Làm việc nhóm và những
điểm cần lưu ý
Để làm việc nhóm hiệu quả cần có một số kỹ năng nhất định. Tuy nhiên,
bên cạnh đó, trong quá trình làm việc nhóm có những chi tiết nhỏ mà nhiều bạn
không để ý tới. Bài viết này sẽ giúp các bạn biết rõ về những điều cần chú ý trong
quá trình làm việc nhóm và bạn sẽ thấy làm việc nhóm không khó một chút nào.
Buổi gặp mặt đầu tiên
Có thể nói buổi gặp gỡ đầu tiên của một nhóm làm việc là một thời điểm rất
quan trọng. Đây là lúc gây dựng và kích hoạt tinh thần chung của nhóm. Nếu
không, sẽ rất khó khơi dậy điều này vào thời gian sau đó để xây dựng một nhóm
làm việc năng động và nhiệt huyết.
Trưởng nhóm nên xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các thành
viên. Thời điểm này cũng là cơ hội tốt để tìm hiểu bạn cùng nhóm. Bạn sẽ làm
quen và có được thiện cảm ban đầu giúp cho công việc giữa các thành viên sẽ
suôn sẽ hơn.
Văn hoá nhóm
Nói đơn giản đó là tinh thần chung, quan điểm, những điều thể hiện cá tính
của nhóm. Phải xác định rõ lý do nhóm tồn tại, mục tiêu và phương pháp đạt được.
Sự thống nhất ban đầu sẽ giúp các thành viên hiểu rõ những điều họ phải làm.
Màu truyền thống, slogan hay một chiếc áo được thiết kế riêng cho nhóm cũng sẽ
khơi dậy được tinh thần và sự hứng thú với nhóm làm việc. Tiếc rằng khá nhiều
bạn ít để ý đến những điều này và coi đó là sự rườm rà không cần thiết. Tuy nhiên,
một nhóm làm việc có được văn hoá nhóm thường được các thành viên hưởng ứng
nồng nhiệt và có thái độ tích cực hơn mối khi nhóm gặp các vấn đề khó khăn hay
cạnh tranh với nhóm khác.
Thiết lập thời gian biểu
Nếu là một nhóm trưởng, bạn không nên để các thành viên tận cuối mỗi
buổi họp nhóm mới biết khi nào sẽ là buổi họp tiếp theo. Vạch ra rõ ràng thời gian
biểu, lịch làm việc và thời hạn công việc (deadline) cho từng khoảng thời gian
nhất định sẽ giúp các thành viên dễ dàng sắp xếp cho phù hợp. Bạn nên in ra thành
từng bản đưa cho các thành viên hoặc gửi email và cập nhật thông tin thường
xuyên.
Lựa chọn nơi gặp gỡ thường xuyên thuận tiện
Địa điểm cũng là yếu tố quan trọng. Không phải bất cứ nơi nào cũng phù
hợp để tiến hành họp nhóm. Có nhiều ý kiến cho rằng quán cà phê hay trà sữa
không phải là một nơi thích hợp để làm việc nhóm. Do các thành viên dễ rơi vào
trạng thái thư giãn hơn là tập trung suy nghĩ giải quyết công việc. Hơn nữa có một
số địa điểm âm nhạc hơi lớn và chỉ thích hợp để giải trí. Một nơi yên tĩnh không
khí thoáng đãng sẽ là nơi lý tưởng.
Đừng nhảy vào kết luận quá nhanh.
Đây là lỗi thường gặp trong quá trình làm việc nhóm. Khi đưa ra vấn đề và
thảo luận, các thành viên có xu hướng đưa ra nhanh các kết luận. Tuy nhiên đây
chính là lý do dẫn tới những vấn đề như lạc hướng và sai lầm sau này. Phải đảm
bảo các ý đã được làm rõ và được các thành viên thông suốt. Khi đó mới có thể có
sự nhìn nhận toàn diện vấn đề và tìm ra cách giải quyêt đúng đắn.
Đừng quên ghi chú
Rất đáng tiếc rằng rất nhiều nhóm làm việc thông thường quên điều này.
Chính vì thế nên sau mỗi buổi họp nhóm, hầu như các ý và các vấn đề trong buổi
họp hay bị “quên”. Tốt nhất, các thành viên phải chuẩn bị các sổ tay để ghi chép
các ý kiến cũng như các quyết định để theo dõi công việc.
Lắng nghe
Có vẻ như nhiều bạn coi đây là chi tiết thừa. Vì cơ bản, lúc họp nhóm, có
người nói ắt phải có người nghe. Tuy nhiên vấn đề là sau khi nghe xong, bạn hiểu
người đối diện đến mức độ nào, bạn hồi đáp lại ý kiến của họ ra sao và bạn bổ
sung thêm được những điều gì. Đó gọi là lắng nghe. Quá trình truyền tải ý tưởng
của các thành viên sẽ đạt được hiệu quả cao nếu có sự lắng nghe tốt. Vì khi làm
việc nhóm, điều quan trọng đó là sự đóng góp ý kiến, điều chỉnh và bổ sung lẫn
nhau nhằm có những ý kiến tốt nhất.
Trò chơi đoàn kết
Một trò chơi nhỏ cho cả nhóm cùng tham gia hay một vài câu đố vui sẽ
giúp cho nhóm gắn bó hơn. Có rất nhiều trò chơi nhóm đơn giản nhưng lại rất hiệu
quả để gia tăng tinh thần đoàn kết giữa các thành viên. Sau những giờ làm việc
căng thẳng, đây là những trò chơi xả stress và giúp các thành viên gắn bó hơn.
Ăn mừng
Đừng bao giờ quên tận hưởng những thành tích mà nhóm đạt được. Có thể
là công việc hoàn thành sớm hơn dự định hay một thành viên nào đó có ý tưởng
hay. Nên có những phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần chung. Một bữa tiệc liên
hoan hay một buổi karaoke sau khi dự án hay bài thuyết trình hoàn thành sẽ củng
cố và đảm bảo tinh thần cho các dịp làm việc khác.
