Làm thế nào để quản lý các nhân
viên "có vấn đề"?
Có lẽ một trong những công việc khó khăn nhất của nhà quản lý là đối phó với
những nhân viên “có vấn đề”. Cho dù đó là vấn đề gì - sự chậm trễ về thời gian, thái
độ ứng xử tuỳ tiện hay thực thi công việc thiếu hiệu quả - thì nhà quản lý cũng cần có
phản ứng ngay lập tức. Nếu để vấn đề tiếp tục kéo dài hay tiến triển, chắc chắn hậu
quả sẽ khó lường, bởi nó gây một ảnh hưởng tiêu cực tới bạn, tới toàn thể nhân viên,
thậm chí làm xấu đi hình ảnh cũng như văn hóa công ty bạn.
Bước đầu tiên để đối phó với một nhân viên “có vấn đề” là nhận ra các rắc rối
của anh ta. Một trong những nhân viên của bạn có thể liên tục đi làm muộn giờ hay
dành quá nhiều thời gian để tán chuyện với đồng nghiệp, thay vì cần phải tập trung vào
công việc của mình. Những nhân viên này có thể thiếu những kỹ năng cần thiết để
hoàn thành công việc, cũng có thể anh ta đang có sự xung khắc, bất đồng với các nhân
viên khác hay với ban lãnh đạo, hoặc anh ta vi phạm nội quy, nguyên tắc chung, hay
coi thường các chính sách của công ty…
Không ít lần, một cuộc nói chuyện thân mật và đơn giản với nhân viên sẽ giúp
bạn hoá giải các vấn đề phát sinh, chẳng hạn như việc nhân viên thỉnh thoảng đi làm
muộn, hay có một hành vi không thích hợp…. Tuy nhiên, những kiểu tư duy đã thành
thói quen hay vấn đề thiếu hiệu quả công việc sẽ cần phải có nhiều cuộc đối thoại hơn
giữa bạn và nhân viên.
Có hai cách hành động mà bạn có thể áp dụng đối với một nhân viên “có vấn
đề”. Cách đầu tiên và cũng là cách thức hiển nhiên nhất là đưa nhân viên đó đi vào nề
nếp, kỷ luật. Việc này có thể bao gồm nhiều nội dung như đưa ra những cảnh báo bằng
văn bản, phân công nhiệm vụ khác, hay điều động nhân viên sang bộ phận khác. Hành
động này thích hợp với những vi phạm kỷ luật nghiêm trọng, chẳng hạn như những
vấn đề đang diễn ra liên quan đến việc vi phạm, coi thường các quy định, nội quy của
công ty.
Sự lựa chọn thứ hai đó là huấn luyện và giáo dục. Phương pháp này thường là
sự lựa chọn tối ưu đối với những vi phạm lần đầu, khi hiệu quả công việc không như
mong muốn, hay các nhân viên thực thi nhiệm vụ thiếu tính chuyên nghiệp. Việc huấn
luyện yêu cầu nhà quản lý cần làm việc trực tiếp với các nhân viên đó, hoặc phân công
một nhân viên khác làm việc cùng với nhân viên này để giúp họ khắc phục những
khiếm khuyết. Còn giáo dục là đưa ra cho nhân viên những ý kiến phản hồi và giải
pháp giúp cải thiện công việc của họ. Nhìn chung, cả huấn luyện lẫn giáo dục đều đòi
hỏi tính kiên nhẫn và thời gian của nhà quản lý, nhưng kết quả mà nó mang lại là giúp
giải quyết các vấn đề, khúc mắc đang tồn tại.
Để quản lý thành công các nhân viên đặc biệt này, bạn cần nhanh chóng nhận ra
và nắm bắt nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Dưới đây là một số hiện tượng thường
phát sinh trong đội ngũ nhân viên của bạn cùng các cách thức đương đầu với chúng:
1. Làm việc thiếu hiệu quả
Nguyên nhân thực sự của việc hoạt động thiếu hiệu quả không phải lúc nào
cũng là do nhân viên không có đủ kỹ năng cần thiết. Sự thiếu tổ chức một cách khoa
học, hay tính cách tuỳ tiện cũng có thể là nguyên nhân khiến cho những việc làm của
nhân viên không đem lại kết quả như mong đợi. Thông thường, những thói quen này
có thể được chỉnh sửa bằng sự hướng dẫn, chỉ bảo thích hợp. Nếu khó khăn của nhân
viên bắt nguồn từ việc họ thiếu các kỹ năng chuyên môn cần thiết, thì bạn cần quan
tâm đến việc đào tạo và huấn luyện.
2. Không tương thích với công việc
Trong một số trường hợp, vấn đề của nhân viên có thể phát sinh do các kỹ năng
của họ không phù hợp với nhiệm vụ được phân công hay các công việc thường nhật.
Lúc này, bạn nên tổ chức những khoá học bổ sung. Bạn cũng có thể phân công nhiệm
vụ khác cho nhân viên, và đây xem ra là sự lựa chọn thích hợp nhất.
3. Tuỳ tiện trong công việc
Những sai sót và sự tuỳ tiện luôn rất dễ dàng phát hiện ra. Khi bạn để ý thấy
một nhân viên phạm phải sai lầm, hãy chỉ ra các lỗi đó và giám sát công việc của họ
kỹ lưỡng hơn. Nếu tình trạng này vẫn tiếp tục lặp lại, bạn hãy nói chuyện với nhân
viên và chỉ ra các sai sót điển hình và nghiêm trọng nhất trong công việc của họ. Tuy
nhiên, bạn cần phải luôn biểu lộ một thái độ thiện chí và tập trung vào tầm quan trọng
của những đóng góp mà nhân viên đã đem lại cho công ty. Chắc hẳn bạn không muốn
mắng mỏ nhân viên, mà bạn muốn đưa ra những phê bình mang tính xây dựng.
4. Hành vi và thái độ phá quấy
Hãy cố gắng để nhân viên đứng về phía bạn. Đưa nhân viên ra ngoài dùng bữa
trưa hay uống một tách cà phê, nhân đó tạo cho nhân viên này cơ hội để bộc lộ hết suy
nghĩ và lo lắng của mình về những điều đang gây rắc rối cho họ, làm cho họ không thể
thực thi công việc theo yêu cầu. Trong trường hợp này rất có thể sẽ là vấn đề cá nhân
hay cảm giác tự ti vì nhân viên này cho rằng mình không được coi trọng trong công ty.
Nếu vấn đề thực sự nghiêm trọng, bạn hãy tổ chức một cuộc họp kín với nhân
viên và cho họ thấy những bằng chứng về thái độ, hành vi sai trái của họ. Sau đó, thảo
luận về những hệ quả mà họ có thể phải đối mặt như chịu trách nhiệm hành chính,
giáng cấp hay sa thải, nếu anh ta không chịu thay đổi và mọi việc vẫn tiếp diễn như
trước.
Khi quản lý một nhân viên “có vấn đề”, sẽ rất có ích nếu bạn ghi chép lại mọi
phiền phức đó và lưu hồ sơ tất cả các buổi họp cùng với những hành động đã tiến
hành. Nhân viên thường quan tâm đến các cảnh báo bằng văn bản với thái độ nghiêm
túc hơn là những khiển trách bằng lời nói. Việc xây dựng một hệ thống văn bản giấy tờ
lưu giữ các vấn đề và sự kiện, vì thế, vô cùng thiết yếu, đặc biệt khi bạn cảm thấy
không thể chịu đựng được thêm và quyết định… sa thải nhân viên.