
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND
THÀNH PHỐ PHÚC YÊN
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN
Sinh viên thực hiện : DƯƠNG THỊ PHƯƠNG ANH
Mã số sinh viên : 2005QTVB001
Khóa : 2020-2024
Lớp : 2005QTVB
HÀ NỘI - 2024

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là bài cáo cáo tốt nghiệp của tác giả trong thời gian
qua dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến. Các thông tin từ tài liệu, số liệu
được tác giả sử dụng trong đề tài đều có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy và được
trích dẫn nguồn tài liệu tham khảo. Nội dung phân tích, kết quả của đề tài nghiên
cứu là trung thực và chưa được công bố dưới bất cứ hình thức nào.
Tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về đề tài của mình.

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu “ Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi
trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên”, tác
giả đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các cá nhân, tổ chức. Tác giả xin bày tỏ
lòng biết ơn đối với:
Quý Ban Lãnh đạo, Quý thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
nói riêng và Học viện Hành chính Quốc gia nói chung đã truyền đạt cho tác giả các
kiến thức, kỹ năng cần thiết để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình.
Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Đinh Thị Hải Yến -
giảng viên hướng dẫn đề tài nghiên cứu. Trong quá trình nghiên cứu tuy gặp nhiều
khó khăn, nhưng cô vẫn luôn sát sao, định hướng và động viên để tác giả có thể
hoàn thành bài báo cáo của mình một các tốt nhất.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc
Yên đã tạo điều kiện trong suốt quá trình tác giả thực tập và khảo sát tại đơn vị để
tác giả có thể thuận lợi thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho bài báo cáo tốt
nghiệp của mình.
Mặc dù tác giả đã cố gắng nhưng trong quá trình thực hiện vẫn không tránh
khỏi những thiếu sót do kiến thức và kỹ năng nghiên cứu còn hạn chế. Tác giả rất
mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý thầy, cô và những người quan tâm để bổ
sung đề tài hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày tháng năm 2024
CHỦ NHIỆM
Dương Thị Phương Anh

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc
Yên............................................................................................................................. 18
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quá trình tiến hành Sàng lọc .......................................................... 46
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quá trình tiến hành Sắp xếp vật dụng/hồ sơ/tài liệu......................48
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quá trình tiến hành Sắp xếp công việc...........................................48
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp thông tin chung của đối tượng tham gia khảo sát...........19
Bảng 2.2: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sắp xếp....................................24
Bảng 2.3: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sạch sẽ.................................... 28
Bảng 2.4: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Săn sóc....................................30
Bảng 2.5: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sẵn sàng..................................32
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1: Những vấn đề bất cập trong văn phòng dưới góc độ phương pháp 5S.......20
Biểu đồ 2.2: Tần suất thực hiện hoạt động Sàng lọc.................................................21
Biểu đồ 2.3: Tình trạng vật dụng/tài liệu/hồ sơ không dùng đến ( thừa, hỏng, hết hạn,
không có giá trị,..) tại phòng làm việc.......................................................................22
Biểu đồ 2.4: Tần suất thực hiện hoạt động Sắp xếp..................................................23
Biểu đồ 2.5: Thời gian tìm kiếm vật dụng/tài liệu/hồ sơ.......................................... 27
Biểu đồ 2.6: Mức độ tham gia hoạt động vệ sinh phòng làm việc........................... 27
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Hình ảnh minh họa cho cây cau tiểu trâm.................................................25
Hình 2.2. Hình ảnh minh họa cho cây cau trầu bà leo.............................................. 25
Hình 3.1. Mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành
phố Phúc Yên............................................................................................................. 41

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
Chữ viết tắt
Chữ viết đầy đủ
1
UBND
Ủy ban nhân dân
2
HĐND
Hội đồng nhân dân
3
NXB
Nhà xuất bản
4
CB
Cán bộ
5
CC
Công chức