K THU T SO N TH O VĂN B N HÀNH CHÍNHỸ Ậ Ạ Ả Ả
I. NH NG KHÁI NI M C B N V VĂN B N:Ữ Ệ Ơ Ả Ề Ả
1. Khái ni m v văn b n:ệ ề ả
- Văn b n là ph ng ti n ghi l i và truy n đ t thông tin b ng m t ngôn ng (hay kýả ươ ệ ạ ề ạ ằ ộ ữ
hi u) nh t đ nh. Văn b n còn có th g i là v t mang tin đ c ghi b ng ký hi u ngôn ng .ệ ấ ị ả ể ọ ậ ượ ằ ệ ữ
- Văn b nả là các tài li u, gi y t đ c hình thành trong quá trình ho t đ ng c a cệ ấ ờ ượ ạ ộ ủ ơ
quan, doanh nghi pệ
là m t ph ng ti n quan tr ng đ ghi l i và chuy n đ t các quy t đ nh qu n lý, là hìnhộ ươ ệ ọ ể ạ ể ạ ế ị ả
th c đ c th hoá pháp lu t, là ph ng ti n đ đi u ch nh nh ng quan h xã h i thu cứ ể ụ ể ậ ươ ệ ể ề ỉ ữ ệ ộ ộ
ph m vi qu n lý c a Nhà n c.ạ ả ủ ướ
2. Khái ni m ệVăn b n qu n lý Nhà n c:ả ả ướ
Là nh ng quy t đ nh qu n lý và thông tin qu n lý thành văn do các c quan qu n lý nhàữ ế ị ả ả ơ ả
n c ban hành theo th m quy n, trình t , th t c hình th c nh t đ nh và đ c Nhà n c đ mướ ẩ ề ự ủ ụ ứ ấ ị ượ ướ ả
b o thi hành b ng nh ng bi n pháp khác nhau nh m đi u ch nh các m i quan h qu n lý nhàả ằ ữ ệ ằ ề ỉ ố ệ ả
n c qua l i gi a các c quan nhà n c v i nhau và gi a các c quan nhà n c v i các tướ ạ ữ ơ ướ ớ ữ ơ ướ ớ ổ
ch c và công dân.ứ
3 Phân lo i văn b n qu n lí nhà n c:ạ ả ả ướ
a. Văn b n quy ph m pháp lu t : ả ạ ậ
Là văn b n do c quan nhà n c có th m quy n ban hành theo th t c, trình t lu tả ơ ướ ẩ ề ủ ụ ư ậ
đ nh, trong đó có các quy t c x s chung nh m đi u ch nh các quan h xã h i theo đ nhị ắ ử ự ằ ề ỉ ệ ộ ị
h ng xã h i ch nghĩa. Bao g m : Văn b n lu t và văn b n d i lu tướ ộ ủ ồ ả ậ ả ướ ậ
- Văn b n lu t : Hi n pháp, Lu t, B lu t do Qu c h i ban hành ả ậ ế ậ ộ ậ ố ộ
- Văn b n d i lu t :ả ướ ậ
+ y ban Th ng v Qu c h i ban hành Pháp l nh, Ngh quy tỦ ườ ụ ố ộ ệ ị ế
+ Ch t ch n c:ủ ị ướ L nh, Quy t đ nhệ ế ị
+ Chính ph :ủNgh đ nhị ị
+ Th t ng Chính ph : ủ ướ ủ Quy t đ nhế ị
+ B tr ng, Th tr ng c quan ngang B : ộ ưở ủ ưở ơ ộ Thông t ư
+ T ng ki n toán nhà n cổ ể ướ Quy t đ nhế ị
+ Các B ộThông t liên t chư ị
+ UBND các c pấCh th , Quy t đ nhỉ ị ế ị
b. Văn b n áp d ng quy ph m pháp lu t (văn b n cá bi t)ả ụ ạ ậ ả ệ
Là nh ng quy t đ nh qu n lý thành văn mang tính áp d ng pháp lu t do c quan, côngữ ế ị ả ụ ậ ơ
ch c nhà n c có th m quy n ban hành theo trình t th t c nh t đ nh nh m đ a ra nh ngứ ướ ẩ ề ự ủ ụ ấ ị ằ ư ữ
quy t c x s riêng áp d ng m t l n đ i v i m t ho c m t nhóm đ i t ng c th , đ cắ ử ự ụ ộ ầ ố ớ ộ ặ ộ ố ượ ụ ể ượ
ch đ nh rõ.ỉ ị
Ví d :ụ Quy t đ nh tuy n d ng, b nhi m, x ph t hành chính, Quy ch , n i quy cế ị ể ụ ổ ệ ử ạ ế ộ ơ
quan….
c. Văn b n hành chính thông th ngả ườ :
Dùng đ chuy n đ t nh ng thông tin trong ho t đ ng qu n lý nhà n c nh công b ,ể ể ạ ữ ạ ộ ả ướ ư ố
thông báo 1 ch tr ng, 1 quy t đ nh hay n i dung và k t qu ho t đ ng c a 1 c quan, tủ ươ ế ị ộ ế ả ạ ộ ủ ơ ổ
ch c, ghi chép l i các ý ki n k t lu n c a h i ngh , thông tin giao d ch chính th c gi a các cứ ạ ế ế ậ ủ ộ ị ị ứ ữ ơ
quan, t ch c v i nhau, ho c gi a Nhà n c v i t ch c và công dân. Bao g m m t s vănổ ứ ớ ặ ữ ướ ớ ổ ứ ồ ộ ố
b n sau : công văn, công đi n, thông báo, báo cáo, t trình, biên b n, đ án, ph ng án, kả ệ ờ ả ề ươ ế
ho ch, ch ng trình , di n văn, các lo i gi y nh gi y m i, gi y đi đ ng, gi y ngh phép…ạ ươ ễ ạ ấ ư ấ ờ ấ ườ ấ ỉ
d. Văn b n chuyên môn k thu t: ả ỹ ậ
- Văn b n chuyên môn: trong các lĩnh v c nh tài chính, t pháp, ngo i giao..ả ự ư ư ạ
- Văn b n k thu t : trong các lĩnh v c nh xây d ng, ki n trúc, tr c đ a, b n đ , khíả ỹ ậ ự ư ự ế ắ ị ả ồ
t ng, th y văn…ượ ủ
II. TH TH C VĂN B N:Ể Ứ Ả
1. Khái ni m :ệ
Th th c văn b n là t p h p các thành ph n c u thành văn b n, bao g m nh ng thànhể ứ ả ậ ợ ầ ấ ả ồ ữ
ph n chung áp d ng đ i v i các lo i văn b n và các thành ph n b sung trong nh ng tr ngầ ụ ố ớ ạ ả ầ ổ ữ ườ
h p c th ho c đ i v i m t s lo i văn b n nh t đ nhợ ụ ể ặ ố ớ ộ ố ạ ả ấ ị
Th th c văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n hành chính bao g m các thành ph nể ứ ả ạ ậ ả ồ ầ
sau:
- Qu c hi u;ố ệ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n;ơ ổ ứ ả
- S , ký hi u c a văn b n;ố ệ ủ ả
- Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b n;ị ả
- Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n;ạ ế ộ ủ ả
- N i dung văn b n;ộ ả
- Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy n;ứ ụ ọ ữ ủ ườ ẩ ề
- D u c a c quan, t ch c;ấ ủ ơ ổ ứ
- N i nh n;ơ ậ
- D u ch m c đ kh n, m t (đ i v i nh ng văn b n lo i kh n, m t).ấ ỉ ứ ộ ẩ ậ ố ớ ữ ả ạ ẩ ậ
Đ i v i công văn, công đi n, gi y gi i thi u, gi y m i, phi u g i, phi u chuy n, ngoàiố ớ ệ ấ ớ ệ ấ ờ ế ử ế ể
các thành ph n đ c quy đ nh t i đi m a c a kho n này, có th b sung đ a ch c quan, tầ ượ ị ạ ể ủ ả ể ổ ị ỉ ơ ổ
ch c; đ a ch E-mail; s đi n tho i, s Telex, s Fax. ứ ị ỉ ố ệ ạ ố ố
S ơđ b trí các thành ph n th th c văn b n trên gi y A4ồ ố ầ ể ứ ả ấ
Ghi chú:
20-25
30-35
15-20
mm
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
11
6
14
7a
7b
7c
8
9b
13
20-25 mm
Ô số: Thành ph n th th c văn b nầ ể ứ ả
1 : Qu c hi uố ệ
2 : Tên c quan, t ch c ban hành văn b nơ ổ ứ ả
3 : S , ký hi u c a văn b nố ệ ủ ả
4 : Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b nị ả
5a : Tên lo i và trích y u n i dung văn b nạ ế ộ ả
5b : Trích y u n i dung công văn hành chínhế ộ
6 : N i dung văn b nộ ả
7a, 7b, 7c : Ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th m quy nứ ụ ọ ữ ủ ườ ẩ ề
8 : D u c a c quan, t ch cấ ủ ơ ổ ứ
9a, 9b : N i nh nơ ậ
10a : D u ch m c đ m tấ ỉ ứ ộ ậ
10b : D u ch m c đ kh nấ ỉ ứ ộ ẩ
11 : D u thu h i và ch d n v ph m vi l u hànhấ ồ ỉ ẫ ề ạ ư
12 : Ch d n v d th o văn b nỉ ẫ ề ự ả ả
13 : Ký hi u ng i đánh máy và s l ng b n phát hànhệ ườ ố ượ ả
14 : Đ a ch c quan, t ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch Website; s đi nị ỉ ơ ổ ứ ị ỉ ị ỉ ố ệ
tho i, s Telex, s Faxạ ố ố
2. Thành ph n th th c văn b nầ ể ứ ả
1. Qu c hi u:ố ệ đ c trình bày đ u trang gi y, g m 2 dòng, có giá tr xác nh n tínhượ ở ầ ấ ồ ị ậ
pháp lý c a văn b n:ủ ả
C NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAMỘ Ộ Ủ Ệ (c ch 12, 13)ỡ ữ
Đ c l p – T do – H nh phúcộ ậ ư ạ
2. Tên c quan ban hànhơ: Cho bi t v trí c a c quan ban hành trong h th ng t ch cế ị ủ ơ ệ ố ổ ứ
b máy nhà n c. Tên c quan đ t góc trái đ u văn b n, trình bày đ m nét rõ ràng, phíaộ ướ ơ ặ ở ầ ả ậ
d i có g ch. ướ ạ
Tên c quan, t ch c ban hành văn b n bao g m tên c a c quan, t ch c ban hành vănơ ổ ứ ả ồ ủ ơ ổ ứ
b n và tên c a c quan, t ch c ch qu n c p trên tr c ti p (n u có)ả ủ ơ ổ ứ ủ ả ấ ự ế ế
Ví d :ụ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n:ơ ổ ứ ả
B GIAO THÔNG V N T IỘ Ậ Ả B N I VỘ Ộ Ụ
T NG CÔNG TYỔ
ĐI N L C VI T NAM Ệ Ự Ệ U BAN NHÂN DÂNỶ
T NH THÁI NGUYÊNỈ
- Tên c quan, t ch c ban hành văn b n (tr ng h p có c quan, t ch c ch qu n c pơ ổ ứ ả ườ ợ ơ ổ ứ ủ ả ấ
trên tr c ti p):ự ế
B GIAO THÔNG V N T IỘ Ậ Ả
C C HÀNG H I VI T NAMỤ Ả Ệ UBND T NH THÁI NGUYÊNỈ
S XÂY D NGỞ Ự
VI N KHOA H C XÃ H I Ệ Ọ Ộ
VI T NAMỆ
VI N DÂN T C H CỆ Ộ Ọ
T NG CÔNG TY Ổ
ĐI N L C VI T NAMỆ Ự Ệ
CÔNG TY ĐI N L C 1Ệ Ự
3. S và ký hi u:ố ệ S và ký hi u văn b n giúp cho vi c vào s , tìm ki m văn b n đ cố ệ ả ệ ổ ế ả ượ
d dàng. S và ký hi u c a văn b n đ c ghi bên d i tên c quan ban hành ễ ố ệ ủ ả ượ ướ ơ
Ký hi u là ch vi t t t tên loai văn b n và tên c quan ban hành văn b n, gi a chúng cóệ ữ ế ắ ả ơ ả ữ
d u g ch n i. Ký hi u văn b n đ c vi t b ng d u in hoaấ ạ ố ệ ả ượ ế ằ ấ
Ví d :ụ S : 28/2005/QĐ-UB (đ i v i VB có tên lo i)ố ố ớ ạ
S : 225/SXD-VPố (đ i v i văn b n không có tên lo i)ố ớ ả ạ
4. Đ a danh, ngày, tháng: ị
a. Đ a danh: Là đ a đi m đ t tr s c quan ban hành nh m liên h giao d ch công tácị ị ể ặ ụ ở ơ ằ ệ ị
thu n l i và theo dõi đ c th i gian ban hànhậ ợ ượ ờ
- Đ a danh ghi trên văn b n c a các c quan, t ch c Trung ng là tên c a t nh, thànhị ả ủ ơ ổ ứ ươ ủ ỉ
ph tr c thu c Trung ng ho c tên c a thành ph thu c t nh (n u có) n i c quan, t ch cố ự ộ ươ ặ ủ ố ộ ỉ ế ơ ơ ổ ứ
đóng tr s , ví d : Văn b n c a B Công nghi p, c a C c Xu t b n thu c B Văn hoá -ụ ở ụ ả ủ ộ ệ ủ ụ ấ ả ộ ộ
Thông tin, c a Công ty Đi n l c 1 thu c T ng công ty Đi n l c Vi t Nam (có tr s t i thànhủ ệ ự ộ ổ ệ ự ệ ụ ở ạ
ph Hà N i): ố ộ Hà N iộ; c a Tr ng Cao đ ng Qu n tr kinh doanh thu c B Tài chính (có trủ ườ ẳ ả ị ộ ộ ụ
s t i th tr n Nh Quỳnh, huy n M Văn, t nh H ng Yên): ở ạ ị ấ ư ệ ỹ ỉ ư H ng Yênư;
- Đ a danh ghi trên văn b n c a các c quan, t ch c c p t nh:ị ả ủ ơ ổ ứ ấ ỉ
+ Đ i v i các thành ph tr c thu c Trung ng: là tên c a thành ph tr c thu c Trungố ớ ố ự ộ ươ ủ ố ự ộ
ng, ươ ví d :ụ văn b n c a U ban nhân dân thành ph Hà N i và c a các s , ban, ngành thu cả ủ ỷ ố ộ ủ ở ộ
thành ph : ốHà N iộ; c a U ban nhân dân thành ph H Chí Minh và c a các s , ban, ngànhủ ỷ ố ồ ủ ở
thu c thành ph : ộ ố Thành ph H Chí Minhố ồ .
+ Đ i v i các t nh: là tên c a th xã, thành ph thu c t nh ho c c a huy n n i c quan,ố ớ ỉ ủ ị ố ộ ỉ ặ ủ ệ ơ ơ
t ch c đóng tr s , ổ ứ ụ ở ví d :ụ văn b n c a U ban nhân dân t nh Hà Nam và c a các s , ban,ả ủ ỷ ỉ ủ ở
ngành thu c t nh (có tr s t i th xã Ph Lý, t nh Hà Nam): ộ ỉ ụ ở ạ ị ủ ỉ Ph Lýủ; c a U ban nhân dân t nhủ ỷ ỉ
Lâm Đ ng và c a các s , ban, ngành thu c t nh (có tr s t i thành ph Đà L t, t nh Lâmồ ủ ở ộ ỉ ụ ở ạ ố ạ ỉ
Đ ng): ồĐà L t;ạ c a UBND t nh Bình D ng và c a các s , ban, ngành thu c t nh (có tr sủ ỉ ươ ủ ở ộ ỉ ụ ở
t i th xã Th D u M t, t nh Bình D ng): Th D u M tạ ị ủ ầ ộ ỉ ươ ủ ầ ộ
- Đ a danh ghi trên văn b n c a các c quan, t ch c c p huy n là tên c a huy n, qu n,ị ả ủ ơ ổ ứ ấ ệ ủ ệ ậ
th xã, thành ph thu c t nh, ị ố ộ ỉ ví dụ: văn b n c a U ban nhân dân huy n Sóc S n (thành phả ủ ỷ ệ ơ ố
Hà N i) và c a các phòng, ban thu c huy n: ộ ủ ộ ệ Sóc S nơ; c a U ban nhân dân qu n Gò V pủ ỷ ậ ấ
(thành ph H Chí Minh), c a các phòng, ban thu c qu n: ố ồ ủ ộ ậ Gò V pấ;
- Đ a danh ghi trên văn b n c a H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân và c a các t ch cị ả ủ ộ ồ ỷ ủ ổ ứ
c p xã là tên c a xã, ph ng, th tr n đó, VD: văn b n c a U ban nhân dân th tr n C Chiấ ủ ườ ị ấ ả ủ ỷ ị ấ ủ
(huy n C Chi, thành ph H Chí Minh): ệ ủ ố ồ C Chiủ.
b. Ngày, tháng năm ban bành văn b n: ghi ngày tháng văn b n đ c ban hành. Ngàyả ả ượ
d i 10 và tháng d i 3 ph i có s 0 phía tr c.ướ ướ ả ố ướ
VD: Hà N i, ngày 05 tháng 02 năm 2008ộ
Tp H Chí Minh, ngày 29 tháng 7 năm 2008ồ
Th D u M t, ngày 11 tháng 02 năm 2009ủ ầ ộ