LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Nó
đă chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Ngành tin học nước ta đă và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của mình
trong mọi lĩnh vực kinh tế, xă hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp, trường
học, bệnh viện... đă đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lư thông tin là
một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các công ty, xí
nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công và có độ chính
xác rất cao.
Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong
những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao
trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các trường đại
học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách.
Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc xá
sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ,
tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu
tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời
gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà c òn đối với cả người thân,
bạn bè hay chính bản thân sinh viên.
Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin
vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin tìm hiểu và thực hiện đề
tài “Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Đại học Bách
Khoa”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin về sinh viên và tình hình trong kí
túc xá.
Trong quá trình thực hiện đề tài, em vẫn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận
được sự góp ý của thầy cô và các bạn.
I. Bài toán thực tế:
1. Quản lý hợp đồng.
Vào đầu các năm học, khi có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá, sinh viên phải
thực hiện thủ tục đăng ký với bộ phận quản lý của ký túc xá. Bộ phận quản lý sẽ
kiểm tra và xem xét hồ sơ của các sinh viên, Nếu hồ sơ đáp ứng đủ các yêu cầu
đăng ký thì bộ phận quản lý sẽ tiếp nhận và làm thủ tục hợp đồng đăng ký cho sinh
viên vào ở trong ký túc xá. Mỗi sinh viên có một hợp đồng và sẽ được lưu trữ, sử
dụng trong suốt thời gian tạm trú tại ký túc xá.
Trong suốt năm học, nếu xảy ra các trường hợp: sinh viên vi phạm nội qui,
bị buộc ra khỏi ký túc xá, hoặc khu ký túc xá còn phòng và có sinh viên có nguyện
vọng muốn vào ký túc xá,… thì ban quản lý sẽ thực hiện hủy hợp đồng, hoặc làm
thủ tục cho sinh viên vào ở ký túc xá.
2. Quản lý sinh viên.
Trong thời gian sinh viên tạm trú ở ký túc xá, bộ phận quản lý sinh viên sẽ
tiếp nhận và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên, bao gồm: mã sinh viên, họ tên,
ngày sinh, giới tính, lớp - khóa, số điện thoại, số CMND, mô tả khác…
3. Quản lý phòng.
Ban quản lý sẽ cập nhật thường xuyên các thông tin về mỗi phòng ở mỗi nhà
ký túc xá, bao gồm: số phòng, khu nhà, tình trạng phòng, trang vật tư thiết bị, số
lượng sinh viên, mô tả khác…
Nếu trong phòng có xảy ra sự cố, cháy nổ, hỏng hóc trang thiết bị vật tư của
ký túc xá, thì sinh viên phải báo ngay với ban quản lý. hoặc khi ký túc xá có bổ
sung thêm các trang thiết bị mới, thì ban quản lý sẽ báo với trưởng phòng của các
phòng xuống nhận tại nơi qui định.
4. Quản lý nhân viên.
Mỗi ký túc xá của các trường đại học đều có các nhân viên quản lý, với
nhiệm vụ và chức năng quản lý của riêng mình. Mỗi cán bộ nhân viên sẽ được
quản lý với các thông tin: mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại, giới tính,
ngày sinh, địa chỉ, mô tả khác.
Khi có nhân viên nghỉ (ốm, nghỉ sinh, có việc bận,…) hoặc các trường hợp:
hết hợp đồng, bị sa thải, làm hợp đồng mới,… cần thông báo cho giám đốc hoặc
các cán bộ nhân viên chuyên trách để xử lý kịp thời.
5. Quản lý điện nước.
Hàng tháng, bộ phận quản lý có trách nhiệm lập hóa đơn điện nước của mỗi
phòng, kiểm tra công tơ điện, nước và thực tiện tính toán thành tiền. Hóa đơn bao
gồm các thông tin: số hóa đơn, số phòng, khu nhà, ngày lập, tổng tiền. Thông tin
điện nước gồm: mã công tơ điện, mã công tơ nước, số phòng, khu nhà, tháng ghi
sổ, chỉ số đầu và cuối (với riêng công tơ điện và công tơ nước). Ngoài ra, khi có sự
thay đổi về giá điện nước, thì bộ phận quản lý sẽ thực hiện chỉnh sửa và thay đổi
thông tin về điện nước.
6. Báo cáo thống kê.
Các bộ phận quản lý sẽ tổng hợp thông tin, thống kê số lượng hợp đồng, số
lượng sinh viên, tình trạng các phòng, các khu nhà,.. lập báo cáo đưa lên ban quản
lý và giám đốc ký túc xá.
II. Các chức năng trong chương trình ứng dụng
1. Quản lý hợp đồng.
- Kiểm tra hồ sơ sinh viên.
- Nhập hợp đồng mới
- Sửa hợp đồng đã có
- Xóa hợp đồng hết hạn.
2. Quản lý sinh viên.
- Nhập thông tin sinh viên.
- Sửa thông tin sinh viên.
- Xóa thông tin sinh viên.
3. Quản lý phòng.
- Nhập thông tin phòng.
- Sửa thông tin phòng
- Xóa thông tin phòng
4. quản lý nhân viên
- Nhập thông tin nhân viên
- Sửa thông tin nhân viên
- Xóa thông tin nhân viên
5. Quản lý điện nước
- Nhập thông tin điện nước
- Sửa thông tin điện nước
- Xóa thông tin điện nước
- Lập báo cáo hóa đơn
6. Báo cáo thống kê
- Báo cáo doanh thu
- Thống kê số hợp đồng
- Thống kê tình trạng phòng, khu nhà..
III. Thiết kế cơ sở dữ liệu
1. Các kiểu thực thể và thuộc tính tương ứng trong CSDL
- Kiểu thực thể hợp đồng: mã hợp đồng (khóa), ngày lập. ngày bắt đầu,
ngày kết thúc.
- Kiểu thực thể sinh viên: Mã sinh viên (khóa), họ tên sinh viên, ngày sinh,
giới tính, số điện thoại, số CMND, lớp - khóa,
- Kiểu thực thể phòng: số phòng (khóa), khu nhà (khóa), tình trạng phòng,
số lượng sinh viên, mô tả khác (trang thiết bị, vật tự, …).
- Kiểu thực thể nhân viên: Mã nhân viên (khóa), họ tên nhân viên, số điên
thoại, giới tính, ngày sinh, chức vụ, địa chỉ, mô tả khác.
- Kiểu thực thể hóa đơn: Số hóa đơn (khóa), ngày lập, tổng tiền. tháng ghi
sổ
+ Điện: mã công tơ điện , chỉ số đầu, chỉ số cuối.
+ Nước: mã công tơ nước, chỉ số đầu, chỉ số cuối.
2. Mô hình thực thể liên kết:
1
H
ợ
p đ
ồ
ng
M ã hợp
đ
ồ
ng
M ã nhân
viên Họ tên
Giới tính
Ngày sinh
Địa chỉ
Ngày lập
Ngày bắt
đầu Ngày kết
thúc
Lập
N
Chức vụ
3. Ánh xạ mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ.
B1. tạo các quan hệ ứng với các kiểu thực thể mạnh:
- Hợp đồng ( mã hợp đồng, ngày lập, ngày bắt đầu, ngày kết thúc)
- Sinh viên ( Mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tình, số CMND, số điện
thoại, lớp – khóa)
- Phòng ( số phòng, khu nhà, số lượng sinh viên, tình trạng phòng, mô tả
khác)
- Nhân viên ( Mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, chức vụ,
số điện thoại)
- Hóa đơn (số hóa đơn, ngày lập, tổng tiền, mã công tơ điện, chỉ số điện
đầu, chỉ số điện cuối, mã công tơ nước, chỉ số nước đầu, chỉ số nước
cuối, tháng ghi sổ)
B2. Xét các liên kết 1-1
- Liên kết Sinh viên <có> Hợp đồng: mỗi sinh viên chỉ có một hợp đồng
đắng ký vào ký túc, và mỗi hợp đồng chỉ được lập cho một sinh viên, nên
ta lấy khóa (mã sinh viên) của quan hệ Sinh viên làm khóa ngoại lai cho
quan hệ Hợp đồng. ta không hợp nhất 2 quan hệ để tránh tạo ra một quan
hệ có quá nhiều thuộc tính và cồng kềnh.
B3. Xét các liên kết 1-N
- Liên kết Nhân viên <lập> Hợp đồng: mỗi nhân viên có thể lập nhiều
hợp đồng, nhưng mỗi hợp đồng chỉ cs thể do một nhận viên lập, nên ta
lấy khóa (mã nhân viên) của quan hệ nhân viên làm khóa ngoại lai cho
quan hệ hợp đồng.
- Liên kết Hợp đồng <có> Phòng: mỗi phòng có thể có nhiều hợp đồng
đắng ký, nhưng mỗi hợp đồng chỉ được đăng ký vào một phòng, nên ta
lấy khóa (số phòng, khu nhà) của quan hệ Phòng làm khóa ngoại lai cho
quan hệ hợp đồng.
- Liên kết Nhân viên <quản lý> Phòng: một nhân viên có thể quản lý
nhiều phòng, nhưng một phòng chỉ có thể do một nhân viên quản lý, nên
ta lấy khóa (mã nhân viên) của quan hệ nhân viên làm khóa ngoại lai
cho quan hệ Phòng.