công vi c. ố ộ ứ M c đích công vi c: c khi T i sao l ạ ầ ể phác th o nh ng v n đ còn l ả ữ quay l ả i thay đ i m c đích công vi c sao cho phù h p sau khi đã hoàn thành b n ổ ạ công vi c. mô t ệ ả c 4: Phê chu n b n mô t • B ướ ẩ ả i làm công vi c đó và ng Ng ệ ườ công vi c. văn b n mô t ả ả B n tiêu chu n th c hi n công vi c : ệ ự ẩ B n tiêu chu n cv đ c rút ra t ượ ẩ đi m và công vi c nào c n thi ầ N i dung chính c a b ng tiêu chu n công vi c: Các công vi c r t đa d ng nên các yêu c u c a công vi c cũng r t đa d ng, phong phú. Nh ng yêu c u chung c a b ng tiêu chu n công vi c là: ủ ả - Trình đ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào t o đã qua. - Các môn h c ch y u c a các khoá đ ả t nghi p. y u và t ệ ố ế - Trình đ ngo i ng : c n bi ế ạ ộ - Thâm niên công tác trong ngh và các thành tích đã đ t đ - Tu i đ i ổ ờ - S c kho ẻ - Ngo i hình ạ - Năng khi u đ c bi ệ ế - Hoàn c nh gia đình ả - Tham v ng c u ti n, s thích, nguy n v ng cá nhân. ế ọ - Các tiêu chu n đ c thù khác theo yêu c u c a công vi c. ặ ọ ầ ủ ầ ẩ ệ

Ạ ĐÁNH GIÁ: GIAI ĐO N 4 : D a vào 10 tiêu chu n đ đánh giá phân tích cv. ể ự ẩ

VÍ D C TH Ụ Ụ : Ể H NG D N CÁC B ƯỚ Ẫ Ệ Ế D CH VIÊN NGÂN HÀNG C TI N HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C GIAO ƯỚ Ị

: Ị Ệ Ạ

ị ị ể ế ậ ể ụ ủ ổ ứ ệ ị ầ ế công vi c v trí GDVNH , ph c v công tác t l p b ng mô t ả ả ớ ớ ị ụ ợ ng công b ng. ằ ươ ấ ng lai c a v trí GDVNH. ầ ự ị ủ ị ị ị ả ụ ừ ụ ể ồ ự ộ ụ ị ư ề i ti n hành: (ph thu c vào t ng hoàn c nh c th mà xác đ nh) ườ ế ế

ị ị ệ ơ ồ ủ Ị Ệ Ẩ ị ố ổ ạ ọ ị i tính,tu i,trình đ h c v n… ệ ủ ớ ạ ộ ẩ ậ ữ ệ ộ ọ ấ ứ ộ ệ ỹ ữ ứ Cá nhân:H tên,gi Công vi c: các ho t đ ng,công vi c,m c đ quan tr ng c a các công viêc liên ệ ế Các yêu c u đ i v i GDVNH :nh ng yêu c u v ki n th c chuyên môn ,k ệ ữ ữ ầ ạ ầ

ệ ồ t b s d ng ,h th ng thông tin,quan h đ ng ế ị ử ụ ệ ố ệ

i làm v trí GDVNH ậ i: nh ng ng ữ ị các Ngân hàng trên đ a ườ ở ị

ph ng v n. ẫ ẵ ậ b ng câu h i ỏ ti n hành ỏ ấ ế

Ậ Ữ Ệ ổ ứ ẵ ch c s n sàng : i thi u c a các t ệ ủ ấ ế ch c ngân hàng đ ng ý cho vi c ti n ồ ổ ứ ệ ớ

c m c đích c a d án. ủ ự ườ ụ ỏ ư ả ữ ế ự ấ ể ọ ự ề ồ

i tham gia ph ng v n s n sàng. ả ch c. ổ ứ ợ ể ườ ấ ẵ ể ỏ ả ả ị ậ ả ả I. XÁC Đ NH PH M VI PHÂN TÍCH CÔNG VI C 1. M c đích: ụ Tìm các thông tin liên quan đ n v trí Giao D ch viên ngân hàng(GDVNH) và o d a vào đó đ thi ự ụ ụ tuy n d ng các ng viên phù h p v i yêu c u và m c tiêu c a t ch c. ứ ợ Làm c s đ b trí ,đào t o nhân viên phù h p v i v trí GDVNG ơ ở ể ố ạ o Làm c s đ đánh giá công vi c và xác đ nh c u trúc l ệ ơ ở ể o D đoán nh ng yêu c u trong t ươ ữ o 2. Xác đ nh công vi c : giao d ch viên ngân hàng ệ 3.Ai là ng 4.Th i h n ti n hành d án: (ph thu c vào ngu n kinh phí cũng nh đi u ki n ệ ờ ạ ộ c a nhóm ti n hành d án) ự ế ủ 5.Xác đ nh v trí c a công vi c trong s đ c a NH. ủ II.CHU N B PHÂN TÍCH CÔNG VI C 1.Xác đ nh lo i thông tin mu n thu th p: d li u đ nh tính o ọ o quan đ n GDVNH,tiêu chu n đánh giá công vi c GDVNH ề ế ầ ố ớ o năng,kinh nghi m,thái đ ,tác phong làm vi c,ngo i ng ,nh ng yêu c u khác ộ ệ o M c l ng thích h p ứ ươ ợ Đi u ki n làm vi c(trang thi ệ ề o nghi p....) ệ 2.Ngu n thông tin thu th p: ồ Ngu n con ng ườ ồ o bàn => xác đ nh m u ẫ ị Ngu n phi con ng i: internet,các tài li u ,m u s n có… ồ ệ ườ o 3.Ph ng pháp thu th p thông tin: l p ả ươ ậ III. THU TH P D LI U VÀ PHÂN TÍCH: Làm cho t o -có gi y phép ,gi y gi ấ hành d án.ự i ph ng v n hi u đ -làm cho nh ng ng ể ượ ấ - đ a b ng k ho ch d án cho qu n tr viên ngu n nhân l c c p đi u hành đ h ị ạ thông báo cho nhân viên trong t - xác đ nh th i gian đ a đi m phù h p đ ng ị ờ L p b ng báo cáo. o công vi c v trí GDVNH B ng mô t ệ ị o B ng tiêu chu n th c hi n công vi c ệ ệ ự o IV. ĐÁNH GIÁ TI N TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VI C : ẩ Ế Ệ