SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
KHAI THÁC DỊCH VỤ HỘP
THƯ ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ
(GMAIL) TẠO RA KÊNH
ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Ở
TRƯỜNG THPT LÊ QUÝ ĐÔN
1. Đặt vấn đề:
- Thông tin là huyết mạch của quản lí. Không có thông tin không thể
tồn tại hoạt động quản lí bởi suy cho cùng, chức năng quan trọng bậc nhất
của quản lí là ra quyết định để điều hành tập thể thực hiện đúng kế hoạch
đã đề ra theo tầm nhìn mà nhà quản lí hoạch định..
- Một trong những đặc trưng của thông tin là tính hai chiều. Một
thông tin xác thực phải đảm bảo hai chiều. Thông tin trong nhà trường hiện
nay chủ yếu được truyền đi bởi các kênh: thứ nhất, qua các phương tiện
trực quan ở các bảng, biển ; thứ hai là trong các cuộc họp ; thứ ba là qua
các văn bản tác nghiệp. Thông tin chiều ngược lại cũng chủ yếu qua các
kênh ấy. Không thể phủ nhận hiệu quả tác động của chúng trong quá trình
quản lí nhà trường.
- Tuy vậy, thực hiện các kênh thông tin truyền thống bộc lộ nhiều
nhược điểm: thời gian dành cho hội họp còn nhiều ; văn bản điều hành của
nhà trường in ấn khá tốn kém ; quan hệ công tác trực diện chưa được cải
tiến ; nhận và phản hồi thông tin còn mang tính thủ công. Vì thế chúng tôi
chọn đề tài “Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) để tạo
ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn”.
- Dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) có nhiều chức năng.
Đề tài này chỉ giới hạn khai thác việc gởi nhận thư điện tử, từ đó khai thác
chức năng chuyển nhận thông tin từ trường đến các thành viên và ngược
lại.
3. Cơ sở lý luận:
- Ngày 07/01/2008 Bộ GD-ĐT thông báo kết luận của Phó Thủ
tướng, Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp Ban Chỉ
đạo Công nghệ thông tin (CNTT), Bộ GD-ĐT. Theo đó, 2008-2009 là năm
học CNTT, năm học có ý nghĩa thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong
các cơ sở GD-ĐT.
- Đây là một nhiệm vụ trọng tâm, rất quan trọng, rất có ý nghĩa và
sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo.
- Cần rà soát và có kế hoạch xoá điểm trắng, vùng lõm về Internet,
CNTT (là những nơi đang còn rất yếu kém về ứng dụng CNTT trong
ngành), cho từng cấp học, từng đối tượng, dứt điểm việc kết nối Internet ở
các vùng sâu, vùng xa, miền núi và hải đảo.
(Số tư liệu: 679/TB-BGDĐT – Website Bộ GD&ĐT)
- Ngay đầu năm học 2007 - 2008, thực hiện việc chuyển phát công
văn, tài liệu qua mạng điện tử từ Bộ GD&ĐT đến các sở GD&ĐT, các
trường. Triển khai tin học hoá quản lí đến từng trường phổ thông, cung cấp
mã số thẻ học sinh thống nhất toàn quốc, cung cấp học bạ điện tử cho học
sinh.
- Tăng cường việc tổ chức họp, hội nghị và giảng dạy qua mạng để
tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại, ăn ở.
- Bộ GD&ĐT phát động lấy năm học 2008-2009 sẽ là năm học Công
nghệ thông tin. Vì vậy, trong năm học 2007-2008
-. Triển khai hệ thống thông tin quản lí cấp phòng, sở và Bộ một
cách thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm…
(Số tư liệu: 9584/BGDĐT-CNTT– Website Bộ GD&ĐT)
Ứng dụng CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo đã được ngành
xác định, đề tài này chỉ ứng dụng một nội dung có tính chất cơ bản như đã
nói ở trên.
4.Cơ sở thực tiễn:
- Hiện nay, website của Sở GD&ĐT Quảng Nam (quangnam.edu.vn)
có kênh điều hành tác nghiệp. Những năm qua, kênh này đã có tác dụng rất
lớn trong việc cải cách hành chánh, tiết kiệm thời gian và kinh phí, đảm
bảo thông tin 2 chiều từ cơ quan quản lí nhà nước về giáo dục đến các cơ
sở giáo dục. Tuy nhiên, password của các đơn vị trực thuộc được dùng
chung. Ban giám hiệu, văn thư, giáo vụ … đều dùng mật khẩu chung, bởi
các văn bản chỉ đạo từ Sở chủ yếu là “tác nghiệp”, không upload những
thông tin bí mật.
- Đa số cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường đều đã có địa chỉ
e-mail cho nhu cầu riêng tư của mình, nghĩa là đã biết cách sử dụng hộp
thư điện tử, biết “chat”, biết truy cập internet.
- Hộp thư điện tử không xa lạ với nhiều người trong xã hội, nhất là
giới trẻ.
Kênh điều hành tác nghiệp của Trường THPT Lê Quý Đôn được
hình thành trên cơ sở gợi ý từ kênh điều hành tác nghiệp của Sở đồng thời
khắc phục những hạn chế về tính bảo mật nhất là sử dụng để duyệt đề kiểm
tra (sẽ được nói ở phần sau).
5. Nội dung nghiên cứu:
5.1. Tạo cho mỗi thành viên trong nhà trường có một tài khoản
(username) và một mật khẩu (password) tại dịch vụ hộp thư điện tử
gmail.com:
Đây là hình ảnh tại website của Trường THPT Lê Quý Đôn, giới
thiệu địa chỉ mail của CB-GV-NV.
5.1.1 Tại sao phải chọn dịch vụ gmail.com mà không là
yahoo.com?
+ Xin xem mẫu chuyện sau đây:
Từ mẩu đối thoại…trong phòng hội đồng
- Sao không lập địa chỉ mail cho vui ?
- Lập để làm chi, có ai gởi thư cho mình đâu ?
- Thì bạn bè…hoặc ai đó muốn gởi.
- Lên lớp cái đã.
Cũng hai cô giáo ấy.
- Bày cho mình lập địa chỉ mail với ?
- Sao ?
- Vào trang web Bài giảng Bạch Kim, thấy nhiều giáo án điện tử soạn trên
Power Point hay quá nhưng hắn biểu đăng kí thành viên và phải có địa chỉ
mail hắn mới chịu.
- À ra thế !
Thì ra thế. Chỉ một chút, một cá thể riêng biệt, một nickname không
trùng với một ai trên thế giới ảo đã hình thành.
Nhưng trong hộp thư vẫn trống rỗng. In box chỉ có bức thư tự động
của dịch vụ yahoo hoặc gmail gởi đến. Hi (chào) rồi Welcome. Oai thật.
Hắn chào mình.
… Đến ý tưởng hình thành kênh điều hành tác nghiệp ở trường
THPT ra đời.
Khi đề nghị các thầy cô giáo gởi cho nhà trường địa chỉ thư điện tử
thử nghiệm thì nhận được những nickname hơi lạ:
tuan9779@yahoo.com.vn rồi hoaluulylqd@yahoo.com . Nhà trường chỉ có
một thầy tên Tuấn nhưng người gởi là cô giáo. Trường có nhiều cô tên đẹp:
Hồng Nhung, Kim Liên, Hoa Lài, Trúc Đào… nhưng không có ai tên hoa
lưu ly cả. Chịu. Làm sao nhớ nỗi.
Cũng thông cảm. Vì khi đăng kí dịch vụ yahoo khó có thể được một
nickname như ý. Từ đó nhà trường mới nghĩ đến dịch vụ gmail, một dịch
vụ khó tính nhưng cũng dễ chịu. Khó tính ở chỗ tại một quán Net chỉ có thể
đăng ký 10 nickname. Trường có 70 thầy cô giáo, phải đến những 5,6 quán
Net…, dễ chịu ở chỗ có được nick name nghiêm túc, rõ ràng, vừa ý.
(Bài viết của tác giả Từ website của trường tại địa chỉ:
ischoolnet.qti21.com/lequydon)