THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I. KHÁI NIỆM THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn
và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và
phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được tiến hành
ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn
thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
theo quy định của pháp luật.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài
liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung
nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những
quy định hiện hành của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu
trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn
thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung
thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc
phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu.
Thu thập và bổ sung tài liệu của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu
hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu
vào các kho lưu trữắmẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia
Việt Nam. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng
được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội.
Thu thập và bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan và
lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc
gia Việt Nam song là hai công việc có tính chất khác nhau cần được phân biệt và thực hiện
một cách nghiêm chỉnh theo những quy định của nhà nước.
Ví dụ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thu thập tài liệu từ lưu trữ các cơ quan
thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc thu thập tài liệu được thực hiện theo
định kỳ và đúng thẩm quyền nhà nước cho phép. Tuy nhiên, việc các cán bộ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đi tìm kiến và sưu tầm những tài liệu có ý nghĩa quốc gia từ nước
ngoài hay từ nhân dân để hoàn chỉnh và làm phong phú thêm Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam lại là quá trình bổ sung tài liệu.
2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ
quan và lưu trữ quốc gia.
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và
chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến
địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp.
- Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định.
- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
3.1 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng
theo thời đại lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này ở nước ta tài liệu lưu trữ được chia làm
hai khối lớn theo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám
năm 1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945.
Thuộc thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính
quyền Phong kiến; tài liệu của các cơ quan thuộc địa của thực dân Pháp và phát xít Nhật;
tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945. Theo
quy định của Nhà nước tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 của Cục Lưu trữ
nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) về thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu
thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thì khối tài liệu này hiện được bảo quản
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Thuộc thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền
nhà nước dân chủ nhân dân và nhà nước xã hội chủ nghĩa; tài liệu của chính quyền miền
nam Việt Nam và Việt Nam cộng hoà; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc
thời kỳ sau cách mạng. Cũng theo quy định của nhà nước tại Quyết định số 13/QĐ- LTNN
ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước) thì khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành công là mốc thời gian phân kỳ thời đại
lịch sử. Đối với Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn
bộ tài liệu trong phông thành hai khối lớn. Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi
của cách mạng ở địa phương đó.
Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho
lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu
thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân.
3.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ
Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình
hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố
quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Việc thu
thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó.
Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và
sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông. Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ
khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… phá vỡ mối liên hệ mật
thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu
của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.
Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị
hình thành phông và lịch sử phông của nó. Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi
phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó. Mặt
khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời
sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh,
thiên tai.
3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông
Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn chú ý nguyên tắc thu
thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ. Khối phông lưu trữ bao gồm những phông
lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm
giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo
quản và tổ chức sử dụng.
Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối với việc thu
thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tài liệu khác như: tài liệu
khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
II. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Khái niệm, đặc điểm lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức
có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được
tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương và năm năm
đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương. Sau thời gian đó, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ cơ quan tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu của
cơ quan, của ngành trong thời gian lưu trữ hiện hành. Đối với những ngành tài liệu lưu trữ
có giá trị hiện hành kéo dài như: ngoại giao, quốc phòng, an ninh, khí tượng thuỷ văn… thì
thời hạn lưu trữ tại lưu trữ cơ quan sẽ quy định riêng sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa
cơ quan có tài liệu và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:
- Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong
của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và
tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan
chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước.
- Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộ công chức
cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ
quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mượn lại hồ sơ. Thời hạn nộp lưu hồ sơ
của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức năng được thực hiện theo quy định hiện
hành của nhà nước.
- Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân. Thực tế ở nhiều
cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
cơ quan, cho nên tài liệu có giá trị còn tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị và nơi làm việc
của cán bộ công chức. Để giải quyết vấn đề này, lưu trữ cơ quan cần đề xuất với lãnh đạo
cơ quan ban hành những quy chế, quy định về nộp lưu hồ sơ tài liệu trong cơ quan.
- Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký
gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận
những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam.
- Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ nộp lưu những tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu
trữ lịch sử.
Việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia được thực hiện theo sự
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh
đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ
bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh
trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn
thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu
thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi,
đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời
gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá
trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc
được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập
hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành
ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy
tờ và các cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc
liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc
chuyển công tác.
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao
đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ
cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài
liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần tuân theo những nguyên tắc sau:
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định hiện hành của nhà