Mẫu quy định quản lý nhân sự

QUY Đ NH QU N LÝ NHÂN S Ả

Ị

Ự

I - M C ĐÍCH: Ụ

ỉ ệ ế - Giúp cho Phòng HCNS qu n lý nhân s t - H tr Tr ỗ ợ ưở ng các b ph n trong vi c qu n lý nhân s . ự khi vào công ty cho đ n khi ngh vi c. ự ừ ả ả ậ ệ ộ

II – PH M VI: Ạ

Áp d ng cho toàn công ty. ụ

III – Đ NH NGHĨA: Ị

CNV: Công nhân viên. HCNS: Hành chánh Nhân sự QDQLNS: Quy đ nh qu n lý nhân s . ự ả ị

IV – N I DUNG: Ộ

1. Tuy n d ng nhân viên: Qu n lý vi c tuy n d ng nhân viên đ ả

ụ ệ ể ượ ủ ụ c th c hi n theo Th t c ự ệ ể ụ Tuy n d ng. qua ể ụ

2. Mã s công vi c và mã s nhân viên:

ệ ố ố

- M i lo i công vi c s đ t o, phân tích mô t ạ hoa c a b ph n – ch vi ị ộ viên b o trì – Phòng Hành chánh nhân s (Maintenance Staff – HR Dept) là HR – MS.

ỗ ạ ệ ẽ ượ ụ ạ t t ố ạ ộ công vi c… Mã công vi c đ ệ t d ế ắ ướ ạ ượ ả c ghi m t lo i mã s t o đi u ki n cho vi c tuy n d ng, đào ệ ữ ế ắ t t t t hoa c a v trí công vi c (b ng ti ng Anh), ví d : Nhân ằ ệ ể i d ng: ch vi ụ ệ t t ữ ế ắ ề c vi ệ ế ậ

- Tr

c vi t t i d ng: ch vi t t ế t hoa c a b ph n (b ng ti ng ậ ủ ằ ộ ủ ả - Mà s nhân viên đ ố anh) – s th t ượ ố ứ ự ố ế ủ ự t d ế ắ ướ ạ ữ ố ụ ố ữ ế ắ ả

ổ ợ ự c bi (s ti n, hai ch s ). Ví d nhân viên b o trì mã s : HR – 02. ổ ng h p có s thay đ i, thuyên chuy n nhân s thì Phòng HCNS ti n hành thay đ i ự ườ ố ưở ượ ộ

ng b ph n, cá nhân liên quan đ ố ế t. ế ệ ố t. ế

3. Danh sách CNV Công ty:

ể mã s nhân viên và báo cho Tr ậ Phòng HCNS l p danh sách mã s công vi c trình Giám đ c công ty duy t và thông báo ậ ệ cho các b ph n bi ậ ộ Phòng HCNS ch u trách nhi m qu n lý mã s công vi c và mã s nhân viên. ệ ệ ả ố ố ị

- Danh sách CNV g m các c t sau: S th t ồ ườ

- Danh sách CNV do Phòng HCNS l p và c p nh t hàng tháng chính xác theo bi u m u: 1/ ậ

, h tên nhân viên,ngày tháng năm sinh, gi ố ứ ự ọ ng trú, n i t m trú – n i ớ i hi n nay, s CMND, S đi n tho i liên ộ ơ ạ ố ệ ơ ở ệ ạ ẩ ố tính, h kh u th ộ l c.ạ

ể ẫ ậ ậ BM-QDQLNS.

4. Qu n lý h s nhân s : ự

ồ ơ ả

ch c vi c qu n lý h s c a CNV đ y đ theo yêu ổ ồ ơ ủ ứ ủ ệ ả ầ Phòng HCNS ch u trách nhi m t ị c u c a Th t c Tuy n D ng. ầ ủ ủ ụ ể

- CNV có trách nhi m cung c p đ y đ h s ph c v cho nhu c u qu n lý c a công ty. ầ ủ ồ ơ ụ ụ

ệ ụ ấ ủ ệ ầ ả

5. Qu n lý gi ả

công lao đ ng: ờ ộ

ờ ấ ả ậ ấ ả ẫ ể ậ ấ viên theo bi u m u: 2/BM-QDQLNS. Tr ch m công cho Phòng HCNS ki m tra đ t xu t v th i gi ộ

- B ng ch m công: Công ty l p b ng ch m công đ theo dõi th i gian làm vi c c a nhân ể ng b ph n có trách nhi m cung c p b ng ả ộ ưở ấ ề ờ ấ ở ườ ộ

- Khi có nhu c u tăng ca, b ph n và cá nhân g i gi y đ ngh tăng ca theo bi u m u: ẫ ả ng h p không chuy n k p thì ph i ng b ph n có trách nhi m ch m công ể tăng ca vào b ng ch m công cho nhân viên theo bi u m u: 4/BM-QDQLNS và ậ ể

- Gi y công tác: CNV đi công tác ph i có gi y công tác do Tr

ệ ủ ấ ệ làm vi c c a nhân viên. ệ ủ ờ ể ể ậ ể ầ ộ ị ề ị ể ệ ưở ề ấ ậ ợ ậ ể ả ấ ẫ ờ ấ ế ả ấ

3/BM-QDQLNS, và chuy n v cho Phòng HCNS, tr ể chuy n v ch m nh t h t ngày hôm sau. Tr ấ ế gi chuy n b ng ch m công cho Phòng HCNS ch m nh t h t ngày hôm sau. ậ ả ấ ấ ộ ấ tác ph i chuy n kèm b ng ch m công v Phòng HCNS vào cu i kỳ k t toán. ể ề ả ả ấ ng b ph n ký, gi y công ưở ố ế

6. Qu n lý đào t o và phát tri n ngu n nhân l c: Qu n lý vi c đào t o và phát tri n ngu n ồ ự ạ

ả ể ể ệ ả ạ ạ c th c hi n theo Th t c Đào t o. nhân l c đ ồ ủ ụ ự ượ ự ệ

7. Qu n lý l ng, th ả và ch đ cho ng ế ộ

ng th ươ ườ i lao đ ng: th c hi n theo quy ch l ệ ế ươ ự ộ ưở ng ưở ườ ng, ch đ cho ng ế ộ i lao đ ng. ộ

8. Qu n lý ngh phép:

ả ỉ

ỉ ộ ị

- CNV đ - CNV mu n ngh phép ph i làm gi y đ ngh theo bi u m u: 5/BM-QDQLNS, chuy n ể ị ng b ph n ký, sao đó chuy n phòng HCNS xem xét, n u Phòng HCNS đ ng ý thì

ủ ẫ ể ả ấ ỉ ưở ế ồ ể c ngh phép theo quy đ nh c a n i quy lao đ ng c a công ty. ủ ộ ượ ố ề Tr ộ CNV m i đ ớ ượ

ỉ ộ ậ ế ưở c th c hi n trôi ch y.

- Tr ướ ệ - Tr ườ

ng b ph n ph i thu x p công ả ả ự 4 ngày tr lên thì ng b ph n xin ngh phép ho c nhân viên ngh vi c t c khi duy t đ ng ý cho nhân viên ngh phép, Tr ệ ượ ặ ả ỉ ậ ộ vi c cho ng ườ ng h p Tr ợ ệ ỉ ệ ừ ở Phòng HCNS ph i chuy n gi y ngh phép cho Ban Giám đ c duy t. ậ c ngh . ỉ ệ ồ i khác làm thay, đ m b o công vi c đ ả ưở ả ể ấ ỉ ệ ố

9. Qu n lý ngh vi c riêng:

ỉ ệ ả

ị ỉ ệ ủ ộ

- CNV đ c ngh vi c riêng theo quy đ nh c a n i quy lao đ ng c a công ty. ủ ộ ượ - CNV mu n ngh vi c riêng ph i làm gi y đ ngh theo bi u m u: 6/BM-QDQLNS, ề ấ ố chuy n Tr ng b ph n ký, sao đó chuy n phòng HCNS xem xét, n u Phòng HCNS ể ưở ể đ ng ý thì CNV m i đ ồ - Tr ướ

ể ả ẫ ị ế c ngh . ỉ ệ ộ ậ ớ ượ ỉ

ỉ ệ ậ ộ ưở c th c hi n trôi ch y. c khi duy t đ ng ý cho nhân viên ngh vi c riêng, Tr ệ ượ i khác làm thay, đ m b o công vi c đ ả ệ ồ ườ ng b ph n ph i thu x p ế ự công vi c cho ng ệ ả ả ệ ả

- Tr

c ngh nh ng CNV có trách nhi m gi i trình cho ợ ấ ườ ượ ư ệ ả ỉ ng h p có vi c g p thì CNV đ ả

- Tr

4 ngày tr Phòng HCNS bi ng h p Tr ợ ỉ ệ ặ ế ưở ẫ ậ ườ ở ệ t lý do và v n ph i làm đ n xin ngh vi c riêng bù. ơ ng b ph n xin ngh vi c riêng ho c nhân viên ngh vi c t ỉ ệ lên thì Phòng HCNS ph i chuy n gi y ngh vi c riêng cho Ban Giám đ c duy t. ỉ ệ ừ ệ ố ỉ ệ ộ ả ể ấ

10. Đi u đ ng nhân viên: ộ

- Vi c đi u chuy n nhân s t

ề

ậ ể ề ưở ng ả ượ ấ ộ ậ ả ả ể B ph n này sang B ph n khác ph i đ ộ ự ừ ộ ể ồ ụ ộ ạ ộ ả ậ ờ ậ ậ ả ụ ế ị ệ ế ể ự c Tr ng h p chuy n nhân s quá 10 ngày thì ph i đ ự ả ượ ưở ể ợ

- Vi c chuy n đ i nhân viên văn phòng, cán b c p t

ng tr lên ph i đ tr ộ ấ ổ ưở ố c Giám đ c ả ượ ở

- Khi ti n hành chuy n đ i, Ng ổ ể ổ ố ộ

c c p Tr ệ qu n lý c hai B ph n này đ ng ý và gi y chuy n ph i thông báo cho P HCNSä. ấ - Vi c chuy n nhân s trong b ph n t m th i ph c v cho ho t đ ng s n xu t kinh ậ ạ ệ ấ ự ể doanh trong m t b ph n do Tr ng b ph n đó quy t đ nh. Tuy nhiên vi c chuy n ộ ưở ộ ộ c thông báo ngay cho Phòng HCNS bi t đ qu n lý nhân s và công tác đ i ph i đ ả ượ ả ổ ng. Tr tính l ng phòng ườ ươ HCNS đ ng ý. ồ ổ ể ệ phê duy t.ệ ế ề ể ẩ ả ổ ố ự ể ậ ờ ổ i t i có th m quy n chuy n đ i ph i bàn giao s ng ườ ừ ườ ự i b ph n m i. Trong th i gian chuy n đ i nhân s , CNV tr c b ph n chuy n đ i t ậ ộ ể thu c toàn quy n qu n lý c a Tr ả ề ớ ng b ph n m i. ậ ưở ủ ộ ộ ớ

11. X lý vi ph m k lu t:

ỷ ậ ử ạ

ạ Vi c x lý vi ph m k lu t th c hi n theo n i quy lao đ ng và Th t c x lý vi ph m ủ ụ ử ệ ử ự ệ ộ ộ k lu t và xem xét khi u n i v thi hành k lu t. ỷ ậ ỷ ậ ạ ế ỷ ậ ạ ề

12. Qu n lý ngh vi c:

ỉ ệ ả

- Khi ngh vi c, nhân viên vi ỉ ệ ộ

- Khi nh n đ

ể ỉ ệ ng b ph n xem xét, n u đ ng ý thì Tr ậ ưở ẫ ộ ưở ồ ủ ườ ế ợ ơ ơ nguy n v ng c a ng ọ ề ỉ ệ ể ơ ể ả ế ị ể ậ ẫ t đ n xin ngh vi c theo m u :7/BM-QDQLNS chuy n lên ế ơ Tr ng b ph n chuy n đ n cho Phòng ể ậ ế ườ HCNS xem xét, Phòng HCNS s xem xét đ n, tìm hi u tâm t i ệ ơ ư ẽ lao đ ng. Tr c, c hai bên đ u đ ng ý theo đ n xin ng h p không thuy t ph c đ ồ ụ ượ ộ ngh vi c thì chuy n đ n cho BGĐ duy t và ra quy t đ nh ngh vi c. ệ ỉ ệ Phòng HCNS l p danh sách CNV ngh vi c theo bi u m u 8/BM-QDQLNS và hàng ỉ ệ tháng c p nh t danh sách ngh vi c vào cu i tháng. ố ỉ ệ ậ ậ ậ ượ ầ ề ỉ ệ ủ ả ậ ể ề ả ậ ệ ượ ả ả ề ạ ị ể ể ố ủ ụ ậ ệ ỉ ệ ấ ờ ệ ỉ ệ ả ế ộ ự ưở ế ộ ỉ c thông tin v ngh vi c c a nhân viên, Phòng HCNS yêu c u nhân viên bàn giao công vi c, l p biên b n bàn giao, chuy n biên b n bàn giao v phòng HCNS. ế ộ c biên b n bàn giao, Phòng HCNS l p b ng đ ngh các lo i ch đ Sau khi nh n đ cho nhân viên ngh vi c và chuy n cho Giám đ c duy t, sau đó chuy n cho Phòng K ế ỉ ệ toán thanh toán. Phòng HCNS m i nhân viên ngh vi c đ n làm Th t c ngh vi c ỉ ệ i thích ch đ ngh vi c, vi c tr h s , làm gi y ch ng nh n công tác. g m gi ả ồ ơ ồ - Tr ườ ợ ệ ẽ ở ế ế ệ ộ ợ

ế ị c thu v phòng k toán. ế ậ ứ ng b ph n có trách t, Tr ng h p nhân s ngh ngang không báo cho công ty bi ậ t. Phòng HCNS s g i th thông báo ch m d t h p ứ ợ ấ ư ế ự ế ng h p nhân s đ n ườ ự ẹ ả c trên, n u nhân s không đ n thì l p quy t đ nh sa th i ế ậ ề nhi m báo cho Phòng HCNS bi ng s , h n ngày đ n làm vi c. Tr đ ng lao đ ng đ n cho đ ươ ồ công ty thì th c hi n theo b ướ ự ệ nhân viên và l u h s , ph n l ầ ươ ư ồ ơ ự ng ch a tr s đ ả ẽ ượ ế ư ế

ự ạ ỏ Sau khi đã hoàn t ỉ ệ CNV công ty và lo i riêng h s ngh vi c. ỉ ệ t xong th t c ngh vi c, phòng HCNS lo i nhân s kh i danh sách ấ ạ ủ ụ ồ ơ

V – TÀI LI U THAM KH O: Ả Ệ

ộ ủ ụ ủ ụ ủ ụ ử ỷ ậ ỷ ậ ế N i quy lao đ ng. ộ Th t c Tuy n d ng ể ụ Th t c Đào t o. ạ Th t c x lý vi ph m k lu t và xem xét khi u n i v thi hành k lu t. Quy ch l ng th ạ ề i lao đ ng. ộ ng và ch đ cho ng ế ộ ạ ưở ế ươ ườ

VI – PH L C: Ụ Ụ

ả ấ ả

ẫẫa

Bi u m u: 1/BM-QDQLNS Bi u m u: 2/BM-QDQLNS Bi u m u: 3/BM-QDQLNS Bi u m u: 4/BM-QDQLNS Bi u m u: 5/BM-QDQLNS Bi u m u: 6/BM-QDQLNS Bi u m u: 7/BM-QDQLNS Bi u m u: 8/BM-QDQLNS Danh sách CNV Công ty B ng ch m công ấ Gi y đ ngh tăng ca ị ề B ng ch m công tăng ca ấ Đơn xin ngh phép ỉ Đơn xin ngg vi c riêng ỉ ệ Đơn xin ngh vi c ỉ ệ Danh sách CNV ngh vi c ỉ ệ ể ể ể ể ể ể ể ể ẫ ẫ ẫ ẫ ẫ ẫ ẫ ẫ

ĐƠN XIN NGH VI C

Ỉ Ệ

: Ban Giám Đ c Công Ty K ính g iử ố

Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là : ............................................................................................................................................. ……………..

ậ ộ Ch c v : .................................................... B ph n : ứ ụ ........................................................................……………..

c thôi vi c k t ngày ượ ơ ệ ể ừ Nay tôi làm đ n này, kính xin BGĐ cho tôi đ ........................................................................…………….

Lý do :.......................................................... ........................................................................…………….

........................................................................ ........................................................................………………

Tôi đã bàn giao công vi c cho :…………………………….……..B ph n : ...................................... ệ ậ ộ

Các công vi c đ c bàn giao : ệ ượ

............................................................................................................................................. …………….

............................................................................................................................................. ……………

............................................................................................................................................. ……………..

Tôi cam đoan là đã bàn giao công vi c l i cho b ph n có liên quan tr c khi ngh vi c. ệ ạ ậ ộ ướ ỉ ệ

ấ ấ ậ ố ượ c phép thôi vi c. Tôi xin chân ệ R t mong Ban Giám đ c xem xét và ch p thu n cho tôi đ thành c m n. ả ơ

Tr Ng ưở ng b ph n ộ ậ ườ i làm đ n ơ

Phòng HCNS Ban Giám đ cố

ĐƠN XIN NGH PHÉP

Ỉ

: Ban Giám Đ c Công Ty K ính g iử ố

Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là : .......................................................................................................................................... ………………..

ậ ộ MSNV : ..................................................... B ph n : ........................................................................……………….

t : ỉ ố ệ ế ạ ầ

Địa ch và s đi n tho i liên l c khi c n thi ạ .......................................................................................................................................... ……………….

.......................................................................................................................................... ……………….

Nay tôi trình đ n này kính xin BGĐ ch p thu n cho tôi đ ấ ậ ơ ượ c ngh ỉ

Trong th i gian .…..... ngày (K t ngày…………………….... đ n h n ngày ……… ……..) ể ừ ờ ế ế

Lý do xin ngh phép : ỉ

.......................................................................................................................................... ……………….

ệ ộ Tôi đã bàn giao công vi c cho :……………………………………..B ph n : ậ ………………………

Các công vi c đ c bàn giao : ệ ượ

.......................................................................................................................................... ………………

Tr ng BP Ng ưở ườ i làm đ n ơ

TP.HCNS Ban giám đ cố

GI Y Đ NGH TĂNG CA

Ấ

Ề

Ị

Ngày tăng ca : ………… tháng ………… năm 2004

Lý do tăng ca: ................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................

c tăng ca. Đề ngh công ty ch p thu n cho chúng tôi đ ấ ậ ị ượ

TH I GIAN Ờ H VÀ TÊN MSNV Ọ KÝ NH NẬ ST T BỘ PH NẬ (T ….đ n…..) ừ ế

Ngày ……. Tháng ……. Năm 200….

Ng Tr ng BP ườ ạ ưở i đ i di n nhóm ệ TP.HCNS

B NG CH M CÔNG TĂNG CA

Ấ

Ả

Ngày …. tháng …. năm 200…

H VÀ TÊN

Ọ

Ờ

MÔ T CÔNG Ả

ST T

TH I GIAN LÀM THÊM

GHI C

BỘ PH NẬ

VI CỆ

KÝ NH NẬ

Ngày

H Ú

T ngổ số giờ

Th iờ gian (T ..ừ đ n)ế

T B o v Tr ng BP ổ ả ệ ưở T. Phòng Nhân sự

DANH SÁCH CNV NGH VI C

Ỉ Ệ

ỉ

Ngh vô l ỉ

lu t ỷ ậ (k.báo )

Ngh không đ ủ th iờ h nạ

Ngh đúng ỉ (đ )ủ th iờ h nạ

Stt H ttên MSNV B ph n Ngày ọ ậ ộ Lo i ngh vi c ỉ ệ ạ

ngh ỉ việ c

Tr ng phòng HCNS TP HCM, Ngày…tháng….năm 200.. L p bi u ưở ể ậ

ĐƠN XIN NGH VI C RIÊNG Ỉ

Ệ

: Ban Giám Đ c Công Ty K ính g iử ố

Phòng Hành chánh – Nhân sự

Tôi tên là : .......................................................................................................................................... ………………..

ậ ộ MSNV : ..................................................... B ph n : ........................................................................……………….

t : ỉ ố ệ ế ạ ầ

.......................................................................................................................................... ……………….

c ngh vi c riêng (ngh không ấ ậ ơ ượ ỉ ệ ỉ ng) Nay tôi trình đ n này kính xin BGĐ ch p thu n cho tôi đ l ươ

Trong th i gian .…..... ngày (K t ngày…………………….... đ n h n ngày ……… ……..) ể ừ ờ ế ế

Lý do:

.......................................................................................................................................... ……………….

ệ ộ ậ Tôi đã bàn giao công vi c cho :……………………………………..B ph n : ………………………

Các công vi c đ c bàn giao : ệ ượ

.......................................................................................................................................... ………………

Tr ng BP Ng ưở ườ i làm đ n ơ

TP.HCNS Ban giám đ cố

ngày……tháng……năm