BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH
Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LỆ QUYÊN
Mã số sinh viên : 1305QTVB050
Khóa : 2013-2017
Lớp : ĐH QTVP 13B
HÀ NỘI - 2017
1
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công
tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên
cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú
Thành. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và
chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo. Ngoài ra luận văn còn
sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ
chức khác nhau có trích nguồn gốc. Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình.
Hà Nội, tháng 5 năm 2017
Tác giả
Lê Thị Lệ Quyên
LỜI CẢM ƠN
Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ
của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành,
cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ
Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập
và nghiên cứu đề tài.
Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn
Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo
tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ.”
Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành
đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa
qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp
và gián tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài. Với điều kiện thời gian và
kinh nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót. Tôi rất
mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để
tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công
tác sau này./.
XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN !
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT
Viết tắt
Nghĩa đầy đủ
1.
KH&CN
Khoa học và Công nghệ
2.
CNTT
Công nghệ thông tin
3.
QĐ; TT ;CT
Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị
4.
HC -TC
Hành chính -Tổ chức
5.
CBCC
Cán bộ, Công chức
6.
CTVT
Công tác văn thư
MỤC LỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống
và quản lý văn thư hiện đại ....................................................................................... 15
Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ ........................................................... 22
Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư ............................................ 27
Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản ....................................................... 32
Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản .............................................. 33
Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản ....................... 34
Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ........................... 35
Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ............ 39
Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản .......................... 39
Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi ......................................................... 40
Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản ......................... 49
Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf ................................................................. 56
Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số ......................................... 56
Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản ........... 57