1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN
VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
TS. GVC.
TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung
NguyÔn LÖ Nhung
0912581997
0912581997
2
I. QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái ni m, yêu c uệ ầ
1.1.1. Khái ni mệ
- Văn b n đ nả ế là toàn b các văn b n do c quan nh n ộ ả ơ ậ
đ c.ượ
- Văn b n điả là toàn b các văn b n do c quan g i đi.ộ ả ơ ử
- Văn b n n i bả ộ ộ là toàn b các văn b n do c quan ban ộ ả ơ
hành đ s d ng trong n i b c quan.ể ử ụ ộ ộ ơ
- Qu n lý văn b nả ả là áp d ng các bi n pháp nghi p v ụ ệ ệ ụ
nh m ti p nh n, chuy n giao nhanh chóng, k p th i, đ m ằ ế ậ ể ị ờ ả
b o an toàn văn b n hình thành trong ho t đ ng hàng ngày ả ả ạ ộ
c a c quan, t ch c.ủ ơ ổ ứ
3
1.1.2. Yêu cầu
- Th ng nh t vi c ti p nh n, phát hành, l u gi văn b n đi, đ n ố ấ ệ ế ậ ư ữ ả ế
b ph n văn th c quan.ở ộ ậ ư ơ
- H p lý hóa quá trình luân chuy n văn b n đi, đ n; theo dõi ợ ể ả ế
ch t ch vi c gi i quy t văn b n, đ m b o k p th i, nhanh ặ ẽ ệ ả ế ả ả ả ị ờ
chóng, không đ sót vi c, ch m vi c.ể ệ ậ ệ
- Qu n lý văn b n ch t ch , b o đ m gi gìn bí m t thông tin ả ả ặ ẽ ả ả ữ ậ
tài li u; b o qu n s ch s và thu h i đ y đ , đúng h n các văn ệ ả ả ạ ẽ ồ ầ ủ ạ
b n có quy đ nh thu h i.ả ị ồ
- Ph c v k p th i các yêu c u khai thác, s d ng tài li u.ụ ụ ị ờ ầ ử ụ ệ
- L p h s và n p l u h s , s sách văn th vào l u tr hi nậ ồ ơ ộ ư ồ ơ ổ ư ư ữ ệ
hành c a c quan đúng th i h n.ủ ơ ờ ạ
4
1.2. Quản lý văn bản đến
1.2.1. Ti p nh n văn b n đ nế ậ ả ế
T t c văn b n, tài li u đ u ph i t p trung t i văn th c quan ấ ả ả ệ ề ả ậ ạ ư ơ
đ đăng ký vào s ho c c p nh t vào ch ng trình qu n lý văn ể ổ ặ ậ ậ ươ ả
b n trên máy tính.ả
Ph i ki m tra k s l ng bì, các thành ph n ghi trên bì, d u niêm ả ể ỹ ố ượ ầ ấ
phong (n u có) đ i chi u s và ký hi u ghi trên bì v i s giao ế ố ế ố ệ ớ ổ
nh n tài li u r i ký nh n. ậ ệ ồ ậ
Nh ng bì văn b n đ n có d u ch m c đ kh n c n u tiên làm ữ ả ế ấ ỉ ứ ộ ẩ ầ ư
th t c tr c đ chuy n ngay đ n đ n v ho c cá nhân ch u trách ủ ụ ướ ể ể ế ơ ị ặ ị
nhi m gi i quy t. Văn th c quan không m nh ng bì văn b n ệ ả ế ư ơ ở ữ ả
đ n ghi rõ tên ng i nh n ho c có d u “Riêng ng i có tên m ế ườ ậ ặ ấ ườ ở
bì”.
5
1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Đóng d u đ nấ ế vào góc trái, trang đ u, d i s , ký hi u văn b n ầ ướ ố ệ ả
đ n. ế
- Đăng ký văn b n đ nả ế nh m qu n lý ch t ch , theo dõi quá trình ằ ả ặ ẽ
gi i quy t và tra tìm ph c v các yêu c u khai thác, s d ng văn ả ế ụ ụ ầ ử ụ
b n đ n. Hình th c đăng ký văn b n đ n:ả ế ứ ả ế
+ Đăng ký văn b n đ n b ng s : S văn b n đ n đ c ả ế ằ ổ ố ả ế ượ
đánh
theo năm và theo t ng s . ừ ổ
+ S d ng ph n m m qu n lý văn b n đ n trong h đi u ử ụ ầ ề ả ả ế ệ ề
hành tác nghi p dùng chung đ đăng ký văn b n đ n. ệ ể ả ế