Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả nhất

Ờ

Ắ

Ả

Ế

Ỹ

K NĂNG QU N LÝ VÀ S P X P TH I GIAN

ờ

ả

I : Qu n lý th i gian:

ờ ọ ạ ắ ế ờ ả ả Th i gian có quan tr ng không?. Tai sao l i ph i qu n lý và s p x p th i gian?.

ắ ế ờ ể ả Dùng cái gì đ qu n lý và s p x p th i gian?.

(cid:0) ứ ấ

ờ ữ ủ ể ị ờ ộ ườ ừ ể ệ ậ ờ ả ở ộ i. Khái ni m th i gian có th có c

ề ờ ế

ụ

ả ấ ộ ờ Th i gian là gì?: Th i gian là m t th r t khó đ đ nh nghĩa. T "th i gian" có trong ấ ả đ ng v t. t c các ngôn ng c a loài ng t ố ả ắ ộ ị ị Đ nh nghĩa v th i gian là m t đ nh nghĩa khó n u ph i c t nghĩa chính xác. Đa s ứ ờ ế ừ ả đó và nói đ n nó, ví d "th i gian trôi",... và do đó d t chúng ta ai cũng ph i dùng t ể khoát ph i có m t cách hi u chung nh t.

ộ ờ ậ ấ ể ủ ậ

ậ ậ ộ ế ớ ả ượ ắ ộ

ệ ụ ứ

ộ ọ ậ ậ ộ ế ọ ế ự ậ ớ ậ c g n v i v t ch t, v t th . ừ i" v n đ ng không ng ng (luôn v n đ ng). ờ ữ ộ

ặ ạ ở ể ế ể ữ ộ ị ị

ộ

ườ ề ầ ể ộ ị

ơ ủ ắ

ự ạ

ộ ơ ổ ủ ị ự ế ủ ộ ậ ượ ị ượ c ặ ổ ạ c, s bi n đ i tr ng thái l p ng mà m t v t nào đó đi đ

Th i gian là m t thu c tính c a v n đ ng và ph i đ ộ ế ằ Các nhà tri t h c đúc k t r ng "th gi ả ử ằ Gi s r ng n u m i v t trong vũ tr đ ng im, khái ni m th i gian tr nên vô nghĩa. Các s v t luôn v n đ ng song hành cùng nhau. Có nh ng chuy n đ ng có ể i, trong khi đó có nh ng chuy n đ ng khó xác đ nh. Vì th đ xác đ nh tính l p l ậ ớ ộ ờ th i gian ng i ta so sánh m t quá trình v n đ ng v i m t quá trình khác có tính ễ ưở ơ ổ ụ ượ ặ ạ i nhi u l n h n, n đ nh h n và d t ng h n. Ví d chuy n đ ng ng t l p l ấ ủ ầ ặ ờ ự ế ự ự c a con l c (giây), s t quay c a trái đ t hay s bi n đ i c a m t tr i trên b u ặ ổ ờ tr i (ngày), s thay đ i hình d ng c a m t trăng (tháng âm l ch),... hay đôi khi đ ằ xác đ nh b ng quãng đ ậ ặ ạ ủ đi l p l ườ ộ i c a m t "v t".

ờ

ệ ạ ế ế c bi ủ ượ ừ ỉ i và t ứ quá kh ấ ừ vi

ấ ự ậ ứ ứ ạ

t đ n) đó là t ế ớ ậ ị ổ ể ế ậ ộ

ộ ế ươ ng lai. Do s v n đ ng không ng ng c a th gi ể ả ự ọ ệ ươ ủ ỗ ớ ng h v i nhau và vì th "v trí và tr t t " c a chúng luôn

ổ ậ ự ủ ượ ừ ế ị ị ữ ổ ướ c. Đó chính là trình c đó đ

ề ừ Th i gian ch có m t chi u duy nh t (cho đ n nay đ ộ ế i v t ch t t đ n hi n t ậ ế mô đ n vĩ mô (và k c trong ý th c, nh n th c) mà tr ng thái và v trí (xét theo quan đi m đ ng l c h c) c a các v t không ng ng thay đ i, bi n đ i. Chúng luôn có nh ng quan h t ế ể ở ề ớ ạ bi n đ i, không th tr v v i tr ng thái hay v trí tr ờ ự ủ c a th i gian. t

ờ ở ạ ỗ ọ i, m i chúng ta hãy quý tr ng t

ộ ể ố ể ậ ụ ủ ấ ố Th i gian m t đi là không tr l mình có đ s ng t ừ ừ giây t ng phút ế ứ ờ t nh t có th , t n d ng th i gian c a mình h t s c.

(cid:0) ế ạ ả ả ắ ờ T i sao ph i qu n lý và s p x p th i gian:

ả ờ ạ ử ụ ư ờ t h n cách b n s d ng th i gian và đ a

ố ơ ạ ử ụ ể ố ề ế ị ữ Qu n lý th i gian có nghĩa là ki m soát t ra nh ng quy t đ nh sáng su t v cách b n s d ng nó.

ị ờ ộ ố t c , đó là lý

ờ ệ ườ ả ọ

ấ ả ả ế t ki m và khai thác tri ề ả ủ ườ c nh ng đi u đó thì con ng ệ ể ệ t đ hi u ả i ph i có

ố ế ượ ữ ậ ợ ự ả ự ủ ạ Th i gian t o ra giá tr chân th c c a cu c s ng, có th i gian là có t ờ i ph i trân tr ng th i gian, ph i ti do mà con ng ệ ượ ờ qu c a th i gian, mu n th c hi n đ ờ chính sách và chi n l c qu n lý th i gian th t h p lý

Quan ly thoi gian cung dong nghia voi quan ly cong viec,co quan ly tot moi mang lai hieu qua tot...quan ly tot thoi gian va cong viec,cung nhu sap xep thoi gian phu hop,lam nhung cong viec hop ly...khong lam phi thoi gian va suc khoe bo ra de thuc hien nhung viec khong can thiet...

ầ ạ ằ ờ ơ ố Đã bao nhiêu l n b n nói r ng: "Giá mà th i gian trong ngày dài h n thì t t!".

ả ố ặ ớ ư ấ ả ờ

ờ ạ ế ế ả ữ i quy t. Lúc nào cũng ph i làm cho k p th i h n, ph i gi

ả ỹ ạ ề ạ ề ầ B n luôn ph i đ i m t v i nh ng th i gian chót cũng nh các v n đ c n ph i ị ả ả i quy t cho xong các gi ủ ạ ờ ỏ ặ ấ v n đ và lúc nào cũng có các đòi h i đ t ra trên qu đ o th i gian c a b n.

ề ư ườ ậ ằ ả i trong chúng ta đã ph i công nh n r ng chúng

ư ứ ử ụ ủ ề ờ ờ

ấ ị ệ ể

ể ươ ệ ằ ệ ễ ể ọ b ng lòng đ m i vi c di n ra

ư ố ậ Nh ng thành th t mà nói nhi u ng ể ờ dành th i gian đ suy nghĩ v cách th c s d ng th i gian c a ta ch a bao gi ữ ố ơ t h n. Chúng ta làm vi c theo nh ng ki u nh t đ nh chúng ta tìm mình sao cho t ớ ự ằ ầ cách đ đ ng đ u v i công vi c h ng ngày và t ế nh là chúng v n th .

ố ấ ả ồ ự ứ ờ

ứ ấ ố ờ t c các ngu n l c mà nhà qu n lý có th s d ng, th i gian là th quý t. Khi th i gian trôi đi

ẽ ờ ể ử ụ Trong s t giá nh t và cũng là th khó nh t đ có th s d ng sao cho t vô ích nó s không bao gi ấ ể ể có th quay l ả ể ử ụ ạ ữ i n a.

ắ ể ắ ế ể ạ ả ộ ờ

ề ạ ẽ ấ ượ ả ệ ể

c th i gian Có th ch c ch n m t đi u là n u b n không qu n lý và ki m soát đ ủ ữ ơ c a chính mình, b n s th y khó khăn h n trong vi c ki m soát và qu n lý nh ng ứ th khác.

ể ả ờ ố ơ ầ ặ ỏ Đ qu n lý th i gian t t h n, chúng ta c n đ t câu h i:

ề ạ ố ắ Chúng ta đang c g ng đ t đi u gì?

ạ ế ữ ề ả ở Nh ng gì c n tr ta đ t đ n đi u đó?

ụ ầ ạ M c tiêu c n đ t:

ệ ệ ệ ấ ả ả ờ

ậ ệ Nh n di n các cách gia tăng hi u su t và hi u qu thông qua vi c qu n lý th i ố ơ t h n. gian t

ủ ạ ỹ ờ ữ t đ ỏ ố ớ c s khác nhau gi a các đòi h i đ i v i qu th i gian c a b n và

ệ ượ ự ủ ị ư ạ Phân bi xác đ nh u tiên c a chính b n.

ế ự ơ ủ ả ử ụ ề ệ ằ ờ

ụ ả ơ ệ Bi n nhi u m c tiêu c a b n thân thành hi n th c h n b ng cách s d ng th i gian hi u qu h n.

ư ề ế ệ ấ ả ờ ả i

ế Phân tích các v n đ liên quan đ n vi c qu n lý th i gian và đ a ra cách gi quy t chúng.

(cid:0) ắ ế ờ ể ả Dùng cái gì đ qu n lý, s p x p th i gian:

ủ ạ ả ờ ố

V ch ra kho ng th i gian tr ng c a cá nhân.

ề ừ ữ ệ ả

ấ ế ữ ữ ướ ệ ạ ọ ờ Đi n vào t ng kho ng th i gian nh ng công vi c c th : đ u tiên là nh ng vi c c, nh ng vi c còn l quan tr ng nh t ti n hành tr ệ ụ ể ầ i theo sau.

ự ệ ấ ữ ờ

ờ Luôn dành th i gian cho nh ng s vi c b t ng .

ể ầ ổ ế ư ườ ố ắ

t nh ng bình th ng thì nên c g ng làm

ạ ữ ế K ho ch có th thay đ i khi c n thi ề ươ c nh ng gì đã đ ra. đ

ứ ự ư ả

(cid:0) Qu n lý th i gian theo th t ờ

u tiên:

ẽ ả ờ

N u chúng ta không qu n lý th i gian, cu c đ i chúng ta s có nh ng lúc

ế ớ ẽ ơ ờ ư r i nh ộ ữ ố i khác. Đây là m t

ế ườ . Chúng ta s r i vào k ho ch th i gian c a ng ả ỗ ủ ầ ạ ộ ờ ạ ườ m bòng bong trong nh ngữ kĩ năng hàng đ uầ mà m i ng i chúng ta c n ph i thành th o.

(cid:0) ả ạ ờ ả ọ T i sao chúng ta ph i h c qu n lý th i gian:

ể ạ ộ ờ ủ Ki m soát cu c đ i c a chính b n

ạ ẽ ầ ả

t th i gian, b n s g n nh ẳ ạ ố ị

ơ ạ h n chót ơ ệ

ụ ướ ớ ư không bao giờ r i vào c nh “ ờ c t n i ả công ệ ạ “. Hi u qu ở ứ cao. B n làm vi c chính xác h n, đ y đ h n. B n ạ ầ ủ ơ ữ ơ nh ng ai ớ ủ ạ ẽ ượ hoàn thành s m h n c

ể ả ớ ờ ố ả Khi qu n lý t ả “. B n không b căng th ng, r i lo n vì “ ớ chân m i nh y ạ ệ ủ ạ vi c c a b n luôn m c sẽ thăng ti nế nhanh h nơ , m c tiêu c a b n s đ i qu n lý th i gian. không đ ý t

ộ ố ơ ố ộ cu c s ng hoàn thi n ệ , v a ừ

ạ ẽ ờ ở ừ hoàn thành t ể t công vi c ị ư ệ h n, khi v a ọ nho nh nhỏ ư ch i th thao, du l ch, th pháp, h c ơ

ụ ụ ậ ế ế B n s có m t có th i gian ph c v các s thích ti ng pháp, ti ng nh t…

ự ự ể ố ớ ạ ẽ ể ượ th c s quan tr ng ọ v i mình, cái gì không đ s ng

B n s hi u ra đ c cái gì ộ ờ ầ m tộ cu c đ i đ y ý nghĩa.

(cid:0) ƯƠ PH NG PHÁP EISENHOVER

ố ử ụ

ấ ế ể ắ ủ ề ậ ệ ỹ ứ Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã s d ng r t hi u ấ ệ ậ ộ c a mình. Ông đ xu t dùng ma tr n đ s p x p

ổ ả ớ ị ệ ậ Do t ng th ng M th 34 qu v i l ch làm vi c b n r n công vi c (Ma tr n Eisenhower)

ề ơ ả ệ ủ ạ V c b n b n chia công vi c c a mình ra thành 4 c p đấ ộ:

ẩ ấ ọ P1: Quan tr ng, kh n c p

ọ ẩ ấ P2: Quan tr ng, không kh n c p

ọ ẩ ấ P3: Không quan tr ng, kh n c p

ẩ ấ ọ P4: Không quan tr ng, không kh n c p

ự ư *P= Priority: S u tiên

ể ắ ế ấ ộ ạ ầ ả ờ ệ ỏ Đ s p x p công vi c vào 4 c p đ trên b n c n tr l i 2 câu h i:

ệ ọ

1. Vi c này có quan tr ng không?

ẩ ấ

2. Nó có kh n c p không?

ẩ ấ ọ P1 – Quan tr ng, kh n c p

ả ệ ượ ọ ạ ẩ ấ . Có 3 lo i vi c đ c ấ quan tr ng và kh n c p

ạ B n ph i làm ngay vì chúng r t ộ ấ ế x p vào c p đ này:

ả ườ ẩ ố ộ i thân m, m t cu c h p kh n,

ướ ượ : Chăm sóc ng c ủ ế ộ ọ ệ c đ ọ ạ ặ ộ X y ra không đoán tr ệ các cu c đi n tho i quan tr ng c a s p ho c khách hàng, email công vi c…

ậ ườ ễ ỉ ệ ướ ượ : Sinh nh t ng i thân, ngày l tình nhân, k ni m l ễ ướ c i, đám c đ c

Đoán tr ướ ạ c i b n thân…

ườ ị ể ớ ế ẩ ế ạ : So n bài thuy t trình, ôn i, thi u chu n b đ t ạ i sát h n chót

Do trì hoãn, l thi sát…

ượ ư ớ . Nh ng v i lo i th 3, hoàn toàn có ngườ không tránh đ ạ c lo i 1, 2

ể ớ ố ạ ệ ể ằ ứ b ng cách chuy n chúng thành vi c P2. Chúng ta th ả thể gi m thi u t i t i đa

ả ọ

ạ ạ ữ ấ ử i cho qua, nh ng nó s hình thành thói quen x u khó s a.

ư ậ ớ ế ờ ạ ả ế ừ N u b n đã t ng tr i qua, hãy h c cách làm cho chúng không x y ra n a. 4 năm đ i ể ặ ưỡ ọ ư h c, b n có th t c l ệ ể ồ ạ B n không th d n vi c mãi nh v y t ẽ i h t đ i.

ẩ ấ ọ P2 – Quan tr ng, không kh n c p

ườ ề

ữ ạ ờ ầ ự ư ố ệ ạ cho nh ng vi c này. Chúng th B n hãy dành nhi u th i gian ạ ượ ể ẽ ấ c p, nh ng s tích lũy d n đ giúp b n đ t đ ẩ ng không kh n ụ c thành t u mong mu n. Ví d :

(cid:0) ừ ầ ọ ỳ Ôn thi t đ u h c k

(cid:0) ọ Đ c sách

(cid:0) ọ ế H c ti ng anh

(cid:0) ậ ể ụ T p th d c

(cid:0) ề ị Thi n đ nh

ệ ệ ấ

ạ ả ệ ệ ừ ế ệ ắ ạ ệ Sau khi ể ắ i quy t xong các vi c P1 hãy ch c ch n b n hoàn thành vi c P2. Đ ng đ

ế N u b n đang làm vi c P2 có vi c P1 xu t hi n hãy hoàn thành vi c P1. ạ b n gi sang ngày hôm sau!

ẩ ấ ọ P3 – Không quan tr ng, kh n c p

ữ ụ ạ ch ng có gì quan tr ng

i ế ọ , không giúp b n ti n g n m c tiêu thêm ầ ắ ế hay ki m ể ẩ ấ , b nạ khó mà s p x p ạ kh n c p

ẳ ệ Nh ng vi c này ượ ướ ư c nào. Nh ng chúng l đ c b ượ c chúng. soát đ

Ví d :ụ

(cid:0) ộ ọ ừ ặ ọ Cu c g i t ông anh h lâu ngày không g p.

(cid:0) ắ ừ ạ Tin nh n t đám b n.

(cid:0) ườ ờ ạ ệ ạ ồ ọ Ng i thân nh b n đi mua đ khi b n đang làm vi c, h c bài.

ả ọ ế nh ng vi c này

ả tìm cách gi ệ ộ i quy t ạ ệ ộ ị tố . Hãy h c cách ừ ố ch i khéo

ờ ệ ắ cho nh ng vi c này. ữ ạ càng nhanh càng t B n ph i ự ọ ế k t thúc các cu c đi n tho i, tin nh n m t cách l ch s . H c cách t ữ ả léo…để gi m th i gian

ẩ ấ ọ P4 – Không quan tr ng, không kh n c p

ướ i 5% th i gian c a b n ủ ạ cho P4. Chúng tiêu

ờ đáng k .ể ỉ ặ B nạ không ho c ch dành d ủ ạ t nố th i gian c a b n mà ờ ạ ợ i l không đem l i ích gì

Ố Ờ PHÂN B TH I GIAN

ộ ủ ướ ấ ộ ố ợ ớ ươ D i đây là m t cách phân b phù h p v i các c p đ c a ph ng pháp này

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

GHI CHÉP

ươ ự ề ặ ầ ng t

ố ổ ạ ạ ạ

ượ ả ấ ấ ệ ờ ệ , r t tuy t v i. ạ ầ ệ B n c n có 1 cu n s ghi chép công vi c ho c các ph n m m t trên máy ệ ặ tính ho c đi n tho i. Khi làm xong vi c nào, b n đánh d u tích vào, lúc này b n ậ ưở sẽ t n h ng đ ệ c c m giác hoàn thành công vi c

ệ ề ư ề ệ ạ ầ

ặ Ho c dùng ph n m m trên đi n tho i, máy tính: Nh Priority Matrix trên h đi u hành iOS.

ệ ề ầ Và ph n m m ề My Effectiveness: To do, Tasks trên h đi u hành Andriod.

ụ ẩ ấ ủ ạ ọ

ế ị ụ ứ ề

ậ ạ ệ ệ ả ệ ứ ộ Ứ ng d ng này giúp b n quy t đ nh m c đ quan tr ng, kh n c p c a công vi c ằ b ng ma tr n Eisenhover (m c First Things First). Nó cũng có nhi u ch c năng ả khác giúp b n qu n lý công vi c hi u qu :

ế ậ ứ ệ My Misson: Thi t l p s m nh

ạ ỏ ữ My Influence: Lo i b nh ng xao nhãng

ộ ố ị Life Roles: Xác đ nh vai trò trong cu c s ng

ầ ạ ạ ế Week plan: T o k ho ch theo tu n

Google Note

ự ơ ữ ả *Cho nh ng ai thích s đ n gi n

Ứ ể ạ ượ ụ ủ ệ ng d ng ghi chú c a Google. Có th t o đ c các check list công vi c.

iOS:

Eisenhower App

Ả Ị NGH CH Đ O

ằ ộ ệ thu c vùng xám

ộ ụ , nó không h nẳ n m hoàn toàn trong 4 c p đ trên. ấ ượ ố ộ mà nó đ ấ c phân b vào các c p đ khác nhau. ữ Có nh ng vi c ờ ể Tùy th i đi m, m c đích

Ví d :ụ

ượ ế Xem phim đ c x p vào:

ủ ạ ọ i, h c cách phát

ế ừ

ạ ỗ ư nghe ể ầ ạ ọ ướ ọ

t trong phim. H c văn hóa c a h . ầ ụ ề ể ỗ ợ ụ ọ ấ ừ ớ m i ghi l P2 Khi m c đích c a b n là h c ti ng anh. Nghe th y t ử ụ ữ ạ ạ âm, s d ng. T o Flash Card cho t i nh ng ch ch a đó. Nghe đi nghe l ủ ọ B n có th c n ố ọ ượ c. H c các n i âm, đ c l đ ả t i ph đ đ h tr nghe khi c n.

ủ ạ ụ ả ạ ầ ộ ố ả ậ i trí mà b n c n ph i hoàn thành m t đ ng bài t p. P4 Khi m c đích c a b n là gi

ế ự ươ ữ ế ạ ọ game cũng có nh ng lo i dành cho h c ti ng anh thì hãy x p vào ng t P2.

ủ ồ

T ộ Xem các game c a H i Đ ng Anh (British Council): https://learnenglish.britishcouncil.org/en/games.

ầ ả ư i trí là c n thi i trí gây nghi n lo i gi

ể ưở ạ ệ trong lúc xem phim khi đã

ạ ả ờ ng cho mình vài gi ư ụ ượ ụ ừ ề ầ ạ ầ ế , nh ng b n c n tránh các t Gi ụ đang chinh ph c m c tiêu. B n có th th ữ hoàn thành đ c nh ng m c tiêu đ ra trong tu n, tháng…nh ng đ ng sa đà.