BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
Số: 31/QĐ-TCHQ Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2019
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH SỔ TAY NGHIỆP VỤ LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;
Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1048/QĐ-BTC ngày 16/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hợp tác Quốc tế, Tổng cục Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 380/QĐ-TCHQ ngày 8/02/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về
việc ban hành quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng cục Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 160/QĐ-TCHQ ngày 24/01/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về
việc ban hành Chương trình công tác trọng tâm năm 2018 của Tổng cục Hải quan;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại” để thống nhất việc
thực hiện các yêu cầu lễ tân đối ngoại tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan.
Điều 2. Đối tượng, phạm vi sử dụng: Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại được phát hành trong nội bộ
ngành Hải quan để phục vụ việc tra cứu, thực hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại các đơn vị
thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.
Điều 3. Giao Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải
quan trong quá trình thực hiện Sổ tay này.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các Ông/Bà Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Chánh
Văn phòng Tổng cục, Cục trưởng Cục Tài vụ Quản trị, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc
Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như điều 4 (để t/h);
- Lãnh đạo TCHQ (để chỉ đạo);
- Lưu: VT, HTQT (02b).
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Mai Xuân Thành
SỔ TAY NGHIỆP VỤ
LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 31QĐ/TCHQ ngày 04 tháng 01 năm 2019 của Tổng cục Hải quan)
Mục lục
PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN (ĐOÀN
VÀO)
A. Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)
I. Hoạt động đón, tiễn
II. Đón khách tại Trụ sở Tổng cục
III. Tiếp xã giao
IV. Hội đàm chính thức
V. Chiêu đãi, tham quan, biểu diễn nghệ thuật
VI. Hướng dẫn về lễ tân, khánh tiết trong đón tiếp các đoàn khách nước ngoài
VII. Xe ô tô phục vụ đoàn
VIII. Tặng phẩm
B. Đoàn khách quốc tế cấp Cục, Vụ vào làm việc tại Tổng cục Hải quan
I. Hoạt động đón, tiễn
II. Tiếp xã giao
III. Làm việc
IV. Chiêu đãi
C. Tổ chức Hội nghị, Hội thảo đa phương tại Việt Nam
I. Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo (gọi tắt là hội nghị)
II. Tổ chức Hội nghị
III. Tham dự Hội nghị
IV. Chiêu đãi, tham quan
V. Các hoạt động bên lề
PHẦN II. ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN KHÁCH QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI CỤC HẢI QUAN CÁC
TỈNH, THÀNH PHỐ
A. Đoàn khách do Tổng cục Hải quan chủ trì có chương trình thăm và làm việc với Hải quan
các tỉnh, thành phố
I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục:
II. Đoàn khách cấp Cục:
B. Đoàn khách do Hải quan các tỉnh, thành phố chủ trì tiếp đón và làm việc
I. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển
II. Lễ đón tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện
III. Tiếp xã giao tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện
IV Làm việc chính thức
V. Chiêu đãi, tham quan
VI. Những đoàn khách quốc tế vào làm việc với nhiều Cục Hải quan tỉnh, thành phố:
PHẦN III: LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI TRONG TỔ CHỨC ĐOÀN TỔNG CỤC HẢI QUAN ĐI THĂM VÀ LÀM
VIỆC, DỰ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Ở NƯỚC NGOÀI (ĐOÀN RA)
I. Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục
1. Công tác chuẩn bị cho đoàn
2. Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu quốc tế
II. Các đoàn ra khác của Tổng cục và các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố
1. Công tác chuẩn bị
2. Hoạt động đón, tiễn
PHẦN IV: MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN, ĐỐI NGOẠI KHÁC
I. Những dịp kỷ niệm, hoạt động hợp tác quốc tế do Tổng cục Hải quan tổ chức, mời đại diện
nước ngoài tham dự
II. Dự chiêu đãi quốc khánh của nước ngoài, ngày thiết lập quan hệ ngoại giao theo lời mời của
Cơ quan Đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức quốc tế tại VN
III. Chúc mừng nhân dịp năm mới và tết nguyên đán:
PHỤ LỤC: Lễ tân ngoại giao thực hành
LỜI MỞ ĐẦU
Lễ tân đối ngoại là những nghi thức, những tập quán và nghi lễ quốc tế được các nước sử dụng trong
đón, tiếp và giao tiếp với khách quốc tế. Lễ tân đối ngoại là một bộ phận cấu thành hoạt động đối
ngoại vì vậy trong hoạt động đối ngoại không thể thiếu công tác lễ tân. Công tác lễ tân đối ngoại nhằm
đảm bảo các nguyên tắc về bình đẳng, không phân biệt đối xử, đảm bảo nguyên tắc có đi có lại giữa
các quốc gia trong hoạt động đối ngoại. Mặc dù Lễ tân đối ngoại không phải là mục đích cuối cùng
của hoạt động đối ngoại nhưng có vai trò rất quan trọng và cần thiết trong công tác đối ngoại, cụ thể:
- Lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện đường lối chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước;
- Góp phần thúc đẩy quan hệ hợp tác và hữu nghị giữa các quốc gia; là phương tiện thực hiện và cụ
thể hóa những nguyên tắc cơ bản của pháp luật quốc tế;
- Lễ tân ngoại giao góp phần tăng thêm sự tôn trọng khách và chủ nhà, tăng thêm uy tín của nước
chủ nhà và chuyển tải đặc trưng văn hóa truyền thống dân tộc.
Đối với ngành Hải quan, lễ tân đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan
Việt Nam phải tuân thủ đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy định của
pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ
hữu nghị, hợp tác của Việt Nam nói chung và của Hải quan Việt Nam nói riêng với các quốc gia, vùng
lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.
Mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan Việt Nam phải
phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước, trên cơ
sở yêu cầu, mục đích của chuyến thăm, nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế, trọng thị, chu
đáo, an toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương hình thức và phù
hợp với điều kiện thực tế nơi đến.
Thực tiễn cho thấy, lễ tân đối ngoại bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ để áp
dụng trong công việc khi cần. Chính vì vậy, Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại nhằm hướng dẫn thực
hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại mỗi đơn vị, góp phần triển khai các hoạt động hợp tác và hội
nhập quốc tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN (ĐOÀN
VÀO)
Nghi lễ đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc theo lời mời của Hải quan Việt Nam được thực
hiện như sau:
A. Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)
I. Hoạt động đón, tiễn
1. Đón đoàn
a) Thành phần đón tiếp tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển:
- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế ;
- Đại diện của Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi đoàn nhập cảnh.
b) Cách thức:
- Thu xếp phòng đón khách tại sân bay, hoặc cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển. Tùy theo điều
kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay hoặc khu vực cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng
biển, thu xếp đón đoàn tại chân cầu thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù
hợp ở sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển
- Tặng hoa Trưởng đoàn và Phu nhân (nếu có).
- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoàn bạn
lấy hành lý và làm thủ tục nhập cảnh.
- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đưa đoàn về khách sạn và hỗ trợ Đoàn làm thủ tục nhận
phòng khách sạn.
c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.
2. Tiễn đoàn
a) Thành phần: tương tự thành phần đón đoàn.
b) Cách thức:
- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đón đoàn tại khách sạn đưa lên sân bay hoặc cửa khẩu
đường bộ.
- Thu xếp phòng tiễn khách tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ.
- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoàn bạn
làm thủ tục để xuất cảnh.
- Tùy theo điều kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay thu xếp tiễn đoàn tại chân cầu
thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp ở sân bay hoặc nhà ga, cảng
biển, cửa khẩu đường bộ.
c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.
II. Đón khách tại Trụ sở Tổng cục
1. Thành phần dự lễ đón
- Đại diện Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế;
- Đại diện lãnh đạo và các thành phần tham gia hội đàm, làm việc của các đơn vị;
- Đội tiêu binh danh dự do Văn phòng Tổng cục tổ chức.
2. Trang phục, trang trí:
a) Trang phục:
- Lãnh đạo và công chức đơn vị mặc đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.
- Đội Tiêu binh mặc lễ phục hải quan theo quy định.
b) Trang trí:
- Bên ngoài, trên cổng cơ quan hoặc tiền sảnh có căng băng rôn chào mừng đoàn khách bằng tiếng
Anh.
- Trải thảm đỏ từ bậc thềm ngoài sảnh tới cửa phòng tổ chức buổi tiếp xã giao.
- Tại phòng tiếp xã giao, cắm Quốc kỳ hai nước, ở ngoài nhìn vào Quốc kỳ Việt Nam bên phải, Quốc
kỳ của nước Bạn đến thăm bên trái.
3. Đội hình đón tiếp:
- Thành viên đội tiêu binh danh dự đứng thành hai hàng từ vị trí khách đến dọc theo hai bên lối đi vào
bên trong tiền sảnh, đội trưởng đội tiêu binh đứng ở đầu hàng phía vị trí khách đến. Khi đón khách thể
hiện thái độ nghiêm trang, thân thiện.
- Lãnh đạo Tổng cục, đại diện Lãnh đạo và công chức thuộc đơn vị tham gia lễ đón đứng ở vị trí
khách đến sẵn sàng để đón khách.
4. Trình tự tiến hành lễ đón
- Xe của Trưởng đoàn khách vào đến vị trí đón, cán bộ hướng dẫn của đội tiêu binh ra hiệu cho xe
dừng lại, đội trưởng đội tiêu binh mở cửa xe;
- Lãnh đạo Tổng cục đón khách tại nơi đỗ xe, bắt tay và giới thiệu các thành viên tham gia Lễ đón
tiếp;
- Lãnh đạo Tổng cục bắt tay các thành viên Đoàn khách và dẫn Trưởng đoàn và đoàn khách đi giữa
hai hàng tiêu binh.
- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế bắt tay và chào mừng các thành viên đoàn khách và dẫn đoàn đến vị
trí chụp ảnh tại sảnh Tổng cục.
- Lãnh đạo Tổng cục, Trưởng đoàn khách cùng các thành viên chụp ảnh chung tại sảnh Tổng cục
(dưới vị trí lô-gô Hải quan Việt Nam). Vị trí đứng chụp ảnh: Lãnh đạo Tổng cục và Trưởng đoàn bạn
đứng ở giữa, các thành viên đoàn khách và chủ nhà đứng xen kẽ cho phù hợp.
- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế mời các đại biểu đến Phòng tiếp xã giao hoặc Phòng hội đàm.
III. Tiếp xã giao
1. Công tác chuẩn bị:
- Trang trí phòng tiếp xã giao: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống.
- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên phương tiện thông
tin báo chí.
- Văn phòng bố trí nhân viên tiếp tân phục vụ trong phòng tiếp xã giao (nữ mặc áo dài, nam mặc đồng
phục hải quan).
- Vụ Hợp tác quốc tế cử công chức kiểm tra phòng tiếp xã giao đảm bảo trang trọng, đúng qui định.
2. Địa điểm: Phòng Khách quốc tế tại trụ sở Cơ quan Tổng cục Hải quan.
3. Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.
4. Thành phần:
Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế; lãnh đạo các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với
mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến thăm.
5. Cách thức:
Sau khi hai bên bắt tay chào hỏi và trao đổi danh thiếp, Lãnh đạo Tổng cục mời Trưởng đoàn khách
và thành viên đoàn ngồi. Từ hướng đối diện nhìn vào, Lãnh đạo Tổng cục ngồi phía trên bên phải, các
thành viên đoàn chủ nhà ngồi dọc hàng ghế phía bên phải phòng họp. Trưởng đoàn khách ngồi phía
trên bên trái, các thành viên đoàn khách ngồi dọc hàng ghế bên trái phòng họp. Phiên dịch của chủ
nhà ngồi phía sau Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách. Nếu phiên dịch của khách bố trí sẽ ngồi
phía sau trưởng đoàn khách.
Lãnh đạo Tổng cục chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành phần đoàn chủ nhà. Trưởng đoàn
khách đáp từ và giới thiệu thành phần đoàn khách. Sau đó, 2 bên trao đổi những vấn đề lớn cần quan
tâm.
IV. Hội đàm chính thức
1. Công tác chuẩn bị:
- Trang trí phòng hội đàm: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống, trà cà phê, hoa quả giữa giờ cho
buổi hội đàm phù hợp với số đại biểu tham dự hội đàm và chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, các
thiết bị kỹ thuật và nhân viên kỹ thuật trực phục vụ hội đàm.
- Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị biển tên cho các đại biểu tham dự hội đàm và đặt cờ của hai nước ở vị
trí của Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn bạn1
- Phông chữ tại phòng hội đàm: Văn phòng phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị. Phông chữ
cuộc họp được thể hiện bằng chữ chân phương bằng 2 thứ tiếng: Tiếng Việt và Tiếng Anh hoặc Tiếng
Việt và tiếng nước khách, lô gô của Hải quan Việt Nam trình bày phía trên bên phải, lo gô Hải quan
nước khách trình bày phía trên bên trái.
- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên các phương tiện
thông tin báo chí (chỉ trong thời gian bắt đầu buổi hội đàm).
2. Địa điểm: Phòng 1.20 hoặc Phòng họp tại tầng 9, trụ sở Tổng cục Hải quan.
3. Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.
4. Thành phần:
Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế; lãnh đạo các Cục/Vụ tương ứng với thành phần đoàn và phù hợp với
mục đích, yêu cầu, nội dung làm việc.
5. Cách thức:
Hội đàm chính thức thường diễn ra sau Lễ tiếp xã giao. Lãnh đạo Tổng cục mời Trưởng đoàn khách
và các thành viên sang phòng Hội đàm để bắt đầu làm việc.
Lãnh đạo Tổng cục chủ trì thống nhất với Trưởng đoàn chương trình hội đàm và bắt đầu làm việc
theo chương trình, kịch bản.
Sơ đồ bố trí chỗ ngồi tại phòng hội đàm:
1 Lưu ý biển tên đoàn Trung Quốc, Hồng Kông -Trung Quốc và Đài Loan- Trung Quốc không đóng
khung vì không phù hợp với văn hóa Trung Quốc.