PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TR NG TH TR NG V NGƯỜ Ư ƯƠ
Tên đ tài: ề
NG D NG PH NG PHÁP 5S TRONGỨ Ụ ƯƠ
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Lĩnh v c: Hành chính – Văn phòngự
Ng i th c hi n: Võ Th Đan Myườ ự ệ ị
Đn v : Tr ng TH Tr ng V ngơ ị ườ ư ươ
Bình Hòa, tháng 02 năm 2019
ng d ng ph ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòngỨ ụ ươ
I. ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................................. 2
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ........................................................................................ 3
- 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí; ............. 3
- 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá
trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan
của con người, … ........................................................................................................ 3
- Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn
và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động; .............................................................. 3
- Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính
đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên; ............. 3
- Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ công nhân viên chức thông
qua 5S; .......................................................................................................................... 3
- Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà trường tới cộng
đồng. ............................................................................................................................. 3
Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ ............................................................................... 3
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: ................................................. 3
1. Khái niệm 5S ............................................................................................................. 3
1.1. Sàng lọc (SERI): ............................................................................................ 3
1.2. Sắp xếp (SEITON): ......................................................................................... 3
1.3. Sạch sẽ (SEISO): ............................................................................................ 4
1.4. Săn sóc (SEIKETSU): ..................................................................................... 4
1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE): ................................................................................... 4
1. Nguyên nhân th c hi n 5Sự ệ ............................................................................ 5
2. L i ích c a 5S trong nhà tr ngợ ủ ườ ................................................................... 5
3. Các b c áp d ngướ ụ ......................................................................................... 5
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ ............................................................................................ 6
1. Thu n l i:ậ ợ ...................................................................................................... 6
2. Khó khăn: ....................................................................................................... 6
III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .................................. 6
IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP ..................................................................................... 8
- Đây là ph ng pháp khá hi u qu t i các tr ng h c mà trên đa ph ngươ ệ ả ạ ườ ọ ị ươ
ch a tr ng h c nào áp d ng ư ườ ọ ụ .......................................................................... 8
- ng d ng 5S là m t trong nh ng ph ng pháp qu n lý ch t l ng hi uỨ ụ ộ ữ ươ ả ấ ượ ệ
qu đi v i công vi c hành chính văn phòng, đc bi t l u tr thông tin,ả ố ớ ệ ặ ệ ư ữ
ch ng t K toán quan tr ng t i phòng Văn th – K toán t i tr ng THứ ừ ế ọ ạ ư ế ạ ườ
Tr ng V ng có thư ươ ể ......................................................................................... 8
- Trong t ng lai n u áp d ng đt đc hi u qu nh t đnh s phát tri nươ ế ụ ạ ượ ệ ả ấ ị ẽ ể
th c hi n trong l p h c, phòng th vi n và các phòng ch c năng khác trongự ệ ớ ọ ư ệ ứ
tr ng h cườ ọ ......................................................................................................... 8
V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ................................................................... 8
I. KẾT LUẬN CHUNG .................................................................................................... 9
II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .............................................................................. 9
Võ Th Đan Myị 1
ng d ng ph ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòngỨ ụ ươ
Vi c áp d ng 5S trong công tác văn phòng đt đc nh ng hi u qu rõ r tệ ụ ạ ượ ữ ệ ả ệ
và tính thi t y u cao. Chính vì v y vi c áp d ng r ng rãi và ng d ng trongế ế ậ ệ ụ ộ ứ ụ
các l p h c cũng nh các phòng ch c năng trong nhà tr ng là th t s c nớ ọ ư ứ ườ ậ ự ầ
thi t. ế ................................................................................................................. 9
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 11
Ph n th nh t: M ĐUầ ứ ấ Ở Ầ
I. ĐT V N ĐẶ Ấ Ề
5S là m t ph ng pháp qu n lý nh m m c đích c i ti n môi tr ngộ ươ ả ằ ụ ả ế ườ
làm vi c, m t ch ng trình ho t đng th ng tr c trong m t doanh nghi pệ ộ ươ ạ ộ ườ ự ộ ệ
ho c m t đn v hành chính. 5S là m t ph ng pháp c i ti n r t đn gi nặ ở ộ ơ ị ộ ươ ả ế ấ ơ ả
nh ng l i r t hi u qu trong th c t .ư ạ ấ ệ ả ự ế
T văn phòng, nhà kho cho đn th vi n ho c l p h c. N i nào có ho từ ế ư ệ ặ ớ ọ ơ ạ
đng thì n i đó c n s p x p, c n phân lo i, c n s ch s . Không có ho t đngộ ơ ầ ắ ế ầ ạ ầ ạ ẽ ạ ộ
5S thì không th bàn đn vi c qu n lý và c i ti n. 5S ngăn ch n s xu ngể ế ệ ả ả ế ặ ự ố
c p c a tr ng h c, t o s thông thoáng cho n i làm vi c, đ m t th i gianấ ủ ườ ọ ạ ự ơ ệ ỡ ấ ờ
cho vi c tìm ki m h s , ch ng t cũng nh tránh s nh m l n. Ng i làmệ ế ồ ơ ứ ừ ư ự ầ ẫ ườ
vi c c m th y tho i mái, làm vi c có năng su t cao và tránh đc sai sót.ệ ả ấ ả ệ ấ ượ
Xu t phát t tri t lý con ng i là trung tâm c a m i s phát tri n, môấ ừ ế ườ ủ ọ ự ể
hình th c hành 5S đã đc áp d ng t i Nh t b n nh m t n n t ng đ ápự ượ ụ ạ ậ ả ư ộ ề ả ể
d ng thành công h th ng qu n lý ch t l ng. 5S t o ra m t môi tr ng s chụ ệ ố ả ấ ượ ạ ộ ườ ạ
s , ti n l i và giúp cho t ch c, t o đi u ki n cho vi c áp d ng h th ngẽ ệ ợ ổ ứ ạ ề ệ ệ ụ ệ ố
qu n lý ch t l ng. ả ấ ượ
V i m c đích t o môi tr ng làm vi c an toàn, s ch đp, hi u qu vàớ ụ ạ ườ ệ ạ ẹ ệ ả
khoa h c; tr ng TH Tr ng V ng áp d ng 5S nh m t ph ng pháp c iọ ườ ư ươ ụ ư ộ ươ ả
ti n môi tr ng làm vi c hi u qu cho toàn tr ng nói chung và kh i vănế ườ ệ ệ ả ườ ố
phòng nói riêng. Xu t phát t nh ng nhu c u c p thi t đó áp d ng ph ngấ ừ ữ ầ ấ ế ụ ươ
pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng ra điờ
Võ Th Đan Myị 2
ng d ng ph ng pháp 5S trong công tác hành chính văn phòngỨ ụ ươ
II. M C ĐÍCH NGHIÊN C UỤ Ứ
- 5S giúp t o ra m t môi tr ng làm vi c thu n ti n, tho i mái cho m iạ ộ ườ ệ ậ ệ ả ọ
v trí;ị
- 5S giúp gi m thi u/lo i b các lãng phí t i các công đo n công vi cả ể ạ ỏ ạ ạ ệ
trong m t quá trình nh rút ng n th i gian v n chuy n, th i gian tìm ki m,ộ ư ắ ờ ậ ể ờ ế
lo i b các l i ch quan c a con ng i, … ạ ỏ ỗ ủ ủ ườ
- V i m t môi tr ng làm vi c thông thoáng và khoa h c, 5S giúp nângớ ộ ườ ệ ọ
cao an toàn và phòng ng a các r i ro m t cách ch đng;ừ ủ ộ ủ ộ
- Ý th c làm vi c vì l i ích t p th đc nh n th c rõ và nâng cao; tăngứ ệ ợ ậ ể ượ ậ ứ
c ng tính đoàn k t, g n bó gi a lãnh đo và nhân viên, gi a nhân viên v iườ ế ắ ữ ạ ữ ớ
nhân viên;
- Khuy n khích s sáng t o và c i ti n c a các cán b công nhân viênế ự ạ ả ế ủ ộ
ch c thông qua 5S;ứ
- T o d ng, c ng c và nâng cao hình nh chuyên nghi p c a nhàạ ự ủ ố ả ệ ủ
tr ng t i c ng đng.ườ ớ ộ ồ
Ph n th 2 : GI I QUY T V N Đầ ứ Ả Ế Ấ Ề
I. C S LÍ LU N C A SÁNG KI N KINH NGHI M:Ơ Ở Ậ Ủ Ế Ệ
1. Khái ni m 5Sệ
5S là n n t ng c b n đ th c hi n các h th ng đm b o ch t l ngề ả ơ ả ể ự ệ ệ ố ả ả ấ ượ
xu t phát t quan đi m: N u làm vi c trong m t môi tr ng lành m nh, s chấ ừ ể ế ệ ộ ườ ạ ạ
đp, thoáng đãng, ti n l i thì tinh th n s tho i mái h n, năng su t lao đngẹ ệ ợ ầ ẽ ả ơ ấ ộ
s cao h n và có đi u ki n đ vi c áp d ng m t h th ng qu n lý ch t l ngẽ ơ ề ệ ể ệ ụ ộ ệ ố ả ấ ượ
hi u qu h nệ ả ơ
1.1. Sàng l c (SERI):ọ
Là xem xét, phân lo i, ch n l a và lo i b nh ng th không c n thi tạ ọ ự ạ ỏ ữ ứ ầ ế
t i n i làm vi c. Ch ng xu h ng c a con ng i mu n gi m i th choạ ơ ệ ố ướ ủ ườ ố ữ ọ ứ
nh ng tr ng h p d phòng, ch gi nh ng lo i d ng c , ph ng ti n t iữ ườ ợ ự ỉ ữ ữ ạ ụ ụ ươ ệ ố
thi u h tr cho công vi c, nên dán nhãn “đ” vào nh ng d ng c , thi t b vàể ỗ ợ ệ ỏ ữ ụ ụ ế ị
v t li u c n thi t gi l i.ậ ệ ầ ế ữ ạ
1.2. S p x p (SEITON):ắ ế
Là b trí, s p đt m i th ngăn n p theo tr t t h p lý đ d dàng,ố ắ ặ ọ ứ ắ ậ ự ợ ể ễ
nhanh chóng cho vi c s d ng. Khi s p x p nên s d ng nh ng ph ng ti nệ ử ụ ắ ế ử ụ ữ ươ ệ
tr c quan m t cách rõ ràng, đ m i ng i d nh n bi t, t o n i làm vi c cóự ộ ễ ọ ườ ễ ậ ế ạ ơ ệ
Võ Th Đan Myị 3
