Tham khảo tài liệu Kỹ năng đàm phán hợp đồng ngoại thương sẽ giúp các bạn nắm những nội dung về thương lượng, các phương thức tiếp cận, các giai đoạn đàm phán (giai đoạn chuẩn bị đàm phán, các giai đoạn đàm phán, giai đoạn sau đàm phán), các hình thức đàm phán.
YOMEDIA/
Chủ đề:
Nội dung Text: Kỹ năng đàm phán hợp đồng ngoại thương
- Kỹ năng đàm phán hợp đồng
ngoại thương
Đàm phán hợp đồng:
1. Nội dung thương lượng
Trong thương mại, nội dung các cuộc thương lượng thường liên quan đến: Tên
hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, bao hàng, giá cả, thanh toán, bảo
hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất
khả kháng.
2. Các phương thức tiếp cận
• Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach)
Theo cách này, các bên tìm cách xích lại gần nhau, cộng tác với nhau để tìm ra
tiếng nói chung, đáp số chung để rồi bên nào cũng có lợi. Cách tiếp cận này còn
gọi là “ Thắng – Thắng” (win- win).
• Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach)
Theo cách này, một bên lấn át bên kia, áp đặt giải pháp của mình cho đối tác của
mình khiến cho đối tác rơi vào tình trạng bất lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “
Thắng – thua” (Win- Lost).
Hiện nay cách tiệp cận hợp tác thường được ưa chuộng hơn trong đàm phán.
- 3.Các giai đoạn đàm phán (áp dụng chủ yếu với đàm phán trực tiếp).
Giai đoạn chuẩn bị đàm phán
Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán.
trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ năng về 3 mặt sau:
• Thu thập thông tin về:
- Mục đích của đối phương.
- Đối phương là ai và đại diện cho đối phương là người như thế nào.
- Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương.
- Khuynh hướng thị trường ra sao.
- Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu.
- Và những thông tin cần thiết khác.
• Chuẩn bị chiến lược:
- Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( strategic thinking) hay
tư duy ứng phó ( ineremental thinking).
- Xác định thái độ của mình sẽ dùng trong thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình hay
lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh.
• Chuẩn bị kế hoạch:
- Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cầu tối đa , tối thiểu,
giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất v.v...
- Xác định những nhượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho
- mỗi nhượng bộ đó v.v...
- Sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán.
- Bố trí công việc tiếp cận.
Các giai đoạn đàm phán
• Các nguyên tắc cần thực hiện:
- Lễ phép , lịch sự.
- Hoà khí và thiện cảm.
- Không xa rời mục đích đã định.
- Chủ động.
• Các cách mở đầu các cuộc đàm phán:
- Mở đầu làm dịu căng thẳng
+ Mở đầu kiếm cớ
+ Mở đầu kích thích trí tưởng tượng của đối phương.
+ Mở đầu trực tiếp ( Nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung).
- Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề. Các
phương pháp thường dùng là:
+ Trình bày lưu loát với vẻ bề ngoài thật thà, tốc độ nói vừa phải, không nên quá
chậm hay quá nhanh.
+ Khéo léo sử dụng chữ “nhưng”.
+ Để nêu ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm yêu cầu của mình.
+ Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và thuyết phục chính họ.
+ Đưa ra phương án để đối phương tự chọn.
+ Cuối cùng cần thúc đẩy đối phương đưa ra quyết định bằng văn bản.
- - Thái độ cần có của người đàm phán (Theo kinh nghiệm của Gavin Kenedy – một
nhà thương lượng kinh doanh quốc tế lâu năm, đồng thời là giảng viên có uy tín
của Đại học Statholyde- Anh và một số nhà thương lượng kinh doanh quốc tế nổi
tiếng khác):
+ Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của
mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.
+ Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác
nước ngoài.
+ Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất.
+ Không nên có nụ cười vô nghĩa ( đặc biệt khi làm việc với các đoàn Châu Âu).
+ Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán của đối
phương.
+ Phản ứng lịch thiệp đối với các sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh đó là
những thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta.
+ Không tham gia tranh luận những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống,
chủng tộc... trong quá trình đàm phán.
+ Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn.
+ Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử
và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của
mình.
+ Cố gắng thích ứng với nhịp độ của đối tác.
+ Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định
nêu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Điều này còn thể thiên sự không nhất
quán giữa các thành viên trong đoàn.
+ Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương.
+ Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức
nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối
tác chấp nhận được.
- + Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuýêt phục tích luỹ được.
+ Phải phát triển kỹ năng thương lượng để được thế giới thừa nhận.
+ Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng
thời gây được sự thoả mãn của đối phương.
+ Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong
hợp đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận.
+ Khi quyết định đường lối kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt là ở những nơi mà
kỷ cương xã hội nơi lỏng hơn nơi khác, hãy làm theo cái mà bạn cảm thấy tiện lợi
hơn là cái mà bạn cảm thấy đúng sai.
Giai đoạn sau đàm phán
• Cần tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy
nhiên cũng cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều khoản thoả thuận đó.
• Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và phải đối chiếu kiểm điểm cùng
đối phương hàng kỳ.
• Rút ra bài học để tự hoàn thiện mình.
4. Các hình thức đàm phán
Đàm phán giao dịch qua thư tín
Khi sử dụng thư tín để đàm phán, giao dịch cần phải nhớ rằng thư từ là “ sứ giả
của mình” đến với đối tác, người ta sẽ đánh giá, phê phán mình qua những thư từ
mình đã gửi đến. Do vây, cần phải lưu ý hết sức trong việc viết thư và gửi thư.
Phaỉ đảm bảo những yêu cầu lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn.
• Lịch sự về hình thức:
- - Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo. Chú ý màu của giấy viết vì mỗi nơi có những
màu giấy được coi là sang trọng và lịch sự khác nhau.
- Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ tên, địa chỉ, điện tín của doanh nghiệp.
- Thư chỉ nên viết trên một mặt giấy.
- Mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh.
- Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của
mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc nhưng cũng tránh cầu kỳ.
- Nên sử dụng thứ tiếng đối phương quen dùng để viết thư.
• Chính xác về nội dung: Nội dung thư cần chính xác, rõ ràng, khúc chiết, đầy đủ
nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có từng cách hiểu khác nhau về
từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao gói, cách trả
tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ... Bởi vậy, khi đề cập đến
mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, rõ ràng, cụ thể về quan niệm của mình và những
yêu cầu do mình đặt ra. Không bao giờ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu
vấn đề này như mình hiểu.
• Khẩn trương trả lời thư: Việc chậm hoặc quên trả lời thư sẽ gây ấn tượng xầu
cho đối tác, từ đó ảnh hưởng đến việc mở rộng quan hệ với nhiều đối tác của công
ty.
• Kiên nhẫn: Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề. Kiên nhẫn theo đuổi
khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài.
Giao dịch đàm phán qua điện thoại
Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong
những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một
- vài chi tiết v.v...
Cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách
chính xác.
Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả
thuận (trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng
cho những thoả thuận, quyết định đã đưa ra trong trao đổi).
Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
5. Nghệ thuật đàm phán
Đàm phán theo phong cách Á Đông
Các kỹ năng cần chú ý:
• Khi chưa thể đàm phán bằng tiếng nước ngoài hãy rèn luyện cách nói đối thoại
hiệu quả thông qua phiên dịch.
• Đừng xem câu nói “Yes” là sự cam kết xác nhận. Những cử chỉ gật đầu kèm theo
tiếng đệm như “ Yes, yes, yes”( tiếng Anh); “ Hais, hais, hais” ( tiếng Nhật) hay “
Tuay, tuay, tuay” ( tiếng Trung quốc) hoặc “ Vâng, vâng” (Tiếng Việt Nam) chỉ là
sự thông hiểu, sự lịch thiệp đối với người bạn nói và để cuộc nói chuyện thêm dễ
dàng chứ không hề có nghĩa là đối phương hoàn toàn đồng ý với mình.
• Phải tạo được cuộc đối thoại hai chiều một cách thoải mái bằng cách: Chú ý lắng
nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý; nói chậm vừa phải
sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp,; biết khen ngợi và chúc mừng cả
- nhóm ( không nên khen riêng một ai và không nên buộc tội, trách cứ một ai); tránh
huyênh hoang tự ca ngợi mình; phải biết xin lỗi khi cần thiết và đừng tỏ ra tức
giận một cách công khai v.v...
• Khi đàm phán nên dùng những từ rõ ràng, trực tiếp, tránh dùng thành ngữ và
tiếng lóng.
• Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm
phán bằng cách: Tìm hiểu trước về nước chủ nhà; Gặp gỡ, nói chuyện riêng với
các đối tác; Biết xen vào những câu thăm hỏi gia đình v.v... đúng lúc, đúng chỗ.
Đàm phán theo phong cách Âu – Mỹ
Đặc điểm đặc trưng của người Âu – Mỹ là tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn
và đề cao chủ nghĩa cá nhân.
Dưới đây xin giới thiệu một vài đặc điểm phong cách của người Mỹ để tham khảo:
- “ Tôi có thể làm một mình”: Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các
tình huống đàm phán một mình nên loại đàm phán này chiếm tỷ trọng lớn trong
các cuộc đàm phán.
- “ Cứ gọi tôi là John”: Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong
quan hệ giữa người với người. Vì vậy họ cố gắng làm cho mọi người cảm thấy
thoải mái bằng cách hạ thấp sự phân biệt chức vụ.
- “ Xin ý kiến cấp trên”: Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm
phán bên kia nói “ Tôi còn phải xin ý kiến cấp trên” Điều này có nghĩa người ra
quyết định không hiện diện.
- - “ Đi thẳng vào vấn đề”: Người Mỹ rất quý thời gian nên không thích nói quanh
co mà muốn đi thẳng vào trung tâm vấn đề một cách nhanh chóng.
- “ Đặt danh thiếp của bạn lên bàn”: Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở
bàn đàm phán.
- “ Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi”: Người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối
phương im lặng trong đàm phán.
- Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định. Vì vậy bạn đừng bỏ cuộc giữa
chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng.
- Trong đàm phán, người Mỹ thường tách vấn đề ra nhiều phần nhỏ rồi tiến hành
tấn công từng phần một.
- Với người Mỹ công việc là công việc.
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
