Lên kế hoạch bảo quản là gì?
Sherelyn Ogden
Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch
sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày
các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách
nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng
Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ
ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành b
ảo
tàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảo tàng phải đảm bảo “các tư
liệu mà bảo tàng quản lý phải được bảo vệ, không làm mất
mát, không bị gây trở ngại, được theo dõi sát sao và được
bảo quản tốt”. Bảo quản là một phần không thể thiếu được
trong nhiệm vụ của một cơ quan văn hoá, do đó việc lên kế
hoạch bảo quản phải là một bộ phận trong tổng thể kế hoạch
mang tính chiến lược của công tác này.
+ Lên kế hoạch bảo quản là một quá trình đòi hỏi phải xác
định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc bảo vệ các tư
liệu đã thu thập được, việc này đòi hỏi phải xác định được
các trường hợp cần ưu tiên, và cũng phải định rõ được các
nguồn vốn để thực hiện công việc.
+ Mục đích chính của việc lên kế hoạch là xác định được
một quy trình hoạt động cho phép cơ quan đó lập được một
chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai.
+ Hơn nữa, quá trình này còn giúp cho các cơ quan xác định
rõ những việc phải làm và những việc không bao giờ nên
làm, nhờ đó vốn tài liệu có thể được sử dụng một cách hợp
lý.
Lập kế hoạch bảo quản dài hạn
Kết quả của quá trình lập kế hoạch là việc thiết lập đư
ợc một
kế hoạch bảo quản dài hạn thể hiện bằng văn bản. Đó là một
tư liệu quan trọng mà bất cứ một cơ quan nào cũng cần phải
có.
+ Một kế hoạch bảo quản dài hạn phải phác thảo được
những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được
một quy trình hoạt động để đáp ứng được những yêu c
ầu của
việc thu thập tư liệu.
+ Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những
mục tiêu đề ra và những trường hợp cần ưu tiên theo một
cách thức hợp lý và hiệu quả; nó là công cụ để đạt được
những việc cần nhất trí làm trước trong một giai đoạn đã
định. Kế hoạch đó giúp duy trì sự liên tục và tính nhất quán
theo thời gian của một chương trình bảo quản.
+ Kế hoạch này phải thể hiện được vai trò và t
ầm quan trọng
của công tác bảo quản, giúp thấy được bảo quản là một công
việc có vị trí ngang với các công việc như thu thập tư liệu,
diễn giải và nghiên cứu.
+ Kế hoạch là m
ột sự trợ giúp quan trọng trong việc đảm bảo
những nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thực hiện những việc
cần làm.
+ Kế hoạch ghi lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại
và quá khứ, cũng như những nỗ lực trong tương lai của cơ
quan.
Kế hoạch bảo quản cần phải phù h
ợp với các biện pháp quản
lý trọng yếu khác của cơ quan, chẳng hạn như các chủ
trương về quản lý thu thập tư li
ệu. Kế hoạch bảo quản không
nên được soạn thảo một cách tách biệt mà nên được soạn
trên cùng một khung tham chiếu áp dụng cho tất cả các kế
hoạch và chủ trương về thu thập tư liệu. Khung tham chiếu
này là phương hướng hoạt động của cơ quan. Mọi chủ
trương và các vấn đề quản lý phải được thực hiện phù hợp
với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan và phải được hiểu
cũng như thực thi trong khuôn khổ của nó.
Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểu và phải bao quát được