Thể hiện khả năng lãnh đạo
Bạn thể hiện vai trò lãnh đạo thế nào khi được bổ nhiệm trưởng nhóm thực
hiện dự án?
Bạn ngồi đấy, trên một cái ghế da rất tiện nghi và hoành tráng ở đầu bàn, nhìn lướt
qua khuôn mặt của các thuộc cấp trong nhóm dự án. Họ biết rằng bạn chưa từng
bao giờ lãnh đạo nhóm này. Họ cũng biết bạn mới được bổ nhiệm vào vị trí quản
lý dự án vài tiếng trước đấy. Tệ hơn nữa là họ lại còn biết bạn chưa từng đảm nhận
bất kỳ vị trí lãnh đạo nào tương tự từ khi bạn rời bỏ vị trí trưởng đội bóng đá hồi
còn học Đại học.
Và do vậy cũng rất tự nhiên, bạn sẽ tự hỏi bản thân “Tôi sẽ làm thế nào đế thể hiện
được vai trò lãnh đạo nhóm dự án này đạt được thành công như mong đợi khi cả
nhóm nhìn tôi như nhìn ông “Thất-Bại-Là-Cái-Chắc?”
Câu trả lời rất đơn giản: bạn phải đóng giả rằng bạn có khả năng lãnh đạo. Giả
tưởng rằng mình có khả năng lãnh đạo thực sự là nghệ thuật và tự bản thân nó
cũng là loại hình nghệ thuật. Loại hình nghệ thuật này được thực hành bởi bất kỳ
nhà lãnh đạo mới nào, từ vua chúa xa xưa đến anh trưởng phòng dự án mới được
bổ nhiệm, thậm chí đến các ông chủ tịch của các tập đoàn lớn hay các ông quan
chức chính phủ điều hành nền kinh tế vĩ mô cũng không phải là ngoại lệ.
Có vài cách thức chính thống để thể hiện vai trò vị trí lãnh đạo dự án, nhưng
chung quy sẽ là làm cách nào bạn biết duy trì quyền lực lãnh đạo của mình mà
không bày tỏ ra sự thật về sự hiểu biết có giới hạn của bạn về dự án cụ thể. Hầu
như không thể là sai lầm khi quản lý cấp trên quyết định chọn một ai đó trở thành
người lãnh đạo của nhóm thực hiện dự án mới, nhưng người lãnh đạo mới này
phải chấp nhận sự thách thức cũng như phải hiểu rõ vai trò và cách thức điều hành
của người lãnh đạo.
Sau đây là một vài cách để bạn thể hiện vai trò lãnh đạo nhóm làm việc lần đầu
tiên của mình.
1. Nhận trách nhiệm về mình.
Dấu hiệu xác nhận phẩm chất của người lãnh đạo là khả năng anh ta có thể thiết
lập sự tôn trọng và phục tùng trong nhóm làm việc tốt đến đâu. Điều này có nghĩa
anh ta phải thực sự là tấm gương cho toàn thành viên của nhóm noi theo, chứ
không phải chỉ ngồi đấy và sai khiến. Cụ thể hơn là khi anh ta muốn mỗi thành
viên trong nhóm thực hiện ít nhất 50 cuộc điện thoại khảo sát mỗi ngày, anh ta
phải chứng minh cho họ thấy rằng anh ta sẵn sàng thực hiện đến 100 cuộc điện
thoại.
Không ai có thể bày tỏ sự thiếu tín nhiệm đối với người lãnh đạo mà sẵn lòng đảm
nhận những công việc khó khăn hơn và làm việc chăm chỉ hơn bất kỳ ai trong
nhóm. Đấy cũng là lý do khiến những vị tướng thành danh trên chiến trường, họ
chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của cả quân đoàn, trình diễn tinh
thần quả cảm hy sinh của người lãnh đạo, và luôn nhận hiểm nguy nhiều hơn về
phần mình.
2. Phát ngôn ít nhất có thể.
Rất thường xuyên sự thể hiện vai trò lãnh đạo của bạn trong cuộc họp của nhóm là
không phát ngôn bất cứ điều gì. Những người trẻ tuổi thì hay có suy nghĩ sai lầm
rằng người thông minh nhất thì sẽ phải nói rất nhiều, ít nhất là nhiều hơn những
người còn lại trong nhóm, và theo lẽ đương nhiên người lãnh đạo của nhóm phải
là người thông minh nhất, tức cũng phải là người nói nhiều nhất trong cuộc họp.
May mắn thay họ sẽ hiểu được rằng sự thật là người thông minh nhất cũng lại là
người ít nói nhất.
Nếu bạn đang ở trong vai trò người lãnh đạo của nhóm, và bạn muốn gửi đến mọi
người thông điệp và hình ảnh của một người lãnh đạo tự tin và trưởng thành, hãy
hạn chế phát biểu trong cuộc họp và tập trung lắng nghe vào nội dung đang được
thảo luận. Và khi bạn cần phải phát biểu điều gì, lời nói của bạn sẽ có nhiều trọng
lượng hơn.
3. Nghe trước, nói sau.
Thay vì nhanh chóng đi đến quyết định, hãy tiếp thu thông tin càng nhiều càng tốt
trước đã. Chẳng có gì ngạc nhiên khi bạn nhận ra rằng nhiều quyết định bạn sẽ
không ban hành nếu bạn thực sự lắng nghe nhiều hơn từ phía thuộc cấp của mình.
Trong giao tiếp hàng ngày, chúng ta có xu hướng trao đổi và chia sẻ nhận định của
bản thân về nhiều chủ đề khác nhau, từ sở thích phim ảnh đến sở thích ăn uống.
Trong những lúc đấy, thực sự là không cần thiết khi phải chọn lựa kỹ lưỡng ngôn
từ vì sự hiểu lầm nếu có cũng không đem lại hậu quả cho bất kỳ ai. Thế nhưng,
trong vai trò người lãnh đạo, bất kỳ phát ngôn thiếu cẩn trọng nào của bạn cũng sẽ
có thể gây ra những hậu quả khôn lường cho kết quả chung của cả nhóm.
Giải pháp duy nhất cho vấn đề này đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian hơn cho
việc lắng nghe ý kiến của những người khác trước khi hình thành ý kiến của riêng
bạn. Nếu có thể, hãy chỉ phát ngôn khi gần kết thúc buổi họp, và chỉ khi bạn thu
thập đầy đủ thông tin cần thiết cho quyết định của mình, đó thực sự là một phương
thức hữu hiệu trong vai trò của người lãnh đạo.
4. Hãy đặt câu hỏi thật nhiều.
Quan niệm sai lầm phổ biến đối với rất nhiều người là họ cho rằng người mà đặt
nhiều câu hỏi về một tình huống hay vần đề nào đấy thì biết rất ít câu trả lời có
liên quan. Thực tế dạy chúng ta không phải thế. Người lãnh đạo khôn ngoan nhất
luôn học cách đặt thật nhiều câu hỏi để tìm ra thách thức thật sự của vấn đề, và họ
cũng luôn học cách đặt câu hỏi xoáy sâu vào trọng tâm. Hầu hết các quyết định
của người lãnh đạo trở nên rõ ràng và rành mạch hơn khi họ đào sâu và thảo luận
vấn đề đến mức cần thiết nhất với thuộc cấp.
Thế nhưng, bạn cũng sẽ sớm nhận ra rằng nhiều câu hỏi “rõ ràng và rành mạch”
thì không thực sự có câu trả lời bởi vì các câu trả lời cũng “rõ ràng và rành mạch”
không kém. Nếu sự phát triển của dự án chậm hơn mong đợi và không ai có thể lý
giải vì sao, đừng dừng lại ở mức độ tìm hiểu xem ai là người chịu trách nhiệm cho
chuyện chậm trễ này. Hãy quay trở lại từ đầu quy trình của các sự kiện có liên
quan để tìm hiểu xem thực tế có những trở ngại gì khiến cho công việc không thể
được hoàn tất như dự tính. Rất nhiều trở ngại lớn có ảnh hưởng nghiêm trọng đến
dự án đã bị bỏ qua bởi những người lãnh đạo thiếu kinh nghiệm, đơn giản chỉ do
họ đã không dám đặt những câu hỏi “rõ ràng và rành mạch” cần thiết.
5. Hãy đưa ra những quyết định chắc chắn.
Người lãnh đạo dày dạn sẽ có những quyết định rất chắc chắn. Tán gẫu vòng vo và
thường xuyên thay đổi ý kiến quanh một vấn đề cần giải quyết là một cách không
thể tệ hơn cho cách bạn đưa ra thông điệp về tính chuyên nghiệp của mình.
Hãy tưởng tượng một sĩ quan chỉ huy đang truyền đạt mệnh lệnh cho tiểu đoàn
tiến chiếm một ngọn đồi được bảo vệ kỹ càng, và khi mệnh lệnh này còn chưa
được ghi nhận bởi những người lính, ông ta lại đưa thêm nhận xét của bản thân
rằng đây chưa hẳn đã phải là quyết định chính xác. Cho dù đây có thể là quyết
định sai lầm của ông, nhưng những người lính luôn muốn được biết rằng người chỉ
huy sẽ làm tất cả để bảo vệ quyết định của mình.
Điều này không có nghĩa rằng bạn với tư cách người lãnh đạo không thể thay đổi
những quyết định đã ban hành của mình, nhưng nếu thực sự bạn cần thay đổi, hãy
cố gắng hạn chế ít nhất những thay đổi này, và chỉ thay đổi khi hoàn cảnh công
việc thực sự khiến bạn phải thay đổi để có cách tiếp cận phù hợp hơn. Mỗi khi bạn
thay đổi suy nghĩ của mình, sẽ tạo ra một làn sóng ngầm trong suy nghĩ của thuộc
cấp, nó không chỉ làm họ nghi ngờ về khả năng lãnh đạo của bạn mà còn làm cho
họ thường xuyên nghi ngờ hơn về tính chắc chắn của những quyết định tiếp theo
của bạn.
Đừng quá lo lắng nếu bạn phải giả vờ rằng bạn luôn biết mình đang làm gì trong
lần đảm nhận vai trò lãnh đạo không thực sự xuất sắc đầu tiên của mình, ai cũng
từng một lần như thế. Hầu hết các công ty, kể cả những công ty lớn trong Fortune
500 cũng không cung cấp các khóa đào tạo khả năng lãnh đạo, vị trí này thường
được hình thành qua thử thách khắc nghiệt của công việc.
Bên cạnh đó, kỹ năng lãnh đạo không phải là điều bạn có thể đọc qua sách vở hoặc
học trong lớp học. Nó là một kỹ năng gắn liền với kỹ năng tương tác thông tin
cũng như khả năng thể hiện sự tự tin vào năng lực của chính bản thân bạn. Các kỹ
năng này chỉ có được thông qua thực hành và trải nghiệm của chính bản thân bạn,
đồng nghĩa với điều này là khi bạn thực hành càng nhiều, bạn càng phải đóng giả
như thật.