TIỂU LUẬN:
Xây dựng một quy trình tổ
chức sự kiện phù hợp với tình
hình của các doanh nghiệp Việt
Nam thời kì hậu WTO
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong
phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp
khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm. Các doanh nghiệp luôn tìm
cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình
ảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương
hiệu vào nhận thức của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương
hiệu của mình bằng nhiều cách : thông qua quảng cáo, - Public Relation – PR hoặc
các hình thức truyền thông khác... với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương
hiệu vào tâm trí khách hàng.
Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng
cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hòa thì PR là phương pháp mà các
doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. PR có ảnh hưởng tích cực trong việc
quảng bá hình ảnh thương hiệu với các chương trình hành động được thiết kế và
hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có được sự thừa nhận của công chúng và thông tin
đến họ những hoạt động của doanh nghiệp.
Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công cụ
đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu
của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên
cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu
quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng , nhất là đối với khách
hàng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay, nhưng việc nghiên cứu và sử dụng nó như một công cụ PR hữu hiệu thì vẫn
còn ở giai đoạn đầu. Khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các
doanh nghiệp Việt Nam càng nhận thức rõ ràng hơn về tầm quan trọng của tổ chức
sự kiện. Điều đó giúp doanh nghiệp có một cái nhìn mới mẻ hơn về hoạt động này.
Tổ chứ sự kiện không chỉ đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản
phẩm, hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp mà hiện nay nó còn là một nghề thời
thượng đang được giới trẻ ưa thích và quan tâm tới nó.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính :
- Phân tích vai trò, tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với các doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay.
- Xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình của các doanh
nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu :
Hướng tới những mục tiêu trên thì nhiệm vụ của cuộc nghiên cứu đặt ra :
- Tìm hiểu về tổ chức sự kiện và vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động
kinh doanh nói chung.
- Những thách thức đặt ra đối với những người tổ chức sự kiện.
- Những đặc điểm của môi trường kinh doanh Việt Nam trong nền kinh tế thị
trường tạo điều kiện cho việc ứng dụng tổ chức sự kiện.
- Đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện theo dạng quy chuẩn, phân tích tính
phù hợp của nó đối với các doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO.
4. Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu:
- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý
thuyết về tổ chức sự kiện, vai trò và vị trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng
và quảng bá thương hiệu. Để minh họa cho lý thuyết này, những tài liệu, bài
báo và những doanh nghiệp đã và đang sử dụng công cụ này trong hoạt động
kinh doanh.
- Để có được những thông tin xác thực, chúng tôi cũng sẽ hướng nỗ lực của
mình tới những người làm công việc tổ chức sự kiện, các doanh nghịêp sử
dụng tổ chức sự kiện như một công cụ PR hiệu quả
Phương pháp nghiên cứu :
Nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng những phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn:
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra phỏng vấn, quan sát
và điều tra.
- Bên cạnh đó để tìm hiểu ý nghĩa của những tài liệu và thông tin thu thập
được, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp như:
Phương pháp phân tích tổng hợp: Mục đích để chứng minhcác luận
điểm mà đề tài đưa ra một cách thuyết phục hơn.
Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê
số liệu, thông tin về doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, đặc
điểm của tổ chức sự kiện, chúng tôi xây dựng lên những luận điểm cơ
bản của nội dung đề tài.
Phương pháp so sánh đối chiếu: Chúng tôi tiến hành so sánh, đối
chiếu các thông tin đã thu thập được về các doanh nghiệp để rút ra
những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu.
Phạm vi nghiên cứu:
- Về thời gian, phạm vi nghiên cứu của chúng tôi tập trung vào khoảng thời
gian từ năm 2000 đến nay.
- Về không gian giới hạn trong các doanh nghiệp, người tiêu dùng Việt Nam.
5. Dự báo nội dung báo cáo nghiên cứu:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu của chúng tôi bao
gồm 3 nội dung chủ yếu sau:
Tổ chức sự kiện - Một công cụ PR trong truyền thông Marketing.
Tổ chức sự kiện ở Việt Nam.
Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu quả của công việc sử dụng tổ
chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
PHẦN NỘI DUNG
1. Tổ chức sự kiện - Một công cụ PR trong truyền thông marketing
1.1. Truyền thông trong marketing
1.1.1. Bản chất của hoạt động truyền thông trong marketing
Hoạt động Marketing hiện đại rất quan tâm đến các chiến lược xúc tiến hỗn hợp.
Đây là một trong 4 nhóm công cụ chủ yếu của Marketing – mix mà doanh nghiệp có
thể sử dụng để tác động vào thị trường mục tiêu nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của
doanh nghiệp. Bản chất của các hoạt động xúc tiến chính là truyền tin về sản phẩm
và doanh nghiệp tới khách hàng để thuyết phục họ mua. Vì vậy, có thể gọi đây là
các hoạt động truyền thông Marketing.
Những doanh nghiệp kinh doanh hiện đại thường tổ chức điều hành một hệ thống
xúc tiến hỗn hợp phức tạp. Một số dạng chủ yếu thường được các công ty sử dụng
trong các chiến lược xúc tiến hỗn hợp là:
- Quảng cáo: bao gồm mọi hình thức giới thiệu một cách gián tiếp và đề cao
về những ý tưởng, hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của chủ thể
quảng cáo và chủ thể phải thanh toán các chi phí.
- Xúc tiến bán (khuyến mại): là những biện pháp tác động tức thời ngắn hạn
để khuyến khích việc mua sản phẩm hay dịch vụ.
- Tuyên truyền (quan hệ công chúng): là việc kích thích một cách gián tiếp
làm tăng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hay tăng uy tín của một đơn vị kinh doanh
bằng cách đưa ra những tin tức có ý nghĩa thương mại về chúng trên các phương
tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm và miễn phí.
- Bán hàng cá nhân: là sự giới thiệu bằng miệng về hàng hóa và dịch vụ của
người bán hàng qua cuộc đối thoại với một hoặc nhiều khách hàng tiềm năng nhằm
mục đích bán hàng.
- Marketing trực tiếp: là việc sử dụng một hoặc nhiều công cụ truyền thông
marketing để ảnh hưởng đến quyết định mua trực tiếp của khách hàng và tạo nên
các giao dịch kinh doanh ở mọi địa điểm.
Trong mỗi loại trên lại bao gồm một tập hợp các công cụ chuyên biệt để thực hiện
truyền thông Marketing thích hợp trong những thị trường cụ thể đối với những hàng
hóa cụ thể, ví dụ như quảng cáo đặc biệt, chiến dịch quảng cáo, triển lãm, hội
chợ,catalog, pano áp phích, quà tặng, phiếu dự xổ số v.v...
Để thực hiện được hoạt động xúc tiến khuyếch trương một cách hiệu quả, doanh
nghiệp cần nghiên cứu kỹ bản chất của truyền thông Marketing và những phương
thức thực hiện hoạt động truyền thông như thế nào.
1.1.2. Vai trò của truyền thông marketing trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp Việt Nam
Nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh trên thị trường, có một sản phẩm tốt thôi chưa
đủ, doanh nghiệp cần phải xây dựng thương hiệu của mình thành một thương hiệu
được khách hàng ưa chuộng. Để đạt được điều này doanh nghiệp cần phải truyền
thông tới thị trường để khách hàng biết những tính năng, ứng dụng, tính ưu việt và
lợi ích của sản phẩm mình. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần xây dựng mối quan hệ
với khách hàng và duy trì củng cố mối quan hệ này. Vì những yêu cầu trên doanh
nghiệp cần có một chiến lược truyền thông marketing.
Có nhiều hình thức truyền thông marketing khác nhau. Doanh nghiệp có thể truyền
thông trực tiếp, mặt đối mặt, sử dụng đội ngũ bán hàng, hoặc thông qua trung tâm
dịch vụ điện thoại, hoặc một cách gián tiếp sử dụng quảng cáo , hoạt động thúc đẩy
thương mại, truyền thông điện tử, hoặc là các vật dụng trưng bày tại điểm bán hàng.
Yếu tố chọn công cụ truyền thông marketing nên dựa trên nguyên tắc phương tiện
nào giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả kinh tế nhất, cụ thể
là phương tiện nào đạt hiệu quả cao nhất trên cùng một khoảng chi phí bỏ ra.
Trên thực tế doanh nghiệp có nhiều phương thức đa dạng trong việc truyền thông
với khách hàng, nhưng vẫn có thể phân biệt thành hai loại chính:
1. Truyền thông phi cá thể, chẳng hạn quảng cáo, vật dụng trưng bày tại điểm
bán hàng, thúc đẩy bán hàng truyền thông điện tử và quan hệ cộng đồng.
2. Truyền thông cá thể (trực tiếp mặt đối mặt), cụ thể là hoạt động gặp mặt trực
tiếp giữa nhân viên bán hàng và khách hàng như bán trực tiếp hoặc trung
tâm dịch vụ điện thoại.
Cho nên có thể nói có khá nhiều hình thức truyền thông để doanh nghiệp lựa chọn.
Họ có thể sử dụng đơn độc một loại hoặc sử dụng một tập hợp nhiều kỹ thuật cùng
một lúc, nếu cần thiết để đạt được hiệu quả tối đa trong ngân sách hạn hẹp.
Quảng cáo là một phương thức phổ biến về truyền thông phi cá thể, sử dụng những
phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, truyền thanh, bảng quảng cáo,
tờ poster… Tuy nhiên vẫn có nhiều vấn đề cần phải xem xét cẩn thận trước khi đưa
ra quyết định chi tiêu cho quảng cáo. Chẳng hạn có nhiều người cho rằng quảng cáo
là lãng phí, chi phí tiêu dùng vào phương tiện truyền thông có thể mang lại hiệu quả
hơn nếu dùng vào việc bán hàng tiếp xúc cá nhân.
Do vậy vấn đề là làm thế nào để xây dựng được một chiến lược truyền thông hỗn
hợp thích hợp. Mục tiêu truyền thông marketing bao gồm các mục tiêu sau :
- Mục tiêu xây dựng sự nhận biết biết (awareness building): Làm cho khách
hàng tiềm năng biết được sự có mặt của bạn và sản phẩm mà bạn cung cấp, mục
đích nhằm khi có nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp, ngay lập tức
khách hàng nhớ đến sản phẩm thương hiệu của bạn.
- Mục tiêu đưa tin (informational): Báo cho thị trường, khách hàng biết về
sản phẩm mới, giới thiệu một sản phẩm mới vào thị trường; thông báo về việc thay
đổi giá; giới thiệu mô tả về các dịch vụ sãn sàng phục vụ; uốn nắn những nhận thức
sai lệch; xây dựng một hình ảnh đặc biệt.
- Mục tiêu thuyết phục (persuasive): Thay đổi nhận thức về tính chất của sản
phẩm; điều chỉnh thái độ, hành vi của khách hàng; kích thích nhu cầu (thuyết phục
khách hàng mua ngay); thuyết phục khách hàng tiềm năng tiếp nhận thêm thông tin;
cung cấp thông tin theo yêu cầu.
- Mục tiêu nhắc nhở (remiding): Nhắc nhở khách hàng rằng trong tương lai
họ có thể cần đến sản phẩm dịch vụ của chúng ta; nhắc khách hàng sản phẩm được
bán ở chỗ nào; duy trì sự nhận biết của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ ở mức
độ cao nhất; nằm trong nhóm sản phẩm/dịch vụ được cân nhắc xem xét.
- Mục tiêu xây dựng thương hiệu (brand building): Trong những loại hình
truyền thông này, thương hiệu hiện diện một cách rất rõ ràng và những gì mà người
ta muốn nói lên thông qua thương hiệu cũng được thể hiện một cách rất rõ ràng.
- Mục tiêu làm thay đổi nhận thức (change perception): Những loại hình
truyền thông này có nhiệm vụ làm thay đổi nhận thức về doanh nghiệp từ thế này
sang thế khác. Nếu thành công bạn có thể nói: khi tôi nghĩ về thương hiệu A tôi
nghĩ ngay đến B. Họ truyền đi những thông điệp mạnh mẽ và những khẳng định về
định vị.
- Mục tiêu bán hàng (sell a product): Tất cả những hoạt động truyền thông
cuối cũng rồi cũng dẫn tới mục tiêu là bán được sản phẩm/dịch vụ.
- Mục tiêu đánh vào đối thủ cạnh tranh (comparing competition): Được dùng
rộng rãi trong quảng cáo xe, quảng cáo máy tính… bất kì sản phẩm nào mà khách
hàng dễ bị tác động bởi các điểm nổi bật của sản phẩm. Cần cẩn thận với loại hình
truyền thông này vì dễ bị kiện vì lừa dối khách hàng.
Chiến lược truyền thông là một phần của chiến lược thị trường. Một chiến lược
truyền thông cụ thể tạo ra một định hướng cần thiết cho mọi hoạt động truyền
thông, nó giúp doanh nghiệp chuyển thông điệp của mình tới khách hàng một cách
nhanh chóng và hiệu quả qua đó tạo ra một vị trí vững chắc trong suy nghĩ, nhận
thức của khách hàng. Chiến lược truyền thông bao gồm các yếu tố sau đây:
- Đối tượng mục tiêu: Rõ ràng là bạn phải xác định rõ đối tượng khách hàng
sẽ nhận các thông điệp truyền thông của bạn là ai. Bạn cũng cần phân định rõ ràng
giữa khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng. Bởi vì giữa hai đối tượng này
bạn sẽ có thể gửi đi những thông điệp khác nhau.
Ngoài ra bạn cũng cần xem xét yếu tố tạo nên sự khác nhau giữa một nhóm khách
hàng này với một nhóm khách hàng khác. Sự khác nhau có thể được phân định bởi
nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý hoặc lối sống.
Cần lưu ý là số lượng người mà bạn cố truyền thông đến càng lớn thì thông điệp của
bạn càng thiếu cụ thể thiếu thuyết phục.
- Thông điệp định vị: Bằng cách định vị bạn chọn cho mình một vị trí trong
trí óc khách hàng. Hiện nay khách hàng như bị quá tải do họ là đích ngắm của nhiều
thông điệp khác nhau. Giữa một rừng thông điệp truyền thông như vậy, một định vị
tốt giúp bạn tìm được một con đường đi vào nhận thức suy nghĩ của khách hàng và
lưu lại đó lâu dài.
- Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông là cái mà bạn muốn đạt được
qua một chương trình truyền thông. Mục tiêu truyền thông có thể là xây dựng một
hình ảnh một giá trị thương hiệu; gia tăng nhận biết của khách hàng về một loại sản
phẩm, một dịch vụ; thông báo về một chương trình khuyến mại; giới thiệu một sản
phẩm mới cùng những lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng; uốn nắn những nhận
thức lệch lạc về một thương hiệu một công ty… Xác định mục tiêu truyền thông cụ
thể, giúp bạn có cơ sở để đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông.
- Chiến lược tiếp cận và thông điệp cần truyền đi: Chỉ bằng sự hiểu biết của
mình về khách hàng và thị trường bạn mới có thể xây dựng cho mình một chiến
lược tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bạn cũng cần xác đinh thông điệp của mình
muốn truyền đến khách hàng là gì, thông điệp đó phản ánh nỗ lực của bạn trong
việc chiếm lấy một vị trí trong tâm trí khách hàng mà bạn đã định vị. Thông điệp đó
có thể truyền đến khách hàng bằng một phương tiện truyền thông đơn lẻ hoặc một
tập hợp của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau tuỳ vào từng đặc điểm khách
hàng, thị trường và tuỳ vào khả năng của bạn.
- Truyền thông và hiệu quả kinh doanh: Muốn hay không truyền thông phải
mang lại hiệu quả kinh doanh và do vậy cần phải được đo lường. Người ta đo lường
hiệu quả truyền thông bằng cách so sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu truyền
thông ngay từ đầu. Ngoài ra người ta còn so sánh chi phí bỏ ra giữa những phương
tiện truyền thông khác nhau để đạt được một đơn vị đo lường cụ thể.
- Theo đuổi: Một sản phẩm hoàn toàn mới đáp ứng một nhu cầu cần thiết
của khách hàng thường dễ đi vào lòng người hơn là một sản phẩm không có gì khác
biệt so với những sản phẩm cùng loại khác và cùng tham gia trên một thị trường.
Xây dựng một thương hiệu đòi hỏi sự kiên trì và một chiến lược truyền thông lâu
dài.
1.1.3. PR- Một công cụ hiệu quả của truyền thông marketing
Có nhiều cách để xây dựng thương hiệu, mỗi cách đều có tác dụng riêng của nó,
quan hệ công chúng – PR – là một biện pháp có hiệu quả để xây dựng thương hiệu.
PR là một hệ thống các nguyên tắc và hoạt động có liên hệ một cách hữu cơ, nhất
quán nhằm tạo dựng một hình ảnh, một ấn tượng, một quan niệm, nhận định hoặc
một sự tin tưởng nào đó. Ở nước ta hiện nay, những năm gần đây đã có nhiều doanh
nghiệp sử dụng PR như một công cụ quan trọng trong tiếp thị và phát triển thương
hiệu. PR là một quá trình thông tin hai chiều. Doanh nghiệp (chủ thể của hoạt động
PR) không chỉ đơn thuần đưa ra các thông tin về hàng hóa dịch vụ, về doanh nghiệp
và hoạt động của doanh nghiệp tới những nhóm khách hàng đã định trước mà phải
lắng nghe những thông tin phản hồi từ phía các đối tượng được truyền tin. Thông
qua đó chủ thể PR hiểu được tâm lý, những mong muốn và nhận định của đối tượng
về hàng hóa và dịch vụ để từ đó điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp cho từng đối
tượng và từng hoàn cảnh cụ thể. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp và
lắng nghe những ý kiến từ người tiêu dùng về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
PR thường dùng các phương tiện trung gian (như các bài viết trên báo chí, các
phóng sự truyền hình, truyền thanh, các chương trình tài trợ, các hoạt động từ
thiện…), cho nên mọi hoạt động đến với các nhóm đối tượng tiêu dùng dễ dàng
được chấp nhận hơn, ít thể hiện tính thương mại hơn. Người tiêu dùng khi tiếp nhận
thông tin về hàng hoá và dịch vụ thường thấy thoải mái và dễ tin hơn, ít bị cảm giác
hội chứng quảng cáo, nhất là khi những người viết bài, những người tham luận là
những nhà khoa học, những nhà chuyên môn hay những người nổi tiếng. Điều này
sẽ mang đến những cơ hội rất tốt để tạo dựng một ấn tượng, một sự tin tưởng của
người tiêu dùng với hàng hóa mang thương hiệu được tuyên truyền.
Hoạt động PR truyền tải một lượng thông tin nhiều hơn so với các phương tiện
tuyên truyền và quảng bá khác. Người tiêu dùng có cơ hội nhận được một lượng
thông tin nhiều và kỹ hơn về những hoạt động của doanh nghiệp cũng như sản
phẩm của doanh nghiệp. Qua đó người tiêu dùng có thể hình dung về hướng phát
triển cũng như quan điểm của doanh nghiệp trong việc quan tâm tới lợi ích của
người tiêu dùng, về những ưu thế của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Hoạt động PR thương mang đến những lợi ích cụ thể cho đối tượng. Các doanh
nghiệp mang lại cho người tiêu dùng những lợi ích đích thực (như các chương trình
biểu diễn nghệ thuật, các khoản đóng góp từ thiện) qua đó nó rất gắn bó với người
tiêu dùng và tạo cho người tiêu dùng một sự gần gũi và thân thiện đối với doanh
nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Chẳng hạn chương trình “P/S bảo vệ nụ
cười” của kem đánh răng P/S đã khám và chữa răng miễn phí cho rất nhiều người ở
các vùng khác nhau. Vì thế mà thương hiệu này được người tiêu dùng yêu mến, tin
tưởng lựa chọn.
PR thường có chi phí thấp hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông,
trong khi hiệu quả của thông tin lại không thấp hơn do tính chất tập trung của đối
tượng và nhờ tác dụng rộng rãi của truyền miệng.
Tuy nhiên hoạt động PR cũng có những hạn chế nhất định: Thông tin không đến
được với một số lượng lớn các đối tượng trong một thời gian ngắn do hoạt động PR
chỉ tập chung được ở một nhóm đối tượng trong một khu vực định trước. Thông
điệp đưa ra thường không gây được ấn tượng mạnh và khó ghi nhớ hơn so với
quảng cáo. Trong một số trường hợp sẽ khó kiểm soát nội dung thông điệp do phải
truyền tải qua bên thứ ba.
Hoạt động PR luôn gắn liền với một nhóm đối tượng cụ thể và gắn liền với hoạt
động tuyên truyền, quảng cáo. Xuất phát từ đó, để tiến hành hoạt động PR nhằm
quảng bá cho thương hiệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng một chiến lược cụ thể
cho hoạt động này. Chiến lược PR không thể tách rời khỏi chiến lược kinh doanh
chung của doanh nghiệp. Nó cần phải nhắm tới nhóm đối tượng khách hàng cụ thể
và cần tập trung vào một chủ thể nhất định. Chủ đề được hướng tới có thể là một
sản phẩm, một thương hiệu hàng hóa cụ thể, một quốc gia/thương hiệu quốc gia.
Cần lưu ý rằng, tập khách hàng của doanh nghiệp khác với tập khách hàng của sản
phẩm hàng hoá. Mục đích tuyên truyền cho doanh nghiệp khác với mục đích tuyên
truyền cho sản phẩm; sự quan tâm của khách hàng đến doanh nghiệp khác với sự
quan tâm của họ đến sản phẩm, hàng hóa. Vì thế chủ đề và nội dung tuyên truyền
cần gắn với tính chất, đặc điểm và những lợi thế ưu việt của sản phẩm sẽ tuyên
truyền; mục tiêu hoạt động của công ty; đối tượng khách hàng của doanh nghiệp và
sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh; các đặc điểm về kinh tế, văn hóa, chính trị,
pháp luật của nhớm đối tượng trong một địa bàn nhất định; các yếu tố ảnh hưởng
đến lĩnh vực hoạt động và sản phẩm của công ty.
Những hoạt động cơ bản của PR trong phát triển thương hiệu:
- Quan hệ báo chí và các phương tiện truyền thông: Đây là các hoạt động
nhạy cảm và rất quan trọng. Gốm các công việc là: Tổ chức họp báo để giới thiệu
sản phẩm mới và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp; soạn thảo những thông cáo
báo chí, tổ chức các buổi thông tin, chỉ dẫn mang tính cập nhật cho các nhà báo về
hàng hóa và hoạt động của doanh nghiệp, về tư vấn tiêu dùng hàng hóa…Tùy theo
mục đích tuyên truyền và điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt
động giới thiệu sản phẩm mới như cách mà nhiều công ty trong lĩnh vực điện tử
thường áp dụng hoặc giới thiệu về các hoạt động xã hội mà doanh nghiệp đã làm
cũng như chính sách chất lượng mà doanh nghiệp đang theo đuổi…Tuy nhiên để
đạt hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin và kích thích sự nhập cuộc của báo
chí, có thể sử dụng chiến thuật “rò rỉ thông tin”. Chiến thuật này không chỉ gây sự
tò mò cho báo giới mà còn hấp dẫn cả các đối tượng khác như các nhà đầu tư, đối
tác, khách hàng và ngay cả nhân viên của doanh nghiệp.
- Tổ chức sự kiện: Tham gia và tổ chức tốt các sự kiện có thể như khai
trương, động thổ, khánh thành, các lễ kỉ niệm…Đây sẽ là dịp tốt để khách hàng biết
nhiều hơn về doanh nghiệp, hàng hóa và hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
tạo niềm tin và lòng tự hào riêng cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, góp
phần củng cố quan hệ giữa các bộ phận và gia tăng khả năng tuyên truyền từ chính
những nhân viên trong doanh nghiệp. Tham gia các sự kiện, doanh nghiệp cần
chuẩn bị tốt những chương trình quảng cáo, tuyên truyền. Cũng cần lưu ý rằng sự
tham gia tràn lan các sự kiện thường khiến cho doanh nghiệp phải chi phí rất nhiều,
trong khi ấn tượng về thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị xem nhẹ. Nên chọn
lọc các sự kiện có liên quan và gắn bó với thương hiệu, cần tuyên truyền và có sự
đầu tư thích đáng khi tham gia nhằm tạo sự chú ý của công chúng.
- Đối phó với rủi ro và khắc phục các sự cố: Đối phó tốt với các sự cố có thể
là giải quyết tốt các khiếu nại, hoặc sự cố của khách hàng, thậm chí có thể là cảnh
báo về nguy cơ hàng giả và tuyên truyền chống hàng giả, bồi thường cho khách
hàng…Chính điều này đã tạo được lòng tin của khách hàng đối với các hoạt động
và sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần hết sức tỉnh táo với các hoạt động
này vì rất có thể thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị tẩy chay và doanh nghiệp
sẽ phải trả giá vì sự dễ dãi trong sử lý các sự cố.
- Các hoạt động tài trợ cộng đồng: Các hoạt động tài trợ và từ thiện cần
trước hết xuất phát từ mục đích mang lại lợi ích cho cộng đồng, bên cạnh đó quảng
bá thương hiệu. Các chương trình cho hoạt động này cần thiết thực và phù hợp với
hoàn cảnh thực tế và không quá lạm dụng quảng cáo vì rất có thể tạo ra tác dụng
ngược, gây khó chịu cho đối tượng được tuyên truyền. Hoạt động tài trợ và từ thiện
thường được sử dụng trong quá trình quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp, bởi trong
trường hợp này hình ảnh về một doanh nghiệp dễ được chấp nhận hơn là hình ảnh
về một hàng hóa cụ thể. Việc quảng bá thương hiệu trong hoạt động từ thiện dễ làm
cho đối tượng được tài trợ và tuyên truyền có cái nhìn sai lệch về ý đồ cũng như
thiện chí của doanh nghiệp.
- Các hoạt động thương mại trực tiếp với khách hàng: Hội nghị khách hàng,
chương trình huấn luyện về sử dụng và vận hành sản phẩm, chương trình sử dụng
thử hàng hóa và lấy ý kiến người tiêu dùng, tổ chức triển lãm…là nhóm các hoạt
động có chi phí đôi khi không quá cao nhưng hiệu quả thì rất lớn. Đây là cơ hội tốt
nhất để người tiêu dùng tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
và được hướng dẫn, tư vấn đầy đủ từ doanh nghiệp. Làm tốt các hoạt động này,
thương hiệu của doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội in đậm trong tâm trí người tiêu
dùng. Tuy nhiên khi tiến hành các hoạt động này cần xác định thật rõ tập khách
hàng cần hướng tới. Định vị không chính xác tập khách hàng sẽ luôn mang đến
nguy cơ thất bại của các chương trình này.
Nói tóm lại phát triển thương hiệu là hàng loạt các tác nghiệp, các biện pháp mà
doanh nghiệp cần phải làm. Hoạt động PR chỉ là một trong số các tác nghiệp đó và
là hoạt động mang tính tổng hợp cao có quan hệ rất mật thiết với các hoạt động
khác. Để đạt được hiệu quả cao trong phát triển thương hiệu và tiếp thị, doanh
nghiệp cần phải tiến hành PR một cách thường xuyên có kế hoạch và gắn hoạt động
PR với các hoạt động khác.
1.2. Khái quát chung về tổ chức sự kiện
1.2.1. Tổ chức sự kiện là gì?
Trong các hoạt động của PR hiện nay, các sự kiện chiếm một vị trí rất quan trọng
trong chiến lược truyền thông của doanh nghiêp. Tổ chức sự kiện, hay còn gọi với
thuật ngữ event, đã có mặt ở Việt Nam từ những năm 90 của thế kỷ XX. Nhưng đến
nay nó mới thực sự được các doanh nghiệp chú ý đến và sử dụng như một công cụ
PR hiệu quả của mình. Trong cuộc sống hiện tại, các sự kiện thường được tổ chức
với những mục đích khác nhau và tuỳ thuộc vào những đối tượng nhận tin khác
nhau. Các sự kiện có thể được phân ra thành hai loại: sự kiện phi thương mại và sự
kiện thương mại.
Sự kiện phi thương mại là những hoạt động mà con người tổ chức, sắp đặt nhằm tạo
ra những giá trị văn hóa, xã hội. Các sự kiện này thường mang tính chất cộng đồng,
các doanh nghiệp thường không xuất hiện ở đây, hoặc có xuất hiện thì cũng chỉ
mang tính chất cộng tác, giúp đỡ, cụ thể hơn là những nhà hảo tâm (cho các chương
trình từ thiện), những chuyên gia cố vấn ( cho các chương trình khoa học, giáo
dục…). Có rất nhiều những sự kiện như thế này được tổ chức hàng năm như những
chương trình chào mừng các ngày lễ lớn, những chương trình từ thiện, vì người
nghèo, các chương trình biểu diễn văn hóa nghệ thuật, triển lãm…Thông điệp từ các
chương trình như thế này mang ý nghĩa xã hội nhiều, và thường không có tính
thương mại ở đây. Người ta hướng đến các sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự
thoải mái về tinh thần, hay để thể hiện một nét văn hóa của dân tộc, quê hương.
Thường thì những sự kiện như thế này được công chúng rất ủng hộ và tham gia
nhiệt tình. Ta có thể kể đến ở đây những sự kiện như các chương trình chào mừng
ngày lễ lớn của đất nước như: ngày Quốc khánh 2/9; Kỉ niệm ngày 30/4 – 1/5…Các
chương trình mang tính chất từ thiện như chương trình hưởng ứng toàn quốc ngày
vì người nghèo, ủng hộ các nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ các vùng bị
thiên tai tàn phá…Một sự kiện có thể có nhiều doanh nghiệp cùng tham gia và
mang tính xã hội là nhiều.
Sự kiện thương mại là những sự kiện do một doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức hoặc
thuê công ty khác ở bên ngoài lo cho toàn bộ chương trình nhằm mục đích quảng bá
hình ảnh sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp cũng như những hoạt động của
doanh nghiệp tới công chúng mục tiêu. Những sự kiện như thê này được các doanh
nghiệp thường xuyên tổ chức như những buổi họp báo, lễ kỉ niệm, giới thiệu sản
phẩm mới, khai trương…Thông điệp từ những chương trình này gửi đến những đối
tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một hình thức truyền thông
hiệu quả mà các doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức đúng đắn và đầu tư đúng mức.
Người xem đóng vai trò là khách hàng tiềm năng, họ là những người tiêu dùng trực
tiếp hoặc là những người có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các quyết định tiêu dùng.
Không giống như các hoạt động truyền thông khác, ví dụ như quảng cáo phải tốn rất
nhiều chi phí, và thời gian để có thể tạo được chỗ đứng cho doanh nghiệp trong tâm
trí khách hàng, các sự kiện chỉ tập trung trong một thời gian, chi phí cũng ít hơn của
quảng cáo, nhưng lại mang lại hiệu quả to lớn nếu như được sử dụng hợp lí. Vấn đề
của các doanh nghiệp hiện nay là làm thế nào để có được một sự kiện thành công.
Có những doanh nghiệp dựa vào những nguồn lực sẵn có của mình để tự tổ chức sự
kiện, nhưng có những doanh nghiệp lại đi thuê các công ty PR/tổ chức sự kiện làm
cho mình với lý do là các công ty này chuyên nghiệp hơn. Chính điều này đã làm
cho tổ chức sự kiện được xem như là một lĩnh vực khá hấp dẫn, một nghề thời
thượng.
Việc xác khái niệm sự kiện chỉ mang tính tương đối, rất khó chính xác vì chưa có
một định hình rõ ràng cho lĩnh vực khá mới mẻ này. Chúng ta chỉ có thể hiểu được
bản chất của nó khi gắn nó với từng mục đích cụ thể.
1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động truyền thông marketing
Trong các doanh nghiệp hiện nay, ngân sách dành cho việc tổ chức các sự kiện đang
là rất cao. Các sự kiện đã được nâng tầm và đầu tư một cách đúng mức. Có được
điều này là do các doanh nghiệp đã nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của sự kiện
trong chiến lược truyền thông của mình. Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp có
thể quảng bá được hình ảnh của mình, hình ảnh của sản phẩm đến công chúng mục
tiêu một cách hiệu quả. Mục đích của tổ chức sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm
hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó tăng
doanh số bán cho công ty. Nó tạo cho công chúng mục tiêu một ấn tượng khi tham
gia các sự kiện được công ty tổ chức. Một khi đã tạo được ấn tượng trong lòng công
chúng thì sẽ rất khó phai nhoà. Để ấn tượng của công chúng mục tiêu là tốt đẹp thì
phục thuộc rất nhiều vào công việc tổ chức sự kiện như thế nào.
Thông qua các sự kiện, công ty có thể tiến lại gần hơn với công chúng mục tiêu và
ngược lại công chúng cũng có thể biết được những thông tin về công ty, về những
sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, về những hoạt động của công ty. Vậ khi
nào thì chúng ta nên tổ chức sự kiện để có tác dụng hiệu quả nhất ? Để tổ chức một
sự kiện thành công bạn phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp.
Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý rằng, một sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng sẽ không có tác
dụng gì nếu đứng một mình. Trong tiếp thị bạn có thể sử dụng phương pháp quảng
cáo hay làm công tác đối ngoại mà không phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một
sự kiện có tác dụng thì phải kết hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ
này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vai trò của sự kiện là rất quan trọng đối với
các doanh nghiệp. Tuy nhiên để hiểu và sử dụng được nó một cách hiệu quả không
phải là dễ dàng. Các doanh nghiệp thường tổ chức các sự kiện trong các trường hợp
sau:
- Khai Trương: Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện.
Để có tác dụng tốt bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói
lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn đến khách
hàng, đó là “chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với đối thủ cạnh tranh, chúng tôi
tốt hơn đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đã sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho
khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương. Nên tránh đi vào
lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương các nhà máy
sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra cách làm sáng tạo.
- Giới thiệu sản phẩm mới: Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường
được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để
các chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách sao lãng với mục đích
chính của bạn là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Nói cách khác những chương trình
giải trí và biểu diễn chỉ là những chất xúc tác còn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn
mới là phần “cốt lõi”. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời
gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.
- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ tết: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi
hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc
biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc
đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi đến khách hàng.
- Sự xuất hiện của những người nổi tiếng: Làm việc với những người nổi
tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của
bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là phải nghiên
cứu kỹ lịch làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và
hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo
một tác phong “chuyên nghiệp” nên cảnh báo cho họ biết trước chương trình chi
tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối
tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện
của các nhân vật nổi tiếng này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn
tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.
- Đồng tài trợ: Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn có thể tham
gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ
để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp
khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng,
không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả cac doanh nghiệp. Việc
hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty
bạn và phù hợp voéi nhu cầu của khách hàng.
- Kỷ niệm thành lập: Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh
nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào
đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng
cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại.
Buổi tiệc “sinh nhật”cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây
dựng quan hệ với họ.
- Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi: Thực tế cho thấy, các trò chơi và các
cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên
những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một
cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp
trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo,
hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và
trao thưởng. Và một điều quan trọng nữa là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải
thưởng nào thì phải giữ đúng lời hứa.
Hiểu được vai trò của tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp nên có những kế hoạch cho
các sự kiện sắp tới của mình. Tổ chức thành công một sự kiện là doanh nghiệp đã
tiến thêm một bước tới gần hơn và dần dần sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng.
1.2.3. Những nguyên tắc trong tổ chức sự kiện
Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản
phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị
khách hàng, giới thiệu và trưng bay sản phẩm...Tuy nhiên hầu hết những người làm
công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản
đầu tư đó mang lại.
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư
với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho
doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh
hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày
một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :
- Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự
kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin
khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và
thâm nhập thị trường. Trên thự tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với
hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó gần như việc bán hàng kèm theo
một mẩu quảng cáo hay một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ
đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan
trọng khác của nó.
- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược
tiếp thị hỗn hợp: Hãy xem việc tổ chức sự kiện như một phần của chiến lược đưa
sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung
vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng
trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp phải xem xét
chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động
tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng
đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần
thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
- Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị những khách hàng mà sự kiện đó
thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm
thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” tới đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn
tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách
hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn cần lên kế hoạch chi
tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần
hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng
ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của
mình là ai và những thông điệp gì mà bạn muốn truyền tải đến họ.
- Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta
đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú
trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt
động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra những mục tiêu cần
hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không
hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần đánh giá được hiệu quả công việc
sắp tiến hành.
- Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng: Chẳng hạn,
một cuộc triển lãm hàng hóa sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh
tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh
sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như
thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa là phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết
phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ
phận tổ chức sự kiện. Do đó không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra
nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty
bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn nhờ vào những sự kiện tập
trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.
- Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại
chỉ cần diễn ra trong một vài ngày: Tổ chức sự kiện chỉ là một bộ phận rất nhỏ
trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty
nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương
mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện,
trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.
- Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một
cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội
tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết
và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác
định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự
kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn cần phải tổ chức
hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của
những khách hàng tham dự.
- Thiết lập và theo sát những mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang
diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp
gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát
các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự của công ty.
Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu
công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm
việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác.
- Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương
tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể
tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và thực hiện việc truyền tải thông tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ
hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn
luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng
khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
- Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Đừng quá chú
trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức sự kiện thương mại là
hoạt động cực kì phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu
hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần
cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố,
một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục
đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
1.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một sự kiện
Sự kiện là thành quả của một quá trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện
cho đến lúc sự kiện diễn ra và kết thúc. Đó là một quá trình lao động miệt mài, tìm
tòi, sáng tạo để tạo ra những sự kiện có được hiệu quả tốt, gây ấn tượng mạnh cho
những người xem. Nhưng không phải sự kiện nào diễn ra cũng thuận lợi và đúng
như những gì mà người tổ chức mong muốn. Để một sự kiện diễn ra thành công
cần có nhiều yếu tố.
Khi muốn sử dụng sự kiện như một công cụ truyền thông cho doanh nghiệp thì cần
phải chọn cho nó một thời điểm thích hợp hay một lý do hợp lý để tổ chức. Doanh
nghiệp của bạn mới được thành lập thì bạn cần phải có một lễ khai trương hoành
tráng. Thông điệp ở đây là bạn đã có mặt, bạn sẽ cung cấp những sản phẩm dịch vụ
mà thị trường cần, bạn sẽ phục vụ tốt hơn những đối thủ cạnh tranh…Doanh nghiệp
của bạn chuẩn bị tung sản phẩm mới ra thị trường, sẽ có một buổi họp báo hay một
buổi trình diễn giới thiệu sản phẩm đó. Qua đó, bạn đã gửi một thông điệp là doanh
nghiệp của bạn sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu mới của thị trường bằng những sản
phẩm, hay dịch vụ tốt nhất. Tham gia tài trợ chính thức hoặc đồng tài trợ cho một
sự kiện lớn, hoặc tham gia những chương trình từ thiện cũng là một cách tốt để
quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Nó cho thấy tiềm lực của doanh nghiệp như
thế nào và cũng tạo một hình ảnh tốt đẹp trong lòng công chúng. Còn có rất nhiều lý
do để tổ chức một sự kiện, quan trọng là lý do đó hợp lý với bối cảnh của doanh
nghiệp hiện tại.
Phỏng vấn những người làm nghề tổ chức sự kiện: “Điều gì làm nên sự khác biệt
cho sự kiện?”, câu trả lời nhận được là bạn cần phải có một ý tượng độc đáo. Bạn
muốn tổ chức sự kiện của mình như thế nào. Nếu sự kiện chỉ diễn ra theo một mô
típ thông thường thì không có gì mới mẻ, khó có thể tạo cho người xem một ấn
tượng về sự kiện đó. Để giới thiệu một dòng sản phâm xe hơi mới, thay vì đưa chiếc
xe ra và chỉ giới thiệu về nó thì bạn có thể tạo ra một cách giới thiệu khác độc đáo
hơn. Màn trình diễn được coi là ấn tượng nhất trong các lần ra mắt xe hơi tại Việt
Nam năm 2005, chiếc xe hơi Ford Focus xoay vòng bay vào khôn gian, vượt lên
đầu khán giả trong vòng 4 phút rồi hướng thẳng lên khán đài. Kịch bản ra mắt được
bắt đầu bằng ước mơ làm chủ một chiếc xe hơi, dẫn đến lịch sử thăng trầm của nền
công nghiệp xe hơi thế giới, từ chiếc xe chạy bằng hơi nước thập niên 30 đến những
chiếc điệu đàng ở thập niên 60 và cao trào là sự xuất hiện cực kỳ ấn tượng của chiếc
Ford “Bản lĩnh tiên phong”. Chương trình đó đã tạo cho những người đến xem một
cảm giác khác lạ và thích thú, và tin chắc rằng ai đã tham dự chương trình đó thì
không thể quên được. Ý tưởng đóng vai trò rất quan trọng. Khi có ý định tổ chức
một sự kiện, thì những người làm tổ chức sẽ họp nhau lại để thu thập những ý tưởng
cho sự kiện. Những ý tưởng hay, độc đáo sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành
công cả về nội dung lẫn hình thức.
Một sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ nếu không có một bản kế hoạch chi tiết, và
bảng phân công công việc cho từng bộ phận, trong đó là toàn bộ những công việc
cần chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra. Đó là bảng phân công nhiệm vụ, những đầu
việc cần phải làm trước khi sự kiện được diễn ra như: địa điểm tổ chức ở đâu là hợp
lý, âm thanh ánh sáng như thế nào, khách mời là những ai, ai là người chịu trách
nhiệm cho những đầu việc đó…Bản kế hoạch được người chịu trách nhiệm chính
đối lập ra và theo dõi thường xuyên để nắm bắt được tiến độ công việc như thế nào,
nếu có những sự việc phát sinh thì nhanh chóng tìm cách giải quyết. Bản kế hoạch
cần phải được lập một cách rõ ràng và chi tiết để cho dễ hiểu và thực hiện. Công
việc cần phải được phân công cụ thể cho từng bộ phận, tránh chồng chéo công việc
giữa những bộ phận với nhau, và phải tạo ra được một sự gắn kết giữa những bộ
phận đó.
Sự phối hợp giữa các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự thành
công của sự kiện. Người mẫu không thể diễn khi mà sân khấu cứ được thiết kế theo
kiểu…đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ không thể thể hiện tốt nếu như người phụ trách âm thanh
không có sự chuẩn bị tốt trước giờ diễn. Ánh sáng sân khấu cũng vậy, phải thật
hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để dạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc
trang phục màu đậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng thì đứng ở
nơi tối hơn…Trong khi sự kiện diễn ra thì cần phải có một người chịu trách nhiệm
chính cho toàn bộ chương trình. Theo dõi và chỉ huy các bộ phận, tạo nên sự gắn
kết giữa các bộ phận với nhau. Một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra liên
tục, không có sự cố, nếu có thì những sự cố đó là không đáng kể. Và điều đó gắn
liền với sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Do đó khi đi thuê các công ty chuyên
về tổ chức sự kiện thì cần phải lựa chọn những công ty chuyên nghiệp, có uy tín và
có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức sự kiện.
Ngoài những yếu tố chủ quan trên, thì sự kiện còn chịu ảnh hưởng của những yếu tố
khách quan khác như luật pháp, phong tục tập quán của nơi tổ chức sự kiện, thời
tiết…Mặt khác, sự thành công của sự kiện không những phụ thuộc vào bên tổ chức
sự kiện mà còn được đánh giá bởi chính những người tham gia và chứng kiến sự
kiện. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là gửi đến công chúng nhận tin một
thông điệp nào đó từ sự kiện. Và để họ có thể hiểu và tiếp nhận thông điệp đó một
cách chính xác cũng như lưu lại trong tâm trí họ lâu dài là thành công của một sự
kiện.
2. Tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay
2.1. Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay
Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm hơn đến việc quảng bá hình ảnh
của mình thông qua các sự kiện. Hàng năm các doanh nghiệp Việt Nam thường tổ
chức khá nhiều các sự kiện như: lễ khai trương, kỉ niệm ngày thành lập, họp báo
giới thiệu sản phẩm mới, tham gia tài trợ cho các chương trình truyền hình
lớn…Điều đó cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận ra tầm quan trọng của
các sự kiện và đầu tư vào nó một cách đúng mức. Honda Việt Nam tổ các cuộc thi
tìm hiểu về luật lệ an toàn giao thông với tên gọi “Tôi yêu Việt Nam”. Do tính chất
xã hội của nó mà cuộc thi đã được công chúng hưởng ứng một cách nhiệt tình và đã
tạo cho công chúng một ấn tượng tốt đẹp về Honda Việt Nam. Mặt khác các công ty
cũng quan tâm đến việc tài trợ cho các chương trình đang được công chúng quan
tâm. Như công ty sữa Việt Nam, Vinamilk đã tham gia tài trợ cho gameshow Tam
sao thất bản, một gameshow đang được ưa thích hiện nay, và Vinamilk cũng đã đạt
được hiệu quả quảng bá hình ảnh cho các nhãn hàng của mình thông qua chương
trình này. Các công ty có thể tạo ra các sự kiện với các nguồn lực sẵn có hay có thể
thuê một công ty khác lo toàn bộ cho sự kiện của mình. Xuất hiện ở Việt Nam
khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề
tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng hơn 20 công ty
nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam hiện nay như Max, Coon, Galaxy,
Venus…(nhân viên ở các công ty thường là từ 2 – 4 cho đến vài chục người). Còn
số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số.
Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của công ty FTA, dựa trên phỏng vấn trực
tiếp 70 “đại gia” (như Unilever, Pepsi, Tiger, Heniken, Thiên Long, Kinh Đô,…)
ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh ước tính 30%/năm với hơn 20
công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm kèm thêm event;
66% các công ty tự làm và 77% các công ty thuê làm các hoạt động PR/event.
Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ hài lòng với kết quả mang lại. Những yếu
tố mà họ mong đợi là có quan hệ tốt (với báo chí và các cơ quan chức năng), nhiệt
tình, chuyên nghiệp, hiệu quả và điều làm họ không hài lòng la thiếu sáng tạo. Vì
vậy 44% đặt sáng tạo lên hàng đầu, rồi mới đến phục vụ khách hàng, kỹ năng
truyền đạt thông tin, kỹ năng giải quyết vấn đề…Max Communications đứng đầu
trong danh sách 20 công ty được nhắc đến theo sau là Galaxy, Venus…Các công ty
có lợi thể là thành lập từ lâu, am hiểu về thị trường nên đưa ra các ý tưởng vừa độc
đáo vừa mang bản sắc dân tộc và quan trong hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công
ty đa quốc gia. Thị trường Việt Nam vẫn là một thị trường tiềm năng cho các công
ty này kinh doanh trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
2.2. Những thuận lợi và khó khăn đối với những nhà tổ chức sự kiện tại Việt
Nam
2.2.1. Những điều kiện thuận lợi
Các doanh nghiệp sử dụng sự kiện như một công cụ truyền thông hiệu quả. Mục
đích của các doanh nghiệp khi sử dụng các sự kiện là quảng bá hình ảnh sản phẩm,
hình ảnh doanh nghiệp và những hoạt động của doanh nghiệp đến với công chúng
nhận tin đặc biệt là công chúng nhận tin mục tiêu. Còn đối với các công ty chuyên
làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì coi các sự kiện như là những sản phẩm, dịch
vụ của của mình. Họ luôn cố gắng tạo ra được những sự kiện không chỉ đảm bảo
truyền được những thông điệp cần gửi tới khách hàng mục tiêu mà còn tạo ra một
sự kiện với những hình thức thể hiện thật sáng tạo và lôi cuốn.
Trong một năm, một doanh nghiệp có thể tổ chức rất nhiều sự kiện như lễ khai
trương, lễ kỉ niệm, các dịp lễ tết…Nhưng không phải doanh nghiệp nào ở Việt Nam
cũng có thể tự mình tổ chức một sự kiện từ đầu cho đến cuối. Thường thì các doanh
nghiệp thường đi thuê ngoài làm sự kiện cho mình. Chính vì vậy mà cái thuận lợi
đầu tiên cho những nhà tổ chức sự kiện tại Việt Nam là thị trường dịch vụ tổ chức
sự kiện ngày một sôi động. Nhu cầu tổ chức sự kiện là rất lớn, để đảm bảo cho sự
kiện của mình được diễn ra một cách thành công, các doanh nghiệp thường đi thuê
các công ty event lo cho toàn bộ sự kiện. Đây có thể coi là mảnh đất màu mỡ cho
những nhà tổ chức sự kiện kiếm lời.
Theo kết quả nghiên cứu của FTA, năm 2004, trong số 15 công ty làm về PR/tổ
chức sự kiện hàng đầu ở Việt Nam thì không có bóng dáng của các công ty nước
ngoài. Một vài công ty của nước ngoài đã sớm phải nói lời chia tay với thị trường
Việt Nam vì không thể cạnh tranh được với các công ty trong nước. Các công ty tổ
chức sự kiện trong nước do đã quá hiểu về thị trường, truyền thống văn hóa của
chính đất nước mình và đặc biệt là có những ý tưởng sáng tạo không thể ngờ nên họ
thường nhận được những đơn đặt hàng nhiều hơn những công ty của nước ngoài.
2.2.2. Những thách thức đặt ra cho những nhà tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Càng ngày những yêu cầu của những đơn đặt hàng cho các sự kiện ngày càng cao.
Ý tưởng phải thật sự độc đáo, quy mô của sự kiện phải thật hoành tráng. Nhưng để
tìm ra một ý tưởng hay, phù hợp thì không dễ chút nào. Ý tưởng của sự kiện phải
phù hợp với nội dung mà nó thể hiện đồng thời nó cũng phải phù hợp với đối tượng
nhận tin.
Cái khó khăn tiếp theo của những người tổ chức sự kiện tại Việt Nam là địa điểm tổ
chức. Các sự kiện quan trọng thường chọn các khách sạn cao cấp để tổ chức. Tuy
nhiên không phải khách sạn nào cũng đáp ứng được những đòi hỏi của sự kiện. Một
số khách sạn không có những khán phòng đủ rộng để chứa được nhiều người tham
gia sự kiện, hay không đảm bảo được hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sự kiện.
Hiện nay có nhiều công ty chọn các nhà thi đấu, hay các sân vận động để tổ chức sự
kiện. Ở những địa điểm này tuy đáp ứng được về số lượng người tham gia nhưng
vấn đề an ninh khó được đảm bảo, hay tổ chức ngoài trời có khi thời tiết không ủng
hộ.
Đối với những sự kiện trên truyền hình, do tính năng ưu việt của truyền hình là mức
độ phủ sóng là rất lớn. Tham gia vào các sự kiện truyền hình, các doanh nghiệp
không cần phải lo về mức độ truyền tin, nhất là đối với các chương trình nổi tiếng
có tỷ lệ người xem cao. Tuy nhiên, chi phí cho những sự kiện như thế này là cực kì
lớn, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tham gia được. Chỉ có những doanh
nghiệp lớn, đã có chỗ đứng trên thị trường, có tiềm lực dồi dào, mới đủ khả năng
làm những sự kiện như vậy.
2.3. Đánh giá hiệu quả của tổ chức sự kiện tại Việt Nam - Một số vấn đề còn
tồn tại
Đo lường tác động của một sự kiện đối với hiệu quả PR là việc làm tương đối khó.
Không giống như các hình thức quảng cáo khác, hiệu quả được xem xét dưới khía
cạnh tác động của nó với động thái, hành vi tiêu dùng của khách hàng, sự kiện
thường liên quan nhiều đến cộng đồng. Do vậy sẽ rất khó dự đoán được thông điệp
về sự kiện có được các phương tiện thông tin đại chúng đề cập đến hay không, và
nếu có, nó sẽ xuất hiện như thế nào trước công chúng.
Tuy nhiên việc đánh giá hiệu quả có thể tạm tiến hành theo hai tiêu chí sau:
- Đánh giá tần số xuất hiện: Có bao nhiêu bài báo nhắc đến sự kiện? Bao nhiêu
lần đại diện công ty trả lời phỏng vấn về sự kiện trên các phương tiện truyền
thông?
- Đánh giá hiệu quả thiết thực: Có tạo được thay đổi nào về hình ảnh công ty
hoặc sản phẩm đối với công chúng không? (ví dụ : số lượng người tham gia
bình chọn, dùng thử, tiếp tục mua thêm sản phẩm…)
Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản
phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuyếch trương thương hiệu thông qua các sự
kiện, xét cho cùng cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá. Dù xuất hiện
dưới hình thức nào, hỗ trợ phát triển thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện
nguyện, thì tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt
quan tâm
Những sai lầm nên tránh trước khi quyết định tạo ra hoặc tài trợ cho sự kiện để có
được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu cho
Coca-Cola, người sáng lập Zyman marketing Group, những sai lầm đó bao gồm:
- Không biết lý do tài trợ: Nhiều công ty bỏ chi phí để tài trợ một sự kiện
không lên quan chỉ vì họ quen làm vậy hoặc vì các đối thủ khác đều tài trợ. Đổi lại
logo của họ chỉ được xuất hiện trên bảng quảng cáo ơ những nơi mà khách hàng
mục tiêu ít lui tới.
- Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện: Tạo ra họăc tài trợ cho một sự
kiện không phải để loè thiên hạ, hoặc để nhận được vài tấm vé vào cửa miễn phí.
Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên bao nhiêu cơ hội kinh doanh, bao
nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ chú ý đến dự sự kiện của mình.
- Quá nhượng bộ với đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện: Đôi khi các nhà kinh
doanh nhượng bộ đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện một cách thái quá, dẫn đến việc đi
ngược lại đường lối kinh doanh hoặc hình ảnh thương hiệu mình. Cần nhớ rằng họ
chỉ hợp tác với bạn để tổ chức sự kiện cho thật tốt, họ không quan tâm tới hiệu quả
kinh doanh của bạn, chính bạn phải chịu trách nhiệm đo lường việc đó.
- Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện: Mục đích
tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả các hình thức PR khác là bán được nhiều hàng
hơn cho nhiều người hơn, thường xuyên hơn hoặc giá cao hơn. Kết thúc một sự
kiện, bạn luôn cần một bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết được chi phí bỏ ra
có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không.
Ở Việt Nam, ngoài những công ty tổ chức sự kiện thì gần đây cũng đã xuất hiện
những nhóm chuyên tổ chức sự kiện hành nghề tự do, không có “tên tuổi” như một
công ty chuyên nghiệp, chỉ dựa vào mối quan hệ để làm chương trình. Ưu điểm của
nhóm này là làm giá rẻ, khách hàng có thể linh hoạt thay đổi yêu cầu, thêm bớt chi
tiết trong chương trình. Và tất nhiên điểm hạn chế của họ là không đủ sức làm
những chương trình lớn, hoành tráng, đòi hỏi tính sáng tạo vượt trội. Để có thể hành
nghề tự do, yêu cầu hàng đầu của những nhóm này là phải có quan hệ rộng và có uy
tín đủ lớn. Tuy nhiên sự xuất hiện của những nhóm này cho thấy các doanh nghiệp
Việt Nam đã sử dụng thường xuyên hơn các sự kiện như một công cụ truyền thông
hiệu quả. Nghề tổ chức sự kiện đang phát triển mau chóng và sự cạnh tranh trong
lĩnh vực này cũng đã trở nên mạnh mẽ hơn.
Tổ chức sự kiện đã thực sự bùng nổ, và mỗi doanh nghiệp nhìn nhận tổ chức sự
kiện như là một trong những việc cần làm nếu ngân sách cho phép. Từ sự bùng nổ
của tổ chức sự kiện hàng loạt những dịch vụ hàng loạt những dịch vụ khác đã ra đời
như sân bãi, địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh ánh sáng, đến người dẫn chương
trình, ca sĩ người mẫu…phục vụ cho những nội dung ngày một phong phú của hoạt
động này. Hiện nay catse của các ca sĩ, người mẫu, MC trong các sự kiện ngày một
cao với những mức ngất ngưởng. Nhưng mặt trái của vấn đề này cũng lại nằm ở
đây. Các ca sĩ tham gia vào sự kiện nhưng lại không biết nội dung của sự kiện, họ
chỉ biết kiếm tiền, đến hát những bài hát đã quen thuộc, nhiều khi không phù hợp
với ý nghĩa của chương trình. Còn một số người dẫn chương trình thì đến gần giờ
chương trình bắt đầu mới đọc qua bài nói của mình một chút do chủ quan vê chuyên
môn. Kết quả là nó không ăn nhập với chương trình. Một vấn đề khác đối với các tổ
chức sự kiện hiện nay là vấn đề địa điểm tổ chức. Có thể nhận thấy Hà Nội và
TP.HCM là hai nơi có số lượng sự kiện diễn ra nhiều nhất. Tuy nhiên địa điểm tổ
chức tại hai thành phố này lại “vừa thừa, vừa thiếu”. Thông thường các sự kiện họp
báo, giới thiệu sản phẩm, lễ kỉ niệm…thường được tổ chức tại các khách sạn cấp từ
4 đến 5 sao. Tuy nhiên nếu số lượng khách lên đến 500 người thì có rất ít nơi có thể
đáp ứng được nhu Equatoria, Sheraton và gần đây là Park Hyatt (TP.HCM). Tại Hà
nội lại càng hiếm hoi hơn với Melia và Deawoo. Các khách sạn khác thì sức chứa
chỉ 300 – 400 người, còn các sân vận động, nhà thi đấu thì phục vụ cho các sự kiện
đại trà, chất lượng không cao. Khi mật độ sự kiện ngày càng nhiều một số địa điểm
còn tỏ ra phục vụ rất kém. Những trường hợp như hệ thống máy lạnh kém, âm
thanh ánh sáng chập chờn, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo, tệ hơn nữa là
không có thời gian để dàn dựng, chạy thử chương trình, nếu muốn thì phải trả thêm
tiền thuê địa điểm… Đó là những vấn đề tồn tại hiện nay trên thị trường tổ chức sự
kiện. Tuy nhiên, ở Việt Nam, sự kiện vẫn đang trong giai đoạn phát triển của nó.
Không thể tránh khỏi những thiếu sót nhưng chắc chắn nó sẽ được khắc phục dần
dần.
3. Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu quả của công việc sử dụng tổ chức sự
kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam
3.1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải có một kế hoạch cụ thể cho nó. Kế hoạch cho
một sự kiện càng chi tiết càng tốt, nó giúp cho người tổ chức sự kiện có thể hình
dung ra được những công việc mình cần phải chuẩn bị cho sự kiện diễn ra. Qua đó
doanh nghiệp chủ động hơn với những công việc của mình.
Lập kế hoạch cho một sự kiện, bước đầu tiên là phải có một người là phụ trách cho
toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc
một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Tiếp theo là quyết định về chủ đề của sự kiện:
- Mục đích của sự kiện là gì?
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
- Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
- Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, đề ra thời hạn hoàn thành các phần
công việc khác nhau của sự kiện.
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
- Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời.
Tổ chức các cuộc họp định kì với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo
rằng các công việc đang được triển khai. Đến địa điểm tổ chức sự kiện để kiểm tra
các công việc chuẩn bị.
Chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương
trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, một bản tóm tắt những vấn đề chính trị
và các vấn đề quan trọng khác, các bài báo liên quan đến những vấn đề này.
Sau sự kiện tổ chức một buổi họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh
về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm
tổ chức các sự kiện trong tương lai.
3.2. Quy trình tổ chứ một sự kiện trong điều kiện của Việt Nam hiện nay
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày
càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hóa. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp.
Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm
kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp với công ty,
sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra
làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại là phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost),
công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal),
văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên
trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
Một event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:
Hình thành chủ đề cho sự kiện: chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi
nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn
hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource) và những vấn
đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình
thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm
thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual,
special effects).
Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gửi lên khách hàng với bảng báo giá và chờ phản
hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn
quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau.
Nhưng một ý tưởng hay cũng vẫn chưa đảm bảo cho sự thành công của event
bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong
đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là :
Các bước công việc cần – Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho
dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự
kiện, tổng duyệt chương trình...); Bảng phân công công việc – Checklist (ai
sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn
thành công việc – Timeline.
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công
việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự kiểm soát của trưởng bộ
phận.
Tổ chức sự kiện và kiểm soát sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân
lực theo công việc đã được phân công. Những lúc đó phát sinh ngoài dự
kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán các hợp
đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi
nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình
kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc
khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm.
Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm được sức mạnh cho những người
làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công
việc của mình.
3.3. Mang nghệ thuật vào tổ chức sự kiện
Hãy mang nghệ thuật vào tổ chức sự kiện. Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm
nghệ thuật được tạo ra từ những ý tưởng sáng tạo, có màu sắc sức hấp dẫn và đầy
cảm xúc. Muốn ăn khách cần có giải pháp tạo nên sự đột phá trong sự kiện, dường
như đúng cho cả hai đầu: công ty khách hàng và khách hàng trực tiếp. Như vậy
gánh nặng cho các công ty tổ chức sự kiện là phải tổ chức cho được một sự kiện đột
phá trong sáng tạo để thuyết phục khách hàng chịu bỏ tiền và hấp dẫn để lấy chọn
cảm xúc của người xem. Với yêu cầu chất lượng ngày càng cao của sự kiện, giải
pháp nào giúp cho doanh nghiệp tìm được sự đột phá trong tổ chức sự kiện? Câu trả
lời là hãy mang nghệ thuật vào các sự kiện. Hãy để sản phẩm trở thành một tác
phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn
và sự huyền bí. Dù biết mục tiêu chính của sự kiện là tạo sự chú ý, bổ trợ quảng bá
thương hiệu một cách hiệu quả, tiết kiệm, nhất quán theo chiến lược, nhưng nếu
nghệ thuật hoá được nó, có nghĩa hiệu quả sẽ cao hơn, không những cho khách hàng
mà cả người thực hiện.
Hãy tưởng tượng buổi họp báo ra mắt phiên bản mới của game online, vượt ra khỏi
những mô típ thông thường của khách sạn, backdrop (phông nền), băng rôn, hoa
cảnh, tiếp khách phát biểu. Mà trở thành một đại hội võ lâm trong tửu lầu, với
không khí hân hoan, anh hùng thập đại môn phái bay lượn xuất chiêu, để giải cứu
đệ tử khỏi quái vật trong sương khói mịt mù, ánh sáng chói loà và âm thanh gay
cấn, hoành tráng. Kịch bản trên đã đem lại những hiệu quả khá ấn tượng cho buổi
họp báo không giống ai này.
Có lẽ ấn tượng về buổi trình diễn nghệ thuật L’amour của Nokia vẫn còn trong tâm
trí của những người tham gia và cả khán giả xem đài khi được hoà nhập vào một
bữa tiệc nghệ thuật thật sự và rất thông minh. “Ái nữ” L’amour được lồng ghép,
được thể hiện cá tính của mình trên nền của những hiệu ứng nghệ thuật đặc biệt của
hội họa, âm nhạc, thời trang và ánh sáng. Ở đây thời trang không đơn giản chỉ là
câu chuyện đi ra đi vào, âm nhạc không chỉ là giọng hát cất lên thổn thức... mà là
câu chuyện của sự đối nghịch trong hoà hợp, cũng giống như L’amour mang nghệ
thuật giản đơn vào cuộc sống đương đại để cho một cảm giác mãi thăng hoa.
Trên đây chỉ là một trong những sự kiện được tổ chức hàng ngày dựa trên những ý
tưởng và phương pháp thực hiện kết hợp với phong cách nghệ thuật. Vậy tại sao lại
chọn nghệ thuật để lồng ghép vào các sự kiện mà không phải là một ngành nào
khác? Đầu tiên, nghệ thuật được hình thành không phải bằng một khung sườn cụ
thể mà nó bắt nguồn từ những cảm hững thăng hoa trước cái đẹp, cái hay của người
nghệ sĩ. Chính vì thế, khi tiếp nhận nghệ thuật, con người cũng bị lôi cuốn vào
những cảm xúc ấy. Mặt khác nghệ thuật lại bắt nguồn từ cuộc sống, vì thế nó dễ
dàng hòa nhập vào thế giới hiện thực nhưng ở tầm mức cao hơn. Nghệ thuật tạo ra
một hướng nhìn toàn vẹn và ý tưởng cới mở cho tất cả những vấn đề liên quan.
Trong tầm nhìn ấy sự sáng tạo được nâng cao và ứng dụng hiệu quả hơn. Sân khấu
làm cho buổi tổ chức sự kiện có vị trí cao hơn để người xem được chiêm nghiệp sản
phẩm. Âm nhạc, múa, thơ ca, làm cho người xem có cảm giác dễ chịu hơn là một
buổi diễn thuyết. Kiến trúc hội họa đặc sắc hóa cho không gian của sự kiện. Điện
ảnh tổng hợp hóa những nghệ thuật trên nhằm mang lại một cái nhìn gần gũi, thuyết
phục cho khách mời.
Từ yêu cầu của sự kiện cho sự trở lại của một loại dầu nhờn “số một”, ý tưởng sáng
tạo ra phiên bản thứ hai của phim “Sự trở lại của các vị thần”, với kịch bản là sự
chăm lo của các vị thần dành cho các thần dân của họ từ những điều nhỏ nhặt như
“chiếc xe”. Sự kiện đấy được xây dựng trên bối cảnh ở thời kì Hy Lạp cổ đại được
minh họa bằng trang phục cổ xưa, trang tri ấn tượng, trên nền nhạc huyền thoại và
khán giả như được “phiêu” trong không khí ấy. Đến đoạn cao trào, nhân vật chính -
sản phẩm dầu nhờn, được thể hiện hết những đặc điểm vượt trội của mình, trong
một tình huống có vấn đề mang phong cách khá táo bạo và gây tò mò thích thú từ
những hàng ghế khán phòng. Đó là một buổi trình diễn thật sự, những khán giả mục
tiêu ấy khi ra về họ có còn nhớ đến và bàn tán về nó không? Họ có hiểu được thông
điệp của sản phẩm không? Và khi lựa chọn giữa những loại dầu nhờn, họ sẽ lựa
chọn ai? Một nhân vật họ hiểu và thích thú, hay một nhân vật họ biết và chỉ biết?
Ý tưởng hay chưa đủ làm nên một sự kiện thu hút và thuyết phục, nó cần được
thăng hoa nhờ vào nghệ thuật và những hiệu ứng của sân khấu, âm thanh, nghệ
thuật sắp đặt, bố trí. Và cuối cùng điện ảnh kết hợp tất cả những thế mạnh trên vào
với nhau trong một kịch bản hấp dẫn để sự kiện đạt hiệu quả cao nhất trong cách
thức diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động nhất và đi vào lòng khán giả thuyết phục nhất.
3.4. Nâng cao tính chuyên nghiệp cho các nhà tổ chức sự kiện
Các sự kiện ngày càng được tổ chức với quy mô lớn hơn, và công phu hơn nên đội
ngũ những người tổ chức sự kiện cũng cần được đào tạo một cách chuyên nghiệp
hơn, có chuyên môn hơn. Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết
cách xoay sở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…đó là những phẩm chất của
những người làm công việc tổ chức sự kiện.
Ý tưởng là ưu tiên số một, đó là những khẳng định của những ai làm nghề tổ chức
sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm bạn sẽ được tham gia nhiều trò
chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng và bạn cảm thấy ấn tượng với
những chương trình nhu thế, điều đó làm bạn nhớ đến công ty nhiều hơn. Trong
những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức thăm quan nhà máy của
các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo xuông thì đơn điệu kém
hiệu quả. Muốn có một chương trình event hay và ấn tượng phải trải qua nhiều giai
đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu
lớn nhất đối với sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt
khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó tự đặt cho mình hàng
nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch “tác chiến”. Trước
một sự kiện lớn, thường tất cả các thành viên của công ty tổ chức đều ngồi lại với
nhau cùng đưa ra ý tưởng cho kịch bản chương trình. Để thực hiện ý tưởng những
người làm sự kiện phải mời được những nghệ sĩ, ca sĩ, hoạ sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu
thủ…nổi tiếng xuất hiện trong chương trình. Để luôn có ý tưởng mới, những người
làm nghề tổ chức sự kiện nên nắm bắt được những cái hay, mới lạ trong cuộc sống.
Nên đi nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có kinh nghiệm để biết trong
hoàn cảnh nào, với sản phẩm nào ý tưởng đưa ra là khả thi, phù hợp với văn hóa,
pháp luật nơi tổ chức. Mặt khác cũng cần phải có cảm hứng sáng tạo và đam mê
trong công việc.
Sau khi đã có ý tưởng thì nên chuẩn bị một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc
cần chuẩn bị cho sự kiện. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để
nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra không thể thiếu được
bản tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có
thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm
niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như những doanh nghiệp
muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết là không được
xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là nhỏ nhất.
Ở mộ sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý
khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống nào có thể xảy
ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp…Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng
làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào.
Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn có tác dụng ngược, càng cố chu tất
mặt này thì lại sơ hở mặt khác.
Người làm nghề tổ chức sự kiện phải là người chịu được áp lục công việc. Không
chỉ lên chi tiết cho chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ,
đặt nhà hàng, đón khách…mà còn liên hệ với các khách mời để biết thêm thông tin
chính xác. Phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối, nếu có những sự cố nào xảy
ra thì phải tìm cách giải quyết nhanh chóng.
Người tổ chức sự kiện không chỉ thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết,
mà còn phải biết liên hệ với tất cả khach hàng, khách mời…để biết thông tin chính
xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị
thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không.
Do vậy nhân viên tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương
trình.
Tuy có nhiều vất vả song nghề tổ chức sự kiện đang là nghề thời thượng của giới
trẻ. Đây là nghề mà giới trẻ đang săn đón vì có những niềm vui mà không ngành
nghề nào có được nhất là khi chương trình của mình nhận được những tín hiệu tốt
đẹp từ khách hàng, từ công chúng. Nhưng để nhận được những tín hiệu đó thì trước
hết những người làm sự kiện phải thường xuyên nâng cao trình độ của mình, tạo
một phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn, từ đó sẽ tạo ra được những sự kiện
không chỉ hay về nội dung mà còn thu hút bởi hình thức thể hiện.
PHẦN KẾT LUẬN
Để có một chỗ đứng trong tâm trí khách hàng, các doanh nghiệp phải thường xuyên
quảng bá hình ảnh của mình, những hoạt động của mình tới khách hàng. Những
chương trình quảng cáo đã dần trở nên tràn lan, bão hòa, do vậy doanh nghiệp phải
tìm một cách khác cho chiến lược truyền thông của mình. Trong đó sự kiện là một
công cụ truyền thông đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Người tiêu dùng
ngày càng thích thú hơn với những sự kiện, qua đó họ hiểu thêm về những hoạt
động của doanh nghiệp, biết được những công dụng, đặc tính của sản phẩm mới mà
doanh nghiệp chuẩn bị tung ra thị trường…Chính điều này đã tạo cơ hội cho sự kiện
được mở rộng cả về số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, để tổ chức tốt một sự kiện
trong điều kiện của Việt Nam hiện nay là không phải dễ. Vẫn còn những khó khăn,
thách thức nhưng những nhà tổ chức sự kiện vẫn không ngừng tìm tòi, sáng tạo, đầu
tư đúng mức cho các sự kiện của mình. Kết hợp sự kiện với các yếu tố Marketing –
mix khác sẽ tạo ra một hệ thống truyền thông hiệu quả đến người tiêu dùng. Không
chỉ những doanh nghiệp lớn mới có thể làm được những sự kiện mà những doanh
nghiệp nhỏ giờ đây cũng có thể làm được những sự kiện lôi cuốn và hấp dẫn theo
những cách riêng của mình. Cái quan trọng là khách hàng sẽ biết bạn là ai, sản
phẩm của bạn là gì và ngược lại bạn cũng sẽ hiểu được khách hàng cần gì thông qua
sự kiện.
