Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chia sẻ: Nguyễn Thị Hiền Phúc | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

124
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ,... Hi vọng đây sẽ là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên đang theo học môn dùng làm tài liệu học tập và nghiên cứu. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung tài liệu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

NGHIEÄP VUÏ LÖU TRÖÕ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ GV. Nguyễn Duy Vĩnh 0987.510.560 Email: duy_vinh1701@yahoo.com Website: chinhlytailieu.com
TÀI LIỆU THAM KHẢO Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PL UBTVQH10) Nghị định số 111/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Qu ốc gia 2001. Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính. Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000
BỐ CỤC BÀI GIẢNG I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý. II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý 1. Khái niệm 2. Mục đích 3. Yêu cầu 4. Nguyên tắc
1. Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
2. Mục đích: - Toå chöùc saép xeáp hoà sô, taøi lieäu cuûa phoâng hoaëc khoái phoâng taøi lieäu ñöa ra chænh lyù moät caùch khoa hoïc taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho coâng taùc quaûn lyù, baûo quaûn vaø khai thaùc, söû duïng taøi lieäu; - Loaïi ra nhöõng taøi lieäu heát giaù trò ñeå tieâu huyû, qua ñoù, goùp phaàn naâng cao hieäu quaûn söû duïng kho taøng vaø trang thieát
3. Yêu cầu: - Phaân loaïi vaø laäp thaønh hoà sô hoaøn chænh; - Xaùc ñònh THBQ cho hoà sô, taøi lieäu; - Heä thoáng hoaù hoà sô, taøi lieäu; - Laäp caùc coâng cuï tra cöùu: Muïc luïc hoà sô, cô sôû döõ lieäu vaø coâng cuï tra cöùu khaùc phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù, tra cöùu söû duïng;
4. Nguyên tắc chỉnh lý: - Khoâng phaân taùn phoâng löu tröõ; - Taøi lieäu cuûa phoâng naøo phaûi ñöôïc chænh lyù vaø saép xeáp rieâng. - Khi phaân loaïi, laäp hoà sô , phaûi toân troïng söï hình thaønh taøi lieäu theo trình töï theo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc; söï lieân heä loâgíc vaø lòch söû cuûa taøi lieäu; - Taøi lieäu sau khi chænh lyù phaûi phaûn aùnh ñöôïc hoaït ñoäng cuûa cô quan, toå chöùc hình thaønh taøi lieäu. - Taøi lieäu cuûa moät phoâng phaûi
II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Các bước Trách nhiệm thực hiện Tài liệu liên quan 1. Giao nhận tài liệu BM-CLTLG-01 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 2. Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý Lưu trữ viên TC B1 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu BM-CLTLG-02 Lưu trữ viên chính B2 4. Khảo sát và biên soạn các văn BMCLTLG03 đồ bản hướng dẫn BMCLTLG04 Quy BMCLTLG05 trình 5. Phân loại tài liệu theo Lưu trữ viên B4 BM-CLTLG-05 chỉnh Hướng dẫn phân loại lý tài Lưu trữ viên B3 6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS BMCLTLG04 liệu kết hợp XĐGTTL BMCLTLG05 giấy Lưu trữ viên B3 7. Biên mục phiếu tin BM-CLTLG-06 (trtrườ ường sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) ng sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14) Chỉnh sửa, Chưa đạt Lưu trữ viên chính B2 8. Kiểm tra, chỉnh sửa Hoàn chình việc lập HS và BMCLTLG05 việc biên muc phiếu tin BM-CLTLG-06 Đạt Hồ sơ
Các bước Trách nhiệm thực hiện Tài liệu liên quan 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo BMCLTLG05 Lưu trữ viên B4 phương án đã chọn BM-CLTLG-06 Lưu trữ viên TC B4 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo BM-CLTLG-06 phiếu tin Hồ sơ Lưu trữ viên TC B1, Hồ sơ 11. Biên mục hồ sơ Lưu trữ viên TC B1 Chỉnh sửa, Chưa đạt Lưu Hoàn chình đồ Lưu trữ viên B5 12. Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên muc Hồ sơ Quy Hồ sơ trình Đạt chỉnh BM-CLTLG-06 Lưu trữ viên TC B2 lý 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ Hồ sơ tài liệu giấy 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim Lưu trữ viên TC B1 kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa Hồ sơ, bìa hố sơ HS ** Lưu trữ viên TC B1 15.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
Các bước Tài liệu liên quan Trách nhiệm thực hiện 16. Viết nhãn hộp BM-CLTLG-07 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 17. Vận chuyển tài liệu vào kho ** và xếp lên giá Lưu trữ viên TC B2 18. Giao, nhận tài liệu BM-CLTLG-01 Lưu Lưu trữ viên chính B2 BM-CLTLG-06 đồ 19. Nhập phiếu tin vào CSDL Quy trình Chỉnh sửa, Hoàn chình Chưa đạt Lưu trữ viên B3 chỉnh 20. Kiểm tra, việc nhập Phiếu tin CSDL lý BM-CLTLG-06 tài Đạt liệu Lưu trữ viên chính B2, 21. Lập mục lục hồ sơ giấy Lưu trữ viên TC B4 Lưu trữ viên chính B2, BM-CLTLG-08 22. Xử lý tài liệu loại Lưu trữ viên TC B2 Lưu trữ viên chính B2, Lưu trữ viên TC B2 23. Kết thúc chính lý
Bước 1. Giao, nhận tài liệu Biên bản giao nhận tài liệu (BMCLTLG01)
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý Mục đích của khảo sát TL: Thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
Th ệu ủa àn i li c tà ung h p hầ i d Nộ n t ài oặc liệ n g h h lý hô hỉn u p ủa ra c c g đưa n Khối h trạ liệu tài liệ lư Tìn i tài u đưa ợng ra ch Yêu cầu kh ố ỉnh lý khảo sát tài liệu Tình n g ; trạ h ô an thốn ng công n p i g i g kê , tra cụ ê T n th ờ cứu i hạ giớ
Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý cần xây dựng: + Kế hoạch chỉnh lý (BMCLTL02); + Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BMCLTL03); + Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BMCLTL04); + Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BMCLTL05).
Thu thập, bổ sung tài liệu Nguồn thu thập Thủ Người Đơn vị Cá nhân trưởng về hưu Người chuyển công tác
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại