PTH BÁN THUỐC
QUY TRÌNH MUA THUỐC, KIỂM NHẬP
VÀ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG THUỐC
Số: SOP.GPP.02
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành:
Trang: 1/5
Họ và tên Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt
Ký
Bảng theo dõi những thay đổi
Lần sửa đổi Vị trí sửa đổi Nội dung thay
đổi
Ngày sửa đổi
DSĐH. NGUYỄN ĐỨC DŨNG
PTH
BÁN THUỐC
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
MUA THUỐC, KIỂM NHẬP VÀ
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
THUỐC
Số:
Lần ban hành:
Ngày:
Trang:
SOP.GPP.02
01
2/5
1. Mục đích yêu cầu
- Đảm bảo thuốc mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đúng đủ
theo nhu cầu, đúng quy chế hiện hành.
2. Phạm vi áp dụng
- Toàn bộ các thuốc nhập vào Nhà thuốc
3. Đối tượng thực hiện
- Dược sĩ phụ trách chuyên môn Nhà thuốc
- Nhân viên bán hàng của nhà thuốc.
4. Nội dung quy trình
4.1- Lập kế hoạch mua thuốc:
- Kế hoạch mua thuốc bao gồm:
+ Các kế hoạch mua hàng thường kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột
xuất)
- Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào:
+ Danh mục thuốc chủ yếu của Bộ Y tế.
+ Lượng hàng tồn kho tại nhà thuốc
+ Khả năng tài chính của nhà thuốc
+ Cơ cấu bệnh tật, nhu cầu thị trường trong kinh doanh.
4.2- Giao dịch mua thuốc:
4.2.1- Lựa chọn nhà phân phối:
PTH
BÁN THUỐC
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
MUA THUỐC, KIỂM NHẬP VÀ
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG THUỐC
Số:
Lần ban hành:
Ngày:
Trang:
SOP.GPP.02
01
3/5
- Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối :
+ Các phương tiện truyền thông đại chúng: Báo đài, truyền hình, tờ rơi…
+ Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian…
+ Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế.
+ Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp.
- Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu:
+ Có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường
+ Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp
- Chất lượng dịch vụ:
+ Đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa
+ Có đủ điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển
+ Các dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hành chu
đáo)
- Lập “danh mục các nhà phân phối”: Điện thoại, địa chỉ, người liên hệ…
- Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu:
+ Phải được phép lưu hành trên thị trường
+ Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm.
4.2.2 - Đàm phán, thỏa thuận, ký hợp đồng
4.2.3 - Lập đơn đặt hàng
4.2.4 - Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại…
4.2.5 - Lưu đơn đặt hàng.
4.2.6 - Lập “sổ theo dõi nhà phân phối”
PTH
BÁN THUỐC
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
MUA THUỐC, KIỂM NHẬP VÀ
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
THUỐC
Số:
Lần ban hành:
Ngày:
Trang:
SOP.GPP.02
01
4/5
- Theo dõi số lượng, chủng loại nhận về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc
với nhà phân phối.
- Nắm được thông tin về các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng, có kế
hoạch dự trù các mặt hàng thay thế.
4.3- Quy trình nhập thuốc
4.3.1- Yêu cầu nhân viên bán thuốc:
-Kiểm tra hóa đơn chứng từ về nguồn nhập.
-Đối chiếu chứng từ với thực tế về tên thuốc, hãng sản xuất, nước sản xuất,
SĐK, số lô, hạn dùng, số lượng. Nếu có gì sai lệch phải lưu tại khu biệt trữ, làm
việc lại với nơi cung ứng để có biện pháp xử lý.
-Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc, hàng không đạt chất lượng thuốc lập
thông báo với dược sĩ chịu trách nhiệm chuyên môn
-Nếu thấy có hiện tượng bất thường về chất lượng phải biệt trữ, dán nhãn
cách ly và báo cho DSCĐ phụ trách chuyên môn xem xét giải quyết.
-Nếu thuốc đảm bảo các tiêu chuẩn trên thì:
+ Ghi chép hàng hóa đã nhập vào Sổ theo dõi nhập thuốc (SOP.GPP.02.01)
+ Xếp thuốc vào tủ theo nhóm (thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, …) đảm
bảo nguyên tắc FIFO, FEFO và các điều kiện liên quan đến bảo quản thuốc
4.3.2- Dược sĩ phụ trách chuyên môn
- Kiểm tra việc thực hiện của nhân viên bán thuốc và ký tên vào các sổ kiểm nhập.
5. Tài liệu đính kèm
- Sổ theo dõi nhập thuốc (SOP.GPP.02.01).
6. Lưu trữ
- Tập tài liệu SOP
PTH
BÁN THUỐC
QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN
MUA THUỐC, KIỂM NHẬP VÀ
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
THUỐC
Số:
Lần ban hành:
Ngày:
Trang:
SOP.GPP.02
01
5/5
Phụ lục 02.01
SOP.GPP.02.01
SỔ THEO DÕI NHẬP THUỐC
STT Tên thuốc –
nồng độ/ hàm
lượng
Số lô Hạn dùng Đơn vị Số lượng Ghi chú
Công ty:……………..; Số hóa đơn:……………; Ngày hóa đơn:…/…/…