Tập bài giảng Bảo quản tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC SÀI GÒN<br /> KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG<br /> <br /> TẬP BÀI GIẢNG<br /> <br /> BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> <br /> TP. HCM, 2014<br /> Đặng Thanh Nam<br /> <br /> Page 0<br /> <br /> I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU<br /> TRỮ<br /> 1. Khái niệm<br /> Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an<br /> toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước<br /> mắt và lâu dài.<br /> 2. Ý nghĩa<br /> Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi<br /> chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện<br /> các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ<br /> được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.<br /> Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại<br /> vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài<br /> liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức<br /> tạp.<br /> 3. Nội dung của công tác bảo quản<br /> Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho<br /> lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và<br /> phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.<br /> Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mức<br /> độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về<br /> bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn<br /> sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu.<br /> Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh<br /> nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.<br /> Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp<br /> khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu<br /> trữ.<br /> Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biện<br /> pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.<br /> II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> 1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác<br /> Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phương<br /> pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài<br /> liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài<br /> liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu<br /> trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu<br /> tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường.<br /> <br /> Đặng Thanh Nam<br /> <br /> Page 1<br /> <br /> a. Tài liệu giấy<br /> Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt<br /> chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mức<br /> độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các<br /> loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm<br /> quang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.<br /> Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó<br /> được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy<br /> do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công<br /> nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử<br /> dụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.<br /> Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung<br /> dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can,<br /> mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra<br /> chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.<br /> Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn.<br /> Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường<br /> được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu<br /> được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.<br /> Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có<br /> màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ<br /> ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo<br /> nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do<br /> đó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.<br /> Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy<br /> băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và<br /> lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực<br /> ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn<br /> chế, dễ bị phai mờ.<br /> Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất<br /> sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác<br /> nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút<br /> chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.<br /> b. Tài liệu ảnh, phim ảnh<br /> Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên<br /> hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền phim, và các hóa chất xử<br /> lý hình ảnh.<br /> Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô có thể tự cháy trong môi trường nhiệt độ cao; nền<br /> phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững cao.<br /> Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ<br /> hình ảnh và khi gặp môi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng<br /> hóa học gây mất hình ảnh.<br /> <br /> Đặng Thanh Nam<br /> <br /> Page 2<br /> <br /> Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thông qua quá trình phản ứng<br /> quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến<br /> tài liệu.<br /> c. Tài liệu ghi âm<br /> Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới,<br /> ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số.<br /> Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu.<br /> Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong môi<br /> trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ.<br /> 2. Các nhân tố tự nhiên<br /> Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Nước ta<br /> có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ<br /> biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra<br /> ở nước ta còn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo<br /> quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp.<br /> a. Nhiệt độ không khí<br /> Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ cao<br /> làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim<br /> ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu.<br /> b. Độ ẩm<br /> Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước ta<br /> trung bình từ 80 – 90%. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe.<br /> Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong môi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị<br /> hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra độ ẩm cao còn tạo điều<br /> kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu.<br /> c. Ánh sáng<br /> Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay<br /> màu. Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc<br /> phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu<br /> trực tiếp lên tài liệu.<br /> d. Bụi<br /> Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gây<br /> ố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát... Bụi cơ khí, bụi<br /> cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn<br /> trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng<br /> gây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió<br /> xoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào các kho<br /> lưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được<br /> bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu.<br /> <br /> Đặng Thanh Nam<br /> <br /> Page 3<br /> <br /> e. Côn trùng và các loại gặm nhấm<br /> Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển. Côn<br /> trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương<br /> tiện bảo quản. Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi; các loài<br /> gặm nhấm là gián, chuột.<br /> Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu<br /> lưu trữ.<br /> 3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu<br /> Đây là những nguyên nhân do con người gây ra. Con người có thể có ý thức, có mục<br /> đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách<br /> nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ.<br /> Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do các thế lực đối lập, thù<br /> địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu<br /> hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết.<br /> Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ quan trực tiếp quản lý tài<br /> liệu, nhân viên lưu trữ và những người sử dụng tài liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện,<br /> điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy<br /> định về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu.<br /> III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI<br /> LIỆU<br /> 1. Yêu cầu về kho lưu trữ<br /> Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật cần phải xây dựng những<br /> kho lưu trữ chuyên dụng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng được quy<br /> định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ.<br /> a. Yêu cầu chung<br /> Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện<br /> giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy<br /> nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết. Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền<br /> vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp<br /> với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan<br /> của công trình văn hóa.<br /> b. Khu vực kho bảo quản tài liệu<br /> Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi,<br /> có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện<br /> tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.<br /> Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền<br /> vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tối<br /> thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. Nền kho bảo<br /> quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.<br /> Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa<br /> cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Mái kho được<br /> <br /> Đặng Thanh Nam<br /> <br /> Page 4<br /> <br />