Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ

VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn : THS. TRẦN THỊ PHƢƠNG THÚY

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN KHÁNH HUYỀN

Mã số sinh viên : 1705QTVC023

Khóa : 2017-2021

Lớp : 1705QTVC

HÀ NỘI - 2021

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và hƣớng dẫn sát sao của

Giảng viên hƣớng dẫn, các thầy/cô trong khoa Quản trị Văn phòng và Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đã giúp tác giả hoàn

thành đề tài.

Với năng lực nghiên cứu và thời gian có hạn, bài nghiên cứu của tác giả có

những điểm còn chƣa hợp lý, giải quyết vấn đề chƣa logic. Vì vậy rất mong nhận

đƣợc sự góp ý, bổ sung của Quý thầy cô để bài nghiên cức đƣợc hoàn thiện và có

giá trị thực tiễn hơn nữa.

Tác giả xin trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của chính tác giả. Các nội dung và

kết quả trong bài báo cáo này là trung thực, chƣa công bố dƣới bất kỳ hình thức nào

trƣớc đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét,

đánh giá đƣợc chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần

tài liệu tham khảo. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tác giả xin hoàn toàn

chịu trách nhiệm về nội dung bài nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày 06 tháng 04 năm 2021

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1 1. Lí do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục tiêu của nghiên cứu .......................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................... 3 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................ 3 6. Phƣơng pháp nghiên cứu .......................................................................... 3 7. Nội dung đề tài ......................................................................................... 4

Chƣơng 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG ................................................. 5 1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện .......................................................... 5 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản .................................................................... 5 1.1.2. Quy trình về tổ chức sự kiện .............................................................. 6 1.1.3. Các loại hình sự kiện ........................................................................ 11 1.1.4. Vai trò của tổ chức sự kiện ............................................................... 13 1.2. Khái quát chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng ................................................................ 14 1.2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty ................... 14 1.2.2. Lĩnh vực hoạt động ........................................................................... 16 1.2.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 18 1.2.4. Mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển .............................................. 20 Tiểu kết ....................................................................................................... 21

Chƣơng 2. HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG ............................................................................................... 22 2.1. Sự kiện kinh doanh .............................................................................. 22 2.1.1. Các loại hình sự kiện kinh doanh của công ty .................................. 22 2.1.2. Quy trình tổ chức sự kiện kinh doanh .............................................. 23 2.1.3. Doanh thu sự kiện kinh doanh .......................................................... 28 2.2. Sự kiện thƣờng niên............................................................................. 31 2.2.1. Các loại hình sự kiện thƣờng niên của công ty ................................ 31

2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện thƣờng niên ............................................. 32 2.2.3 Nội dung, mục đích tổ sự kiện thƣờng niên ...................................... 35 2.3. Live show âm nhạc .............................................................................. 36 2.3.1. Số lƣợng và loại hình ........................................................................ 36 2.3.2. Quy trình tổ chức live show âm nhạc ............................................... 37 2.3.3. Mục đích ........................................................................................... 41 Tiểu kết ....................................................................................................... 42

Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG .......................... 43 3.1. Nhận xét, đánh giá ............................................................................... 43 3.1.1. Ƣu điểm ............................................................................................ 43 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................. 45 3.1.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 46 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng ...................... 47 3.2.1. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện kinh doanh .................................................................................................. 47 3.2.2. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện thƣờng niên ................................................................................................. 49 3.2.2. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức live show âm nhạc ............................................................................................. 51 Tiểu kết ....................................................................................................... 53

KẾT LUẬN ...................................................................................................... 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 56 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 57

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lí do chọn đề tài

Tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề đang phát triển mạnh

mẽ ở Việt Nam trong những năm gần đây, đồng thời cũng là 1 hoạt động

không thể thiếu trong đời sống, xã hội, kinh tế con ngƣời. Đối với mỗi cơ

quan, tổ chức hoạt động tổ chức sự kiện góp phần thúc đẩy sự phát triển của

doanh nghiệp, thu hút vốn đầu tƣ, tăng hiệu quả truyền thông và marketing…

Nắm bắt đƣợc những ƣu thế đó, các doanh nghiệp trong nƣớc và nƣớc ngoài

luôn đề cao vai trò và đề ra những định hƣớng khác nhau cho hoạt động tổ

chức sự kiện của doanh nghiệp mình.

Sự kiện đƣợc xem nhƣ một kênh kết nối khoảng cách giữa doanh nghiệp

với khách hàng. Đồng thời sự kiện là dịp tốt để khách hàng biết nhiều hơn về

doanh nghiệp, Có thể thấy, ngoài những cách quảng cáo, tiếp thị thì tổ chức sự

kiện là cách chính là kênh quảng bá thƣơng hiệu đánh bóng tên tuổi doanh

nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Với mong muốn đem lại cho khách hàng những sự kiện tốt nhất với chi

phí phù hợp. Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng một trong những Công ty cung cấp sản phẩm trong lĩnh vực tổ chức sự

kiện và liveshow âm nhạc với thƣơng hiệu Trống Đồng show. Trống Đồng tự

hào là một hệ thống có trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng hiện đại, kĩ thuật ghi

hình tiên tiến nhằm đáp ứng yêu cầu của mọi đối tuợng khách hàng. Với mục

tiêu “Mang âm nhạc tới quảng đại quần chúng”, vậy nên ngay từ khi thành lập

Trống Đồng không ngừng nỗ lực xây dựng một hệ sinh thái âm nhạc khép kín

với điểm nhấn là các liveshow âm nhạc, sự kiện giải trí và các sản phẩm âm

nhạc.

Trong tình hình nền kinh tế trong nƣớc và thế giới có nhiêu biến động

đồng thời dƣới tác động của đại dịch Covid 19, Trống Đồng đã có những bƣớc

đi và định hƣớng phù hợp nhằm thích nghi và phát triển trong thị trƣờng đầy

cạnh tranh. Dịch Covid 19 đã và đang gây ra những khó khăn không nhỏ cho

lĩnh vực tổ chức sự kiện, event, tuy nhiên với tầm nhìn chiến lƣợc cùng với đội

ngũ ban lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên năng động, sáng

tạo, hứa hẹn sẽ tạo nên một Trống Đồng bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trong

thời gian tới.

Với mong muốn nâng cao kiến thức của bản thân về hoạt động tổ chức

sự kiện để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động tổ chức sự

kiện tại Công ty. Vì vậy, tác giả chọn đề tài: “Hoạt động tổ chức sự kiện tại

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng” làm đề

tài nghiên cứu của mình.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong tiến trình phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Đã có rất nhiều công trình khoa học nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện.

Những công trình gồm: Nghiên cứu lí luận về sự kiện, nghiên cứu về tổ chức lễ

hội, nghiên cứu giải pháp về nâng cao hiệu quả trong tổ chức sự kiện… Có thể

kể đến một số công trình sau:

Tác giả Lƣu Văn Nghiêm đã viết cuốn “Tổ chức sự kiện” [6], công trình

khái quát những vấn đề cơ bản và quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện.

Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thƣờng xuyên hàng ngày trong đời sống

kinh tế xã hội trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến

phức tạp.

Tác giả Nguyễn Thị Mỹ Thanh cũng xuất bản cuốn giáo trình “Quản trị

sự kiện và lễ hội” [9], công trình đã có cách một tiếp cận mới đi sâu nghiên

cứu những kiến thức lý luận về quản trị sự kiện và lễ hội, các hoạt động kỹ

năng quản trị, cùng các kỹ năng hoạt động về tổ chức sự kiện – một lĩnh vực

còn rất mới mẻ nhƣng đầy triển vọng ở Việt Nam.

Bên cạnh đó, có rất nhiều bài viết viết về công tác tổ chức sự kiện in trên

các bài báo, tạp chí, các luận văn, luận án, các cuộc tọa đàm, hội thảo của quốc

gia nhƣ công trình: “Quản trị trong tổ chức sự kiện” của tác giả Nguyễn Mỹ

Ngọc Chân [4] và “Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty

TNHH Truyền thông Mật Mã” của tác giả Hồ Thị Thanh Thủy [10]… Đây

chính là những nguồn tài liệu quý đề tác giả đề tài kế thừa và hệ thống hóa cơ

sở lý thuyết cho bài nghiên cứu. Và giới hạn đƣợc phạm vi, đối tƣợng, mục

đích nghiên cứu của đề tài “Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH

Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng”.

3. Mục tiêu của nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tế hoạt động tổ chức sự

kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng,

mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:

- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự

kiện tại công ty

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vạ và Truyền thông Trống Đồng

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức

sự kiện đồng thời thúc đẩy sự phát triển của Công ty.

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

* Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian: Khảo sát từ năm 2015 - 2021

- Không gian: hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại

Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

- Phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin: Thu thập trên sách, báo, tạp

chí, giáo trình mạng internet… Từ đó sàng lọc những thông tin hữu hiệu, phù

hợp với đề tài nghiên cứu, bao gồm các thông tin có liên quan đến hoạt động tổ

chức sự kiện và thực trạng ngành nghề tổ chức sự kiện của nƣớc ta hiện nay

- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích và tổng hợp các tài liệu

liên quan đến đề tài để chắt lọc nguồn thông tin chính xác, ngắn gọn, đầy đủ và

xúc tích

- Thu thập thông tin, xin số liệu, tìm hiểu thông qua cán bộ trong công ty

nhằm phản ánh chính xác và thực tế hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty

- Phỏng vấn cán bộ của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền

thông Trống Đồng nhằm thu thập và trích dẫn nguồn thông tin thực tế phục vụ

cho bài nghiên cứu

- Phƣơng pháp quan sát, ghi chép thông tin thống kê, phân tích và rút ra

kinh nghiệm cho bản thân góp phần nâng cao kiến thức thực tế của bản thân

để từ đó xây dựng lối hành văn logic, thống nhất giúp cho bài nghiên cứu đƣợc

hoàn chỉnh và trình bày vấn đề nghiên cứu một cách khoa học

7. Nội dung đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài nghiên cứu gồm 3 chƣơng:

Chương 1: Lý luận chung về hoạt động tổ chức sự kiện và khái quát về

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chương 2: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại

Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa của hoạt động tổ

chức sự kiện tại Công ty

Chƣơng 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ

VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG

1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện

1.1.1. Một số khái niệm cơ bản

- Sự kiện: Theo từ điển tiếng Việt, “Sự kiện” đó là sự việc có ý nghĩa

quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội [14].

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì “sự kiện” là một hiện

tƣợng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện [12]. Ví dụ

khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có

thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng

khoán…

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam “sự kiện” đó là các

hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ: thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội,

hội thảo, hội nghị, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ

thông xe cầu đƣờng, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ cất nóc công

bố các dự án bất động sản ...[16]

Tổ chức sự kiện: hay còn đƣợc gọi là tổ chức Event là các hoạt động

đƣợc tổ chức thông qua các hội nghị hội thảo trong lĩnh vực kinh doanh,

thƣơng mại, giải trí, xã hội, văn hóa. Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tƣởng,

sáng tạo mới mẻ và lên kế hoạch chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế

hoạch đề ra một cách chu toàn nhất từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tƣởng

cho đến khi nó kết thúc, nhằm truyền đạt những thông điệp mà ngƣời tổ chức

sự kiện muốn truyền đến khách hàng của họ [15].

- Công ty trách nhiệm hữu hạn: là loại hình doanh nghiệp có tƣ cách

pháp nhân, đƣợc thành lập và tồn tại độc lập đối với những chủ thể sở hữu nó.

Trên phƣơng diện pháp luật công ty là pháp nhân, chủ sở hữu công ty là thể

nhân với các nghĩa vụ và quyền tƣơng ứng với quyền sở hữu công ty [7].

Có 2 loại công ty TNHH: Công ty TNHH 1 thành viên và Công ty

TNHH 2 thành viên trở lên.

+ Công ty TNHH 1 thành viên là: 1 hình thức đặc biệt của công ty tnhh

do một tổ chức hay một cá nhân là chủ sở hữu chịu toàn bộ trách nghiệp trƣớc

pháp luật

+ Công ty TNHH 2 thành viên là: có 2 thành viên trở lên và không vƣợt

quá 50 thành viên chịu toàn bộ trách nghiệm trƣớc pháp luật

1.1.2. Quy trình về tổ chức sự kiện

Tác giả Nguyễn Thị Mỹ Thanh [9] đã xây dựng quy trình tổ chức sự

kiện đƣợc thành các giai đoạn cụ thể nhƣ sau:

Thứ nhất, Lập kế hoạch cho sự kiện

Tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau và

chịu sự chi phối của rất nhiều các yếu tố ảnh hƣởng. Do vậy công tác tổ chức

sự kiện đòi hỏi phải có một hệ thống kế hoạch đầy đủ, chi tiết và thống nhất

cho toàn bộ các quá trình, các hoạt động có liên quan. Nhƣ vậy, đối với mọi sự

kiện từ lớn đến nhỏ, nhất thiết đều cần đến việc lập kế hoạch. Nghiên cứu về tổ

chức sự kiện không thể không nghiên cứu các nội dung liên quan đến lập kế

hoạch.

Để lập đƣợc kế hoạch cho sự kiện trƣớc hết phải xác định mục đích của

hoạt động cần tổ chức là gì mới có thể lên ý tƣởng đúng chủ đề và chính xác từ

khâu sáng tạo ý tƣởng cho đến khi hoàn thành. Sau đó, cần đề ra những mục

tiêu mong muốn của hoạt động nhƣ: Tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, gia

tăng doanh số, truyền bá thƣơng hiệu, mở rộng mối quan hệ, mở rộng thị

trƣờng,…; Xây dựng thông điệp; Xác định thời gian tổ chức và địa điểm phù

hợp với hoạt động; Dự tính ngân sách phù hợp với ngân sách tránh tình trạng

lãng phí mà lại không mang đến hiệu quả cho hoạt động; Thiết lập hệ thống

thời gian phân bỏ công việc theo từng hạng mục, và thời lƣợng chƣơng trình.

Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót chậm trễ kế

hoạch dẫn đến những hậu quả không may…. từ đó sẽ xây dựng đƣợc kế hoạch

chi tiết cho sự kiện.

Thứ hai, Xây dựng chiến lược marketing cho sự kiện

Marketing cho sự kiện là một phƣơng thức quảng bá thƣơng hiệu của

doanh nghiệp thông qua các sự kiện. Tại đây khách hàng có thể nhìn, ngắm,

nghe, sờ, nếm thử, trải nghiệm… sản phẩm/dịch vụ của công ty. Mục tiêu là

tăng độ nhận diện của các nhãn hàng, phủ sóng thƣơng hiệu và tạo mối liên kết

với khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách hàng trung thành của thƣơng

hiệu.

Philip Kotler đã viết rằng: “Trong thế giới phức tạp ngày nay, tất cả

chúng ta đều phải am hiểu marketing. Khi bán một chiếc máy bay, tìm kiếm

việc làm, quyên góp tiền cho mục đích từ thiện hay tuyên truyền một ý tƣởng,

chúng ta đã làm marketing… Marketing liên quan đến lợi ích của mỗi ngƣời

chúng ta trong suốt cả cuộc đời”. Theo đó, phạm vi sử dụng của marketing rất

rộng rãi, marketing liên quan đến nhiều lĩnh vực. Trong hoạt động tổ chức sự

kiện, marketing là cơ sở giúp cho nhà tiếp thị có khả năng thuyết phục các nhà

tài trợ rằng sự kiện là sự đầu tƣ marketing xứng đáng, hơn nữa khách hàng –

đối tƣợng chính mà các sự kiện hƣớng đến họ có vô vàn những hoạt động giải

trí cho họ lựa chọn. Điều này có nghĩa rằng, sự kiện phải thật đặc biệt, mang

cho khách hàng sự hài lòng và đáp ứng nhu cầu giải trí của họ [11].

Thứ ba, Quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện

Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức đƣợc xem là một dự án và phải quản trị theo

trình tự tiến trình, gồm các giai đoạn nhƣ: khởi động, lập kế hoạch, triển khai

thực hiện kế hoạch, tổ chức sự kiện và kết thúc sự kiện. Một dự án sự kiện

chứa đựng chuỗi những nhiệm vụ và công việc phức tạp có liên quan chặt chẽ

với nhau. Quản trị sự kiện nói cách khác chính là hệ thống chi tiết trình tự

những công việc cần phải làm theo thời gian, kể từ giai đoạn đầu nhƣ lên ý

tƣởng cho sự kiện đến khi kết thúc sự kiện. Mỗi công việc trong quản trị dự án

sự kiện luôn có liên quan chặt chẽ với nhau trong vòng đời của một dự án sự

kiện hoàn chỉnh.

Trong quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện phải có kế hoạch đối

phó với những rủi ro trong khi tổ chức sự kiện để kịp thời xử lý các tình huống

phát sinh nhƣ: Xác định sai về đối tƣợng, khách hàng mục tiêu của buổi sự

kiện; Thiết kế, bài trí không gian không phù hợp với phong cách và không khí

của buổi sự kiện; Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ; Thiết kế cơ cấu

nhân sự không hiệu quả; Không gian tổ chức không phù hợp với lƣợng ngƣời

tham gia; Rủi ro do các yếu tố môi trƣờng: gồm môi trƣờng tự nhiên: mƣa,

gió, bão, động đất, … và môi trƣờng văn hóa - xã hội: thói quen, cách ứng xử

của ngƣời tham gia sự kiện - Môi trƣờng chính trị - pháp luật: thủ tục, giấy tờ

cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,…

Thứ tư, triển khai thực hiện dự án sự kiện

Triển khai thực hiện dự án sự kiện là toàn bộ các khâu nhƣ: chủ đề, thiết

kế sự kiện, kịch bản sự kiện, tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện;

quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn;

tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch; Thực hiện các

hoạt động phụ trợ các chƣơng trình giải trí, giao lƣu ví dụ nhƣ giao lƣu văn

nghệ, bốc thăm trúng thƣởng; Tổ chức phục vụ lƣu trú và vận chuyển trong sự

kiện nếu đƣợc yêu cầu… Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu

đƣợc đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện… Tất cả

các hoạt động đều sẽ đƣợc ngƣời tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và

quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng

khách hàng cùng khách mời

Hoạt động hậu cần trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là những công việc

nhỏ nhặt phía sau hậu trƣờng. Theo các nhà tổ chức sự kiện, hậu cần không chỉ

là những công việc nhỏ làm trƣớc khi bắt đầu sự kiện mà còn bao gồm các

hạng mục phức tạp khác diễn ra xuyên suốt sự kiện mà từ đó giúp chƣơng trình

thành công. Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên kết trong khi sự kiện

đƣợc triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các yếu tổ chức, nguồn lực đƣợc

đảm bảo để chƣơng trình sự kiện đƣợc tiến hành theo đúng mục tiêu đặt ra.

Thứ năm, Kết thúc và đánh giá sự kiện

Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu

sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau

rút kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình ban tổ chức sự

kiện chỉ ra đƣợc những thiếu sót, những sai lầm mà chƣơng trình mắc phải và

từ đó đúc kết đƣợc kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc đánh giá,

tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần đƣợc thực hiện một

cách nghiêm túc và chính xác.

Đánh giá tổ chức sự kiện nên đƣợc thực hiện ngay lập tức sau khi sự

kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu

sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ.

Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi chƣơng trình kết thúc sẽ

dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi

trƣớc. Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong

ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết.

Sự kiện đƣợc xem nhƣ một hình thức hoạt động văn hóa cộng đồng tập

trung, phố biến trong mỗi cơ quan tổ chức. Những sự kiện muôn màu muôn

sắc, trải rộng trên nhiều lĩnh vực, với số lƣợng và quy mô phong phú. Mỗi sự

kiện khác nhau tại mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp khác nhau sẽ có những

quy trình tổ chức sự kiện riêng.

Về quy trình tổ chức sự kiện, tác giả Cao Minh Hải [5] lại có cách tiếp

cận rất khác, ông coi sự kiện gắn liền với các lễ hội là một đặc trƣng trong văn

hóa Việt Nam. Theo tác giả thì tổ chức sự kiện đƣợc phân thành 4 giai đoạn

bao gồm: Định hình sự kiện, lập kế hoạch tổ chức sự kiện, dàn dựng sự kiện và

kết thúc sự kiện.

Bước một, Định hình sự kiện

Định hình sự kiện là giai đoạn đầu tiên, xác định những vấn đề cơ bản

nhất cho việc hình thành một dự án tổ chức sự kiện. Định hình sự kiện chính là

việc đặt sự kiện vào trong bối cảnh sự kiện xác định, “Bối cảnh sự kiện” là tất

cả những gì đang diễn ra trong môi trƣờng, xoay quanh sự kiện từ kinh tế,

chính trị, dƣ luận, không khí xa hội, văn hóa đời sống cộng đồng… để từ đó

nắm bắt thông tin khách quan, toàn diện, xây dựng lên ý tƣởng sự kiện, sau khi

có ý tƣởng sự kiện cần phối hợp với các bên liên quan để nghiên cứu, thống

nhất và lên chƣơng trình ban đầu cho sự kiện.

Thực tế, đến khi sự kiện diễn ra có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hƣởng

đến sự kiện làm chƣơng trình phải thay đổi vào phút chót từ đó làm đảo lộn

chƣơng trình vốn đƣợc lên kế hoạch chặt chẽ từ trƣớc. Mặt khách trong giai

đoạn này, vốn chƣa có những thông tin đầy đủ về marketing, truyền thông, tài

chính và những yếu tố rủi ro làm ảnh hƣởng đến khung chƣơng trình. Vì vậy

chƣơng trình chỉ ổn định tƣơng đối khi có kế hoạch cụ thể và đƣợc thực hiện

một cách cơ bản bởi các hợp đồng pháp lí.

Bước hai, Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là hoạch định chi tiết và sắp xếp thời gian

theo lịch trình tiến độ cho các phần việc khác nhau, nhằm thực hiện đƣợc các

mục tiêu và mục đích cuối cùng vào thời điểm diễn ra sự kiện đã định trƣớc.

Quá trình lập kế hoạch cho sự kiện đƣợc coi là giai đoạn nghiên cứu khả

thi, tùy theo từng sự kiện cần thu thập thông tin đầy đủ về các yếu tố nhƣ: Kinh

phí, quản lí sự kiện, mục đích tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh hƣởng đến sự

kiện…Đây là giai đoạn gần nhƣ đồng thời phải giải quyết nhiều công việc,

phối hợp thực hiện để sự kiện thành công. Lập kế hoạch sự kiện cần tiến hàng

theo trình tự các bƣớc: Dự toán ngân sách sự kiện, vận động tài trợ, nguồn

nhân lực sự kiện, marketing cho sự kiện, kế hoạch hậu cần cho sự kiện, các

vấn đề pháp lí cho sự kiện.

Bước ba, Dàn dựng sự kiện

Dàn dựng sự kiện là triển khai sự kiện trên thực tế, dựa theo các kế

hoạch, chƣơng trình đề ra, trong một khoảng thời gian và không gian nhất

định. Khi điều phối dàn dựng sự kiện, cần chú ý đến một loạt các sự việc cụ

thể và chi tiết sau: xử lí không gian, địa điểm; đón khách, xử lí sân khấu, xử lí

thiết bị điện, xử lí âm thang, ánh sáng…

Bước bốn, Kết thúc sự kiện

Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra

những kinh nghiệm xƣơng máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn

mất quá nhiều thời gian nhƣng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua

từng chiếc sự kiện.

Sau khi sự kiện kết thúc, cần thực hiện một số công việc cụ thể nhƣ sau:

Thu dọn hiện trƣờng; Trả vật dụng thuê mƣợn; Thanh toán tiền cho nghệ sỹ,

nhà cung cấp; Làm báo cáo tổng kết tài chính; Đánh giá chung sau sự kiện;

Mức độ truyền tải của thông điệp, concept qua Event (qua thông điệp, slogan,

cách bài trí, hoạt động…,); Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch

và thực tế (thực hiện theo kế hoạch ban đầu)

So sánh cách xây dựng quy trình của các tác giả đều nhận thấy có nhiều

bƣớc cơ bản giống nhau, tổng hợp gồm: công tác chuẩn bị; tiến hành sự kiện

và kết thúc sự kiện. Tuy nhiên với các loại hình sự kiện kinh doanh thì các

bƣớc cụ thể sẽ nhiều hơn, chi tiết hơn, phức tạp hơn. Công ty TNHH Thƣơng

mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng cũng là một doanh nghiệp tổ chức

nhiều loại hình sự kiện khác nhau trong đó có cả sự kiện kinh doanh và sự kiện

nội bộ. Vì vậy việc khảo sát các quy trình sẽ căn cứ vào loại hình để đánh giá.

1.1.3. Các loại hình sự kiện

Nghiên cứu cách phân loại sự kiện của các tác giả viết sách, giáo trình

giảng dạy cũng nhƣ tham khảo trên các trang quảng cáo của các doanh nghiệp

kinh doanh tổ chức sự kiện và thực tế... có thể phân loại nhƣ sau:

* Theo quy mô

Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng lớn ở phạm vi quốc

gia, quốc tế, thƣờng có sự tham gia của nhiều ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện

khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú.

Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng hẹp (thƣờng giới

hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thƣờng có sự

tham gia của ít ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động

ít…

* Theo lãnh thổ: Có thể chia thành: sự kiện địa phƣơng, sự kiện của một

vùng, sự kiện quốc gia, sự kiện quốc tế.

* Theo thời gian: Căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành

sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày; Theo tính mùa vụ có thể chia thành sự

kiện thƣờng niên diễn ra vào các năm thƣờng vào những thời điểm nhất định;

sự kiện không mang tính quy luật, không có hiện tƣợng lặp lại ở các năm.

* Theo hình thức và mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự

kiện, vì hình thức tổ chức sự kiện thƣờng phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên

nó thƣờng đi liền với nhau. Bao gồm:

- Sự kiện kinh doanh (Bussiness event): là những sự kiện có liên quan

đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Gồm: Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Nhƣ kỷ niệm

ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty; Sự kiện gây quỹ (Fundraising

events); Triển lãm (Exhibitions); Hội chợ thƣơng mại (Trade fairs); Sự kiện

liên quan đến bán hàng (Workshops); Sự kiện liên quan tới marketing

(Marketing events); Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại

(Promotional events); Sự kiện tung thƣơng hiệu, sản phẩm (Brand and product

launches); Hội nghị khách hàng, giao lƣu, gặp gỡ (Customers Meetings;

Customers Conferences, Conventions); Các loại hội nghị thƣờng niên: tổng kết

các kỳ, đại hội cổ đông; Lễ khai trƣơng, khánh thành, động thổ; Các sự kiện

khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Sự kiện giáo dục kho h c Hội thảo, hội nghị (Education/ Training

Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn

thuyết, chuyên đề, hội thảo du học; Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội

giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc; Các trò

chơi (game show) mang tính giáo dục

- Sự kiện v n h truyền thống: Lễ hội truyền thống (Traditional

festival events); Cƣới hỏi; Ma chay; Mừng thọ; Sinh nhật; Social and cultural

events: Event văn hoá xã hội; Giao lƣu văn hóa; Các lễ kỷ niệm truyền thống

khác: nhƣ họp đồng hƣơng, kỷ niệm ngày thành lập…

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí Entertainment events: Event

giải trí; Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội

diễn sân khấu chuyên nghiệp…); Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn

sống, liveshow; Festive events: Event lễ hội; Triển lãm nghệ thuật; Biểu diễn

nghệ thuật; Khai trƣơng: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc; Biểu diễn từ thiện,

biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…

- Sự kiện thể thao: Thi đấu; Hội thi, hội khỏe; Đón tiếp, chào mừng,

báo công, tiễn đoàn; Giao lƣu thể thao

- Sự kiện chính thống: (Government events): Loại sự kiện thƣờng có

những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tƣ sự kiện chính là các cơ quan

nhà nƣớc. Gồm: Tổng kết; Khen thƣởng, tuyên dƣơng; Phát động phong trào;

Hội thảo, hội nghị; Họp báo; Hội nghị hiệp thƣơng; Đón tiễn…

- Sự kiện truyền thông là các sự kiện có tính truyền thông cao, thƣờng

do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tƣ sự kiện, hoặc có

sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.

Bao gồm: Lễ ghi nhận thƣơng hiệu; Thu hút nhà tài trợ; Kỷ niệm; Gây

quỹ; Phát động phong trào; Họp báo, thông cáo báo chí…

Cách phân loại sự kiện nhƣ trên cũng chỉ mang tính tƣơng đối, Trong

thực tế còn có rất nhiều các sự kiện nhỏ đƣợc tổ chức trong gia đình hoặc các

tục lệ của ngƣời dân tộc thiểu số mà ở đây chƣa liệt kê đến.

1.1.4. V i trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện có vai trò đặc biệt quan trọng với mỗi cơ quan, tổ chức,

góp phần quảng bá thƣơng hiệu và văn hóa doanh nghiệp, tăng hiệu quả truyền

thông, marketing, xây dựng tệp khách hàng mới…Tổ chức sự kiện đóng vai trò

nhƣ một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng

sau nghiên cứu thị trƣờng và quảng cáo [10]. Các doanh nghiệp tổ chức sự

kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thƣơng hiệu của mình từ đó

giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công sẽ nó tạo ra đƣợc những tác động truyền thông

hiệu quả đến với những ngƣời đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có

thể làm suy giảm giá trị cũng nhƣ hình ảnh thƣơng hiệu đối với công chúng.

Đối với doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ tăng cƣờng tối ƣu hiệu ứng từ

truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tƣợng khách hàng mục

tiêu; Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu, sản phẩm, dịch vụ;

Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, ngƣời tiêu

dùng, khách hàng, truyền thông đối với thƣơng hiệu hay sản phẩm của một

công ty, đơn vị, tổ chức nào đó; Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia

tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối… Mỗi sự kiện

đƣợc tổ chức góp phần phản ánh và quảng bá văn hóa doanh nghiệp tới khách

hàng từ đó góp phần mở rộng chuỗi khách hàng và tăng số lƣợng nhà đầu tƣ và

đối tác cho công ty, doanh nghiệp; Hoạt động tổ chức sự kiện góp phần tạo ra

doanh thu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời đối với những doanh

nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì đó còn là định hƣớng trong

chiến lƣợc phát triển doanh nghiệp lâu dài; Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức thành

công sẽ tạo ra đƣợc tiếng vang lớn trong thị trƣờng và tăng ấn tƣợng với khách

hàng về thƣơng hiệu của công ty từ đó giúp hoạt động kinh doanh trở nên hiệu

quả hơn, tăng lợi nhuận và góp phần mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng [1].

1.2. Khái quát chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Dịch

vụ và Truyền thông Trống Đồng

1.2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển củ Công ty

Với mong muốn đem nghệ thuật truyền thống đến gần hơn với quần

chúng nhân dân, vì lẽ đó Trống Đồng Arts đã ra đời. Với tên gọi Trung tâm

nghệ thuật Trống Đồng, qua hàng trăm khóa học, trung tâm đã đào tạo ra nhiều

học viên ƣu tú và giành giải thƣởng tại các cuộc thi lớn. Hƣớng đến đối tƣợng

là các Học viên lớn tuổi và đa số đã về hƣu, ban lãnh đạo Trung tâm mong

muốn xây dựng một hệ sinh thái nghệ thuật hoàn toàn khép kín. Trung tâm đào

tạo thanh nhạc cơ bản, thu âm bài hái và ghi hình, quay MV ca nhạc, cafe ca

nhạc… đó là tất cả những sản phẩm mà mỗi Học viên khi tham gia khóa học

tại Trung tâm đều đƣợc trải nghiệm

Phim quảng cáo hay còn gọi là TVC, video quảng cáo, phim giới thiệu

doanh nghiệp, chính là một hình thức truyền thông phổ biến vô cùng phong

phú và xúc tích, là một dạng video đƣợc dàn dựng sản xuất. TVC quảng cáo

lƣu hành trên những phƣơng tiện truyền thông đại chúng khác nhau có thời

lƣợng từ 1-3 phút nhằm truyền tải một thông điệp, sản phẩm - dịch vụ đến thị

trƣờng. Làm phim quảng cáo mang lại hiệu quả rất cáo trong chiến lƣợc quảng

bá thƣơng hiệu. Với ý nghĩa đó, Trống Đồng Media đã cho ra đời dịch vụ làm

phim quảng cáo TVC doanh nghiệp, uy tín, chuyên nghiệp bậc nhất ở Hà Nội

Kể từ ngày thành lập 08/09/2015 cho đến giờ, Trong dong Media service

trading company limited (Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền

thông Trống Đồng) luôn tự hào với đội ngũ đạo diễn hùng hậu, đội ngũ quay

phim, xử lý hậu kỳ đƣợc đào tạo bài bản, dày dặn kinh nghiệm làm việc tại các

doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau.

Hiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng gồm bốn lĩnh vực kinh doanh gồm: Trống Đồng Arts, Trống Đồng

Media, Cafe ca nhạc Trống Đồng, Trống Đồng show hoạt động tại ba cơ sở

của Công ty bao gồm:

- Số 1 đƣờng Nhuệ Giang, phƣờng Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, Hà Nội

- Số 6 ngõ 157 Pháo Đài Láng, phƣờng Láng Thƣợng, Đống Đa, Hà Nội

- Số 4, ngõ 24 Đào Tấn, phƣờng Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng có

đội ngũ giảng viên thanh nhạc, quản lí đào tạo, ekip đạo diễn - DOP - Biên

kịch - Biên tập - Quay phim - Hậu kỳ - Tổ chức sản xuất theo tiêu chuẩn điện

ảnh cao cấp của Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệp và liên tục cải tiến, đổi

mới ý tƣởng theo xu hƣớng quảng cáo và chất lƣợng quốc tế. Công ty phục vụ

đƣợc mọi nhu cầu từ khách hàng đơn lẻ (cửa hàng, nhà hàng, doanh nghiệp

nhỏ) tới các tập đoàn, các tổ chức lớn trên toàn quốc

Trống Đồng show – nơi cảm xúc hòa cùng âm nhạc, các sự kiện mà

Trống Đồng show tổ chức hƣớng đến các sự kiện về âm nhạc – giao lƣu nghệ

thuật – giải trí. Tổ chức sự kiện là một trong những chiến lƣợc kinh doanh mà

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng luôn chú

trọng và đặt lên hàng đầu. Tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng giúp: Giúp gia

tăng sự chú ý của khách hàng đối với thƣơng hiệu, là kênh phát triển dịch vụ,

sản phẩm của doanh nghiệp. Mỗi năm Công ty tổ chức từ 60-100 sự kiện trong

đó đa dạng về các loại hình sự kiện, quy mô sự kiện nhìn chung ở phân khúc

vừa và nhỏ, đối tƣợng các sự kiện hƣớng đến đa phần là nhân viên trong công

ty, đối tác, nhà đầu tƣ, khách mời…

Công ty TNHH Trống Đồng đã xây dựng và triển khai quy trình làm

việc rất bài bản: sau khi tiếp nhận và khảo sát yêu cầu của khách hàng, công ty

sẽ tiến hành thu thập, phân tích cũng nhƣ định hƣớng cấp độ thông tin, tiếp đó

tùy theo nhu cầu khách hàng Công ty sẽ có những định hƣớng và giải pháp phù

hợp.

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và truyền thông Trống Đồng, là

công ty với lĩnh vực hoạt động phong phú bao gồm: Đào tạo thanh nhạc, tổ

chức các game show về âm nhạc và sự kiện với quy mô lớn, quay MV, ghi

hình quảng cáo, TVC, thu âm ca khúc, đào tạo các loại hình nghệ thuật nhƣ

múa, khiêu vũ … “ Trống Đồng khát khao bùng cháy vƣơn lên” đó là mục tiêu

đồng thời cùng là điệp khúc trong bài hát “ Trống Đồng ca” thể hiện niềm tin

và khát vọng của những con ngƣời luôn nỗ lực và cống hiến hết mình cho nghệ

thuật, hi sinh vì nghệ thuật, mong muốn đem nghệ thuật đến gần thật gần với

mọi đối tƣợng quần chúng nhân dân.

1.2.2. Lĩnh vực hoạt động

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Trống Đồng Media

Trống Đồng show

Cafe ca nhạc Trống Đồng

Trống Đồng Arts

(Trống Đồng – Tổ chức sự kiện)

(Kinh doanh quán Cafe ca nhạc)

(Đào tạo Thanh nhạc chuyên nghiệp)

(TVC, nhạc quảng cáo, thu âm, Sản xuất MC ca nhạc…)

Hiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng hoạt động ở bốn lĩnh vực kinh doanh gồm: Trống Đồng Arts, Trống

Đồng Media, Cafe ca nhạc Trống Đồng, Trống Đồng show

+ Trống Đồng Arts: là cơ sở đào tạo thanh nhạc chuyên nghiệp, nghiên

cứu và biểu diễn âm nhạc chuyên nghiệp top đầu Hà Nội và khu vực phía bắc,

tham gia vào việc định hƣớng, giáo dục nhằm nâng cao đời sống âm nhạc cho

toàn xã hội, góp phần xây dựng văn hóa Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc.

Trung tâm nghệ thuật Trống Đồng thƣờng xuyên tham gia nhiều chƣơng trình,

hoạt động văn hóa nghệ thuật trên khắp cả nƣớc, các chƣơng trình giao lƣu trao

đổi văn hóa với nƣớc ngoài. Đến nay, với những đóng góp của mình, Trống

Đồng Arts đã và đang gặt hái đƣợc rất nhiều thành công, là nơi chắp cánh ƣớc

mơ cho rất nhiều bạn trẻ và mọi đối tƣợng đam mê âm nhạc và theo đuổi con

đƣờng nghệ thuật chuyên nghiệp.

+ Trống Đồng Media: Đơn vị chuyên sảm xuất TV quảng cáo, MV ca

nhạc, nhạc quảng cáo, thu âm ca khúc… qua khoảng thời gian dài phát triển từ

năm 2015 đến nay Trống Đồng Media đã có những sự thay đổi đáng kinh

ngạc. Rất nhiều đoạn phim quảng cáo của Trống Đồng Media đã thu hút đƣợc

ngƣời xem không phải bởi hình ảnh mà là âm nhạc hoặc những thông điệp ấn

tƣợng, dễ nhớ. Đây chính là điểm nhấn làm cho sản phẩm của Trống Đồng

hoàn toàn khác biết với những sản phẩm khác, những sản phẩm đƣợc nhắc tới

trong đoạn phim quảng cáo đi vào lòng ngƣời và có sức có tính lan truyền rộng

rãi, thậm chí nhiều thông điệp đã trở thành câu cửa miệng hoặc một trào lƣu

ngay cả khi đoạn quảng cáo đã ngừng phát sóng.

+ Cafe ca nhạc Trống Đồng: kinh doanh quán cafe ca nhạc phục vụ nhu

cầu giải trí và thƣởng thức âm nhạc cho mọi đối tƣợng. Cafe kết hợp với âm

nhạc, một kết hợp không quá mới mẻ tại Hà Nội, nơi đa dạng với những quán

cafe có khu check- in lí tƣởng, không gian thoáng đãng, view đẹp… Nhƣng

Cafe ca nhạc Trống Đồng là một sự lựa chọn hoàn toàn khác, với diện tích

rộng, không gian đƣợc bố trí theo phong cách cổ điển sử dụng khung màu

trầm, âm nhạc nhẹ nhàng, không quá ồn ào náo nhiệt. Tất cả những điều đó đã

tạo nên một nét rất riêng không hề lẫn với bất kì quán cafe ca nhạc nào khác.

+ Trống Đồng show: Đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh sự kiện với

những sự kiện mang tính sáng tạo, mới mẻ và xen lẫn tính nghệ thuật. “Một sự

kiện tốt là một sự kiện để lại đƣợc nhiều ấn tƣợng đối với khách hàng. Khi

khách hàng tham gia sự kiện họ sẽ đƣợc trải nghiệm cũng nhƣ tiếp xúc với các

sản phẩm và với công ty”. Với phƣơng trâm đó những sản phẩm sự kiện của

Trống Đồng không ngừng hoàn thiện cả về số lƣợng và chất lƣợng. Từ đó xây

dựng niềm tin vững chắc trong lòng khách hàng, khách hàng thông qua đó đã

có thể tự mình cảm nhận và đánh giá đƣợc sản phẩm. Cũng nhƣ thƣơng hiệu

của Trống Đồng, vững chắc và phát triển theo năm tháng.

Các lĩnh vực kinh doanh chính tại Trống Đồng luôn gắn kết phối hợp

nhịp nhàng, hỗ trợ cùng phát triển để tạo nên một Trống Đồng vững bền và

phát triển

1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền

thông Trống Đồng đƣợc thể hiện một cách rõ ràng và phân bổ phòng ban một

cách hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban

trong công ty. Cơ cấu tổ chức chặt chẽ giúp cho Công ty hoạt động một cách

hiệu quả nhất, các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một

Trống Đồng vững chắc và phát triển [Phụ lục 1]

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đáp

ứng đầy đủ điều kiện đăng kí kinh doanh theo Quy định của pháp luật hiện

hành đã đƣợc sở Kế hoạch và Đầu tƣ cấp phép đăng kí kinh doanh với mã số

thuế là: 0106981930, cấp ngày 09/09/2015 tính đến nay Công ty đã hoạt động

đƣợc gần năm năm.

Ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ

và Truyền thông Trống Đồng là ông Lỗ Trung Kiên - Giám đốc Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và truyền thông Trống Đồng - cá nhân đại diện

cho Công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của Công

ty, đại diện cho doanh nghiệp với tƣ cách nguyên đơn, bị đơn, ngƣời có quyền

lợi, nghĩa vụ liên quan trƣớc Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác

theo quy định của pháp luật.

Ban Giám đốc của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông

Trống Đồng gồm 5 ngƣời. Dựa theo các lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức của

công ty đƣợc chia thành 5 phòng ban khác nhau gồm: Phòng Kĩ thuật, phòng

Marketing, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh và văn phòng.

Công ty trong các lĩnh vực về kỹ thuật: nhƣ set up âm thanh, ánh sáng

chuẩn bị cho sự kiện, bảo quản và sử dụng các trang thiết bị cơ sở vật chất tại

công ty, đảm bảo công tác hậu cần, chuẩn bị trang thiết bị vật chất cho các

cuộc họp, sự kiện và tài sản trong công ty; đảm bảo công tác quản lý chất

lƣợng, định mức kinh tế kỹ thuật; nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ

trong việc mua mới, khai thác, thu hổi và bảo thiết bị

+ Phòng Marketing: có vai trò nghiên cứu, dự báo thị trƣờng sự kiện

trong tƣơng lai từ đó hoạch định các chính sách phát triển cho hoạt động tổ

chức sự kiện và cho công ty nói chung; Triển khai chƣơng trình, phát triển sản

phẩm mới; Phân khúc thị trƣờng, xác định mục tiêu, định vị thƣơng hiệu; Xây

dựng và thực hiện kế hoạch chiến lƣợc Marketing sáng tạo, mới mẻ, phù hợp;

Thiếp lập mối quan hệ hiệu quả với giới truyền thông đƣợc coi là nhân tố quan

trọng góp phần thúc đẩy thƣơng hiệu Trống Đồng phát triển, tăng doanh thu, ,

+ Phòng Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

tại công ty một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh

doanh; chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh

doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham

gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tƣ tài chính, cho vay tại đơn vị;

tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực

hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán

+ Phòng kinh doanh: là bộ phận tham mƣu cùng với các phòng ban khác

trong công ty, nhƣ Văn phòng, phòngMarketing, phòng Kế toán để đƣa ra

những chiến lƣợc cho công ty. Nghiên cứu và đề xuất với Ban Lãnh đạo các

biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ

hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt

hiệu quả cao nhất

+ Văn phòng: là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các

chức năng chính của công ty bao gồm 2 chức năng chính: Tham mƣu- tổng

hợp, giúp việc - hậu cần và ngoài ra Văn phòng của Công ty TNHH Thƣơng

mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng còn có chức năng giao dịch và chức

năng nhân sự Văn phòng là: Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối

hợp các quy trình làm việc, thực hiện cơ chế kiểm tra – đánh giá và hoạt động

nhân sự của công ty từ đó giúp cho mọi hoạt động của công ty đƣợc nhịp

nhàng, thống nhất và khoa học.

1.2.4. Mục tiêu và phương hướng phát triển

Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trƣờng, Trống Đồng đang không

ngừng phát triển và mở rộng quy mô cùng với các chi nhánh ra nhiều quận

huyện khác nhau trong địa bàn thành phố Hà Nội.

+ Tầm nhìn: Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông

Trống Đồng phấn đấu trở thành đơn vị đầu tƣ và phân phối các sản phẩm chất

lƣợng về âm nhạc và sự kiện top đầu khu vực Hà Nội. Là lựa chọn chọn đầu

tiên và tin cậy số một của khách hàng khi tìm kiếm các dịch vụ về MV ca

nhạc, sự kiện giải trí, giao lƣu âm nhạc, sản xuất TVC …nhờ sự am hiểu thị

trƣờng, kỹ năng chuyên nghiệp, kiến thức chuyên môn, cung cấp những giải

pháp đột phá mang đến giá trị phù hợp với từng nhu cầu cụ thể về không gian

sống và sản phẩm âm nhạc cao cấp. Trống Đồng luôn thay đổi để phù hợp, sửa

đổi để cùng nhau phát triển. Luôn hƣớng đến sự hài lòng của khách hàng làm

động lực để phát triển với phƣơng châm “ Mang nghệ thuật chuyên nghiệp đến

gần hơn với quảng đại quần chúng”

+ Sứ mệnh : Xây dựng nền tảng vững bền về hoạt động tổ chức sự kiện,

duy trì lợi nhuận bền vững cho các nhà đầu tƣ và sự nghiệp phát triển của công

ty, Trống Đồng mang đến những gói giải pháp cho các sản phẩm về âm nhạc,

sự kiện, TVC, nhạc quảng cáo một cách chuyên nghiệp, tận tâm mang lại sự

hài lòng và yêu mến tới quý khách hàng. Cung cấp nhiều chọn lựa đa dạng,

phù hợp cho bất cứ ai có nhu cầu. Thông qua mỗi ản phẩm đƣợc phát triển,

Trống Đồng muốn đem lại cho cộng đồng yêu câm ca nhạc, đam mê cá hát

một hệ sinh thái nghệ thuật khép kín ngày càng nâng cao chất lƣợng, hoàn

thiện và tốt đẹp hơn bằng uy tín của mình.

Với giá trị cốt lõi “Xây dựng niềm tin – khẳng định giá trị”, chất lƣợng

mỗi sản phẩm đề cao sự khác biệt và năng lực sáng tạo, lấy khách hàng làm

trung tâm, đạo đức làm cốt lõi, kinh doanh cần đột phá, kỹ năng luôn chuyên

nghiệp – kiến thức luôn chuyên sâu. Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng chính là lựa chọn hàng đầu, tin cậy số một của

khách hàng khi tìm kiếm các chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo thanh nhạc, sự

kiện giải trí, chƣơng trình giao lƣu, quay MV ca nhạc, sản xuất TVC và cafe

âm nhạc.

Tiểu kết

Nhƣ vậy trong chƣơng 1, tác giả đã trình bày một cách khái quát những

lý luận chung về hoạt động tổ chức sự kiện. Đó là làm rõ các khái niệm liên

quan, phân loại sự kiện, vai trò của sự kiện và nhất là các quy trình của tổ chức

sự kiện. Đây sẽ là nên tảng lý thuyết quan trọng để nghiên cứu và khảo sát

trong chƣơng 2. Chƣơng một cũng đã tập trung khái quát về lịc sử hình thành,

cơ cấu tổ chức và những điểm mạnh của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ

và Truyền thông Trống Đồng.

Chƣơng 2

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM

HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG

TRỐNG ĐỒNG

2.1. Sự kiện kinh doanh

2.1.1. Các loại hình sự kiện kinh doanh củ công ty

Theo khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng kết hợp với quá trình thu thập tài liệu từ các phòng

ban trong công ty nhƣ Văn phòng và phòng Marketing cho thấy mỗi năm Công

ty TNHH Trống Đồng sản xuất và kinh doanh từ 30-50 sự kiện kinh doanh bao

gồm: Tổ chức tiệc sinh nhật cho các cá nhân có nhu cầu, tổ chức sự kiện khai

trƣơng, tổ chức liên hoan văn nghệ và kinh doanh các sự kiện giải trí – âm

nhạc… Các sự kiện đƣợc sản xuất ra nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng từ

đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng doanh thu và quảng bá thƣơng

hiệu “Trống Đồng show”. Với mong muốn mang những sự kiện chuyên nghiệp

và đặc biệt tới tận tay khách hàng, Trống Đồng cung cấp những gói dịch vụ

hoàn hảo và chất lƣợng.

Ba loại hình sự kiện kinh doanh chủ yếu mà Công ty TNHH Thƣơng mại

Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng cung cấp bao gồm: Tổ chức khai trƣơng,

sự kiện giải trí – âm nhạc, tổ chức tiệc kỉ niệm ngày lễ hay nhân dịp đặc biệt

Số lƣợng các sự kiện kinh doanh đƣợc tổ chức giai đoạn 2015-2020

Tổ chức tiệc kỉ niệm (sinh Loại hình Sự kiện giải Khai Tổng nhật, kỉ niệm thành lập..) Năm trí – âm nhạc trương

22 10 8 4 2015

45 20 15 10 2016

42 8 20 14 2017

47 12 25 10 2018

43 15 20 8 2019

(Nguồn: Văn phòng)

16 5 10 1 2020

2.1.2. Quy trình tổ chức sự kiện kinh doanh

“Trống Đồng” là đơn vị kinh doanh sự kiện có bề dày kinh nghiệm, các

khách hàng khi có nhu cầu tổ chức sự kiện cho riêng mình (tổ chức bữa tiệc

sinh nhật, tổ chức live show âm nhạc cá nhân, tổ chức lễ kỉ niệm…), sau khi

đƣợc tƣ vấn bởi bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ định vị chính xác loại hình sự

kiện mà mình có nhu cầu tổ chức, nguồn chi phí khách hàng dự định bỏ ra cho

sự kiện của mình, địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện…Văn phòng công ty tiến

hành kí kết hợp đồng và sau đó bắt đầu lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện.

Nội dung chƣơng trình và kế hoạch các sự kiện kinh doanh tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đƣợc xây dựng và

thực hiện triển khai bởi Văn phòng và phòng Marketing công ty. Việc tổ chức

các sự kiện kinh doanh tại công ty đƣợc thực hiện qua từng giai đoạn, cụ thể

nhƣ sau:

Công tác chuẩn bị sự kiện

Sau khi đã ký hợp đồng với đối tác đặt hàng, Công ty đã phân công cho

các bộ phận triển khai theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình cụ thể là

- Bộ phận nội dung: Lên kế hoạch và phân công từng thành viên chịu

trách nhiệm về chuẩn bị chi tiết các nội dung do mình phụ trách của từng sự

kiện. Bộ phận này phải đảm nhiệm cả phần thiết kế ý tƣởng cho mỗi sự kiện để

đáp ứng sự mong muốn của khách hàng. Đồng thời cũng là tránh sự nhàm chán

khi lặp đi lặp lại các nội dung của cùng một loại sự kiện.

Phòng Marketing xây dụng chủ đề chính của chƣơng trình và ý tƣởng sự

kiện: dựa theo nhu cầu của khách hàng để xác định chủ đề của sự kiện và xây

dựng ý tƣởng chính cho sự kiện: ý tƣởng sự kiện chính là sợi dây xuyên suốt

đảm bảo tính liền mạch, thống nhất của sự kiện đồng thời góp phần để lại ấn

tƣờng sâu đậm trong lòng khách hàng. Đôi khi, việc xây dựng ý tƣởng sự kiện

bị giới hạn ý tƣởng do yêu cầu từ phía khách hàng hoặc do sự giới hạn ngân

sách. Điều này sẽ dẫn đến hạn chế “cạn kiệt ý tƣởng” hoặc đôi khi sự kiện

không tổ chức theo đúng ý tƣởng nhà nhà tổ chức sự kiện hƣớng đến

Ví dụ nhƣ trong sự kiện “Kỉ niệm 45 năm - Hành trình xây dựng niềm

tin - Công ty CP Khoá Việt-Tiệp”, Công ty CP Khoá Việt-Tiệp với bề dày 45

năm trƣởng thành và phát triển cùng với những đóng góp to lớn cho ngành

khóa Việt Nam. Khóa Việt-Tiệp đang là doanh nghiệp lớn nhất trên thị trƣờng

sản xuất khóa và phụ kiện kim khí Việt Nam. Với những ý nghĩa đó, phòng

Marketing tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng đã xây dựng nên chủ đề chính của sự kiện là “Hành trình xây dựng niềm

tin - Công ty CP Khoá Việt-Tiệp”. Sự kiện đƣợc tổ chức thành công, hoành

tráng và ấn tƣợng, đồng thời đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Công ty CP khóa

Việt – Tiệp đã đánh dấu cho sự thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng.

- Bộ phận nhân sự: Căn cứ vào kế hoạch và nội dung của sự kiện xây

dựng kế hoạch về nhân sự cho từng loại sự kiện, đảm bảo cho từng phần công

việc trong sự kiện có đủ nhân lực để tác nghiệp.

Phòng nhân sự phối hợp cùng Văn phòng công ty xác định: số lƣợng

khách mời tham dự (số lƣợng khách mời, xác định tệp khách VIP, khách hàng

mục tiêu…)

- Bộ phận cơ sở vật chất: Chịu trách nhiệm về địa điểm, trang trí, bàn

ghế, âm thanh ánh sáng và toàn bộ ăn uống đối với các sự kiện có đặt hàng về

ăn uống.

+ Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa

trang trí, standee, backdrop, nƣớc uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa,

loa, hộp bốc thăm.

+ Phƣơng thức vận chuyển đồ đạc phục vụ cho sự kiện (đối với những

sự kiện thuê địa điểm bên ngoài hoặc phải di chuyển hai địa điểm trong quá

trình tổ chức sự kiện)

- Bộ phận kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về trang âm thanh, ánh sáng…

trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.

Sau khi phân công và giao nhiệm vụ cho các bộ phận, Văn phòng Công

ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng chịu trách nhiệm

chính cho việc lập kế hoạch chi tiết về thời gian phải hoàn thành cho từng bộ

phận trƣớc khi diễn ra sự kiện.

Sau khi Văn phòng phụ trách xây dựng và phác thảo chi tiết kế hoạch sự

kiện, tiến hành xin ý kiến và xem xét góp ý của các bộ phận có liên quan để

hoàn thiện bản kế hoạch, trình Giám đốc công ty kí và triển khai thực hiện kế

hoạch tới từng phòng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan. Đồng thời Văn

phòng cũng là đầu mối giám sát toàn bộ quy trình chuẩn bị để xử lý các tình

huống phát sinh của các bộ phận sau khi đƣợc phân công.

Tiến hành sự kiện

Sau khi hoàn thành công tác chuẩn bị và đến đúng thời điểm theo hợp

đồng, toàn bộ các nhân sự chịu trách nhiệm của sự kiện sẽ tham gia cùng

khách hàng thực hiện. Cụ thể là tham gia cùng trong việc:

- Tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện theo đơn đặt hàng,

các sự kiện âm nhạc thƣờng phải hỗ trợ nhân sự cho khâu đón tiếp khách.

- Quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo đúng kế

hoạch

- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện (nếu có trong kế hoạch)

- Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chƣơng trình giải trí, giao lƣu (ví

dụ nhƣ giao lƣu văn nghệ, bốc thăm trúng thƣởng…)

- Tổ chức phục vụ lƣu trú và vận chuyển trong sự kiện (áp dụng đối với

những sự kiện cần thuê địa điểm bên ngoài để tổ chức hoặc những sự kiện có

tổ chức tiệc ăn uống…)

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu đƣợc đội ngũ hậu

cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện… Tất cả các hoạt động khi

diễn ra sự kiện đều sẽ đƣợc văn phòng công ty, ban tổ chức sự kiện phối hợp

cùng các bộ phận liên quan thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách

chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng

khách mời

Kết thúc sự kiện

Tại Trống Đồng thƣờng sau mỗi một sự kiện kinh doanh sẽ tổ chức một

cuộc họp giữa Ban lãnh đạo công ty, trƣởng các phòng ban, khách hàng và đơn

vị tài trợ phối hợp tổ chức sự kiện để tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà

cung cấp, tập hợp, lƣu trữ tài liệu. Ngoài ra, trong cuộc họp cần rà soát lại công

tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

 Nhận xét, đánh giá

Ưu điểm

+ Trong việc thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện, Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng luôn lựa chọn và áp dụng

những chính sách kinh doanh vào từng sự kiện cụ thể nhằm phục vụ tối ƣu

những nhu cầu của từng đối tƣợng khách hàng. Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức luôn

đƣợc Văn phòng công ty xây dựng kế hoạch cụ thể và chi tiết. Bản kế hoạch

này là một tài liệu hữu ích, giúp những bên liên quan có một định hƣớng để hỗ

trợ sự kiện thành công. Tiến trình quản trị dự án sự kiện kinh doanh tại Trống

Đồng trải qua ba giai đoạn. Mỗi giai đoạn tƣơng ứng với một chu kì sống của

sự kiện và chúng đạt ra yêu cầu về kĩ thuật, công tác quản trị khác nhau và sử

dụng hiểu biết ở các lĩnh vực khác nhau. Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện,

Trống Đồng luôn chủ động theo dõi từng thay đổi để có hƣớng điều chỉnh cho

phù hợp nhằm đảm bảo sự kiện thành công.

+ Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, các công việc đƣợc phân công rõ

ràng và quy định trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận liên quan.

Mọi công việc đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch. Văn phòng công ty tập

trung vào các hoạt động kiểm tra, giám sát để phát hiện kịp thời các sai lệch và

đƣa ra những quyết định phù hợp tại chỗ

+ Mỗi sự kiện kinh doanh khác nhau, Trống Đồng luôn áp dụng những

chính sách truyền thông mới mẻ và độc đáo, theo đó sự kiện đƣợc thực hiện tốt

hơn và đƣợc khách hàng đánh giá cao hơn góp phần mang lai cảm giác tƣơi

mới và riêng biệt cho từng sự kiện góp phần tạo nên một “Trống Đồng show”

ngày càng phát triển và vững vàng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Hạn chế

+ Thông thƣờng, ý tƣởng các sự kiện kinh doanh tại Trống Đồng đƣợc

thiết kế, dựa trên ý kiến và sự góp ý của các bên liên quan (Công ty – đơn vị tổ

chức, nhận thầu hoặc bán sự kiện; khách hàng – ngƣời mua sự kiện, ngƣời thuê

tổ chức sự kiện và đơn vị hỗ trợ tổ chức) nên đôi khi xảy ra tình trạng hạn chế

ý tƣờng do nhu cầu từ phía khách hàng hoặc nguồn chi phí bị giới hạn

+ Trong một số trƣờng hợp thời gian dự kiến tổ chức sự kiện có thể bị

thay đổi (do yếu tố chủ quan từ phía khách hàng hoặc do sự tác động của

những yếu tố khách quan: dịch bệnh, quy định của chính phủ về giãn cách xã

hội…) làm ảnh hƣởng đến kế hoạch tổ chức sự kiện từ đó gây nên các tác động

tiêu cực về chi phí sự kiện, phân công nhân sự cho sự kiện hay địa điểm tổ

chức sự kiện…

Ví dụ nhƣ kịch bản chƣơng trình “kỉ niệm 45 năm - Hành trình xây dựng

niềm tin - Công ty CP Khoá Việt-Tiệp” (Ngày 17/7/2019, Công ty CP Khoá

Việt-Tiệp tổ chức lễ kỷ niệm 45 năm thành lập và ra mắt bộ nhận diện mới. Sự

thay đổi logo và bộ nhận diện thƣơng hiệu Khóa Việt-Tiệp đánh dấu bƣớc

chuyển mình mạnh mẽ trên chặng đƣờng phát triển của công ty). Đây đƣợc coi

là một trong những sự kiện thành công mà Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch

vụ truyền thông Trống Đồng hỗ trợ tổ chức

KỊCH BẢN CHƢƠNG TRÌNH

LỄ KỶ NIỆM “45 NĂM – HÀNH TRÌNH XÂY DỰNG NIỀM TIN”

Địa điểm: Công ty CP Khoá Việt-Tiệp

Thời gian dự kiến: Từ 18h00 – 11h30, ngày 17 tháng 07năm 2019

Thời gian Nội dung Ghi chú

Tiếp đón thành viên, khách mời và hƣớng dẫn di 6h00-6h10 chuyển tới khu vực tổ chức sự kiện để ổn định chỗ

ngồi

Tiết mục văn nghệ chào mừng sự kiện( do Trống Tiết mục 6h10-6h15 Đồng Arts thực hiện kết hợp cùng Câu lạc bộ nghệ múa thuật Trống Đồng

Lãnh đạo công ty Ông Nguyễn Văn Tuấn - Tổng

6h15-6h30 Giám đốc Công ty CP Khóa Việt-Tiệp lên phát biểu

và tuyên bố khai mạc

Trình chiếu video giới thiệu về quá trình hình thành, Video

6h30-6h40 phát triển, thành Công ty CP khóa Việt – Tiệp và ra chiếu

mắt bộ nhận diện mớ trong 5p

Vinh danh và tặng quà các cá nhân đã có nhiều đóng 6h40-8h00 góp tích cực vào sự phát triển của công ty.

8h00-9h00 Tiết mục văn nghệ. Hát+ múa

Giao lƣu và gặp gỡ các đối tác chính của Công ty CP 9h00-10h00 khóa Việt – Tiệp

10h-10h30 Đại diện đối tác và khách mời lên phát biểu

(Nguồn: phòng Marketing)

Tặng hoa 10h30- Chụp ảnh kỉ niệm 11h30 Tuyên bố bế mạc chƣơng trình

Đối với mỗi nhân viên tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng thì các sự kiện kinh doanh không chỉ là một sự kiện

giải trí với âm nhạc và màu sắc mà đó còn là nơi mọi ngƣời thể hiện niềm vui

và sự hạnh phúc khi đƣợc tham gia một sự kiện chất lƣợng và hoàn hảo. Mỗi

sự kiện kinh doanh đƣợc tổ chức thành công là niềm kiêu hãnh của không chỉ

riêng với Trống Đồng mà còn là sự hài lòng của khách hàng khi nhận đƣợc

những sản phẩm dịch vụ chất lƣợng cùng giá cả hợp lí.

2.1.3. Doanh thu sự kiện kinh doanh

Thống kê doanh thu từ hoạt động tổ chức sự kiện kinh doanh tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Giai đoạn 2015-2016 2016-2019 2019-2020

Doanh thu 85.000.000đ 600.000.000đ 50.000.000đ

(số liệu tại Văn phòng và Phòng Kinh doanh)

(đồng)

Hoạt động tổ chức sự kiện kinh doanh tại Công ty TNHH Thƣơng mại

Dịch vụ và Tuyền thông Trống Đồng chủ yếu nhằm tăng doanh thu, truyền

thông, marketing, quảng cáo, giới thiệu sản phầm, xây dựng và quảng bá văn

hóa công ty… phục vụ cho công tác kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Vậy nên

hoạt động tổ chức sự kiện đƣợc coi nhƣ chiến lƣợc kinh doanh quan trọng

trong Công ty. Hoạt động tổ chức sự kiện giúp thu hút sự chú ý và quan tâm

của những đối tƣợng khách hàng mục tiêu và của giới truyền thông. Đồng thời

cũng là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị

hay các chiến lƣợc marketing chiến lƣợc của Trống Đồng, tạo sức hút cho

thƣơng hiệu, thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh

Theo thống kê từ dữ liệu tại Văn phòng và phòng Marketing tại công ty,

trong một năm đầu thành lập, doanh thu từ hoạt động tổ cức sự kiện kinh

doanh đã đạt tới 85.000.000đ/năm, thị phần cho tổ chức sự kiện, hội nghị tại

công ty tăng trƣởng mạnh mẽ trong những tháng cuối năm 2015 và con số này

sẽ không ngừng tăng. Hoạt động tổ chức các sự kiện kinh doanh đƣợc trải đều

trên hầu hết các loại hình sự kiện và nguồn doanh thu chính trong giai đoạn

2015-2016 đến từ hoạt động tổ chức, kinh doanh, nhận thầu trọn gói các sự

kiện giải trí, âm nhạc. Dịp cuối năm, bên cạnh các sự kiện lớn tổ chức các lễ kỉ

niệm của khách hàng có nhƣ cầu, nhận thầu tổ chức các bữa tiệc, gala âm nhạc

hoặc liên hoan cuối năm… thì các hình thức tổ chức liên hoan, gặp mặt, của

các ban ngành đoàn thể cũng đƣợc coi là mũi nhọn trong việc kinh doanh và

nhận thầu trọn gói các sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng.

Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2019 đánh dấu sự bùng nổ mạnh mẽ về

loại hình các sự kiện đƣợc tổ chức và nguồn doanh thu to lớn từ hoạt động tổ

chức sự kiện mang lại. Các chính sách về marketing, truyền thông, quảng bá và

giới thiệu của ban lãnh đạo Công ty TNHH Thƣơng mại dịch vụ và truyền

thông Trống Đồng đã thực sự phát huy hiệu quả và gặt hái đƣợc nhiều thành

công doanh thu trong giai đoạn này đạt trên 600.000.000 đồng, đóng góp

không nhỏ cho sự phát triển của công ty

Hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty phát triển đã tạo ra cơ hội việc làm

cho rất nhiều bạn trẻ đam mê với lĩnh vực sự kiện, không những thế tại công ty

đối với những sự kiện lớn và cần nhiều nguồn nhân lực đôi khi cần bổ sung

thêm nhân sự ngắn hạn để phục vụ cho hoạt động tổ chức sự kiện

Đến cuối năm 2019, “Trống Đồng show” tự hào là một trong những đơn

vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Hà Nội với đội ngũ bộ phận chuyên

viên nhiệt tình có nhiều năm kinh nghiệm trống đồng treo mang đến cho khách

hàng những sự kiện hoành tráng và thành công rực rỡ. Với ý nghĩa thu hút

khách hàng và đối tác tiềm năng, các sự kiện kinh doanh mà Trống Đồng tổ

chức đóng vai trò chính là cầu nối để công ty giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới

gần hơn với khách hàng - những ngƣời tiêu dùng và sử dụng dịch vụ. Và đó

cũng chính là cơ hội để Trống Đồng có thể tiếp cận với các đối tác làm ăn quan

trọng mở ra cơ hội đầu tƣ phát triển cho doanh nghiệp trong tƣơng lai gần.

Thời điểm hiện tại, tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực chịu ảnh

hƣởng lớn nhất từ đại dịch Covid-19. Đây cũng là một trong những khó khăn

và thách thức to lớn đối với hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Chỉ tính riêng trong năm

2019-2020, doanh thu từ hoạt động kinh doanh và nhận thầu các sự kiện giảm

đáng kể.

Tuy nhiên trong 1 năm trở lại đây 2019-2020, do ảnh hƣởng của dịch

Covid 19, nên hoạt động tổ chức sự kiện trong nƣớc gặp rất nhiều trở ngại.

Theo Công bố báo cáo "Tác động của dịch bệnh COVID-19 đối với doanh

nghiệp Việt Nam”[8]. Vào sáng 12/3, Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt

Nam (VCCI) phối hợp với Ngân hàng Thế giới tại Việt Nam (VCCI) tổ chức

Lễ công bố báo cáo "Tác động của dịch bệnh COVID-19 đối với doanh nghiệp

Việt Nam: Một số phát hiện chính từ điều tra doanh nghiệp năm 2020”. Theo

ông Đậu Anh Tuấn, Trƣởng ban Pháp chế (VCCI), kết quả khảo sát cho thấy

có 87,2% doanh nghiệp ở hầu hết các ngành nghề bị ảnh hƣởng tiêu cực bởi

COVID-19, từ đó gây ảnh hƣởng mạnh mẽ đến hoạt động tổ chức sự kiện tại

công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng gây nên tác

động tiêu cực đến doanh thu và sự phát triển chung của công ty

Trong đại dịch, Ban lãnh đạo công ty đã có sự điều chỉnh theo hƣớng

giảm trừ, ví dụ nhƣ giảm lƣơng, giảm hoạt động và loại hình các sự kiện đƣợc

tổ chức. Xu hƣớng điều chỉnh này sẽ tiếp tục trong thời gian tới. Cùng với đó,

xây dựng chính sách phát triển công tác marketing, quảng bá thƣơng hiệu, dịch

vụ hỗ trợ và các chƣơng trình khuyến mãi theo hƣớng tích cực, từ đó tạo thêm

giá trị gia tăng và khẳng định vững chắc vị thế thƣơng hiệu “Trống Đồng

show” trong lòng khách hàng và đối tác.

2.2. Sự kiện thƣờng niên

2.2.1. Các loại hình sự kiện thường niên củ công ty

Trống Đồng là Công ty hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật và sự kiện

nên có rất nhiều công việc cần thống nhất ý kiến và thực hiện triển khai công

việc từ ban lãnh đạo đến các bộ phận/phòng ban cụ thể trong công ty. Chính vì

vậy, các sự kiện thƣờng niên tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng chủ yếu là các cuộc họp định kì tại công ty, bao

gồm: họp tổng kết công tác năm, họp nội bộ từng phòng ban và họp chuyên

môn. Quy mô những cuộc họp tại Công ty vô cùng phong phú, có thể quy mô

trong từng phòng ban trong công ty, quy mô toàn thể công ty hoặc cuộc họp

giữa công ty và các đối tác. Và bộ phận tổ chức sự kiện không đơn giản là

chuẩn bị giấy bút và phòng họp mà còn bao gồm cả nội dung chƣơng trình,

timeline, logistic, thậm chí ăn ở, đi lại của khách VIP,… Tại Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng cuộc họp không chỉ đơn

thuần là cuộc gặp gỡ và trao đổi công việc mà thông qua những cuộc họp góp

phần thể hiện văn hóa doanh nghiệp, cách làm việc chuyên nghiệp và tính

chuyên môn trong giải quyết từng công việc cụ thể.

Các hình thức họp tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Loại Họp tổng kết Họp nội bộ từng Họp chuyên môn hình công tác năm phòng ban/bộ phận

Tại phòng họp của Tại phòng họp của công ty

Tại phòng họp công ty hoặc tại nhằm giải quyết hoặc thực Địa điểm của công ty phòng làm việc của hiện triển khai cho một công

bộ phận chuyên môn việc nhất định (xây dựng

chính sách kinh doanh mới

hoặc thực hiện triển khai tổ

chức một sự kiện có ý nghĩa

quan trọng…)

Ban lãnh đạo,

trƣởng các Trƣởng phòng ban/bộ Thành Ban lãnh đạo và đơn vị phụ phòng ban và phận và các cá nhân phần trách công việc đƣợc giao cá nhân có liên có liên quan

quan

(Nguồn: Văn phòng)

Quy mô Nhỏ (trong Nhỏ (giới hạn cụ thể Nhỏ (bộ phận chuyên môn công ty và trong từng phòng và chuyên gia căn cứ theo khách mời, đối ban/bộ phận) mục đích cuộc họp) tác công ty)

2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện thường niên

Song hành cùng quá trình hình thành và phát triển công ty là sự trƣởng

thành trong kinh doanh, kinh nghiệm trong vận hành cơ cấu tổ chức của ban

lãnh đạo, sự dày dặn kinh nghiệm của mỗi nhân viên, thành viên trong công ty.

Công tác tổ chức các cuộc họp trong công ty không chỉ đơn thuần là quá trình

giải quyết công việc mà thông qua các cuộc họp còn góp phần phản ánh một

Trống Đồng chuyên nghiệp và tinh tế trong từng khâu, từng nghiệp vụ của quá

trình thực hiện công việc.

Công tác tổ chức hội họp đƣợc thực hiện và chịu trách nhiệm bởi Văn

phòng công ty, với các cuộc họp nội bộ trong từng phòng ban/bộ phận, công

tác tổ chức thực hiện các cuộc họp do chính các phòng ban đó đảm nhiệm.

Việc tổ chức và triển khai các cuộc họp tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Dịch

vụ và Truyền thông Trống Đồng đƣợc thực hiện qua từng giai đoạn bao gồm:

trƣớc khi diễn ra cuộc họp, trong cuộc họp và kết thúc cuộc họp

Chuẩn bị cho cuộc họp (trước cuộc họp)

+ Chuẩn bị về nội dung và mục đích cuộc họp

Văn phòng xác định mục đích của cuộc họp: căn cứ theo sự chỉ đạo của

ban lãnh đạo công ty hoặc công việc mà cuộc họp cần giải quyết và nguồn

thông tin đã thu thập, văn phòng công ty xác định chính xác mục đích của từng

cuộc họp

Sau đó thông báo mục đích của cuộc họp cho từng cá nhân, bộ

phận/phòng ban có liên quan để đảm bảo rằng đối tƣợng và thành phần tham

dự cuộc họp đã nắm đƣợc nội dung chính của cuộc họp trƣớc thời gian tiến

hành để họ có sự chuẩn bị

+ Chuẩn bị thời gian, địa điểm

Căn cứ vào mục đích cuộc họp, văn phòng phối hợp cùng các ban lãnh

đạo công ty và các bộ phận có liên quan xác định thời gian và địa điểm diễn ra

cuộc họp (đối với những cuộc họp có sự tham dự của các đối tác, nhà đầu tƣ,

khách hàng thì cần xác định địa điểm và thời gian phù hợp với số lƣợng thành

phần tham dự, sau các cuộc họp nếu có tiệc chiêu đãi đi kèm thì cần tiến hành

đặt bàn ăn trƣớc…)

+ Xác định thành phần tham dự

Căn cứ vào từng cuộc họp cụ thể sẽ có số lƣợng thành phần tham dự

khác nhau, những cuộc họp nội bộ trong từng phòng ban cụ thể thì ngƣời tham

dự chủ yếu là lãnh đạo và nhân viên của phòng ban đó nhƣng đối với cuộc họp

tổng kết công tác năm tại công ty thì thành phần tham dự có thể bao gồm

khách mời, nhà đầu tƣ, khách hàng tiềm năng và một số chuyên gia trong cùng

lĩnh vực tổ chức sự kiện

Trong cuộc họp

Sau khi có sự chuẩn bị kĩ càng thì quá trình diễn ra và điều hành cuộc

họp chính là nghiệp vụ quan trọng đánh giá mức độ thành công của mỗi cuộc

họp. Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng thì

ngƣời điều hành những cuộc họp lớn và quan trọng trong công ty là Giám đốc

công ty, Ông Lỗ Trung Kiên, đối với những cuộc họp nhỏ, nội bộ trong từng

phòng ban, bộ phận thì ngƣời điều hàng các cuộc họp thông thƣờng là trƣởng

các phòng ban/bộ phận đó

Trong quá trình diễn ra cuộc họp, mỗi nhân viên tại Trống Đồng luôn

tham gia đóng góp ý kiến một cách sôi nổi, tích cực, tận dụng sự góp ý lẫn

nhau điều này giúp cho mỗi cuộc họp giảm bớt căng thẳng, nhàm chán, góp

phần giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn

Thƣ kí công ty hoặc cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm ghi lại nội dung

cuộc họp, nhằm ghi lại những thông tin quan trọng nhƣ ý kiến chỉ đạo của ban

lãnh đạo, phƣơng thức triển khai thực hiện công việc, sự góp ý của các bên liên

quan góp phần hoàn thiện biên bản cuộc họp và triển khai thực hiện công việc

sau khi cuộc họp kết thúc.

Sau cuộc họp

+ Sau cuộc họp, văn phòng công ty đánh giá chính xác về hiệu quả và

mục đích cuộc họp đạt đƣợc so với các mục đích ban đầu đã đặt ra. Các vấn đề

cần có sự thay đổi ở các cuộc họp sau.

Sau đó phối hợp cùng thƣ kí, cá nhân phụ trách các bộ phận có liên quan

tổng hợp lại các kết luận cuối cùng từ cuộc họp để áp dụng triển khai thực hiện

công việc.

+ Thƣ kí chịu trách nhiệm thu thập và tổng kết các lời nhận xét, các câu

hỏi, lời phê bình trong cuộc họp để có thể thay đổi trong lần họp tới. Các hoạt

động trong từng khâu, từng nghiệp vụ trong quá trình diễn ra cuộc họp luôn

đƣợc kiểm soát chặt chẽ để có thể dễ dàng giám sát sự thay đổi.

 Nhận xét, đánh giá

Ưu điểm

+ Trong mỗi cuộc họp tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng luôn có sự tham gia đóng góp ý kiến một cách tích

cực từ các nhân viên và thành phần tham dự cuộc họp. Điều đó một phần nào

phản ánh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của từng nhân viên đối với công

việc, thông qua đó giúp công việc đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng,

chính xác và hiệu quả

+ Mỗi cuộc họp đƣợc xem nhƣ một sự kiện thƣờng niên tại công ty nên

luôn đƣợc chăm chút, tỉ mỉ và tinh tế trong từng giai đoạn, từng nghiệp vụ

trong quá trình diễn ra cuộc họp

+ Quá trình diễn ra cuộc họp, luôn có sự phân công và quy định trách

nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận, đảm bảo mỗi công việc luôn đƣợc

thực hiện bởi những bộ phận khác nhau, góp phần hạn chế sự chồng chéo về

trách nhiệm hay đùn đẩy công việc

Nhược điểm

+ Mỗi cuộc họp luôn có sự tham gia góp ý của nhiều bộ phận nên đôi

khi xảy ra tình trạng mỗi ngƣời một ý, không ai chịu lắng nghe ý kiến của

ngƣời khác. Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho cuộc họp trở nên lộn xộn,

mất trật tự và không đạt đƣợc mục tiêu chung

+ Mọi ngƣời đều tham gia đóng góp ý kiến cá nhân trong cuộc họp nên

không thể tránh khỏi những ý kiến lan man, không tập trung vào trọng tâm và

cách thức giải quyết vấn đề gây mất thời gian và lam man ý kiến trong quá

trình họp

2.2.3 Nội dung, mục đích tổ sự kiện thường niên

Mục đích

Thông thƣờng các cuộc họp đƣợc diễn ra thƣờng xuyên tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng (theo quý, theo

tháng, theo năm hoặc họp để giải quyết công việc), những cuộc họp thƣờng

phong phú về thành phần tham dự (ban lãnh đạo công ty với trƣởng các phòng

ban, khách mời, đối tác). Mỗi cuộc họp đƣợc tổ chức nhằm thực hiện những

mục đích khác nhau: để giải quyết công việc thƣờng xuyên hoặc bàn giải quyết

những vƣớng mắc trong quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo những

công việc có tính chất quan trọng, phức tạp liên quan đến nhiệm vụ của nhiều

hoặc tất cả các phòng ban trong công ty, xử lý nội dung còn có ý kiến khác

nhau trƣớc khi ban hành quyết định (ví dụ nhƣ cuộc họp bàn về cách thức kinh

doanh hiệu quả trong đại dịch Covid 19 khi đại dịch Covid 19 bùng nổ - thực

hiện các li xã hội, lên phƣơng án marketing cho những chính sách kinh doanh

đã đƣợc dặt ra, hoạch định phƣơng hƣớng kinh doanh cho thời gian sắp tới…)

Nội dung

Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

có nhiều loại hình cuộc họp khác nhau, trong bài nghiên cứu tác giả sẽ trình

bày nội dung của ba loại hình cuộc họp phổ biến tại công ty bao gồm

+ Họp nội bộ tại Công ty chủ yếu diễn ra trong phạm vị từng phòng ban

hoặc bộ phận chuyên môn trong công ty, đôi khi một số cuộc họp có sự tham

gia của ban lãnh đạo công ty, nhằm trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về

chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật, chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo.

+ Họp chuyên thông thƣờng có nội dung để trao đổi những vấn đề còn

nhiều ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến và triển khai thực hiện công việc về

từng phòng ban, đảm bảo quá trình triển khai và thực hiện công việc đƣợc

thống nhất và khoa học, đem lại hiệu quả cao trong thực hiện và giải quyết

công việc

+ Họp tổng kết (hội nghị tổng kết): tại công ty, theo từng quý và vào

cuối năm thƣờng diễn ra những cuộc họp tổng kết nhằm kiểm điểm, đánh

giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ hằng quý, hằng năm hoặc một

giai đoạn nhất định, bàn phƣơng hƣớng nhiệm vụ và cách thức kinh doanh hiệu

quả trong quý tiếp theo, đề xuất các chiến lƣợc sáng tạo nhằm thực hiệm mục

tiêu chung và đƣa công ty phát triển

2.3. Live show âm nhạc

2.3.1. Số lượng và loại hình

Các Live show âm nhạc mà Trống Đồng tổ chức tƣơng đối đa dạng,

thông thƣờng sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (live show nhạc trẻ, nhạc

bolero, nhạc trữ tình) hay dựa vào mục đích tổ chức live show (để gây quỹ cho

một chƣơng trình từ thiện, để quảng bá thƣơng hiệu hay là kỷ niệm thời gian

hoạt động nghệ thuật) để xác định chính xác loại hình live show âm nhạc đƣợc

tổ chức

Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

các live show âm nhạc đƣợc tổ chức gắn liền với quá trình đào tạo học viên

thanh nhạc của Trống Đồng Arts và đƣợc xem nhƣ sự kiện âm nhạc – giải trí

mang đậm màu sắc nghệ thuật. Mỗi khóa học tƣơng ứng với một khóa đào tạo

học viên thanh nhạc và sau khi kết thúc một khóa học, học viên sẽ trình diễn

những ca khúc mình đã học trên sân khấu. Mỗi live show âm nhạc trung bình

có khoảng một số khách mời và ca sĩ. Cách thức tổ chức đƣợc nhấn mạnh vào

việc bố trí âm thanh ánh sáng khoa học, nhằm mang lại những hiệu ứng mạnh

mẽ cho khán giả đến thƣởng thức. Những hiệu ứng âm thanh, ánh sáng sáng

tạo bao giờ cũng gây phấn khích với ngƣời tham gia và tạo cảm hứng truyền

thông mạnh mẽ thông qua chính nguồn khán giả của chƣơng trình.

2.3.2. Quy trình tổ chức live show âm nhạc

Quy trình tổ chức một live show âm nhạc đƣợc tổ chức dựa trên bản “Kế

hoạch tổ chức live show âm nhạc” đƣợc thiết kế hoàn chỉnh và thống nhất một

quy trình chung tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông

Trống Đồng. Việc thống nhất một quy trình chung trong tổ chức live show âm

nhạc giúp đảm bảo tính chi tiết và cụ thể trong từng công việc và nhiệm vụ,

hạn chế sự chồng chéo về trách nhiệm và phân định cụ thể công việc cho từng

cá nhân, bộ phận trong mỗi bƣớc của quy trình.

Quy trình tổ chức live show âm nhạc gồm 5 bƣớc, trong từng giai đoạn

cụ thể luôn đảm bảo sự phân công công việc và phối hợp công việc giữa các cá

nhân và bộ phận có liên quan. Cụ thể nhƣ sau

Bước 1: Xây dựng nguồn thông tin ban đầu

Đầu tiên ban lãnh đạo Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền

thông Trống Đồng và Văn phòng, trƣởng các phòng ban có liên quan xác định

rõ mục đích và ý tƣởng của live show, từ đó xác định những thông tin cơ bản

bao gồm

Quy mô của sự kiện: dựa theo nguồn kinh phí dự trù, văn phòng công ty

tiến hành xác định quy mô của sự kiện

Chủ đề của sự kiện: phòng Marketing chịu trách nhiệm chính trong việc

xây dựng chủ đề và ý tƣởng sự kiện. Mỗi live show âm nhạc khác nhau sẽ có

những ý tƣởng mới lạ và độc đáo mang lại sự mới mẻ và riêng biệt cho từng

live show âm nhạc

Thành phần tham dự: Văn phòng công ty căn cứ vào quy mô sự kiện xác

định thành phần tham dự và khách mời

Địa điểm tổ chức sự kiện: thông thƣờng các live show âm nhạc đƣợc tổ

chức tại công ty, tuy nhiên trong một số trƣờng hợp cần phải thuê địa điểm bên

ngoài (live show âm nhạc có quy mô lớn, tổ chức live show kết hợp tiệc ăn

uống…) Văn phòng cần đề xuất địa điểm với ban lãnh đạo công ty và xin ý

kiến chỉ đạo để thống nhất chính xác địa điểm tổ chức

Ngân sách dự trù: Phòng kế toán xây dựng và xác định ngân sách dự

kiến sau khi tham khảo ý kiến của các phòng ban có liên quan và xin ý kiến chỉ

đạo từ ban lãnh đạo công ty

Bƣớc 2: Lập kế hoạch tổ chức của sự kiện live show âm nhạc

Văn phòng công ty kết hợp cùng các phòng ban và bộ phận có liên quan

tiến hành lập kế hoạch chi tiết. Dựa theo mẫu kế hoạch đƣợc thiết kế ban đầu

và thống nhất chung tại công ty xây dựng nên kế hoạch riêng biệt cho buổi live

show âm nhạc đó.

Bƣớc 3: Lấy ý kiến và chỉnh sửa kế hoạch

Sau khi bản kế hoạch đƣợc lên ý tƣởng và xây dựng chi tiết, Văn phòng

cần xin ý kiến từ các phòng ban có liên quan sau đó trình ban lãnh đạo công ty

xem xét và duyệt kế hoạch

Bƣớc 4: Thực hiện kế hoạch

Mỗi bộ phận, phòng ban trong công ty đƣợc giao thực hiện công việc

cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình đƣợc giao, đúng kế

hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hƣởng đến quy

trình tổ chức

Cần chuẩn bị và thực hiện kế hoạch bao gồm các hoạt động cơ bản sau:

Setup sân khấu, banner, backdrop, standee

Thuê đồng phục cho đội văn nghệ

Thuê PG, một số thiết bị hỗ trợ sự kiện

Gửi thiệp mời (khách mời và ca sĩ tham dự live show)

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các khâu chủ yếu trƣớc khi sự kiện diễn ra,

Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Truyền thông Trống Đồng đặc biệt chú

trọng việc chạy thử từ 1 đến 2 lần trƣớc khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có

những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Các trƣởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trƣớc

đó. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trƣởng bộ phận luôn thực hiện dựa

trên bảng checklist và timeline của chƣơng trình để tiện cho việc theo dõi nhân

sự công việc đang thực hiện.

Bƣớc 5: Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc sự kiện

Sau khi chƣơng trình kết thúc, Văn phòng và ban tổ chức chƣơng trình

tiến hành thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê,

dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu

Văn phòng chịu trách nhiệm tổng hợp và bàn giao các giấy tờ sau khi

live show kết thúc để thanh toán hóa đơn, thu thập và lƣu trữ các văn bản, tài

liệu để nộp lƣu vào hồ sơ.

 Nhận xét, đánh giá

Ưu điểm

+ Một trong những nét đặc trƣng của mỗi live show âm nhạc mà Công

ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng tổ chức là luôn

chú trọng khâu lên ý tƣởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, mỗi ý tƣởng tổ

chức của từng live show âm nhạc luôn đƣợc trau chuốt tỉ mỉ, đảm bảo tính mới

mẻ và độc đáo trong từng live show âm nhạc

+ Các live show âm nhạc mà Trống Đồng tổ chức luôn chú trọng đến

việc coi trọng khán giả nhằm mang lại cho khán giả và ngƣời tham dự chƣơng

trình những live show âm nhạc với chất lƣợng hoàn hảo, từ đó đem đến sự hài

lòng và uy tín trong lòng khách hàng

+ Việc thống nhất một quy trình chung trong tổ chức live show âm nhạc

giúp đảm bảo tính chi tiết và cụ thể trong từng công việc và nhiệm vụ, hạn chế

sự chồng chéo về trách nhiệm và phân định cụ thể công việc cho từng cá nhân,

bộ phận trong mỗi bƣớc của quy trình.

Nhược điểm

+ Trong một số trƣờng hợp việc thuê địa điểm bên ngoài làm phát sinh

chi phí khiến cho nguồn chi phí bị chênh lệch với dự trù kinh phí ban đầu

+ Hiện tại, Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng chƣa có MC chính thức cho những live show âm nhạc, vậy nên thƣờng

đi thuê các MC bên ngoài hỗ trợ. Việc thuê MC làm giảm tính chuyên môn

trong sự kiện và phát sinh nguồn chi phí

LIVE SHOW ÂM NHẠC KẾT HỢP THAM QUAN VÀ DU LỊCH TẠI HỒ BA BỂ - BẮC KẠN (Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng)

Thứ 7, Ngày 24/4

8hh30 Thứ 7, Ngày 24/4

Xe xuất phát về xã Nam Mẫu, huyện Ba Bể, tỉnh 9h00 Bắc Kạn

Đoàn về đến Khách sạn, làm thủ tục check in 11h phòng, nghỉ ngơi

11h30 Ăn trƣa với các món cá sông tại nhà hàng

13h Về Khách sạn, mọi ngƣời nghỉ trƣa

Lên xe, di chuyển đến địa điểm biểu diễn, tại đây sẽ 14h30 chạy chƣơng trình

Đoàn sẽ bố trí đồ ăn nhẹ tại địa điểm diễn để các cô 17h00 chú có thể vừa ăn vừa chuẩn bị biểu diễn

Chƣơng trình biểu diễn bắt đầu, chúng ta sẽ giao

19h00 lƣu với các CLB tại địa phƣơng và phục vụ bà con

tại địa bàn

21h30 Giao lƣu lửa trại và nhảy sạp cùng các CLB bạn

22h00 Ăn khuya với những món đặc sản Bắc Kạn

23h00 Thu xếp đồ đạc, lên xe về khách sạn nghỉ ngơi

CN, ngày 25/4

Chuẩn bị đồ đạc, trả phòng, lên xe, di chuyển đến địa điểm ăn 7h00 sáng

7h30 Ăn sáng

Sẽ có hƣớng dẫn viên du lịch giới thiệu và hƣớng dẫn cả đoàn

8h15 mình tham quan, thắp hƣơng tại khu di tích danh thắng hồ Ba

Bể.

Cả đoàn lên xe, di chuyển đến nhà hàng có khuôn viên rất đẹp

11h00 nằm trên con đƣờng trồng 2 hàng si cổ thụ, thƣởng thức các món

đặc sản Bắc Kạn

(Nguồn: Văn phòng)

Cả đoàn lên xe, khởi hành về Hà Nội, xe đƣa chúng ta về Công 14h30 ty kết thúc chuyến đi

Kinh phí tham gia: 1.150,000đ/ ngƣời

Kinh phí đã bao gồm xe đƣa đón theo lịch trình, ăn 4 bữa và 1 bữa

khuya, tổ chức biểu diễn, 2 nhân viên hỗ trợ theo đoàn, hƣớng dẫn viên khu di

tích danh thắng hồ Ba Bể. Các chi phí phát sinh khác ngoài danh mục trên, các

cô/chú/anh/chị vui lòng tự thanh toán.

2.3.3. Mục đích

Mỗi live show âm nhạc mà công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và

Truyền thông Trống Đồng tổ chức đều hƣớng đến những mục đích nhất định,

thông qua quá trình khảo sát thực tế và thu thập thông tin tại công ty, tác giả có

thể khái quát những mục đích cơ bản, cụ thể nhƣ sau:

+ Tăng cƣờng tối ƣu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt

trong mắt các khách hàng mục tiêu. Trống Đồng là công ty hoạt động chủ yếu

trong lĩnh vực sự kiện – âm nhạc vậy nên công tác truyền thông đƣợc coi là

một trong những định hƣớng chiến lƣợc trong phát triển công ty.

+ Thông qua các buổi live show âm nhạc đƣợc tổ chức giúp hỗ trợ công

ty xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu “Trống Đồng show” trong lòng công chúng

yêu âm nhạc đồng thời quản bá các sản phẩm, dịch vụ khác do công ty cung

cấp

+ Việc công ty tổ chức các live show âm nhạc giúp hỗ trợ bán hàng

(bán khóa học thanh nhạc, nhận thầu các sự kiện, gia tăng hiệu ứng truyền

thông…), gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân

phối…

- Giúp cho những ngƣời tiêu dùng, khách hàng, công chúng hiểu hơn về

thƣơng hiệu “Trống Đồng” cũng nhƣ các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung

cấp sản phẩm, giúp công ty có thể đến gần hơn với khách hàng và tiếp cận các

nhà đầu tƣ

- Việc tổ chức thành công các live show âm nhạc là kênh truyền thông

hiệu quả giúp phát huy đƣợc tối đa nhất những hiệu ứng truyền thông nhằm tạo

đƣợc những sự lan tỏa về thƣơng hiệu.

- Ngoài ra, tổ chức live show âm nhạc tại Công ty, Ban Lãnh đạo công

ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng còn hƣớng đến

các mục tiêu khác nhƣ hỗ trợ bán hàng và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch

vụ và thƣơng hiệu của chủ đầu tƣ, đối tác uy tín tại công ty.

Tiểu kết

Nhƣ vậy trong chƣơng 2, tác giả đã chi tiết thực trạng hoạt động tổ chức

sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng,

bao gồm ba loại hình sự kiện cơ bản: sự kiện kinh doanh, sự kiện thƣờng niên

và live show âm nhạc. Sự phong phú về loại hình sự kiện đƣợc tổ chức và sự

chuyên nghiệp trong từng sự kiện góp phần củng cố và xây dựng vững chắc uy

tín thƣơng hiệu “Trống Đồng show” trong lòng khách hàng. Những nội dung

trong chƣơng 2 là nền tảng để tác giả tiếp tục nghiên cứu và đi sâu hơn về

những giải pháp ứng dụng nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động tổ chức sự

kiện tại Công ty trong chƣơng 3

Chƣơng 3

CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ

VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG

3.1. Nhận xét, đánh giá

3.1.1. Ưu điểm

Hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những chiến lƣợc kinh doanh

quan trọng tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng. Công tác tổ chức sự kiện luôn đƣợc quan tâm và là một trong chính sách

phát triển hàng đầu luôn đƣợc Ban lãnh đạo công ty chú trọng trong chính sách

phát triển công ty

+ Trong việc thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện, công ty luôn lựa chọn

và áp dụng những chính sách kinh doanh vào từng sự kiện cụ thể nhằm phục

vụ tối ƣu những nhu cầu của từng đối tƣợng khách hàng và tránh lặp đi lặp lại

các ý tƣởng gây nên sự nhàm chán, tẻ nhạt. Trong suốt quá trình diễn ra sự

kiện, Trống Đồng luôn chủ động theo dõi từng thay đổi để có hƣớng điều

chỉnh cho phù hợp nhằm đảm bảo sự kiện thành công dù có bị thay đổi trong

phút chót.

+ Các phòng ban/bộ phận và cá nhân có liên quan khi đƣợc giao thực

hiện công việc luôn hoàn thành đầy đủ và chính xác công việc của mình do

đƣợc phân công và quy định trách nhiệm cụ thể rõ ràng. Mọi công việc đƣợc

thực hiện theo đúng kế hoạch. Văn phòng công ty tập trung vào các hoạt động

kiểm tra, giám sát để phát hiện kịp thời các sai lệch và đƣa ra những quyết định

phù hợp tại chỗ

+ Trong mỗi sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền

thông Trống Đồng luôn có sự tham gia đóng góp ý kiến một cách tích cực từ

các nhân viên và thành phần tham dự. Điều đó một phần nào phản ánh sự

chuyên nghiệp và trách nhiệm của từng nhân viên đối với công việc, thông qua

đó giúp công việc đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu

quả

+ Một trong những nét đặc trƣng của mỗi sự kiện mà công ty tổ chức là

luôn chú trọng khâu lên ý tƣởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, mỗi ý tƣởng

tổ chức của từng live show âm nhạc luôn đƣợc trau chuốt tỉ mỉ, đảm bảo tính

mới mẻ và độc đáo trong từng live show âm nhạc

+ Hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty ngày càng đƣợc đầu tƣ cơ sở vật

chất. Phòng làm việc của bộ phận sự kiện đã từng bƣớc đƣợc bố trí các trang

thiết bị đầy đủ nhƣ: máy vi tính, hệ thống điều chỉnh âm thanh, micro, MIXER

hiện đại, hệ thống đèn chiếu sáng và sân khấu ngày càng đƣợc chỉnh chu và

hoàn thiện hơn cả về số lƣợng và chất lƣợng…Việc nghiên cứu ứng dụng công

nghệ hiện đại, đầu tƣ về loa đài, âm thanh, ánh sáng, sân khấu cũng đƣợc hoàn

thiện và nâng cao.

+ Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Tổ chức sự

kiện luôn đƣợc quan tâm và đặt lên hàng đầu. Việc áp dụng các phần mềm

trong công tác tổ chức sự kiện giúp cho việc tổ chức sự kiện đƣợc chuyên

nghiệp, tổ chức, tỉ mỉ và đem lại hiệu ứng truyền thông rộng rãi.

+ Hầu hết nhân viên làm trong công ty đã trang bị cho mình những kiến

thức về công tác tổ chức sự kiện, nhằm đảm bảo các cán bộ làm việc trong cơ

quan thực hiện tốt các công việc của mình góp phần đóng góp tích cực cho sự

phát triển của công ty.

+ Đồng thời nhà nƣớc cũng ban hành những văn bản hƣớng dẫn các quy

định của nhà nƣớc và Chính phủ về công tác tổ chức sự kiện, đặc biệt là công

tác chỉ đạo, kiểm tra hƣớng dẫn các nghiệp vụ có liên quan đến tổ chức sự kiện

và tổng kết rút kinh nghiệm về công tác tổ chức sự kiện, từ đó làm cơ sở pháp

lí để Ban lãnh đạo công ty xây dựng và hoàn thiện những quy định, hƣớng dẫn

về hoạt động tổ chức sự kiện trong công ty. Các văn bản làm căn cứ cho việc

xây dựng các quy định, quy chế về tổ chức sự kiện trong công ty có thể kể đến

nhƣ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính

phủ về Công tác văn thƣ [3]( hƣớng vẫn việc lƣu trữ văn bản, tài liệu để nộp

lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ công ty) và sự đổi mới trong Bộ Nội Vụ (2013),

Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 về hƣớng dẫn xây dựng quy

chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức [2].

3.1.2. Hạn chế

Ngoài những ƣu điểm, công tác tổ chức sự kiện của Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng còn bộc lộ một số hạn chế

nhƣ sau:

+ Về xây dựng ý tƣởng sự kiện: thông thƣờng, ý tƣởng các sự kiện tại

Trống Đồng đƣợc thiết kế, dựa trên ý kiến và sự góp ý của các bên liên quan

(Công ty – đơn vị tổ chức, nhận thầu hoặc bán sự kiện; khách hàng – ngƣời

mua sự kiện, ngƣời thuê tổ chức sự kiện và đơn vị hỗ trợ tổ chức) nên đôi khi

xảy ra tình trạng hạn chế ý tƣờng do nhu cầu từ phía khách hàng hoặc nguồn

chi phí bị giới hạn

+ Trong một số trƣờng hợp thời gian dự kiến tổ chức sự kiện có thể bị

thay đổi (do yếu tố chủ quan từ phía khách hàng hoặc do sự tác động của

những yếu tố khách quan: dịch bệnh, quy định của chính phủ về giãn cách xã

hội…) làm ảnh hƣởng đến kế hoạch tổ chức sự kiện từ đó gây nên các tác động

tiêu cực về chi phí sự kiện, phân công nhân sự cho sự kiện hay địa điểm tổ

chức sự kiện…

+ Trong quá trình diễn ra các sự kiện thƣờng niên tại Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng luôn có sự tham gia góp ý

của nhiều bộ phận nên đôi khi xảy ra tình trạng mỗi ngƣời một ý, không ai chịu

lắng nghe ý kiến của ngƣời khác. Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho cuộc

họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đạt đƣợc mục tiêu chung, đôi khi

trong một số trƣờng hợp không thể tránh khỏi những ý kiến lan man, không tập

trung vào trọng tâm và cách thức giải quyết vấn đề gây mất thời gian và lam

man ý kiến trong quá trình diễn ra và điều hành sự kiện

+ Đối với nhƣng sự kiện có quy mô lớn hoặc có tổ chức tiệc ăn uống thì

công ty phải liên hệ thuê địa điểm bên ngoài làm phát sinh chi phí khiến cho

nguồn chi phí đầu tƣ cho tổ chức sự kiện tăng lên

+ Hiện tại, Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống

Đồng chƣa có MC chính thức cho những live show âm nhạc, vậy nên thƣờng

đi thuê các MC bên ngoài hỗ trợ. Việc thuê MC làm giảm tính chuyên môn

trong sự kiện và phát sinh nguồn chi phí

3.1.3. Nguyên nhân

Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty hiện nay đã cơ bản đƣợc hoàn

thiện, ngày càng đem lại những hiệu quả tích cực. Tuy nhiên vẫn còn bộc lộ

những hạn chế nhất định. Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tế tại công

ty, tác giả đã tìm hiểu một số nguyên nhân của vấn đề trên, cụ thể nhƣ sau:

+ Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

hiện đã thành lập và phát triển đƣợc năm năm. Cùng với lĩnh vực tổ chức sự

kiện, hiện có nhiều lĩnh vực kinh doanh khác đang dƣợc Ban lãnh đạo công ty

nghiên cứu và thực hiện đầu tƣ, vậy nên nguồn kinh phí đầu tƣ cho tổ chức sự

kiện giảm dần và đôi khi không phải là ƣu tiên hàng đầu trong chính sách phát

triển công ty.

+ Đại dịch Covid 19 đã và đang ảnh hƣởng không nhỏ đến lĩnh vực tổ

chức sự kiện nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty nói riêng.

Cách li xã hội, hạn chế tu tập đông ngƣời, đồng nghĩa với việc các sự kiện

không thể tổ chức, từ đó làm giảm nguồn doanh thu, công ty buộc phải cân

nhắc chuyển hƣớng kinh doanh sang những lĩnh vực và hoạt động kinh doanh

khác nhƣ: quay MV, đào tạo thanh nhạc, xây dựng và phát hàng TVC, nhạc

quảng cáo…

+ Một số bộ phận nhân viên trong công ty có tâm lí ỷ lại, không chủ

động trong công việc, việc đƣợc giao thì thực hiện, còn những công việc chung

đồng nghĩa với việc không thực hiện, điều nay ảnh hƣởng không nhỏ đến uy

tín của công ty đồng thời làm giảm tính chủ động, sáng tạo trong đề xuất ý

tƣởng và thực hiện công việc

+ Mỗi sự kiện khác nhau, sẽ có những quy trình tổ chức riêng biệt, vậy

nên không phải tất cả nhân viên đều nắm vững các chuyên môn, nghiệp vụ về

tất các quy trình tổ chức các loại hình sự kiện trong công ty, trong những sự

kiện có quy mô lớn, khách tham dự đông, công ty vẫn cần thuê thêm đội ngũ

nhân viên để đón tiếp khách mời và phục vụ tiệc ăn uống (nếu có)

+ Công tác truyền thông và marketing trƣớc mỗi sự kiện thực sự tiêu tốn

nguồn kinh phí rất lớn từ đó làm tăng chi phí cho hoạt động tổ chức sự kiện.

Công tác marketing sau sự kiện trong một số trƣờng hợp chƣa đƣợc quan tâm

đúng mức. Bởi công tác truyền thông sự kiện thu hút khách mời tham dự là

một quá trình xuyên suốt trƣớc – trong – và sau sự kiện. Vì vậy cần đảm bảo

thực hiện truyền thông một cách liền mạch, thống nhất và hiệu quả trong suốt

quá trình diễ ra sự kiện

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công

ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

3.2.1. Nh m giải pháp nhằm nâng c o hiệu quả trong việc tổ chức sự

kiện kinh doanh

Quá trình triển khai và tổ chức thực hiện các sự kiện kinh doanh tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đã gặt hái đƣợc nhiều

thành công và trở thành một trong những định hƣớng kinh doanh chiến lƣợc, tuy

nhiên trong trong quá trình thực hiện công việc vẫn còn bộc lộ một số hạn chế nhất

định. Thông qua quá trình khảo sát thực tế kết hợp với những kiến thức chuyên

ngành và liên ngành, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

và phát triển loại hình sự kiện kinh doanh tại công ty. Rất mong những giải pháp

này có thể ứng dụng trong thực tế thực hiện công việc và góp phần đƣa công ty

phát triển.

+ Đối với những sự kiện kinh doanh có quy mô lớn, số lƣợng khách

tham dự nhiều, Ban lãnh đạo công ty cần xây dựng chi tiết, cụ thể, rõ ràng các

văn bản quy định về việc tổ chức sự kiện kinh doanh và công tác hậu cần trƣớc

trong và sau sự kiện, và phân công rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân,

phòng ban có liên quan, điều này giúp hạn chế việ chồng chéo về nhiệm vụ,

phân công công việc đƣợc rõ ràng, cụ thể, chi tiết

+ Việc xây dựng các ý tƣởng cho sự kiện kinh doanh đôi khi bị hạn chế

do yêu cầu từ phía khách hàng hoặc bị giới hạn về nguồn kinh phí, vậy nên cần

thống nhất về ý tƣởng về sự kiện với khách hàng trƣớc khi có kế hoạch xậy

dựng và triển khai ý tƣởng sự kiện, dựa theo nguồn dự trù kinh phí ban đầu, có

thể tham khảo những ý tƣởng phù hợp tránh tình trạng ý tƣởng thì phong phú

nhƣng nguồn kinh phí để thực hiện ý tƣởng sự kiện lại không phù hợp.

+ Trong mỗi sự kiện kinh doanh tại công ty luôn cần nguồn nhân sự

phong phú, đôi khi cần thuê thêm nguồn nhân sự từ bên ngoài vì vậy cần xây

dựng hoàn chỉnh và chi tiết các quy định về đánh giá nhân sự, hiện tại công ty

chƣa áp dụng đánh giá hiệu quả thực hiện công việc thông qua việc áp dụng

KPI, KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của từng

nhân viên đối với những mục tiêu đề ra từ trƣớc. Thông qua đó nhằm đánh giá

hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

+ Công ty có thể nghiên cứu và áp dụng đánh giá hiệu quả công việc và

xây dựng nên bộ KPI hoàn chỉnh của Công ty, để từ đó có những chính sách

đãi ngộ, lƣơng thƣởng xứng đáng và công bằng với tất cả các cá nhân tạo động

lực thúc đẩy để nhân viên làm việc hết mình, sáng tạo và hiệu quả

+ Hiện tại trong công ty mỗi sự kiện kinh doanh khác nhau, sẽ có những

quy trình tổ chức riêng biệt, vậy nên không phải tất cả nhân viên đều nắm vững

các chuyên môn, nghiệp vụ về tất cả các khâu trong quy trình tổ chức sự kiện

kinh doanh, vì vậy mỗi phòng ban và bộ phận trong công ty cần đẩy mạnh

công tác tập huấn và bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên về các

nghiệp vụ có liên quan để một nhân viên có thể thực hiện song song nhiều

nhiệm vụ trong quá trình tổ chức sự kiện đồng thời góp phần giảm bớt nguồn

chi phí cho việc thuê nhân sự từ bên ngoài

+ Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để đảm bảo rằng mỗi cá nhân và

bộ phận chuyên tâm thực hiện đúng công việc của mình, mỗi phòng ban trong

công ty cần thực hiện việc kiểm tra thực hiện công việc thƣờng xuyên.Trong

trƣờng hợp phát hiện sai phạm có thể trừ vào chuyên cần hàng tháng và đánh

giá xếp loại nhân viên. Phƣơng pháp kiểm tra phù hợp, thực hiện việc kiểm tra

thƣờng xuyên giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quá

trình thực hiện công việc đƣợc giao, từ đó góp phần đem đến sự thành công

sau mỗi sự kiện

+ Việc tổ chức những sự kiện kinh doanh có quy mô lớn, nguồn chi phí

đầu tƣ cao và đem lại ý nghĩa chiến lƣợc cho công tác truyền thông trong công

ty, Văn phòng công ty phối hợp cùng phòng marketing và các cá nhân có liên

quan cần thiết lập mục tiêu cho sự kiện một cách rõ ràng và sắp xếp các mục

tiêu theo thứ tự ƣu tiên, nhằm đảm bảo những công việc cần thực hiện trƣớc sẽ

đƣợc hoàn thành trƣớc, công việc nào là công việc ƣu tiên trong kế hoạch tổ

chức sự kiện…góp phần thực hiện công việc theo trình tự, tránh bỏ sót công

việc, và nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc

+ Bên cạnh đó cũng cần lƣu ý, mục tiêu đặt ra cần phải thực tế và trong

khả năng đạt đƣợc, tức là Văn phòng công ty cần cân đối hài hòa giữa nhu cầu

của khách hàng hàng, nguồn kinh phí dự trù và khả năng thực hiện mục tiêu

trong thực tế để thiết lập mục tiêu cho những sự kiện kinh doanh sao cho phù

hợp. Điều này, không chỉ giúp nhân viên thực hiện kế hoạch biết đƣợc mục

tiêu cần phấn đấu, mà còn góp phần tạo thuận lợi cho công tác đanh giá mức

độ thành công của sự kiện sau khi sự kiện kết thúc.

+ Căn cứ vào tình hình thực tế và kế hoạch tổ chức sự kiện, trƣởng các

bộ phận cần thực hiện triển khai nhiệm vụ thực hiện công việc ở mọi khâu,

mọi quá trình trong sự kiện cụ thể tới từng nhân viên và mỗi nhân viên cần

chịu trách nhiệm về công việc mình thực hiện. Công tác kiểm tra, giám sát

đồng thời cũng đƣợc áp dụng, từ đó việc giúp cho mỗi thành viên trong sự kiện

thấy đƣợc những ƣu điểm để phát huy, đồng thời chỉ ra những điểm hạn chế,

để tiếp tục phấn đấu, hoàn thiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao

3.2.2. Nh m giải pháp nhằm nâng c o hiệu quả trong việc tổ chức sự

kiện thường niên

Những sự kiện thƣờng niên thông thƣờng là những sự kiện đƣợc tổ chức

hàng tháng, hàng quý, hàng năm tại công ty. Trống Đồng là công ty hoạt động

trong lĩnh vực nghệ thuật và sự kiện nên có rất nhiều công việc cần thống nhất

ý kiến và thực hiện triển khai công việc từ ban lãnh đạo đến các bộ phận/phòng

ban cụ thể trong công ty. Chính vì vậy, các sự kiện thƣờng niên tại Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng chủ yếu là các cuộc

họp định kì tại công ty, bao gồm: họp tổng kết công tác năm, họp nội bộ từng

phòng ban và họp chuyên môn

Việc tổ chức và điều hành các cuộc họp không quá phức tạp và tỉ mỉ,

gồm nhiều khâu nhiều bƣớc nhƣ việc thực hiện và triển khai thực hiện công

việc trong quá trình tổ chức các sự kiện kinh doanh và live show âm nhạc.

Thông qua quá trình khảo sát thực tế và tham khảo ý kiến từ các cá nhân trong

công ty, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của

các cuộc họp tại công ty.

+ Mỗi cuộc họp đƣợc tổ chức đều có những vấn đề cần phải giải quyết,

để giải quyết công việc một cách hiệu quản cần tham khảo ý kiến từ nhiều bộ

phận và thống nhất một ý kiến chung. Mỗi thành viên đều có quyền góp ý và

trao đổi công việc trong cuộc họp khiến cho cuộc họp thiếu sự đồng thuận khi

các thành viên cứng nhắc trong bƣớc thảo luận và giải quyết vấn đề. Để xử lý

tình trạng này, giải pháp tình thế là tìm những vấn đề hoặc lĩnh vực nhỏ hơn để

nhất trí, hay thậm chí chia nhỏ các vấn đề ra để đi tìm đến những điểm chung

nhất. Phát triển và mở rộng điểm chung nhất này để tạo sự đồng thuận lớn hơn.

Bên cạnh đó, ngƣời chủ trì có thể hỏi các thành viên xem cần có những yếu tố

nào để đạt đƣợc sự nhất trí và thảo luận những hậu quả của việc không nhất trí

để các thành viên dự họp hiểu rõ bản chất vấn đề. Ngoài ra, công ty cần xây

dựng các quy tắc, trong đó có quy định cụ thể về cách thức ra quyết định trong

cuộc họp để đảm bảo rằng mọi thành viên đều nắm đƣợc và thống nhất làm

theo.

+ Ý kiến cá nhân của mỗi thành viên tham dự cuộc họp là vô cùng

phòng phú, đôi khi xảy ra mâu thuẩn trong cuộc họp do phát sinh các ý kiến

trái chiều, mỗi ngƣời đều giữ vững quan điểm, ý kiến của mình, không ai

nhƣờng ai. Vì vậy trong mỗi cuộc họp, công ty cần đề ra quy tắc thảo luận

chung, tích cực thu hút ý kiến và sự góp ý của mọi ngƣời nhƣng việc đóng góp

ý kiến để đƣa ra quyết định chung cần thực hiện dân chủ, công bằng và tuân

thủ theo những quy tắc nhất định

+ Tạo ra bầu không khí tích cực và sôi nổi trong mỗi cuộc họp, giúp mỗi

thành viên cảm thấy thoải mái, sáng tạo và chủ động xây dựng ý kiến, từ đó

giúp giải quyết công việc nhanh hơn, mỗi thành viên thêm gắn kết vào mục

tiêu chung của cuộc họp

+ Mỗi cuộc họp đƣợc tổ chức cần xác định mục tiêu cụ thể cho cuộc

họp, tránh việc trình bày ý kiến lan man, không đi vào trọng tâm cuộc họp gây

mất thời gian và không đạt đƣợc mục đích chung khi thảo luận

+ Thành viên tham dự cuộc họp có thể tham khảo chuẩn bị giấy tờ và

tài liệu cần thiết cho cuộc họp, để làm tƣ liệu báo cáo, ghi chép ý kiến khi cần

thiết đồng thời giúp những thành viên khác nắm đƣợc nội dung chính của cuộc

họp

3.2.2. Nh m giải pháp nhằm nâng c o hiệu quả trong việc tổ chức live

show âm nhạc

Các Live show âm nhạc mà Trống Đồng tổ chức tƣơng đối đa dạng,

thông thƣờng sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (live show nhạc trẻ, nhạc

bolero, nhạc trữ tình) hay dựa vào mục đích tổ chức live show (để gây quỹ cho

một chƣơng trình từ thiện, để quảng bá thƣơng hiệu hay là kỷ niệm thời gian

hoạt động nghệ thuật) để xác định chính xác loại hình live show âm nhạc đƣợc

tổ chức

Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

các live show âm nhạc đƣợc tổ chức gắn liền với quá trình đào tạo học viên

thanh nhạc của Trống Đồng Arts và đƣợc xem nhƣ sự kiện âm nhạc – giải trí

mang đậm màu sắc nghệ thuật. Mỗi khóa học tƣơng ứng với một khóa đào tạo

học viên thanh nhạc và sau khi kết thúc một khóa học, học viên sẽ trình diễn

những ca khúc mình đã học trên sân khấu. Mỗi live show âm nhạc trung bình

có khoảng một số khách mời và ca sĩ

+ Để giúp cho liveshow ca nhạc đƣợc công chúng yêu âm nhạc biết đến

rộng rãi, Công ty cần đảm bảo công tác truyền thông xuyên suốt trong quá

trình diễn ra buổi live show, cần phải có một kế hoạch truyền thông trƣớc sự

kiện thật tốt. Đôi khi trong một số buổi live show âm nhạc, công ty gần nhƣ chỉ

tập trung vào truyền thông rầm rộ trƣớc khi sự kiện diễn ra mà không quan tâm

mấy đến quá trình truyền thông sau sự kiện nguyễn nhân của vấn đề này là

nguồn kinh phí giành cho truyền thông bị giới hạn. Để giải quyết vấn đề này có

thể xem xét sủ dụng các kênh truyền thông qua internet. Ngày nay với sự phát

triển mạnh mẽ của mạng xã hội, việc để công chúng có thể tiếp cận đƣợc với

một sự kiện thực sự đơn giản. Công ty có thể tăng cƣờng truyền thông sự kiện

thông qua Fanpage “Hội quán thanh xuân” – Fanpage chính thức của Công ty

TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng, truyền thông qua

những bài đăng trên facebook, goole hay live stream trực tiếp về sự kiện…

+ Song song với việc phát triển kế hoạch truyền thông ở mạng xã hội thì

việc truyền thông offline, thông qua các banner, ví dụ nhƣ có thể treo các

banner, poster… ở thang máy, lối ra vào, của công ty, để mọi ngƣời nắm đƣợc

các thông tin chính về buổi live show và tăng hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ

+ Mỗi live show âm nhạc đƣợc công ty tổ chức sẽ có những loại hình âm

nhạc khác nhau và trên thực tế, mỗi khán giả sẽ có những gu âm nhạc khác

nhau. Đồng thời, cách họ đón nhận những giai điệu cũng có nhiều điểm rất

khác biệt. Chính vì thế, để đáp ứng nhu cầu của mọi đối tƣợng khách hàng, tổ

chức liveshow ca nhạc thành công, gây ấn tƣợng sâu sắc đối với khán giả, công

ty trong qua trình tổ chức cần mang lại cho ngƣời nghe cảm giác thực sự chìm

đắm trong âm nhạc chứ không phải là việc chọn gu âm nhạc theo số đông khán

giả. Sự thành công của mõi live show âm nhạc không chỉ đến từ giai điệu bài

hát mà còn dựa vào cách tổ chức khoa học, thiết kế sân khấu hay cách sắp xếp

hệ thống âm thanh, ánh sáng,… Để có một liveshow ca nhạc hoành tráng.

+ Hiện tại ở những live show âm nhạc có quy mô lớn, công ty vẫn phải

thuê địa điểm bên ngoài làm phát sinh chi phí hoặc trong một số trƣờng hợp

gây lãng phí do kinh phí để thuê địa điểm là quá lớn. Vì vậy, Ban lãnh đạo

công ty cần xem xét kí kết hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn với những công ty

cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhằm cố định và thống nhất về địa điểm tổ

chức nhằm đảm bảo mọi sự kiện mà Trống Đồng tổ chức đều có địa điểm tổ

chức thực sự phù hợp

+ Ngoài ra, công ty có thể nghiên cứu ứng dụng công nghệ phù hợp vào

quy trình tổ chức live show âm nhạc ví dụ nhƣ việc điều chỉnh âm thanh và

ánh sáng trên sân khấu thông qua bộ Mixer hoặc sử dụng điều khiển đèn chiếu

phông nền và loa từ xa…điều đó góp phần tạo nên tính chuyên nghiệp trong tổ

chức sự kiện và giảm bớt nguồn nhân sự, giảm thiểu chi phí

+ Mỗi live show âm nhạc đƣợc tổ chức góp phần củng cố thƣơng hiệu

“Trống Đồng” trong lòng khán giả yêu âm nhạc. Nói cách khác mỗi live show

âm nhạc mà công ty tạo nên chính là linh hồn của hoạt động tổ chức sự kiện

trong công ty. Vì vậy mọi khâu, mọi quá trình để tạo nên một live show âm

nhạc cần đƣợc quan tâm và chăm chút tỉ mỉ đảm bảo tính chuyên nghiệp, sáng

tạo mỗi sự kiện mà Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông

Trống Đồng tổ chức.

Tiểu kết

Ở chƣơng 3, thông qua quá trình khảo sát thực tế kết hợp với việc vận

dụng các kiến thức chuyên ngành và liên ngành, tác giả đã đánh giá những ƣu

điểm và hạn chế trong hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng

mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng, trên cơ sở đó tác giả đƣa ra một số

giải pháp nhằm nâng cao và phát huy hiệu quả của lĩnh vực tổ chức sự kiện,

đóng góp chung cho sự phát triển của công ty. Bên cạnh các giải pháp tác giả

còn đƣa ra những chính sách cụ thể của các cấp, các ngành để từ đó phát triển

lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung. Tác giả hi vọng những giải pháp trong

chƣơng 3, sẽ có những đóng góp tích cực và ứng dụng thực tế nhằm đem lại

hiệu quả cho công tác tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ

và Truyền thông Trống Đồng tổ chức.

KẾT LUẬN

Hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự

phát triển của công ty. Trong bài nghiên cứu này, tác giả đã khảo sát và đánh

giá chi tiết thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng

mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Bên cạnh đó, tác giả cũng nêu ra

một số nội dung cơ bản trong hoạt động tổ chức sự kiện và trách nhiệm của

từng cá nhân trong tổ chức thực hiện công việc, từ đó khái quát lên trách

nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bài nghiên

cứu nhằm cung cấp thêm thông tin hoạt động tổ chức sự kiện để mọi ngƣời có

thể tham khảo và hiểu biết về lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung. Đồng thời,

trình bày những tiềm năng để phát triển hơn nữa hoạt động tổ chức sự kiện tại

công ty.

Hoạt động tổ chức sự kiện đƣợc xem nhƣ một phần không thể thiếu

trong đời sống – kinh tế - xã hội của nƣớc ta. Sự kiện đƣợc xem nhƣ một kênh

kết nối khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đồng thời sự kiện là

dịp tốt để khách hàng biết nhiều hơn về doanh nghiệp. Có thể thấy, ngoài

những cách quảng cáo, tiếp thị thì tổ chức sự kiện là cách chính là kênh quảng

bá thƣơng hiệu đánh bóng tên tuổi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Với

mong muốn đem lại cho khách hàng những sự kiện tốt nhất với chi phí phù

hợp. Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đã

phát triển các sản phẩm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và liveshow âm nhạc

với thƣơng hiệu “Trống Đồng show”.

Qua quá trình khảo sát, đánh giá thực tế về thực trạng hoạt động tổ chức

sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

bài nghiên cứu đã đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt

động tổ chức sự kiện tại công ty. Việc nghiên cứu này không chỉ đơn thuần

dựa trên những số liệu, sử liệu, sách vở, mà còn dựa trên quá trình thực tế khảo

sát thực tế của tác giả tại Công ty.

Để hoàn thành bài nghiên cứu này, một lần nữa tác giả xin trân thành cảm

ơn Giảng viên hƣớng dẫn và các thầy( cô) khoa Quản trị Văn phòng trƣờng Đại

học Nội Vụ Hà Nội, Ban lãnh đạo Công ty, anh Nguyễn Hoàng Dũng - quản lí

Trống Đồng show và các anh chị công tác tại Văn phòng của Công ty TNHH

Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đã nhiệt tình hƣớng dẫn, giúp

đỡ, để tác giả hoàn thành tốt bài nghiên cứu.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Andrea Driessen (1980), Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp,

NXB Dân trí;

2. Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 về

hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ

chức;

3. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày ngày 05 tháng

3 năm 2020 về Công tác văn thƣ;

4. Nguyễn Mỹ Ngọc Chân (2012), bài giảng Quản trị trong sự kiện và lễ

hội, Trƣờng Cao đẳng Du lịch Hà Nội;

5. Cao Minh Hải (2011), Quản lý sự kiện và lễ hội, Nxb Đại học Quốc

gia Hà Nội;

6. Lƣu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức sự kiện, Đại học Kinh tế Quốc

dân;

7. Quốc hội (2020), Luật doanh nghiệp 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020;

8. Nguyễn Thị Diễm Quỳnh (2021), Tác động của dịch bệnh COVID-19

đối với doanh nghiệp Việt Nam, trên Cổng thông tin quốc gia về đăng kí doanh

nghiệp;

9. Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Quản trị sự kiện và lễ hội, Nxb Lao

động- Xã hội;

10. Tác giả Hồ Thị Thanh Thủy (2011), Phân tích thực trang quy trình

tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã; Đề án tốt nghiệp

11. http://voer.edu.vn

12. Wikipedia tiếng Việt;

13. Website: Trongdong.vn;

14. Website: http://tratu.soha.vn;

15. Website: https://vietstarmax.vn;

16. Website: http://dinhtienminh.net.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1.

Giám đốc

Phó giám đốc

Trống Đồng show

Cafe ca nhạc Trống Đồng

Trống Đồng Media

Trống Đồng Arts

Phòng

Văn phòng

Phòng Marketing

Phòng

Kế toán

Kinh doanh Phòng Kĩ thuật

(Nguồn Website: TrongdongVN.com)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Truyền thông Trống Đồng

Phụ lục 2.

sự kiện kinh doanh

sự kiện thường niên

live show âm nhạc

Biểu đồ quy mô và cơ cấu các loại hình sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng ( 2015-2020)

Biểu đồ quy mô và cơ cấu các loại hình sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng

(Nguồn: Văn phòng)

mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng (2015-2020)

Phụ lục 3

Ảnh 1: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

vụ và Truyền thông Trống Đồng

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

Ảnh 2: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Ảnh 3: Các thành viên đang hăng say tập luyện chuẩn bị cho live show

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

âm nhạc “Mùa thu hoài niệm – 2021”

Ảnh 4: Các thành viên đang hăng say tập luyện chuẩn bị cho live show

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

âm nhạc “Mùa thu hoài niệm – 2021”

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

Ảnh 4;5: Hình ảnh đội ngũ lễ tân tại sự kiện “Gala âm nhạc cuối năm 2020”

Ảnh 6: Tiết mục ca nhạc trong sự kiện thiện nguyện tại Bệnh viện Lão

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

khoa Trung ƣơng

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chủ đề:

Tiểu luận quản trị kinh doanh

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ

VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG

Trống Đồng show

Cafe ca nhạc Trống Đồng

Trống Đồng Arts

Giám đốc

Phó giám đốc

Tài liệu liên quan

Bài tập lớn: Trình bày vấn đề tổ chức và quản lý công ty Cổ Phần theo pháp luật Việt Nam hiện hành

Bài tiểu luận Quản trị kinh doanh: Quản trị công nghệ và chuyển đổi số

Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh: Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu tại công ty TNHH American Standard Vietnam

Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh: Đánh giá hoạt động xuất khẩu các sản phẩm về thép của Công ty Cổ phần Cơ khí xây dựng Thương mại Đại Dũng

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Một số giải pháp nhằm nâng cao vị thế hoạt động cho công ty cổ phần Nhà Việt Nam giai đoạn (2012-2015)

Khóa luận tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty cổ phần Tập Đoàn Truyền thông và Công nghệ Nova

Đề cương chi tiết học phần Quản trị doanh nghiệp (Mã học phần: 0101123447)

Tiểu luận: Sự tác động của yếu tố vĩ mô đến hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp

Bài tập nhóm Quản trị chiến lược trong kinh doanh du lịch và khách sạn: Phân tích chiến lược kinh doanh của Công ty Du lịch Lữ hành Saigontourist

Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Tài liêu mới

Bài tiểu luận: Phân tích và đề xuất chiến lược cho Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh

Bài tập lớn: Khởi sự kinh doanh

Bài tập lớn: Chiến dịch marketing cho sản phẩm sữa milo

Bài tập lớn: Quản trị chuỗi cung ứng

Bài tiểu luận: Lãnh đạo trong kỷ nguyên số

Bài tiểu luận: Thực trạng và giải pháp thực hiện chiến lược trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững tại Công ty TNHH Becamex Tokyu

Báo cáo nghiên cứu: So sánh chiến lược xúc tiến thương mại của 3 doanh nghiệp Mercedes - Toyota - VinFast

Bài tập lớn: Quản trị công nghệ

Bài tập lớn: Xây dựng và phát triển thương hiệu thời trang công sở cao cấp Le Lys của Tổng công ty CP Việt Tiến

Bài tiểu luận: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần ở Việt Nam

Bài tiểu luận: Định nghĩa và vai trò chuỗi cung ứng; lựa chọn nhà cung ứng

Luận văn tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần Bellsystem24_Hoasao (Khối Dự án miền Bắc)

Báo cáo thực tập: Công ty TNHH Sản xuất, Dịch vụ và Thương mại An Tâm

Đồ án tốt nghiệp: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ số trong sản xuất in và tác động của nó đến chiến lược kinh doanh của công ty in

Khóa luận tốt nghiệp: Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua của khách hàng đối với sản phẩm mứt gừng của Công ty Mộc Truly Hue’s

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok