Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
1
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN
HỌC VĂN PHÒNG.................................................................................................... 3
Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản ............ 3
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows ..................................................................... 3
II. Soạn thảo văn bản .................................................................................................. 6
Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip ................................................. 7
I. Mục đích: ............................................................................................................... 7
II. Nén tệp tin, thư mục .............................................................................................. 7
III. Giải nén tệp tin, thư mục ................................................................................... 8
IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar ................................................................. 9
Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM ....................................... 11
I. Dùng trình duyệt Google Chrome ....................................................................... 11
II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) .............................. 18
Bài 4: Ghi đĩa CD ............................................................................................................ 30
I. Cách cài đặt: ............................................................................................................. 30
II. Các chức năng của Nero ......................................................................................... 31
III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu:............................................................................... 36
IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): ................ 39
V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: ........................................... 40
VI. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): .................................................................... 41
Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font ............................................................................. 42
I. Cài đặt thêm font cho hệ thống ............................................................................ 42
II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey ..................... 42
III. Cài đặt và sử dụng Unikey ............................................................................... 44
CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS
EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ................................................................... 48
Bài 1: Quản lý công văn .................................................................................................. 48
I. Thiết lập sổ quản lý công văn .............................................................................. 48
II. Nhập dữ liệu và tìm công văn .............................................................................. 49
Bài 2: Quản lý nhân sự .................................................................................................... 50
I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự .................................................................................... 50
II. Sắp xếp danh sách nhân sự .................................................................................. 55
III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự ........................................ 56
IV. Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin ................................. 58
Bài 3: Quản lý tài sản....................................................................................................... 60
I. Quản lý thiết bị văn phòng .................................................................................. 60
II. Quản lý đồ dùng văn phòng ................................................................................. 60
CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN
BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM61
Bài 1: Làm việc với phần mềm ........................................................................................ 61
1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản ............................................................. 61
2. Đăng nhập vào hệ thống .......................................................................................... 61
3. Ra khỏi hệ thống ...................................................................................................... 64
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
2
4. Đổi mật khẩu ............................................................................................................ 64
5. Các thao tác quản trị ................................................................................................ 64
Bài 2: Làm việc với văn bản ............................................................................................ 69
1. Làm việc với văn bản đến ........................................................................................ 69
2. Văn bản phát hành ................................................................................................... 79
Bài 3: Xử lý công việc ..................................................................................................... 80
1. Hồ sơ công việc ....................................................................................................... 80
2. Thiết lập hồ sơ công việc ......................................................................................... 84
3. Xử lý công việc ........................................................................................................ 88
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
3
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ
NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành
và soạn thảo văn bản
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows
1. Cấu trúc cây thư mục:
- Ổ đĩa vật lý, ổ đĩa logic
- Thư mục gốc, thư mục con
2. Tạo thư mục, tệp tin:
Tại cửa sổ thư mục cần tạo thư mục con, tệp tin bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1:
- Bấm chuột phải vào một vị trí bất kỳ trong cửa sổ.
- Chọn New\folder hoặc New \ Tệp tin
- Xuất hiện biểu tượng thư mục / tệp tin với tên mặc định, ta gõ tên của thư
mục vào vị trí tên mặc định
Cách 2:
- Vào File→New→Folder / tệp tin
- Xuất hiện biểu tượng với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục/tệp tin vào
vị trí tên mặc định.
3. Sao chép các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn đối tượng cần sao chép.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Copy hoặc vào
Edit→Copy hoặc ấn Ctrl + C
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào
Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
4
Chú ý: Nếu thực hiện sao chép thư mục, tập tin trong cùng một cửa sổ ta
thực hiện bằng cách: Chọn các đối tượng, giữ phím Ctrl đồng thời ấn và di chuột
đến vị trí khác. Khi đó đối tượng được sao chép có tên như đối tượng đầu những
có chữ copy ở trước.
4. Di chuyển vị trí các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn các đối tượng cần di chuyển.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Cut hoặc vào
Edit→Cut hoặc ấn Ctrl + X
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào
Edit→Paste hoặc ấn Ctrl + V
Chú ý: Có thể di chuyển nhanh bằng cách: Chọn các đối tượng, đồng thời ấn và
rê chuột để kéo đến cửa sổ khác cùng đang mở hoặc tên thư mục mà ta muốn
chuyển đến.
5. Đổi tên tập tin, thư mục
- Chọn đối tượng cần đổi tên.
- Vào File → Rename hoặc bấm chuột phải chọn Rename hoặc bấm một
lần vào phần tên của đối tượng.
- Gõ tên mới và ấn Enter
6. Xoá tập tin, thư mục
Cách 1:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Vào File→Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete.
- Xuất hiện hộp thoại, ta xác nhận Yes hoặc No
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư
5
Chú ý: Các đối tượng khi xoá sẽ được đưa vào thùng rác. Khi cần ta vẫn có thể
khôi phục lại được.
Cách 2:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Bấm tổ hợp phím Shift + Delete, các đối tượng cần xoá sẽ mất hẳn không
lưu lại trong thùng rác.
7. Hiển thị thông tin của tập tin, thư muc
Thông tin của các đối tượng như: Ngày tạo lập, ngày sửa đổi gần nhất,
ngày truy cập gần nhất, kích thước, thuộc tính chỉ đọc, thuộc tính ẩn…
Thao tác:
- Nhắp chuột phải vào đối tượng chọn Properties hoặc vào File→Properties.
Khi đó xuất hiện hộp thoại
Đồng ý xoá
Không xoá
