1
Trƣờng Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh
Khoa Thƣơng Mại – Du Lịch – Marketing
---o0o---
Đề tài:
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG EVENT
Giảng viên hƣớng dẫn: Tiến sĩ Đoàn Thị Hồng Vân.
Tháng 9/2011
2
MỤC LỤC
Danh sách nhóm: ........................................................................................... 2
I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG:
1. Sự kiện là gì? .............................................................................. 3
2. Rủi ro là gì? ................................................................................. 3
3. Rủi ro trong sự kiện .................................................................. 3
4. Quản trị rủi ro trong sự kiện ..................................................... 3
II. NHẬN DẠNG VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO:
1. Cách nhận dạng rủi ro ............................................................... 3
2. Phân nhóm các rủi ro ................................................................. 7
III. NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP:
1. Nguyên nhân: ............................................................................. 8
2. Giải pháp: .................................................................................... 10
IV. CASE STUDY
1. Supper show 3 ............................................................................. 11
2. Khám phá sự năng động ............................................................ 16
3
Danh sách nhóm
Họ và tên
Lớp
Hoàng Thị Ngọc Anh
MA 1
Trần Hoàng Yến
MA 1
Lê Hoàng Xuân An
MA 1
Đinh Thiên Phúc
MA 1
Lê Thị Thanh Tâm
MA 1
Bùi Tấn Phát
MA 3
Nguyễn Hồng Yến
MA 3
Hồ Hạ Mai Trâm
MA 3
Huỳnh Thị Tuyết Nhung
MA 3
4
I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG:
1. Sự kiện (event) là gì?
Sự kiện bao gồm tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” - thu hút số đông - nhằm nói
lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ.
Vietsmile.com.vn
2. Rủi ro là gì?
Rủi ro là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự vật, sự việc có thể là tích
cực hoặc tiêu cực. (ISO 31000)
3. Rủi ro trong sự kiện:
Rủi trong trong sự kiện là những ảnh hưởng không thể lường trước đến sự kiện có thể
là tích cực hoặc tiêu cực.
4. Quản trị rủi ro là gì?
Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực thời lực, vật lực, nhân lực để hạn chết ảnh
hưởng tiêu cực và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra.
5. Quản trị rủi ro trong sự kiện:
Quản trị rủi ro là quản trị các nguồn lực: thời lực, vật lực, nhân lực trong giai đoạn ý
tưởng, giải đoạn triển khai, giai đoạn diễn ra sự kiện để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực
và phát huy ảnh hưởng tích cực khi rủi ro xảy ra trong một sự kiện nào đó.
II. NHẬN DẠNG VÀ PHÂN NHÓM RỦI RO
1. Cách nhận dạng rủi ro:
1.1. Lập bảng câu hỏi nghiên cứu về rủi ro và tiến hành điều tra:
Thông thường trong hoạt động event, sau mỗi event đều có buổi họp tổng kết và rút
kinh nghiệm, tuy nhiên nếu các kinh nghiệm này được tổng hợp từ toàn bộ các vị trí
trong event thành một hệ thống thông tin thì việc quản trị rủi ro sẽ khoa học hơn
nhiều so với việc chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân.
Các nội dung chính cần được điều tra và tổng hợp có thể kể đến như:
Những event nào có tính chất tương tự mà công ty đã từng thực hiện trong quá
khứ?
Những rủi ro nào đã từng xảy ra trong những event đó? Thiệt hại do các rủi ro này
gây ra? Tần suất xuất hiện của từng loại rủi ro?
Cách khắc phục (tài trợ rủi ro) mà công ty đã áp dụng? Các biện pháp phòng
ngừa? Kết quả của các hoạt động phòng ngừa hay khắc phục này?
5
Những rủi ro chưa xảy ra nhưng có thể xuất hiện? Đánh giá và đề xuất phương án
để quản trị rủi ro?
1.2. Phân tích request for proposal và proposal (kế hoạch):
Với event mà agency thực hiện theo đặt hàng của client, request for proposal là bản
tóm tắt những yêu cầu hay mong muốn của client đối với proposal và cũng là với
event mà họ cần thực hiện. Đứng trên góc độ người làm event, việc xem xét và đánh
giá chính xác các yêu cầu này sẽ phần nào giúp nhận diện những rủi ro có khả năng
xảy ra. Bên cạnh đó, proposal có thể coi là một event hoàn chỉnh được trình bày trên
giấy, là cơ sở để triển khai các công việc. Vì thế, xem xét từng chi tiết của proposal
để hình dung những gì sẽ thực hiện, từ đó dự đoán những rủi ro có thể gặp phải ở
từng hoạt động và phương án quản trị rủi ro cũng là một trong những cách hiệu quả
để nhận dạng rủi ro.
Ví dụ một event được yêu cầu huy động vài trăm người ở trung trâm Thành phố sẽ có
thể gặp rủi ro về mặt xin giấy tờ của chính quyền sở tại – Đây là tình huống mà công
ty An Tiêm đã gặp phải khi họ được hãng xe gắn máy Kymco đặt hàng làm một loạt
các roadshow cho dòng xe máy mới của hãng tại các thành phố lớn trong cả nước vào
khoảng năm 2006 và 2007. Tuy nhiên do đã dự tính trước, công ty An Tiêm đã nhanh
chóng chuyển hình thức roadshow bình thường thành một hoạt động hưởng ứng Tuần
Lễ An Toàn Giao Thông, nhờ đó giải quyết được vấn đề giấy ghép. Đối với các
proposal mà agency đem đi đấu thầu, thông thường proposal đó sẽ được thuyết trình
trước giám đốc sáng tạo và các chuyên viên khác trong công ty và nhận phản biện
trong nội bộ để hoàn thiện trước khi đem trình bày cho khách hàng, đối tác.
1.3. Phân tích timeline (checklist):
Trong các yếu tố rủi ro thì thời gian là yếu tố thường gặp nhất nhưng cũng là yếu tố
thách thức nhất do con người bị động trước thời gian. Việc lập một timeline/checklist
rõ ràng và chi tiết dĩ nhiên sẽ giúp hạn chế rủi ro, tuy nhiên đây không phải một công
việc đơn giản. Nhiều timeline được lập ra với các điều kiện quá lý tưởng mà không
cân nhắc đến tính khả thi của dự án. Mỗi một công việc được đưa ra để hoàn thành
đúng tiến độ cần kết hợp cân bằng ba yếu tố: khối lượng công việc, nguồn lực hiện
tại, yêu cầu về thời gian của khách hàng, nếu nhận thấy tồn tại sự mất cân bằng thì
phải lập tức xem xét và điều chỉnh.
Phân tích timeline cũng tương tự phân tích proposal nhưng chỉ tập trung vào các rủi
ro về mặt thời gian. Ví dụ như buổi diễn ra mắt album Acous’84 của ca sỹ Hà Anh
Tuấn tại Hà Nội vào đầu tháng 10 năm 2010 đã phải dời thời gian setup sân khấu do
trời mưa. Nếu việc này không được dự đoán trước để backup thêm thời gian thì rất có
thể buổi diễn sẽ không thực hiện được.
