Quản lý tài chính cá nhân
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý chất lượng cho quản lý tài chính cá
nhân là một giải pháp hay.
Hiện nay, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong quản lý chất lượng rất phổ biến
và là một công cụ quản trị rất hữu dụng. Phạm vi áp dụng đa dạng từ cơ quan hành
chánh sự nghiệp đến các doanh nghiệp.
Việc áp dụng ISO 9000 cho quản lý tài chính cá nhân có được không? Đây là câu
hỏi mà tôi nhận được từ các CEO và các học viên trong các khóa đào tạo. Từ kinh
nghiệm bản thân, đây là một câu hỏi rất hữu ích. Việc trả lời câu hỏi trên sẽ mở ra
một lĩnh vực áp dụng của quản lý chất lượng rất rộng rãi, phố biển và rất hữu
dụng.
Thực chất của quản lý tài chính cá nhân
Nguyên lý của quản lý chất lượng là: viết ra những gì cần phải làm; làm đúng
những gì đã viết; viết lại những gì đã làm; xem xét những gì đã làm; cải tiến
những gì đã viết ra” (trích từ mô hình nguyên lý PDCA – Plan, Do, Check, Action
của Giáo sư W. Edwards Dewing).
Quản lý tài chính cá nhân thực chất là tiết kiệm tiền, kiếm tiền nhiều hơn để mua
những thứ bạn muốn và để đối phó những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Sau đây, xin chia sẻ với độc giả về áp dụng quản lý chất lượng trong quản lý tài
chính cá nhân qua "Thủ tục hoạt động: Quản lý tài chính gia đình”. (Xem sơ đồ
bên trên)
Lập kế hoạch tài chính
Hàng năm, chậm nhất vào ngày 15/1 của năm sau, các thành viên trong gia đình sẽ
dự thảo về Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng (MTCL) và kế hoạch. Điều
quan trọng là mục tiêu đề ra phải đảm bảo yếu tố SMART (Cụ thể, đo lường được,
khả thi, hợp lý và có quy định rõ thời gian thực hiện, thời gian đo lường). Và phải
xây dựng được Danh mục thu tiền và danh mục chi tiền.
Ví dụ về Mục tiêu chất lượng của năm 2010:
Hàng tháng gởi tiết kiệm tại Ngân hàng với số tiền là 10 triệu đồng.
Hàng tháng, hạn mức tổng chi là 7 triệu đồng/tháng.
Tổng thu nhập cả 2 vợ chồng là từ 18 triệu đồng/tháng trở lên (sau khi đã đóng
thuế thu nhập cá nhân).
Trong tháng 03/2010 sẽ thay mới 1 máy lạnh tại phòng khách.
Trong tháng 09/2010, gia đình (gồm 3 người) sẽ đi du lịch Đà Lạt với tổng mức
chi là 8 triệu đồng.
Trong tháng 09/2010 sẽ mua 1 laptop (từ 15 triệu đồng - 20 triệu đồng) cho con thi
vào đại học.
Chậm nhất là ngày 31/1 , gia đình sẽ công bố MTCL, kế hoạch thực hiện MTCL.
Đối với Kế hoạch thực hiện MTCL cần xác định rõ hàng tháng kế hoạch thu chi
của từng danh mục.
Thực hiện MTCL và kế hoạch thực hiện
Đối với dòng tiền thu thì ghi ở cột ghi chú là Thu tiền. (Xem bảng 1)
Ngày 2 của tháng sau, hoàn thành thống kê các tổng chi của từng danh mục chi
trong tháng theo biểu số 2: "Thống kê các khoản thu chi trong tháng”. (Xem bảng
2)
Tháng nào mà mức chi vượt định mức phải phân tích nguyên nhân. Thông thường
biện pháp khắc phục là cắt giảm các khoản chi cho giải trí, giao tế nhân sự (như
chiêu đãi bạn bè, mua quà, đi xem phim); hoặc có biện pháp để tăng nguồn thu.
Căn cứ kết quả thống kê hàng tháng, hàng quý, mà gia đình có thể cải tiến mục
tiêu đề ra.
Điều thú vị nhất sau khi chúng ta thực hiện được 1 năm là sẽ tìm được “chìa khóa
của quy tắc vàng trong làm giàu” và kế hoạch quản lý tài chính cá nhân ngắn hạn
và dài hạn.
Kết quả thu được
Kết thúc 1 năm, bạn sẽ đo lường được giá cuộc sống của gia đình trong 1 năm (P)
với các chuẩn mực cuộc sống trong năm vừa qua. Căn cứ mức lãi suất tiết kiệm kỳ
hạn 12 tháng/ năm, rút tiền lãi hàng tháng (r). Chúng ta sẽ có được chìa khóa như
sau:
Quản lý tài chính cá nhân là tiết kiệm tiền...để mua những thứ bạn muốn
Ngày 31/12/2009 thống kê năm 2009 chi tiêu là 84 triệu đồng = giá cuộc sống gia
đình bạn trong năm 2009. Đây là mức cho bạn biết để đảm bảo cuộc sống gia đình
bạn trong tương lai giống như năm 2009 thì bạn phải có số tiền tiết kiệm trong
ngân hàng là x = P/r. (Với P là 84 triệu đồng, r là 9%/năm - tham chiếu mức lãi
suất của Ngân hàng Sài Gòn Công Thương có hiệu lực ngày 17/06/2009) -> x =
934 triệu đồng.
Con số x là mức điều hòa vốn của cuộc sống gia đình. Nếu bạn có đủ số tiền x vào
ngày 1/1/2010 gởi vào ngân hàng là x (934 triệu đồng) thì Trị giá tương lai của
dòng tiền (F) bạn gởi trên là vào ngày 1/1/2011 là (l+9%)lx 934 triệu đồng =
1.018.060 triệu đồng. [F = ( 1 +r) 1.x]
Số tiền 934 triệu đồng là mức tài trợ cuộc sống gia đình bạn mỗi năm với chuẩn
mực cuộc sống tương đương năm 2009. Giả sử hàng tháng không có thu nhập thì
gia đình bạn vẫn có cuộc sống với các chuẩn mực đã đề ra. Nếu có những rủi ro
xảy ra trong năm 2010 dẫn đến mức chi tiêu sẽ tăng, thì bạn sẽ chủ động xác định
rõ sẽ cắt khoản danh mục chi tiêu nào hoặc giảm mức chi tiêu của danh mục nào
đó (tức bạn phải giảm Chuẩn mực cuộc sống) hoặc bạn sẽ phải tăng nguồn thu
nhập để đảm bảo MTCL.
Khi thực hiện triệt để, đúng theo nguyên lý PDCA thì chúng ta sẽ kiểm soát được
chi phí của gia đình trong một năm, sẽ thích ứng nhanh với các rủi ro xảy ra như
lạm phát, chi phí bệnh tật, chi phí giao tế (đám cưới, đám giỗ..). Quan trọng hơn,
đạt được mục tiêu sống trong ngắn hạn và dài hạn.
Khi các bạn có số tiền x ở trên (điểm hòa vốn của cuộc sống gia đình bạn) thì lúc
này bạn sẽ hoạch định được MTCL dài hạn và trả lời cho bạn rằng khi nào bạn trở
thành triệu phú, tỷ phú. Ví dụ, vào ngày 1/1/2010, gia đình bạn có nguồn tiền tiết
kiệm là 934 triệu đồng, và khả năng thu nhập của gia đình bạn vẫn đảm bảo mức
chi trong năm thì số tiền 934 triệu đồng vào ngày l/1/2011 là 1.018.060.000 đồng
vào ngày 1/1/2012 là 1.109.685.400 đồng, vào ngày 1/1/2013 là 1.209.557.086
đồng, vào ngày 31/1/2015 là 1.437.074.774 đồng. Giả sử trong 5 năm (2011-
2015) bạn chủ động để đảm bảo thu đủ bù chi thì số tiền tiết kiệm của bạn lúc đầu
là 934.000.000 đồng sau 5 năm đã là 1.437.074.774 đồng.