Sự cần thiết của công tác bảo quản
trong một thế giới số
Paul Conway
- Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale
Tóm tắt
Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào
việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài
liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công
tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối
giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là:
tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Bài viết trình
bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản. Bài viết
cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên
quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế
giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo
“Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt
thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996
đến 1999.
Giới thiệu
Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều
biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được
những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một
cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh
kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một
định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới
kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản
một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó.
Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo
tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ
bảo quản, ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật
số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các
hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn
truyền thống của công tác bảo quản. Các công nghệ ảnh số đòi hỏi
một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay
đổi. Nguy cơ tổn thất cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác
của công tác bảo quản. Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản
phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho
nguy cơ ngày càng lớn hơn. Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự
chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác b
ảo quản
trong thế giới kĩ thuật số.
Thay đổi mục đích của công tác bảo quản
Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các
thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách
và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn. Từ lâu,
trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ - vàvcả các thư ký, lục sự
đã từng làm trước họ - là tập hợp và sắp xếp tài li
ệu ghi lại hoạt động
của loại người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng. Lý
luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý th
ức
nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ
và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá m
ới mẻ. Công
tác bảo quản truyền thống được coi như là "trông giữ có trách
nhiệm" chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn
các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý v
à khi
mà vai trò của người sáng tạo ra bằng chứng, những người trông giữ
bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau.
Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ
nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được
tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự
xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu
được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích
được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu
khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác
định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la đư
ợc
tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác"
phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ
của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa giá trị
của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của
chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết
định mà bản thân quá trình này lại là y
ếu tố then chốt trong việc quản
lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ
thuật số.
Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau
nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những
mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối c
ùng.
+ Bảo vệ bản gốc. ứng d
trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ
thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tu
ỳ tiện
trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng v
ì
các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập. Các tệp tin
tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng
hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần
nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Thứ tự sắp
xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như
các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy. ứng
dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực
buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều thử nghiệm
trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm.
+ Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để
hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà
hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là
tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ
thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội
dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên
những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù h
ợp với
định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra
những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có
khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ
của những người làm ra những sản phẩm đó.
+ Vượt qua b
ản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số
hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử
dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm
cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết
bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường;
công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công
nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu
những đặc điểm khảo cổ.
Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng
khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng
phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có
th
ể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp
xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo
quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác.
Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục