Hướng dẫn đóng sách thư viện
Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota
Sách có giá trị khác nhau và được sử dụng khác nhau, do vậy cần lựa chọn
cách đóng thích hợp khi chúng bị rách nát. Đóng lại sách thư viện là một hình
thức phổ biến hơn cả. Đây là một sự lựa chọn hay nếu như lấy vấn đề kinh tế
và tính bền làm mục tiêu. Việc làm này phù hợp với những cuốn sách có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt thông tin mà nó chứa đựng và không có giá
trị như những vật thể. Sách có ý nghĩa tạo tạc hoặc có tính liên hợp ngoài giá
trị về mặt thông tin cần được gửi tới chuyên gia bảo quản để xử lý.
Mục tiêu của việc đóng sách thư viện đã thay đổi qua nhiều năm. Trước đây,
người đóng sách thư viện cố gắng đưa ra cách đóng chắc chắn, kinh tế và
thuận lợi cho việc phục vụ. Tuy nhiên, khi người làm công tác thư viện và
người sử dụng bắt đầu chú ý tới chất lượng thẩm mỹ của tài liệu thư viện và
trở nên quan tâm tới việc mở rộng cuốn sách và các vấn đề sao chụp có liên
quan tới việc khâu vắt, mục tiêu của việc đóng sách đã được mở rộng. Năm
1984 Jan Merill – Oldham xác định các dặc tính cần có khi đóng sách như
sau: (1) Đóng sách phải thuận lợi cho việc bảo quản, giảm thiểu việc thay đổi
trang bản gốc; (2) đóng sách không được làm hư hại tới văn bản gốc và rút
ngắn tuổi thọ; (3) tài liệu được đóng phải mở được dễ dàng trong khoảng 180
độ để thuận lợi cho việc sao chụp tránh làm hỏng tài liệu; (4) tài liệu được
đóng phải giữ được ở trạng thái mở khi đặt trên một mặt phẳng như vậy bạn
đọc tự do cả hai tay để ghi chép được dễ dàng (1). Ngày nay, khả năng mở
rộng và can thiệp tối thiểu cũng như tính bền và giá thành thấp là những mục
tiêu hàng đầu của nghề đóng sách thư viện.
Kết quả của việc mở rộng mục tiêu này là ấn phẩm sửa đổi Chuẩn mực đóng
sách thư viện (Library Binding Institute Standard for Library Binding). ấn
phẩm Standard thứ 8 này bao gồm thay đổi về thông số tài liệu và kỹ thuật
nhằm phản ánh nhận thức cao hơn về tầm quan trọng của việc sử dụng tài
liệu có chất lượng lưu trữ và hợp thức hóa, hoàn thiện các phương thức đóng
sách. Phiên bản cập nhật về chuẩn mực này hiện nay đang được Tổ chức
Chuẩn mực Thông tin Quốc gia phối hợp với Viện Đóng sách mở rộng.
Chúng ta không nghĩ rằng sẽ có sự khác biệt lớn so với ấn phẩm Standard thứ
8. ấn phẩm thứ 8 được căn cứ trên giả thiết là người đọc có kiến thức về tài
liệu, xử lý tài liệu, máy móc và thuật ngữ được dùng trong ngành đóng sách
thư viện và có thể lựa chọn được một cách thích hợp trong số những cách
thức đang có (2). Bạn đọc chủ yếu của ấn phẩm này là những người đóng
sách thư viện. Để đáp ứng nhu cầu của người làm công tác thư viện về vấn đề
giải thích, trao đổi và bối cảnh lịch sử, cuốn sách A Guide to the Library
Binding Institute Standard for Library Binding đã được chuẩn bị. Cuốn Guide
này nhằm tạo điều kiện để bạn đọc có thể sử dụng chuẩn mực này một cách
thuận lợi nhất (3). Khi ký hợp đồng đóng sách thư viện, cần phải tuân thủ
theo cả Standard và Guide. Các hợp đồng ký kết với người đóng sách thư
viện cần phải nói rõ phương pháp và tài liệu thích hợp cho kho sách của thư
viện. Hợp đồng cần phải chi tiết tới mức tối đa. Hai hợp đồng mẫu được đăng
trong Recource Guide: Managing a Library Binding Program.
Mặc dầu cần tham khảo Standard và Guide, song số lượng đóng sách giới hạn
khi ký hợp đồng là bao nhiêu thì lại không thành vấn đề vì điều này đôi khi
không nói cụ thể được. Trong những cơ quan nhỏ có số lượng sách đóng ít,
thời gian làm việc của nhân viên rất chặt chẽ và kiến rhức của nhân viên về
đóng sách có giới hạn. Những cơ quan như thế này bao gồm bảo tàng nhỏ,
các hiệp hội lịch sử và địa danh lịch sử.
Hướng dẫn dưới đây được đưa ra để đáp ứng nhu cầu của những cơ quan này,
nhằm mục đích giúp đỡ những người làm công tác thư viện trong việc qui
định rõ công tác đóng sách để có thể đạt được chuẩn mực cơ bản và tránh
được hư hỏng. Cũng cần phải nhớ rằng tất cả các nguyên tắc đều có trường
hợp ngoại lệ và như vậy có những cuốn sách không thích hợp với các hướng
dẫn này.
Trong một số trường hợp, hướng dẫn này có thể gây ra chi phí đóng sách cao
hơn nhiều lần so với mức bình thường vì phải bỏ nhiều thơig gian, công sức
và sự chú tâm đặc biệt. Tuy nhiên chi phí cao này không phải là cản trở đối
với những cơ quan có số lượng sách đóng nhỏ.
Một số người làm công tác đóng sách khi được hỏi đã cho biết rằng cơ quan
của họ sẽ tiến hành những biện pháp như vậy nếu như họ được yêu cầu. Bạn
có thể cần kiếm một người đóng sách mà thực sự quan tâm đến loại công việc
này. Để chọn một người đóng sách, nên chọn người được đào tạo từ Library
Binding Institute. Bằng cách lựa chọn này, bạn có thể yên tâm rằng người
đóng sách quen thuộc với các bước cũng như là xu hướng hiện tại và kỹ thuật
mới.