Lập kế hoạch chuẩn bị đối phó với thiên tai
Beth Lindblom Batkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA và Karen
Motylewki - nguyên Giám đốc Dịch vụ,Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc
Những thảm hoạ tự nhiên, ví dụ như cơn bão Andrew tháng 8/1992 tàn phá
miền Nam Florida và Louisiana đã giúp chúng ta nhận thức đúng đắn về
những tổn thất mà ta có thể gánh chịu khi thiên tai xảy ra. May mắn là những
thảm hoạ có sức tàn phá lớn như vậy rất ít khi xảy ra, nhưng khi đã xảy ra thì
chúng lại xảy ra ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ như vụ vỡ đường ống
nước đã làm ngập lụt Hội sử học Chicago năm 1986, trận hoả hoạn đã tàn phá
nặng nề Cabildo ở New Orleans năm 1988; trân động đất Loma Prieta đã huỷ
hoại một số bảo tàng và thư viện ở San Francisco năm 1989; vụ cháy do chập
điện đã tạo đám khói lớn bao trùm các bộ sưu tập của Gallery Huntington
năm 1985, nấm mốc đã de doạ các bộ sưu tập tài liệu của Mount Vernon. Dù
ở quy mô lớn hay nhỏ, do tự nhiên hay do con người gây ra, chúng đều gây
nguy hiểm cho các nhân viên cũng như các bộ sưu tập của cơ quan.
Thật không may là các nhân viên trong cơ quan chỉ nhận thấy tầm quan trọng
của việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp khi chính bản thân họ đã
trải qua tình huống này. Nhưng không phải tình huống khẩn cấp nào cũng có
thể trở thành một thảm hoạ thực sự. Trên thực tế, ta có thể làm nhẹ bớt hoặc
tránh được những nguy cơ đó bằng một chương trình sẵn sàng đối phó với
trường hợp khẩn cấp một cách có hệ thống và toàn diện. Những chương trình
này có chức năng nhận biết và ngăn ngừa rủi ro, từ đó phản ứng một cách
tích cực với các trường hợp khẩn cấp.
Ngày càng có nhiều người có chuyên môn nhận thức được rằng có thể ngăn
chặn được những tình huống khẩn cấp quy mô nhỏ, nếu như các nhân viên
được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó một cách nhanh chóng. Và thậm chí đối
với những nguy cơ lớn hơn, thì vẫn có thể hạn chế được những thiệt hại có
thể xảy ra. Ví dụ như các cơ quan văn hoá ở Charleston, South Caroline đã
thành lập một liên kết nhằm sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ một vài năm
trước khi cơn bão Hugo đổ bộ vào năm 1989. Nhiều cơ quan trong số này chỉ
bị thiệt hại nhẹ do họ đã thực hiện nhiều biện pháp dự phòng.
Việc hoạch định kế hoạch để đối phó với các thảm hoạ là rất phức tạp, kế
hoạch này phải được thể hiện bằng văn bản, và nó phải là kết quả của nhiều
hoạt động khảo sát đa dạng. Kế hoạch hoàn chỉnh sẽ đạt hiệu quả tố đa, nếu
như nó được chính thức giao phó cho một người nào đó với tư cách là người
hoạch định kế hoạch để đối phó với thảm hoạ của cơ quan. Giám đốc của cơ
quan có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định kế hoạch này, hoặc
giao phó trách nhiệm này cho một ai đó. Nhưng cần phải nhớ rằng muốn quá
trình này mang lại hiệu quả thì nó phải nhận được sự hỗ trợ từ cấp lãnh đạo
cao nhất của cơ quan. Người hoạch định kế hoạch phải lập được một thời
gian biểu cho dự án này và xác định phạm vi và mục tiêu của kế hoạch, chủ
yếu dựa trên cơ sở những nguy cơ mà cơ quan phải đối mặt.
Nhận định rủi ro
Bước đi quan trọng đầu tiên là lập danh sách các nguy cơ về mặt địa lý, khí
hậu và các nguy cơ khác có khả năng đe doạ toà nhà và các bộ sưu tập. Nó có
thể bao gồm các cơn bão, lốc xoáy, lũ quét, động đất, cháy rừng và thậm chí
cả những nguy cơ bất thường như núi lửa phun. Cần xem xét các nguy cơ do
con người gây ra như mất điện, vòi nước phun, mất nước/nhiên liệu, đổ hoá
chất, cố ý gây hoả hoạn, nguy cơ đánh bom và nhiều vấn đề khác nữa. Hãy
ghi lại những nguy cơ về môi trường xung quanh cơ quan của bạn cũng như
các nhà máy hoá chất, các tuyến vận chuyển vật liệu nguy hiểm bằng đường
sông/biển và các dự án xây dựng lân cận mà có thể ảnh hưởng đến cơ quan.
Mặc dù các cơ quan đều không phải đối mặt với mọi loại nguy cơ, nhưng
trong kế hoạch đối phó với các thảm hoạ, thì kế hoạch của bạn cũng phải bao
trùm mọi loại nguy cơ có thể xảy ra.
Hãy xem xét cẩn thận toà nhà và khu vực xung quanh. Kiểm tra địa hình xem
toà nhà có nằm trên đường dốc hay không? Phần nền có nằm trên mực nước
lụt hay không? Có cây to có gần toà nhà không? Có gần các loại cột công
cộng và cột cờ hay không? Mái nhà có bằng phẳng không? Nước có bị tích tụ
không? Hệ thống van và ống thoát nước có hoạt động tốt không? Chúng có
được làm sạch thường xuyên không? Các cửa sổ và cửa mái có được gắn chặt
không? Có tiền sử về dò rỉ hay các vấn đề về kiến trúc và xây dựng hay
không?
Bên trong toà nhà, các hệ thống cứu hoả, hệ thống điện, bơm nước và môi
trường là những vấn đề cần quan tâm nhất. Có đủ bình cứu hoả không?
Chúng có được thường xuyên kiểm tra không? Toà nhà có chuông báo cháy
và hệ thống dập lửa không? Chúng có được bảo dưỡng tốt không? Chúng có
được giám sát 24/24h trong ngày không? Các lối thoát hiểm có bị chắn
không? Dây dẫn nước mới hay cũ, có bị quá tải không? Các ống dẫn nước
còn tốt không? Có thiết bị phát hiện nước không và chúng có hoạt động bình
thường không? Có vấn đề gì với hệ thống kiểm soát khí hậu không? Chắc hẳn
bạn cũng đã suy nghĩ về nhiều câu hỏi khác nữa. Bạn nên tổng hợp chúng
thành một danh sách đánh giá nguy cơ của riêng mình.
Cũng cần phải xem xét tính dễ tổn thương của các hiện vật trong bộ sưu tập.
Chúng được làm bằng những vật liệu gì? Có dễ bị hư hỏng không? Có dễ bị
ảnh hưởng bởi độ ẩm, cháy, vỡ hay những vấn đề tương tự không? Các bộ
sưu tập được lưu trữ ở đâu và như thế nào? Chúng có được để trong
khung/hộp bảo vệ không? Giá lưu trữ có được gắn chặt vào các kết cấu của
toà nhà không? Chúng có vững chắc không? Có hiện vật nào được để ngay
trên sàn nhà, nơi mà chúng dễ bị ngập lụt hoặc nước dò rỉ làm hư hại không?
Mọi hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất là 10 cm và được đặt trên giá
không thấm nước. Có hiện vật nào được để dưới hoặc gần các nguồn nước
không? Hãy phân tích các quy trình an ninh và bố trí trong toà nhà của bạn.
Nguồn tài liệu của bạn có nằm trong nguy cơ bị trộm cắp, phá hoại của con
người hay của côn trùng không?
Hãy xem xét những rủi ro về mặt quản lý. Các bộ sưu tập của cơ quan bạn đã
được bảo đảm chưa? Việc kiểm kê tài liệu đã chính xác và đầy đủ chưa? Bản
sao kết quả kiểm kê này đã được lưu giữ tại các vị trí khác chưa? Đã lập danh
mục ưu tiên cho bộ sưu tập của bạn chưa? Nói cách khác, bạn đã biết bộ sưu
tập nào của cơ quan mình cần được quan tâm trước tiên trong trường hợp hoả
hoạn, ngập nước hoặc các trường hợp khẩn cấp khác xảy ra chưa? Bạn đã sao
lưu dự phòng danh mục những tài liệu cần ưu tiên chưa, nếu như trong
trường hợp bạn không thể tiếp cận được với những hiện vật đáng được ưu
tiên hàng đầu này khi mà những huỷ hại của toà nhà hay của các thảm hoạ tự
nhiên xẩy ra?
Dường như có quá nhiều câu hỏi, nhưng khi bạn đã kết thúc quá trình khảo
sát, bạn sẽ có cái nhìn đúng đắn về những nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ
quan của mình. Mặc dù có nhiều loại nguy cơ khác nhau nhưng các nguy cơ
phổ biến nhất là nước, lửa, huỷ hoại vật chất do hoá chất, hoặc là sự kết hợp
các loại nguy cơ trên. Các quy trình cụ thể của một kế hoạch đối phó với rủi
ro tập trung vào việc ngăn ngừa và giảm nhẹ những huỷ hoại đó.
Làm giảm nguy cơ
Khi đã chỉ ra được các nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ quan, người chịu
trách nhiệm hoạch định kế hoạch cần phải đưa ra một chương trình với những
mục tiêu cụ thể, phụ thuộc vào các nguồn lực đã có và các hoạt động của cơ
quan để loại trừ đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Các yếu tố địa lý
và khí hậu thì không thay đổi được, nhưng các yếu tố khác thì con người có
thể thay đổi được. Nếu như giám sát, sửa chữa và cải tiến thường xuyên các
điều kiện của nguồn tài liệu và toà nhà thì có thể loại trừ được nhiều tình
huống khẩn cấp.
Nếu chưa có một chương trình giám định và bảo dưỡng thường xuyên toà nhà
thì phải đặt việc này thành ưu tiên số một. Nó giúp ngăn ngừa và giảm thiểu
những rủi ro thông thường do các đường ống bị nổ, thiết bị kiểm soát khí hậu
bị hỏng, dây điện mòn, đường thoát nước bị tắc và các vấn đề khác nữa gây
ra. Nếu không thể thực hiện được ngay các cải tiến này thì hãy lập kế hoạch
và thực hiện nó. Nếu một số vấn đề trong chương trình này tỏ ra không khả