TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
*****
Đề tài:
QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ THU NỢ
CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ HẢI AN
Giảng viên: Th.S Nguyễn Văn Năm
Thành viên: Võ Phước Quý
Trần Hữu Quy
Nguyễn Thị Khánh Quỳnh
Nguyễn Trần Sang
Nguyễn Thanh Sơn
Nguyễn Thanh Sơn
Nguyễn Thành Tài
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2010
Lời mở đầu
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thế kỷ 21 được coi là thế kỷ
của công nghệ. Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn là điều tất
yếu và là xu thế của thời đại.
Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin
không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời
sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp hiện nay dù lớn hay nhỏ đều đã áp dụng công nghệ tin
học vào hệ thống quản lý của mình. Tuỳ chức năng của mình mà mỗi doanh
nghiệp có hệ thống quản lý thông tin khác nhau tuy nhiên những hệ thống này đều
có những vai trò nhất định, đó là giúp doanh nghiệp (nhà quản lý) lập kế hoạch để
đạt mục tiêu, thực hiện kế hoạch đã đề ra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch.
Vì khả năng có hạn nên trong bài tiểu luận này, chúng tôi chỉ khảo sát hệ
thống quản lý thông tin trong việc bán hàng và thu nợ của công ty cổ phần sản
xuất thương mại dịch vụ và phát triển nhà (CPSXTMDV&PTN) Hải An để làm rõ
vấn đề trên.
Chương I:
Sơ lược lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý doanh
nghiệp
1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống gồm các thiết bị (phần cứng,
phần mềm, …), con người (người có chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản
lý, …), dữ liệu, thông tin và các quy trình, tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho
các nhà quản lý ra quyết định.
Thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý là dữ liệu và
thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin giúp nhà quản lý ra quyết định.
Để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý phải dựa trên quá trình
quản lý và tổ chức. vai trò của nhà quản lý trong hệ thống thông tin quản lý là tích
cực vì nhà quản lý là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông
tin thiết kế một hệ thống thông tin đạt được mục tiêu mà nhà quản lý đề ra.
2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống
thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý một cách hiệu quả.
Trong giai đoạn lập kế hoạch: đây là quá trình xác lập mục tiêu, xác định
các nguồn lực và cách thức đạt được các mục tiêu đó. Mục tiêu đề ra phải được cụ
thể hoá bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được. Hệ thống thông
tin quản lý có thể giúp lập kế hoạch tối ưu để đạt được các mục tiêu.
Trong quá trình tổ chức: đây là quá trình phân chia công việc ra thành nhiều
phần việc khác nhau và phối hợp các phần việc đó để hoàn thành một hoặc nhiều
mục tiêu đề ra. Hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức, phân công công việc cho
các nhóm người và thiết lập một tiến độ chung nhằm đạt kết quả tốt nhất.
Trong quá trình kiểm soát: đây là quá trình quan sát quá trình thực hiện và
so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, có thể sửa chữa nếu cần thiết. Hệ
thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin từ thực tế với mục tiêu
đã đề ra từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh
giá việc thực hiện kế hoạch, bản than kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp
sửa chữa, uốn nắn kịp thời.
3. Các loại Hệ thống thông tin.
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transactions processing system): giúp
doanh nghiệp tổ chức và theo dõi các hoạt động hàng ngày.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management information system): tạo
báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp hoặc của các đối tượng giao dịch với doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS – Decision support system): hỗ
trợ, cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra quyết định nhằm giải quyết vấn đề tốt
nhất.
Hệ thống thông tin tự động văn phòng (OAS – Office automation system):
giúp tạo, lưu trữ, trình bày các hoạt động giao tiếp hay hỗ trợ giao tiếp và truyền
thông.
Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS – Excutive support system): cung
cấp thông tin cho nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích cuối cùng là hoạch định và
kiểm soát chiến lược.
Hệ chuyên gia (ES – Expert system): là một hệ thống thông tin máy tính
thực hiện vai trò của một chuyên gia.
4. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
Để có thể phân tích hệ thống thông tin cần phải thu thập thông tin cho quá
trình phân tích sau đó mô hình hoá hệ thống thông tin dưới dạng các sơ đồ như sơ
đồ chức năng, sơ đồ dòng dữ liệu …
Chúng tôi không đề cập đến lý thuyết ở phần này mà sẽ đi sâu vào phân
tích các sơ đồ khi áp dụng trực tiếp vào công ty CPSXTMDV&PTN Hải An ở
chương III. Sau khi đã phân tích hệ thống thông tin một cách đầy đủ sẽ thiết kế
hệ thống thông tin quản lý.