1( a xóa số trang ni cho e với
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN
TRƯỜNG THPT CON CUÔNG
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI:
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ
TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ
TẠI TRƯỜNG THPT CON CUÔNG
LĨNH VỰC: QUẢN LÝ
Tác giả: Phạm Thị Thanh Tâm
Tổ: Văn Phòng
Địa chỉ gmail: phamtam19892012@gmail.com
Số điện thoại: 0366892737
Con Cuông, tháng 4 năn 2024
MỤC LỤC
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ ......................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài: .............................................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu. ........................................................................................ 2
3. Đối tượng nghiên cứu. ....................................................................................... 3
3.1. Đối tượng nghiên cứu: .................................................................................... 3
3.2. Phạm vi nghiên cứu: ....................................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu. ........................................................................................ 4
5. Phương pháp nghiên cứu. ................................................................................. 4
6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm .................................................. 4
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ................................................................ 5
I. Cơ sở lý luận: ...................................................................................................... 5
1.1. Những vấn đề chung về lập hồ sơ ................................................................. 5
1.1.1. Lập hồ sơ ...................................................................................................... 5
1.1.2. Các loại hồ sơ. .............................................................................................. 7
1.2. Yêu cầu khi lập hồ sơ ..................................................................................... 8
1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ........................................................................... 8
1.2.2. Văn bản, tài liệu trong................................................................................. 8
1.2.3. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý. ............................... 8
1.2.4. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. ........................................ 8
1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ ............................................................... 9
1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan ...................................................... 9
1.3.1.1. Trách nhiệm chung Thủ trưởng cơ quan ............................................... 9
1.3.1.2. Những nhiệm vụ cụ thể - Ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm
…………........................................................................................................ 9
1.3.2. Trách nhiệm của công chức, viên chức/ nhân viên .................................. 9
1.3.3. Trách nhiệm của văn thư - lưu trữ cơ quan. ............................................ 9
II. Cơ sở thực tiễn. ................................................................................................. 9
1. Thực trạng công tác lập hồ sơ tại THPT Con Cuông. ................................. 10
1.1. Khái quát về Trường THPT Con Cuông. .................................................. 10
1.1.1. Chức năng: ................................................................................................. 10
1.1.2. Nhiệm vụ: ................................................................................................... 10
1.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trường THPT Con Cuông.................... 11
1.1.3. Thực trạng: ................................................................................................ 11
2.2. Một số biện pháp thực hiện để giải quyết vấn đề ...................................... 12
2.2.1. Quy trình lập hồ sơ. ................................................................................... 12
2.2.2. Mở hồ sơ ..................................................................................................... 12
2.3. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ........................................................ 13
2.4. Kết thúc hồ sơ ............................................................................................... 14
3. Quản lý hồ sơ tại cơ quan, đơn vị. .................................................................. 19
3.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ .......................................................................... 19
3.2. Biện pháp quản lý hồ sơ. .............................................................................. 21
3.2.1. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ. ...................................................................... 21
3.2.2. Sắp xếp tài liệu lên giá. .............................................................................. 21
3.2.3. Bảng chỉ dẫn nơi để hồ sơ. ........................................................................ 21
4. Một số hiệu quả sau khi ứng dụng phương pháp lập hồ sơ tại trường THPT
Con Cuông. ......................................................................................................... 23
4.1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ .............................................................. 23
4.1.1. Góp phần tạo tác phong làm việc khoa học. ........................................... 23
4.1.2. Góp phần tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công
việc kịp thời, hiệu quả ....................................................................................... 23
4.1.3. Góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của cơ quan, đơn
……………………………………………………………………………….25
4.1.4. Góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho
công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau. ........................................... 27
PHẦN III. KHẢO SÁT SỰ CẤP THIẾT VÀ TÍNH KHẢ THI CỦA CÁC
GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ..................................................................................... 28
1. Mục đích khảo sát. ........................................................................................... 28
2. Nội dung và phương pháp khảo sát. .............................................................. 28
2.1.
Nội dung khảo sát. ........................................................................................ 28
2.2.
Phương pháp khảo sát và thang đánh giá. ................................................. 28
3. Đối tượng. ........................................................................................................ 30
4. Kết quả khảo sát về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đã đề
xuất ...................................................................................................................... 29
4.1.
Sự cấp thiết của các giải pháp đã đề xuất: ................................................. 29
4.2.
Đánh giá sự cấp thiết của các giải pháp đề xuất. ........................................ 30
4.3.
Tính khả thi của các giải pháp đề xuất: ....................................................... 30
4.4.
Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất ........................................ 31
PHẦN IV: KẾT LUẬN ....................................................................................... 32
1. Quy trình nghiên cứu: ..................................................................................... 32
2. Hiệu quả đề tài: ................................................................................................ 32
3. Ý nghĩa: ............................................................................................................ 32
4. Kiến nghị và hướng phát triển của đề tài ...................................................... 32
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 34
PHỤ LỤC ............................................................................................................. 35
1
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những năm gần đây có nhiều chuyên đề bàn về công tác văn thư, lưu
trữ thì trong đó chuyên đề “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan” được chú ý nhiều nhất và có ý nghĩa sâu sắc đối với công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Bởi vì, đây một khâu quan trọng của
một cơ quan, đơn vị muốn làm tốt việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Nhưng hiện nay việc
lập hồ sơ tại các khối trường học nói chung, Trường THPT Con Cuông nói riêng
hầu như chưa được thực hiện một cách bài bản, khoa học, dẫn đến tình trạng lộn
xộn, khó khăn trong việc tra tìm tài liệu, làm giảm hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đương nhiên của mọi cán bộ, công
chức, viên chức. Vấn đề này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Ngay từ những năm
60 thế kỷ XX, tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác
lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính
phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy
tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công
việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã
làm”1. Cho đến nay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ
quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó. Tại Điều 9 của Luật
Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy định rõ: “ Người
được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập
hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”.
Nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò và tầm quan trọng các bước thực hiện việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào phòng Lưu trữ cơ quan, như: Lập hồ sơ
là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định
(theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2010 của Chính phủ về công tác
văn thư). Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
là nhiệm vụ bắt buộc của môi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải
quyết công việc. Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho môi
người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc tra cứu, đề
xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt
chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho
việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại cơ quan đơn vị.