Làm sao để thích nghi sau một cuộc sáp nhập?
Đe doạ từ bên ngoài
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa trung tâm liên lạc và đội ngũ Marketing.
Là một Giám đốc Marketing, tôi thường cảm thấy nản chỉ vì công tác phối hợp giữa đội
ngũ Marketing và trung tâm liên lạc nơi chúng tôi quá yếu kém. Ví dụ như hàng tháng tôi
cần phải làm bản báo cáo với cấp trên hiệu quả của các hoạt động Marketing: chúng tôi
đã in bao nhiêu mẫu quảng cáo, có bao nhiêu người ghé qua trang web, những ai đã liên
lạc hỏi thăm chiến dịch gửi mail trực tiếp hay quảng cáo gần đây nhất của chúng tôi,
v.v…Tuy vậy những thông tin mà chúng tôi nhận được từ trung tâm liên lạc lại xuất phát
từ một bộ phận khác trong công ty, và cho đến giờ với tôi nguồn gốc của nó vẫn còn là
một bí mật. Tôi cũng không rõ những thông tin gì đã được gửi tới cho khách hàng hay
chúng tôi đã thu lượm lạI được những thông tin gì. Đồng thờI tôi không chắc lắm làm thế
nào để so sánh nó với những con số đã theo dõi từ trước giờ của chúng tôi. Những bộ
phận nào sẽ giúp chúng tôi cộng tác tốt với nhau hơn đây? Xin bạn vui lòng giúp tôi hỏi
những độc giả của bạn rằng làm thế nào mà trung tâm thông tin và đội ngũ Marketing của
họ đã cộng tác với nhau thành công như vậy?
Sau đây sẽ là phần vắn tắt nội dung những lờI khuyên mà họ đã nhận được
Mặc dù việc đó giống như là điều không tưởng nhưng với thờI gian dần qua,
chúng ta vẫn có thể cảI tiến quá trình phối hợp tốt hơn. Bằng cách nỗ lực giao tiếp
với nhau thường xuyên (không nhất thiết phảI là mỗI ngày), chắc chắn bạn có thể
phối hợp được mọi nỗ lực của trung tâm thông tin cũng như của đội ngũ
Marketing lạI với nhau.
Thật ra vấn đề khó xử của bạn cũng rất quen thuộc với các thành viên trong đội
ngũ của chúng tôi trước đây và nó cũng là một vấn đề rất bình thường tồn tại ở bất
kỳ loại hình doanh nghiệp nào. Mặc dù “Giao tiếp” là một điều rất tự nhiên trong
cuộc sống song nó không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Để đơn giản hoá nhiệm vụ này, chúng ta cần tập trung xem xét bốn vấn đề sau:
Trao đổi thông tin hàng tháng.
Tổ chức những cuộc họp hàng tháng là một trong những lời khuyên sáng suốt
nhất mà chúng tôi nhận được để bảo đảm đường liên lạc luôn sẵn sàng mở rộng
cho tất cả mọi người.
Jennifer White - nhà quản lý quảng cáo của hãng Motorola gợi ý rằng bộ phận
maketing nên chủ động cung cấp cho trung tâm thông tin những sự kiện mới cũng
như lên lịch các cuộc họp hàng tháng: Đọc những dòng Marcia viết, có vẻ như cô
chưa chuẩn bị trình bày trước với trung tâm thông tin về các hoạt động cô đang và
sẽ làm và cô chỉ viết vài dòng vắn tắt về nó khi sự việc đã được thực hiện. Trong
tổ chức của chúng tôi, chúng tôi có một quy trình được vạch ra sẵn. Theo đó,
người làm marketing sẽ tóm tắt cho trung tâm thông tin những gì họ nên nói cho
khách hàng về sản phẩm, những nguồn nào có thể trình ra với khách hàng và
những câu hỏi nào mà cả người làm marketing và bán hàng đều muốn biết về
khách hàng. Đó là một mẫu bảng câu hỏI ngắn mà người làm marketing cần phải
điền vào.
Chúng tôi xây dựng một cầu nối tốt hơn nữa giữa trung tâm thông tin và đội ngũ
Marketing nhờ vào các cuộc họp hàng tháng bàn luận về quy trình quản lý cấp
tiến. Trung tâm thông tin của chúng tôi sẽ dưới quyền bộ máy bán hàng, vốn được
tách ra từ bộ phận Marketing. Với sự hỗ trợ của những trưởng bộ phận bán hàng
và Marketing, tôi đã bắt đầu thực hiện những cuộc họp hàng tuần giữa hai nhóm
này. Dĩ nhiên chúng tôi không thể tránh khỏI những khó khăn ban đầu vì chúng tôi
cũng không rõ mình đang làm gì. Phải mất tới ba đến bốn cuộc họp như vậy,
chúng tôi mớI có thể hiểu được những điểm khúc mắc đó nằm ở đâu và sau đó
cùng nhau thiết lập một kế hoạch để tiến lên phía trước. Hiện giờ chúng tôi vẫn có
những cuộc họp hàng tháng để ôn lại quy trình cũng như thúc đẩy sự tiến bộ
không ngừng. Theo đó, trung tâm thông tin sẽ báo cáo lại những hoạt động của họ
trực tiếp với ban lãnh đạo và cả trên mạng nội bộ. Khi trở thành một phần của quy
trình, họ bao giờ cũng cảm thấy bản thân mình có trách nhiệm hơn cho đến cùng.
Một thành viên trong đội cũng cho rằng cuộc họp hàng tháng là quan trọng: Đầu
tiên, có vẻ như đội của bạn thậm chí sẽ không nói chuyện với nhau một lời. Đó
chính là vấn đề đầu tiên mà tôi phải xử lý. Tôi gợI ý rằng các cuộc họp hàng tháng
sẽ là nơi để mọi người chia sẻ thông tin với nhau theo cả hai cách - bộ phận
Marketing sẽ thông báo với mọi người về các hoạt động đang diễn ra, bởi vậy
người đại diện không thể đáp “Hử?” khi mà cuộc họp hỏi về các chiến dịch hoặc
sự kiện marketing, và ngược lại bộ phận hỗ trợ sẽ chia sẻ thông tin về những yêu
cầu đặt ra cho sản phẩm mớI,… Nói chung, công tác này có thể được giám đốc sản
phẩm tiến hành. Nếu công ty bạn không thể thực hiện điều này, hãy để một thành
viên trong quản trị cấp cao nhận ra giá trị mà cả hai đội đang mất đi nếu họ không
thể liên lạc cởI mở với nhau thường xuyên hơn.