Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch là giai đoạn thứ hai của quy trình quản lý
dự án và là sự khởi đầu cần thiết để hành động. Nói
chung, việc lập kế hoạch dự án luôn được bắt đầu bằng
mục tiêu đã được xác định sau cùng, cụ thể là bạn hãy
hỏi: “Căn cứ vào mục tiêu của chúng ta về ..., chúng ta
cần phải hoàn thành những nhiệm vụ nào?”.
Cụ thể hơn, những người lập kế hoạch phải xác định
trình tự và thời hạn phải hoàn tất những nhiệm vụ này.
Ví dụ, nếu mục tiêu là trong vòng 5 năm, bạn phải đưa
một con mèo lên mặt trăng và mang nó trở về an toàn,
thì một kế hoạch sơ bộ, hay nghiên cứu khả thi, có thể
được phác thảo như hình 1-2.
Ở đây, người lập kế hoạch tách mục tiêu đã định thành
những nhiệm vụ chính. Điều không kém phần quan
trọng nữa là cần phân biệt khung thời gian của dự án
với thời hạn mà mỗi nhiệm vụ phải hoàn tất, sao cho
mục tiêu tổng thể của dự án được thực hiện đúng theo
lịch trình.
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, mỗi nhiệm vụ
chính và phụ đều phải được sắp xếp một khoảng thời
gian hợp lý để tiến hành. Khi tất cả mọi nhiệm vụ đã
được đưa vào một lịch trình tổng thể (với một số việc
tiến hành theo thứ tự kế tiếp nhau và một số có thể thực
hiện song song), nhà quản lý dự án có thể xác định (1)
liệu một số cá nhân có bị quá tải, trong khi những người
khác còn nhàn rỗi hay không; và (2) khoảng thời gian
chung cần thiết cho dự án. Nếu kết quả là quãng thời
gian đó nhiều hơn lượng thời gian đã định trong bản
tuyên bố, bạn phải điều chỉnh lịch trình hoặc nguồn lực
theo yêu cầu thực tế của dự án.
Sau đó, nhà quản lý dự án và các thành viên trong
nhóm sẽ phân tích các nhiệm vụ để xác định có phải tất
cả những nhiệm vụ này đều cần thiết và liệu có thể sắp
xếp lại một số nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và giảm
chi phí hay không.