Đề tài số 9
1
Tiểu luận
GIAO TIẾP NỘI BỘ CÔNG TY
Đề tài số 9
2
Phần I : GIAO TIẾP NỘI BỘ CÔNG TY
I. Giao tiếp nội bộ công ty:
Giao tiếp nội bộ công ty là hình thức trao đổi thông tin, từ hai cá nhân trở lên với nhau một cách
có ý thức và vô thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp.Theo mục
đích của từng cá nhân và của tổ chức.
1.Giao tiếp nội bộ công ty có những tính chất sau:
Hình minh họa
Giao tiếp trong công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận thông tin, thông báo hay
nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy. Nhưng việc thực hiện
thành công các kế hoạch, tiến hành những thay đổi văn hoá cũng như những thay đổi cần thiết để đạt
được những mục tiêu đột phá, nhân viên nắm rõ các kế hoạch chiến lược của công ty lại là yếu tố căn
bản chứng tỏ sự tận tâm của họ.
Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải xem xét đến mức độ cấp bách cũng
như những khó khăn gặp phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải hướng tới các
kế hoạch chiến lược của công ty như sau:
1. 1 Nhu cầu và định hướng chiến lược:
Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc
đẩy nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược.
1. 2 Hoà hợp và thống nhất
Đề tài số 9
3
Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với các quy tắc, nghi thức của công
ty và nhiều vấn đề bên ngoài khác. Thuật hùng biện trong quản lý các vấn đề công ty hay để thuyết
trình thì rất hiệu quả. Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy có tác dụng. Thông qua việc thông báo các
chính sách hay kế hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ.
1. 3 Phẩm chất và sự tôn trọng
Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy tắc căn bản được xây dựng để tạo
nên mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng. Nếu nhân viên trong công ty có được những mối quan hệ
như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ
ngày càng phát triển hơn hẳn những công ty khác không có được nhũng mối quan hệ như vậy. Bởi về
cơ bản mà nói thành công của công ty phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo
nguyên tắc của nhân viên. Giao tiếp chính là dưạ trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên bởi nó xây
dựng mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa người với người, là nền tảng dẫn tới thành công
của công ty.
1. 4 Thông tin chiến lược
Thông tin là những chuyển động của giao tiếp, giống như dòng chảy của tiền tạo nên sự giàu có
nên những dòng chảy thông tin nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó. Các
công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có
tính tức thời để rồi sử dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược. Để được như vậy
cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công
nghệ phù hợp ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ nhân viên công ty. Dù tốt
hay xấu dòng chảy thông tin của công ty chính là “ Biểu vũ đồ” để đo khả năng hoàn thành công việc.
1. 5 Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo
Sự rõ ràng là tiểu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo. Thiếu nó thông báo dễ gây nhầm lẫn
thậm chí lộn xộn. Những thông báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách cẩn thận
do đó nó sẽ không bị nhầm lẫn với bất cứ thông báo nào khác.
Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân
nhắc về số lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Ngôn ngữ là ngôn ngữ được sủ dụng trong giao tiếp
hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn
văn. Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ
truyền đạt được những ý mình cần.
1. 6 Những triển vọng đối ngoại
Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại và sự định hướng. Tất nhiên
đưa ra một chiến lược là khi công ty phải đối mặt với những vấn đề như: môi trường bên ngoài, các
khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã
hội. Các cá nhân hay nhóm làm việc đang cố gắng hoàn thành kế hoạch chiến lược cần hiểu rằng không
chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công.
Không chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngoài công ty mà còn phải áp dụng thông tin
Đề tài số 9
4
đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu quả.
1.7 Vai trò và trách nhiệm
Một hệ thống thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết kịp thời của các nhân viên toàn
công ty, mỗi một nhân viên đóng một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò. Nhân viên
nên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp thích đáng cho công việc. Trách nhiệm cần
được phân chia rõ ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những mối quan hệ có lợi
để nhanh chóng thu thập những thông tin chiến lược đáng tin cậy.
1. 8 Lắng nghe và có mặt kịp thời
Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt. Giao tiếp tốt không giống như bạn
có khả năng hùng biện hay nói chuyện có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng.
Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nếu như bạn không lắng nghe một cách chân thành và đáp lại
những thông tin hay thông điệp được đưa ra. Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một cách lịch sự
hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung nó rất khác so với sự khéo léo giả dối. Đó là một
đức tính tốt, học cách để biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư khôn ngoan, nó yêu cầu ta
phải khiêm tốn có tinh thần học hỏi.
1. 9 Đào tạo và ủng hộ
Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần phải đảm bảo rằng tất cả các
nhân viên đều có năng lực cũng như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và đào
tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công
ty.
1. 10 Phương pháp
Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện không
bao giờ kết thúc và không phải để đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn thành
nhiệm vụ của công ty giao. Chức năng giao tiếp nên tạo ra một sự liên kết với đội quản lý của các
nhóm đang hoạt động có hiệu quả.
1.11 Hệ thống khuôn khổ
Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động hiệu quả của giao tiếp chiến lược
trong công ty, nó đòi hỏi người đảm nhận phải khéo léo và thận trọng. Thật hoang đường khi cho rằng
tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc kỹ càng, xem xét triệt để. Tính chính trực,
tính kiên nhẫn, tổ làm việc, sự nhanh nhẹn và những phẩm chất khác của một nhân viên quan trọng đều
không tuân theo bất cứ khuôn
khổ nào. Tầm quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một mục tiêu phù hợp để
đặt trong khuôn khổ, về định nghĩa, nó là giá trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ
nó không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải là mục tiêu của khuôn khổ.
Khuôn khổ tốt nhất là bao gồm cả giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày.
1. 12 Liên tục đổi mới
Không chỉ đơn giản là xu hướng quản lý nhất thời liên tục đổi mới là một câu hỏi không bao giờ
kết thúc cho hướng đi phát triển hơn. Đó vừa là đặc điểm của cá nhân vừa là đặc điểm của nghề nghiệp
Đề tài số 9
5
và sự tận tụy của cá nhân hay công ty để thay đổi, chuyển biến và phát triển, không có nó chúng ta sẽ
trì trệ không phát triển
2. Các hình thức giao tiếp nội bộ công ty:
2. 1 Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới
Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm :
- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định;
- Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người
tốt việc tốt;
- Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc;
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ.
Nhà quản trị cần thực hiện tốt 8 nguyên tắc khi giao tiếp với cấp dưới :
+ Hãy tin tưởng và tín nhiệm nhân tài.
+ Hãy dùng người đúng. Người quản trị phải nhìn thấy được tài năng của nhân viên và phải lượng
tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ.
+ Đào tạo bồi dưỡng nhân tài, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp trong cạnh
tranh và hội nhập.
+ Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
+ Hãy tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới.
+ Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim. Phải cư xử bằng tấm lòng chân thực, tăng cường
mối quan hệ tình cảm, tâm lý.
+ Không quên lời hứa, Nếu không thực hiện được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi. Có như thế mới
tạo được niềm tin nơi nhân viên.
+ Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng mực, khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản tác dụng.
Người có thành tích đều muốn khen trực diện, công khai trước mọi người. Đối với người có sai lầm,
khuyết điểm thì nên góp ý trao đổi riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng
2. 2 Giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên:
Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt được dùng để đạt 3 mục tiêu :
- Để báo cáo công tác hay thành tích cá nhân, ban ngành
- Để đưa ra các đề nghị, ý kiến
- Để phát huy sự tham gia vào quản lý
- Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi
người cần phải tuân theo, không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp.
- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình
- Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư
- Hãy quý trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ
ràng, cụ thể.
- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng.
- Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.