Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản
Tiến sĩ Margaret Child
Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy
trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học
liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản
mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các
quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có
cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các
nhiệm vụ của cơ quan. Để việc ra các quyết định về công tác bảo quản
được thực sự rõ ràng, chúng ta cần phải coi bảo quản như là một khâu
quan trọng của việc quản lý các tư liệu thu thập được.
Giống như các chương trình khác, mục tiêu và các ưu tiên trong chương
trình bảo quản cần phải được xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ và định
hướng hoạt động của cơ quan. Những mục tiêu này cần phải được xác
lập dựa trên các chủ trương rõ ràng về vấn đề thu thập tư liệu. Nếu như
định hướng hoạt động hoặc chủ trương thu thập tư liệu của cơ quan lập
kế hoạch lại mang tính chung chung, mơ hồ thì cần phải viết lại các tài
liệu đó sao cho chúng phản ánh được mục tiêu thực sự của cơ quan lưu
trữ, bảo tàng, thư viện và phải thể hiện rõ việc thu thập tư liệu đã giúp gì
cho các mục tiêu đó.
Việc bảo quản tài sản của một cơ quan lưu trữ, bảo tàng và thư viện
được chia theo hai tiêu chí. Tiêu chí thứ nhất là bảo quản dự phòng, loại
bảo quản này chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ
các tư liệu nói chung. Tiêu chí thứ hai là các biện pháp bảo quản phục
chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính. Bảo
quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường cần đến
các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo quản phục chế rất tốn kém
và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư
liệu sưu tập. Bất cứ một quy trình lên kế hoạch nào cũng phải đưa ra
được một chương trình có sự kết hợp của hai tiêu chí trên.
Phương pháp lập kế hoach.
Việc lập kế hoạch bảo quản cần phải áp dụng phương pháp lên kế hoạch
chiến lược đạt quy chuẩn. Hơn nữa, cần phải phát triển một hệ thống
các công cụ chuyên biệt để giúp các nhân viên bảo tàng, nhân viên lưu
trữ và các nhân viên thư viện đánh giá được các yêu cầu về bảo quản và
định ra các chuẩn ưu tiên để phục vụ yêu cầu đó. Tài liệu thực hành “
Lên kế hoạch bảo quản: Hướng dẫn viết kế hoạch dài hạn” của Trung
tâm bảo quản tư liệu Đông Bắc có ý định hỗ trợ các cơ quan đã hoàn tất
việc đánh giá yêu cầu cho việc soạn thảo các kế hoạch dài hạn. Hiệp hội
các thư viện nghiên cứu đã đưa ra “Chương trình lên kế hoạch bảo
quản”. Các chương trình này mặc dù nhằm vào các thư viện nghiên cứu
và có ý định được thực hiện dưới sự hỗ trợ tư vấn của các nhà quản lý
công tác bảo quản có kinh nghiệm, nhưng các chương trình này cũng có
thể cung cấp những thông tin hữu ích cho việc đánh giá các vấn đề mà
các nơi này quan tâm. CALIPR là chương trình phần mềm trọn gói có
thể hỗ trợ mọi cơ quan bảo tàng thư viện ở California thực hiện việc
đánh giá các yêu cầu bảo quản đơn giản. Các công cụ này cũng như các
công cụ khác trong lĩnh vực này giúp các nhà quản lý đánh giá được các
yêú tố cơ bản trong việc lập kế hoạch bảo quản: mức độ các tư liệu lưu
trữ có thể gặp rủi ro, do nhiều yếu tố khác nhau; các bộ sưu tập có giá trị
lâu bền nhất trong các nguồn tư liệu; khả năng về mặt thời gian, nhân
lực, khả năng về kỹ thuật chuyên môn, và khả năng tài chính; khả năng
thực thi mang tính chính trị đối với một số hoạt động cụ thể. Kết quả của
việc tính toán này phải được kết hợp để tạo ra một danh mục các quy
chuẩn ưu tiên.
Tính toán rủi ro
Cần phải có các dữ liệu đáng tin cậy về mọi khía cạnh khó khăn của
công tác bảo quản trong từng cơ quan bảo tàng, thư viện để bước đầu
phục vụ cho việc thiết lập các chính sách ưu tiên trong công tác bảo quản
của cơ quan đó. Cần phải thu thập các thông tin về mức độ và các dạng
xuống cấp, về các điều kiện môi trường trong đó các tư liệu được lưu giữ
và sử dụng, và về hệ thống các chủ trương biện pháp như xác định cháy
nổ và các biện pháp an ninh bảo vệ các hiện vật tư liệu lưu trữ trước các
nguy cơ bị huỷ hoại hoặc mất mát.
Khảo sát các điều kiện bảo quản
Nhiều thư viện nghiên cứu lớn đã tiến hành các khảo sát tình hình một
cách kỹ lưỡng về các cơ quan lưu trữ của họ trong suốt 15 năm qua. Các
khảo sát này đã đưa ra các dữ liệu đáng tin cậy về tỷ lệ giấy axít, về độ
giòn của giấy, về mức độ mất các cột chữ, về sự xuống cấp của các văn
bản và hình vẽ và về tỷ lệ các trang bìa bị hỏng do thiếu các trang bìa
phụ để bảo vệ. Có khá nhiều tài liệu liên quan đến điều này. Hầu hết các
khảo sát đều đưa ra cùng một dạng xuống cấp, vì vậy các cơ quan khác
không cần phải điều tra kỹ nữa trừ khi cơ quan đó lưu trữ các chủng
loại tư liệu khác hoặc lưu trữ trong các điều kiện đặc biệt kém. Tuy
nhiên, sẽ là hữu ích nếu mỗi cơ quan có ít nhất một mẫu tư liệu nhỏ
trong kho tư liệu riêng của mình, vừa để khẳng định rằng các mẫu đó
tuân theo các dạng mẫu chuẩn quốc gia vừa để làm vật minh hoạ để
đăng ký xin ngân sách và chuẩn bị để xin các dự án tài trợ.
Khảo sát môi trường
Để có được các dữ liệu phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch về môi
trường lưu trữ các tư liệu, mỗi cơ quan phải đo và ghi lại nhiệt độ, độ ẩm
tương đối để thấy được sự dao động về nhiệt độ và độ ẩm trong ngày và
trong năm. Có thể nhận được hỗ trợ xác lập chương trình giám sát này
qua chương trình dịch vụ trong lĩnh vực bảo quản của địa phương, qua
các thư viện của bang có chương trình bảo quản hoặc qua các thư viện
của các trường đại học gần đó có ban quản lý về công tác bảo quản. Hỗ
trợ từ phía các nhà tư vấn có lúc cũng cần thiết để có thể diễn giải một
cách chính xác các dữ liệu thu thập được, nhờ đó có thể chọn lựa các
cách phục chế.
Làm thế nào để giám sát một cách bao quát về sự thay đổi khí hậu trong
từng kho tài liệu là vấn đề mang tính quản lý, mà vấn đề này lại phụ
thuộc vào các điều kiện tại chỗ và phụ thuộc vào phạm vi nguồn tư liệu
trong kho để có thể tiến hành các khảo sát như vậy. Trong việc khảo sát
về điều kiện môi trường của mỗi cơ quan cần phải chú ý đến các nguy cơ
thiệt hại tiềm tàng như việc tiếp xúc với ánh sáng qua cửa sổ hoặc ánh
sáng tổng hợp. Lý tưởng là, mức độ ô nhiễm cũng phải được xem xét,
nhưng thực tế thì hầu hết những rắc rối về ô nhiễm đều phải đợi đến khi
có sự đổi mới toàn bộ hoặc thay thế hệ thống HVAC.
Khảo sát hệ thống bảo vệ và sử dụng
Ngoài ra, lên một kế hoạch hiệu quả cho chương trình bảo quản đòi hỏi
cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện phải xem xét rất nhiều các hệ thống
khác nhau, các quy tắc và các chủ trương chính sách đã định, để đề
phòng thiệt hại gây ra cho các tư liệu lưu trữ từ việc lưu kho, sử dụng và
trao đổi cũng như từ các hiểm họa, phá hoại và trộm cắp. Đảm bảo thực
hiện đúng các biện pháp bảo vệ, các quy tắc và các chủ trương cho phép
đánh giá được mức độ các tư liệu sẽ xuống cấp trong tương lai, cũng như
trước các thiệt hại bất ngờ.
Kết cấu của toà nhà cũng cần phải được khảo sát để có thể tiên liệu các
nguy cơ có thể xảy ra như rò rỉ hoặc gây cháy nổ. Hệ thống xác định và
dập cháy cũng cần phải được kiểm tra đánh giá. Các hệ thống an ninh,
gồm cả đơn giản lẫn phức tạp và việc lên các kế hoạch đối phó với thảm
hoạ cũng cần phải được xem xét. Cũng cần phải kiểm tra việc đào tạo
người sử dụng và nhân viên trong việc trông coi và sử dụng các tư liệu
lưu trữ và cũng cần đánh giá các thiết bị lưu trữ, các hợp đồng đóng
sách và việc bảo quản microfilm, các hình thức hộp để bảo quản, lưu trữ,