Sáng kiến kinh nghiệm Tiểu học: Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ƯỜ ƯƠ Ư PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA NG NG TH TR NG V TR

ề Tên đ tài:

Ứ ƯƠ Ụ NG D NG PH NG PHÁP 5S TRONG

CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ự Lĩnh v c: Hành chính – Văn phòng

ườ ự ệ ị Ng i th c hi n: Võ Th Đan My

ơ ị ườ ươ Đ n v : Tr ư ng TH Tr ng V ng

Bình Hòa, tháng 02 năm 2019

Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ự ệ

I. ĐẶT VẤN ĐỀ 2 ............................................................................................................. II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 3 ........................................................................................ 3 ............. - 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí; - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan 3 ........................................................................................................ của con người, … - Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động; 3 .............................................................. - Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính 3 ............. đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên; - Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ công nhân viên chức thông qua 5S; 3 .......................................................................................................................... - Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà trường tới cộng 3 đồng. ............................................................................................................................. Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3 ............................................................................... I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: 3 ................................................. 3 ............................................................................................................. 1. Khái niệm 5S 3 ............................................................................................ 1.1. Sàng lọc (SERI): 1.2. Sắp xếp (SEITON): 3 ......................................................................................... 1.3. Sạch sẽ (SEISO): 4 ............................................................................................ 4 ..................................................................................... 1.4. Săn sóc (SEIKETSU): ................................................................................... 4 1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE): 5 ............................................................................ 1. Nguyên nhân th c hi n 5S

ủ ợ ườ 2. L i ích c a 5S trong nhà tr 5 ng ...................................................................

ướ ụ 3. Các b 5 c áp d ng .........................................................................................

II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ ậ ợ

6 ............................................................................................ 6 i: ......................................................................................................

1. Thu n l

6 2. Khó khăn: .......................................................................................................

ả ạ ườ ị ng h c mà trên đ a ph i các tr

ườ

6 .................................. III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP 8 ..................................................................................... ệ ươ ọ ươ ng ng pháp khá hi u qu t ụ ọ 8 .......................................................................... ng h c nào áp d ng

Đây là ph ư ch a tr

ươ ữ

ộ ệ ặ

ạ

ấ ượ ệ ả Ứ ụ ng hi u ng pháp qu n lý ch t l ng d ng 5S là m t trong nh ng ph ữ ệ ư ả ố ớ t l u tr thông tin, qu đ i v i công vi c hành chính văn phòng, đ c bi ạ ườ ế ư ọ ừ ế ứ K toán quan tr ng t ng TH ch ng t i tr i phòng Văn th – K toán t ể ươ ư 8 ......................................................................................... Tr ng V ng có th

ươ ụ ệ ế ẽ ả ng lai n u áp d ng đ t đ

ớ ọ

ể ấ ị ạ ượ c hi u qu nh t đ nh s phát tri n Trong t ệ ứ ư ệ ự th c hi n trong l p h c, phòng th vi n và các phòng ch c năng khác trong ọ ườ 8 ......................................................................................................... tr ng h c

8 ................................................................... V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM I. KẾT LUẬN CHUNG 9 .................................................................................................... 9 .............................................................................. II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

ị Võ Th Đan My

1 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ữ ả

ạ ượ ộ ụ ứ ệ ậ

ườ ứ ư

ệ ệ ệ ụ Vi c áp d ng 5S trong công tác văn phòng đ t đ c nh ng hi u qu rõ r t ế ế ụ t y u cao. Chính vì v y vi c áp d ng r ng rãi và ng d ng trong và tính thi ớ ậ ự ầ ọ ng là th t s c n các l p h c cũng nh các phòng ch c năng trong nhà tr t. ế 9 ................................................................................................................. thi

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Ở Ầ ầ

11 .................................................................. ứ ấ Ph n th nh t: M Đ U

Ặ Ấ Ề I. Đ T V N Đ

ộ ụ ng pháp qu n lý nh m m c đích c i ti n môi tr

ả ạ ộ ự ươ ng trình ho t đ ng th

ộ ả ế ấ ơ ườ ả ế ng ệ ộ ng tr c trong m t doanh nghi p ả ươ ng pháp c i ti n r t đ n gi n

ằ 5S là m t ph ườ ươ ộ ệ ị m t đ n v hành chính. 5S là m t ph ạ ấ ệ làm vi c, m t ch ặ ở ộ ơ ho c ư nh ng l ả i r t hi u qu trong th c t ự ế .

ế ừ ặ ớ ọ ơ

ơ ế ầ ắ ẽ ầ

ặ ự ệ ể ả

ế ạ ự ườ ệ ọ

ồ ơ ừ ự ầ cũng nh tránh s nh m l n. Ng

ỡ ấ ẫ ượ ấ ả ư ệ ạ T văn phòng, nhà kho cho đ n th vi n ho c l p h c. N i nào có ho t ạ ầ ạ ạ ộ ộ đ ng thì n i đó c n s p x p, c n phân lo i, c n s ch s . Không có ho t đ ng ố ả ế 5S thì không th bàn đ n vi c qu n lý và c i ti n. 5S ngăn ch n s xu ng ấ ủ ơ ng h c, t o s thông thoáng cho n i làm vi c, đ m t th i gian c p c a tr ư ứ ế ệ i làm cho vi c tìm ki m h s , ch ng t ấ ệ ệ ả vi c c m th y tho i mái, làm vi c có năng su t cao và tránh đ ờ ườ c sai sót.

ấ ọ ự ủ ể

ư ộ ề ả ườ t lý con ng ụ ượ c áp d ng t

ườ ả ậ ả ng. 5S t o ra m t môi tr

ứ ụ ệ ệ ạ ổ i là trung tâm c a m i s phát tri n, mô ể i Nh t b n nh m t n n t ng đ áp ạ ộ ạ ng s ch ệ ố ch c, t o đi u ki n cho vi c áp d ng h th ng

ả ừ ế Xu t phát t tri ạ ự hình th c hành 5S đã đ ấ ượ ệ ố ụ d ng thành công h th ng qu n lý ch t l ề ẽ ệ ợ s , ti n l qu n lý ch t l i và giúp cho t ấ ượ ng.

ạ ệ ả

ụ ườ ớ V i m c đích t o môi tr ọ ườ ươ ệ ụ ư

ườ ệ ế ả ng làm vi c hi u qu cho toàn tr

ệ ừ ữ ụ ế ấ ầ ẹ ạ ng làm vi c an toàn, s ch đ p, hi u qu và ả ươ ư ộ ng pháp c i ng TH Tr ng V ng áp d ng 5S nh m t ph ố ng nói chung và kh i văn ươ ng t đó áp d ng ph nh ng nhu c u c p thi

khoa h c; tr ườ ti n môi tr ấ phòng nói riêng. Xu t phát t pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng ra đ iờ

ị Võ Th Đan My

2 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Ứ Ụ II. M C ĐÍCH NGHIÊN C U

ạ ộ ườ ệ ậ ả ọ ệ ng làm vi c thu n ti n, tho i mái cho m i 5S giúp t o ra m t môi tr

ị v trí;

ể ả ạ 5S giúp gi m thi u/lo i b các lãng phí t

ạ ỏ ắ ể ậ ộ ờ

ờ ườ ạ ỏ ủ ủ ỗ ệ ạ i các công đo n công vi c ế trong m t quá trình nh rút ng n th i gian v n chuy n, th i gian tìm ki m, lo i b các l ư i ch quan c a con ng i, …

ớ ệ ọ ộ V i m t môi tr

ườ ừ ng làm vi c thông thoáng và khoa h c, 5S giúp nâng ủ ộ ủ ộ cao an toàn và phòng ng a các r i ro m t cách ch đ ng;

ứ ứ ệ ậ ợ Ý th c làm vi c vì l

ữ ế ắ ể ượ ậ c nh n th c rõ và nâng cao; tăng i ích t p th đ ớ ữ ạ ng tính đoàn k t, g n bó gi a lãnh đ o và nhân viên, gi a nhân viên v i

ườ c nhân viên;

ả ế ủ ự ế ạ ộ Khuy n khích s sáng t o và c i ti n c a các cán b công nhân viên

ứ ch c thông qua 5S;

ủ ệ ả ố T o d ng, c ng c và nâng cao hình nh chuyên nghi p c a nhà

ồ ườ ạ ủ ự ớ ộ i c ng đ ng. tr ng t

Ấ ứ Ế ầ Ề Ả Ph n th 2 : GI I QUY T V N Đ

Ơ Ở Ủ Ậ Ế Ệ I. C S LÍ LU N C A SÁNG KI N KINH NGHI M:

ệ 1. Khái ni m 5S

ệ ố ệ ả 5S là n n t ng c b n đ th c hi n các h th ng đ m b o ch t l

ể ệ ợ ệ ề ệ ầ ẽ ụ ể ệ ả ấ ượ ả ơ ả ề ả ể ự ng ế ạ ạ ườ ộ ng lành m nh, s ch quan đi m: N u làm vi c trong m t môi tr ộ ấ ơ ả i thì tinh th n s tho i mái h n, năng su t lao đ ng ấ ượ ộ ệ ố ng

ừ ấ xu t phát t ẹ đ p, thoáng đãng, ti n l ơ ẽ s cao h n và có đi u ki n đ vi c áp d ng m t h th ng qu n lý ch t l ả ơ ệ hi u qu h n

ọ 1.1. Sàng l c (SERI):

ạ ứ

ệ ọ ự ướ ữ ố i mu n gi

ố ự

ườ ủ ạ ụ nh ng lo i d ng c , ph ữ ụ ụ ỏ ầ ế t ứ ữ ọ m i th cho ệ ố ươ ng ti n t i ế ị ụ t b và

ế ạ ỏ Là xem xét, phân lo i, ch n l a và lo i b nh ng th không c n thi ạ ơ ng c a con ng t i n i làm vi c. Ch ng xu h ườ ữ ỉ ữ ợ ữ nh ng tr ỗ ợ ể thi u h tr cho công vi c, nên dán nhãn “đ ” vào nh ng d ng c , thi ậ ệ ầ v t li u c n thi ng h p d phòng, ch gi ệ ữ ạ i. l t gi

ắ ế 1.2. S p x p (SEITON):

ố ậ ự ợ ắ

ọ ặ ệ ử ụ ể ễ ươ ữ

ế ạ ễ ọ ự ệ ộ ơ ứ ắ nhanh chóng cho vi c s d ng. Khi s p x p nên s d ng nh ng ph tr c quan m t cách rõ ràng, đ m i ng ắ Là b trí, s p đ t m i th ngăn n p theo tr t t ử ụ ế ậ ườ ễ i d nh n bi h p lý đ d dàng, ệ ng ti n t, t o n i làm vi c có

ị Võ Th Đan My

3 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ạ ỏ ữ ư ừ ế ờ ộ ch c, gi m thi u th i gian tìm ki m, lo i b nh ng hành đ ng d th a gây

ả ờ ể ổ ứ t lãng phí th i gian.

ạ ẽ 1.3. S ch s (SEISO):

ạ ơ ệ

ệ

i n i làm vi c, máy móc, thi ấ ả ọ ủ ả ị ề ụ ệ ươ ụ ệ ệ ả gìn v sinh, ph i có đ ph

ế ị ể ả ệ gìn v sinh t t b đ đ m b o môi ạ ơ ơ i n i làm vi c. T t c m i thành viên trong đ n v đ u có ữ ng ti n, d ng c v sinh ợ ầ ủ ữ Là gi ỹ ườ ng, m quan t tr ứ ý th c và tham gia gi cho đ y đ và thích h p.

ườ ườ ệ ệ ọ ổ

Công vi c v sinh là vi c làm th ể ủ ng xuyên c a m i ng ự ở ệ ệ ạ ườ ứ i trong t ệ ắ ng xuyên ki m tra nh c nh vi c th c hi n. ch c, và Ban lãnh đ o th

1.4. Săn sóc (SEIKETSU):

ụ

ả ế ọ ữ ơ ả ầ

ệ ề ấ c hi u qu cao h n là đi u r t quan tr ng và c n thi ấ ư ự ặ

ườ ệ ể ườ ệ ể ễ ế ắ ọ

ơ Là duy trì th ng xuyên nh ng vi c đã làm, c i ti n liên t c n i làm ể ạ ượ ế ệ t. Xác vi c đ đ t đ ộ ệ ố ằ ậ l p m t h th ng ki m soát tr c quan, nh dán nhãn ho c đánh d u b ng ạ ạ ắ ng d dàng đ duy trì vi c sàng l c, s p x p và s ch màu s c. T o môi tr s .ẽ

ẵ ): 1.5. S n sàng(SHITSUKE

ạ ự ủ ặ ị ạ ơ Là t o thói quen t giác tuân th nghiêm ng t các qui đ nh t i n i làm

vi c.ệ

ườ ự ứ

ặ ệ ọ

ố ẹ ế

ư ố ị

t và rút kinh nghi m vi c ch a t ự ả ệ ị ậ ạ ủ ọ ụ i có ý th c, t o thói quen t giác tuân th nghiêm Giáo d c m i ng ệ ế ở ạ ơ ị t đ p tr thành i n i làm vi c. Hãy bi n m i vi c làm t ng t các qui đ nh t ệ ệ ể ạ ơ ế ế i n i làm vi c đ khuy t chích vi c thói quen, niêm y t k t qu đánh giá 5S t ữ ỳ ớ ắ ể ệ ố t. Ki m tra đ nh k v i nh ng nguyên t c t ị ơ ộ ề đã xác l p, xây d ng và đ nh hình m t n n văn hoá trong đ n v .

Hình 1: Mô hình 5S

ị Võ Th Đan My

4 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ự ệ 1. Nguyên nhân th c hi n 5S

ệ ố l

ồ ơ ấ ờ ư ả ầ ch a logic, h u nh gi ả ư ữ ạ ấ ả ầ t c i t ữ t. K t qu là có trong tay c kho nh ng

ệ t và không c n thi ạ ọ ứ ượ ượ Vi c b trí các tài li u, h s gi y t ế ế ứ ầ m i th c n thi ử ụ ử ụ th không s d ng đ ế c.T i sao không s d ng đ c?

ấ ữ ộ ề ấ ắ * Th nh t là không ngăn n p: Vì quá nhi u v t d ng c t gi

ế

ậ ụ ứ ế t mình đang có cái gì, khi c n tìm không bi ả ừ ố ư ậ ẵ ả ả

ộ l n x n, ẫ ầ t đâu mà tìm, và v n không bi ừ ph i đi mua dù đang có s n. Nh v y, v a t n phí b o qu n, v a không có tác d ng.ụ

ị * Th hai là không ch n l c, chu n b : Gi l

ứ ử ụ i c th s d ng đ ẵ ượ ấ ữ ạ ả ứ ử ụ ẩ ử ụ ượ c thì không s n sàng s d ng, c t gi c và ữ

ế ộ ọ ọ ượ ứ ử ụ không s d ng đ c, th s d ng đ ờ ấ ộ l n x n làm m t th i gian tìm ki m.

ườ ề ộ ệ ệ ạ – Môi tr ng làm vi c b b n, không v sinh t o thành thói quen,

ể ỉ không ai quan tâm, ch làm khi có đoàn ki m tra.

ụ ế ế ặ ệ t y u trong văn phòng đ c bi t phòng

Chính vì v y, áp d ng 5S là thi ư ế ậ Văn th – K toán

ủ ợ ườ 2. L i ích c a 5S trong nhà tr ng

ự ệ 5S là quá trình liên t c, lâu dài nên không th nói là “th c hi n xong”

ự ư ượ ả ư ụ ệ ẽ ể ộ ố ế nh ng qua quá trình th c hi n s thu đ c m t s k t qu nh sau:

ố ớ ụ ể ạ ọ ổ ứ ọ 5S có th áp d ng đ i v i m i lo i hình t ch c và m i qui mô

ườ tr ọ ng h c.

ế ủ ả ả ơ ỏ ế ữ Tri t lý c a 5S đ n gi n, không đòi h i ph i bi ậ t các thu t ng khó.

ọ ườ ề ự ẽ ạ ấ B n ch t m i ng ả i đ u thích s ch s , tho i mái và s ngăn n p t ắ ạ i

ả ệ ơ n i làm vi c.

ự ộ ườ ạ ắ Xây d ng m t môi tr ẽ ng s ch s , ngăn n p.

ườ ế Tăng c ng phát huy sáng ki n.

ơ ứ ỹ ậ Nâng cao ý th c k lu t trong c quan.

ừ ượ ữ ậ ụ Nh ng v t d ng th a đ ạ ỏ c lo i b .

ự ệ ệ ộ ứ Cán b nhân viên có ý th c khi th c hi n công vi c.

ượ ệ ế ệ ờ c v sinh, ngăn n p t i n i làm vi c, ti t ki m th i gian

ạ T o đ ả ướ ấ ượ ệ ế ắ ạ ơ ệ tr c kia ph i tìm ki m, ch t l ng công vi c tăng.

ướ ụ 3. Các b c áp d ng

ướ ự ẩ ạ ị B c 1: Chu n b , xem xét th c tr ng

ướ ộ ươ B c 2: Phát đ ng ch ng trình

ướ ọ ườ ế ệ B c 3: M i ng ổ i ti n hành t ng v sinh

ị Võ Th Đan My

5 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ắ ầ ướ ọ B c 4: B t đ u Seri (sàng l c)

ự ệ ế ắ ẵ ọ B c 5: Th c hi n Seri (sàng l c), Seiton (s p x p) và Seiso (s n sàng)

ướ hàng ngày

ướ ị B c 6: Đánh giá đ nh kì

Ự Ấ Ề Ạ II. TH C TR NG V N Đ

1. Thu n l ậ ợ : i

ế ự ự Đi u ki n tiên quy t cho s thành công khi th c hi n 5S là s hi u bi

ủ ườ

ệ ề ệ ộ ủ ậ ợ ệ ư ự i và h tr t n tình cho t

ươ ệ ứ ệ ữ ữ ớ

ự ọ

ườ ậ ợ ự ụ ự ể ế t ạ ề ệ ạ ng TH Tr ng V ng t o đi u và ng h c a lãnh đ o. Ban giám hi u tr ụ ổ ỗ ợ ậ văn phòng khi th c hi n ng d ng 5S ki n thu n l ễ ể ơ trong công tác hành chính văn phòng. H n n a, v i nh ng khái ni m d hi u ệ ủ i khi th c hi n 5S trong hành chính – văn phòng giác c a m i ng và tính t ệ ề ấ r t cao là đi u ki n thu n l i khi áp d ng.

2. Khó khăn:

ụ ệ ứ ồ ở ễ ắ ậ

Vi c ng d ng 5S trong văn phòng b t ngu n ổ ế ạ ặ i ch a ph bi n

ơ ổ ế ở ệ ả ầ ệ ể ỉ ạ ứ

ả Nh t B n và di n ra ườ ọ ỏ ệ ừ khá ph bi n trong các c quan, tr ng h c hay các doanh nghi p v a và nh , ệ ư t các t nh Tây Nguyên. Chính t Nam đ c bi Vi tuy nhiên l ự ờ ụ ể ậ vì v y đ áp d ng hi u qu c n th i gian dài đ đào t o, nghiên c u và th c hi nệ

Ể Ả Ả Ấ Ế Ế Ề III. CÁC GI I PHÁP ĐÃ TI N HÀNH Đ GI I QUY T V N Đ

ắ ế ị Quy đ nh s p x p

ộ STT N i dung ế ứ ắ Cách th c s p x p Ghi chú

ậ ơ ồ 1

ệ ổ ị

ộ ố ơ ư

ẩ

ổ ị L p s đ phân b v trí làm vi c cho ổ . Phân b v trí các thành viên trong t ệ ữ ồ ơ ủ h s , tài li u, c a m t s n i l u tr ụ ụ văn phòng ph m ph c v cho công tác đào t o…ạ

ơ ồ ị S đ v trí ự khu v c làm ủ ệ vi c c a nhân viên, ự ế s p, khu v c ố l i đi chung

ị ạ ữ ệ ư ữ 2

ắ ị Qui đ nh s p ữ ệ ế x p d li u trên máy tính ổ Qui đ nh lo i d li u nào l u tr trên ữ cá nhân và lo i d li u nào l u tr trên ổ chung ạ ữ ệ

ị Võ Th Đan My

6 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ắ ế

ư ụ ộ ạ ệ

S p x p theo d ng cây th m c, tên các ượ ể folder th hi n đ c n i dung bên trong.

ệ ế ả ắ 3

ọ

ể

ị ử ụ ả ề

ủ ắ ọ

ắ ị Qui đ nh s p ế ồ ơ x p h s tài ệ li u : đang ế ả quy t, i gi ả ư i ch a gi ế quy t, đã ế ả quy t, gi i ữ l u trư

ễ ư Ch a ấ ả i

qi ự ệ ồ ơ

ấ ơ

ả i

ễ Đã ữ ồ ơ gi ệ h s , tài li u theo th t

àn làm vi c cá nhân ph i s p x p ngăn ậ ụ ắ n p, g n gàng.V t d ng s d ng hàng ngày trên bàn làm vi cệ ph i đ đúng ỗ ơ n i qui đ nh sau m i chi u tan ca. ế ả quy t: 1.Đang i gi ấ ứ ự ự ế d a theo tính ch t quan S p x p th t ặ ờ ệ tr ng c a công vi c ho c th i gian ồ ơ Có dán nhãn trên h s “Đang giái quy t”ế ễ ậ ể Đ n i d nh n th y, d tìm. ế : 2. quy t ấ ự d a theo tính ch t ế ắ S p x p trình t ờ ặ ủ ọ quan tr ng c a công vi c ho c th i gian ư Có dán nhãn trên h s “Ch a giái quy t”ế ễ ậ ể Đ n i d nh n th y, d tìm. ế : quy t 3. ứ ự ờ ư th i L u tr gian.

ạ ậ ễ ế 4

ự ể

ụ ộ

ồ ơ ồ ơ ả t: theo Phân lo i rõ ràng d nh n bi ự ừ t ng lĩnh v c c th : Lĩnh v c tài ồ ơ ọ chính, h s cán b giáo viên, h s h c sinh, h s Đ ng và Đoàn.

ử ụ

ồ t k ộ ạ ượ đ ể ế c thi

ắ ắ ị Qui đ nh s p ế ồ ơ x p h s tài ữ ư ệ li u : l u tr ạ dài h n, băng dĩa, hình nhả ự ệ d li u và tài ệ tham li u kh oả ệ ế

ụ ụ ậ ừ

ệ ạ

ẫ – S d ng chung m t d ng bi u m u ế ơ dán ngoài h s ế – S p x p rõ ràng theo đúng tên tài ồ ơ t bên li u ,h s , có dán nhãn nh n bi ể ngoài và m c l c bên trong t ng File đ ễ tìm d ả ạ ự ệ – Các lo i d li u, tài li u tham kh o ượ ắ ế c s p x p và đ phân lo i rõ ràng theo ị ơ ừ t ng đ n v .

ạ ẩ 5

ử ụ ế ệ

ầ ậ ễ ấ ệ ể ắ Các lo i văn phòng ph m s d ng trên ả bàn làm vi c ph i: c n thi t cho công ệ vi c, đ ngăn n p, th n ti n, d l y

ắ ị Qui đ nh s p ữ ư ế x p l u gi ụ ử và s d ng VPP

ị Võ Th Đan My

7 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

ư ờ 6

ổ ữ ồ ơ L u h s , gi y tấ ờ l u tr

ư ố ủ ư ứ ch c ậ

ủ ể

ị Qui đ nh th i gian l u: theo S1 ị ư V trí l u: phân b 1 s t theo ừ nhóm t ng năng ế ữ ơ ồ ư t: Theo S đ l u tr /Dán nhãn nh n bi ẫ ạ ộ m t d ng bi u m u c a phòng( theo nhóm, theo màu )

Ả

Ớ Ủ IV. TÍNH M I C A GI I PHÁP

ả ạ ườ ọ i các tr ị ng h c mà trên đ a

ng pháp khá hi u qu t ụ ọ ươ Đây là ph ườ ư ng ch a tr ươ ệ ng h c nào áp d ng ph

ươ ữ

ng d ng 5S là m t trong nh ng ph ệ ặ

ạ ạ ọ ấ ượ ả ng ng pháp qu n lý ch t l ệ ư t l u tr thông tin, ườ ư i phòng Văn th – K toán t ng TH ữ i tr

ụ Ứ ộ ả ố ớ ệ hi u qu đ i v i công vi c hành chính văn phòng, đ c bi ế ừ ế ứ K toán quan tr ng t ch ng t ể ươ ư Tr ng V ng có th

ươ ụ ệ ẽ ế ả ng lai n u áp d ng đ t đ

ạ ượ ư ệ ấ ị ứ ớ ọ

ự ườ c hi u qu nh t đ nh s phát ể tri n th c hi n trong l p h c, phòng th vi n và các phòng ch c năng khác trong tr Trong t ệ ọ ng h c

Ả Ệ Ệ Ế V. HI U QU SÁNG KI N KINH NGHI M

ụ Qua quá trình ng d ng ng pháp 5S t

ươ th c t

ế ế ư ứ ạ i phòng Văn th – K toán ồ ử ụ ự ả ườ ng TH Tr ng V ng đang s d ng và có s ph n h i ế ố ầ ứ t trong công tác c n thi ươ ph ư ượ ấ ả c t t c các y u t

ừ ự ế ệ hi n nay tr t ả ệ ấ ố r t t t, hi u qu . Đáp ng đ hành chính văn phòng.

ệ ậ ờ ị Vi c theo dõi, c p nh t các công văn đ n, công văn đi k p th i. Hoàn

ế ầ ị ậ ộ ớ ế ạ thành báo cáo k p ti n đ v i phòng ban lãnh đ o yêu c u.

ượ ệ ạ ế ắ

Xây d ng đ ế ử ờ ườ ừ ệ ệ ẽ ng làm vi c s ch s , ngăn n p, ti t ki m . Tính chuyên nghi p trong văn phòng ngày

c môi tr ứ , x lý ch ng t ả ấ ượ ệ ự th i gian tìm ki ệ càng cao và hi u qu ch t l ng công vi c tăng.

ả ự ạ i thi

ươ ế ụ

ườ ả ả ệ ờ

ả ả ờ

ạ ng d ng 5S đã đem l ị ủ ả ố ượ

ạ ơ ứ ừ ế ặ ừ ụ ệ B n thân tôi v a là ng t l p k ho ch và th c hi n áp d ng ứ ấ ộ ng pháp trong 1 năm qua c m th y i cho tôi m t ệ ộ ế i quy t công vi c m t cách k p th i và hi u ứ ấ c tính c a b n thân tôi khi c th i gian, công s c r t nhi u. ờ ế ng th i gian c ½ kh i l ng pháp này giúp k toán gi m đ đang làm t ph ệ cách làm vi c chuyên nghiêp, gi ượ qu , gi m đ ươ ụ áp d ng ph ử ế tìm ki m, x lý ch ng t ề Ướ ượ ả ị i đ n v .

ị Võ Th Đan My

8 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Ậ ứ Ế ầ Ph n th 3: K T LU N

Ế Ậ I. K T LU N CHUNG

ươ ệ ể Có th nói ng pháp 5S

ự ẹ

ươ ệ ắ ệ ể ệ

ườ ộ ể ỏ ọ

ự ổ ế ạ ệ ệ ạ ư ả ng pháp hi u qu trong công tác là ph văn phòng. Nó th hi n tác phong nhanh nh n, s chuyên nghi p và môi ụ ế ườ ng phát huy sáng ki n. Xong đ áp d ng tr ươ ng m t cách hi u qu thì th c hi p 5S c n h c h i tìm hi u thêm vì ph pháp này hi n t ph ể ng làm vi c ngăn n p, tăng c ệ ả i ch a ph bi n t ầ ệ i huy n nhà.

Ộ Ố Ề Ấ Ế Ị II. M T S Đ XU T, KI N NGH

ệ ụ

ữ ộ ậ

ứ ọ

ả ệ ạ ượ c nh ng hi u qu rõ Vi c áp d ng 5S trong công tác văn phòng đ t đ ứ ụ ệ ế ế ệ t y u cao. Chính vì v y vi c áp d ng r ng rãi và ng r t và tính thi ườ ư ớ ụ d ng trong các l p h c cũng nh các phòng ch c năng trong nhà tr ng ế ậ ự ầ t. là th t s c n thi

ộ ộ ệ ớ ắ ủ ề Trên đây là toàn b n i dung gi

ượ ự ụ Ứ ng d ng 5S t c a đ tài ủ c s quan tâm, góp ý c a

ể ề ượ ệ ấ ơ trong công tác hành chính văn phòng. R t mong đ ạ các c p lãnh đ o đ đ tài đ i thi u văn t ấ c hoàn thi n h n.

ả ơ Xin chân thành c m n !

ườ ế ề Ng t đ tài i vi

ị Võ Th Đan My

9 Ứ

ươ

ụ ng d ng ph

ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Ủ Ậ Ẩ Ị Ộ Ồ NH N XÉT C A H I Đ NG TH M Đ NH

................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ..............................................................................................................................

Ộ Ồ Ủ Ị CH T CH H I Đ NG