[Type text] Page 1
CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG
1.1 Tính cấp thiết của đề tài và xác lập tuyên bố đề tài
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang là xu hướng chung của thế giới. Tiến
trình hội nhập có sự tham gia của Việt Nam vào tổ chức WTO . Từ đó mang lại cơ hội
thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua. Các doanh nghiệp cần có chiến lược
phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và đáp ứng đòi hỏi cạnh tranh.
Sau khi gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập
khẩu ngày càng tăng. Đây có thể là vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất trong
nước nhưng lại là cơ hội cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu, khi các thủ tục, thếu quan ngày càng thông thoáng hơn .
Đứng trước những cơ hội lớn như ngành sản xuất nhựa Việt Nam đang thiếu nguyên
liệu sản xuất trầm trọng thì Ngân Hạnh có thể nhìn thấy cơ hội thị trường.
Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng
quan trọng. Để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành, và cung cấp cho thị trường những
sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọng tới
hoạt động quản trị mua hàng. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt
động bán của công ty bởi vì công ty chỉ mua để bán mà không hề có bất cứ hoạt động
gia công hay làm lại cho sản phẩm bán. Trong những năm vừa qua tại công ty hoạt
động mua hàng chưa thực sự được chú trọng chưa có nhân sự cán bộ chuyên trách
quản lý hoạt động mua .Do đó hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng đang là nhiệm
vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp có tính sống còn và mua tốt là tiền đề để bán tốt.
Vì tất cả các lý do trên nên tên đề tài được xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động
quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài và đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì
Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra những kiến nghị, đề xuất
hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Nhựa
Bao Bì Ngân Hạnh.
[Type text] Page 2
1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của công ty Cổ Phần
Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh và thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty trong 3 năm
2007 – 2010. Nghiên cứu thực trang mua hàng phục vụ bán trong 6 tháng đầu năm
2010.
1.4 Một số lý luận quản trị mua hàng
1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp.
a) Mục tiêu
+ Mục tiêu hợp ký hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dữ trữ hợp lý về số
lượng chất lượng và thời gian.
+ Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua.
+Mục tiêu phát triển mối quan hệ : Thông qua mua hàng phát triển mối quan hệ
nguồn hàng hiện tại, phát hiện thiết lập quan hệ với nguồn hàng tiềm năng.
b) Khái niệm: Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng
hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi
phí thấp nhất.
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển
giao quyền sở hữa thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua
hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chất
lượng và cho phí của logistic chịu ảnh hưởng rất lớn từ hoạt động mua hàng.
c) Vai trò
- Tạo nguồn lực logistic – hàng hóa – ban đầu triển khai toàn bộ hệ thống
logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên cơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu
dịch vụ của khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian.
- Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại.Mua
hàng chiếm vị trí quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua
chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong
mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho phí khác.
1.4.2 Căn cứ nguyên tắc mua
a) Để mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau:
+ Căn cứ quyết định marketing về mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng
+ Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán
hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng.
+ Căn cứ vào khả năng dự trữ, dùng cho mua hàng
[Type text] Page 3
b) Các nguyên tắc tiến hành mua
Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp không
bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó
tránh được rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vững cho doanh nghiệp
và nguồn hàng, thực hiện marketing các mối liên hệ.
Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật
liệu, hàng hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá
trình cung ứng.
1.4.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác quản trị mua hàng.
1.4.3.1Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình
theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích,
hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội
trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực
có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến l-
ược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng
cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các
nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Chính sách sản phẩm:
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ
bán cái gì? Cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có
chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải
đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng.
Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất
định phù hợp với nhu cầu bán ra.
[Type text] Page 4
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế
hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng,
doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng
tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây
dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
b) Các nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua
hàng của doanh nghiệp.
+ Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức thể hiện mối liên hệ các phòng ban và có ảnh hưởng rất lớn
đến quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết hoạt động hiệu
quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ
động hơn trong quá trình mua hàng.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt,
hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện
đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy
thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn
+Nhân viên mua hàng:
Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của
con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất
quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về
hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm
đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trư-
ờng và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà
nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
[Type text] Page 5
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động
trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi
cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một
nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh
nghiệp.
- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ
dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào
hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu
đãi cho doanh nghiệp hơn.
1.4.3.2Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng.
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh
nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua
hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh
nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có
thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh
của các nhà cung ứng.
Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu
và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả
năng cung ứng của người cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi
hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm,
nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua
hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về
