T CH C DỔ Ứ Ự ÁN
1. C U TRÚC T CH CẤ Ổ Ứ
1.1 Các khái ni m v t ch c và c u trúc t ch cệ ề ổ ứ ấ ổ ứ
a) T ch c và c u trúc t ch cổ ứ ấ ổ ứ
- T ch c là m t nhóm ng i đ c s p x p theo m t tr t t nh t đ nh đ có thổ ứ ộ ườ ượ ắ ế ộ ậ ự ấ ị ể ể
cùng ph i h p ho t đ ng v i nhau đ đ t đ n m c tiêu c a t ch c.ố ợ ạ ộ ớ ể ạ ế ụ ủ ổ ứ - C u trúc tấ ổ
ch c là m t ki u m u đ c đ t ra đ ph i h p ho t đ ng gi a các ng i trong tứ ộ ể ẫ ượ ặ ể ố ợ ạ ộ ữ ườ ổ
ch c.ứ
b) Không có t ch c t t hay x u mà ch có t ch c thích h p hay không thích h p (Noổ ứ ố ấ ỉ ổ ứ ợ ợ
such thing as good or bad orginization, there are only appropriate or inappropriate ones)
c) Trong m i c u trúc t ch c, m i thành viên ph i đ c xác đ nh rõ ràng v ỗ ấ ổ ứ ỗ ả ượ ị ề +
quy n h n —> the authority = the power+ b n ph nề ạ ổ ậ —> the responsibility = the
obligation —> Trách nhi m ệ = quy n h n + b n ph n ề ạ ổ ậ (Accountability =
Authority + Responsibility)
1.2 Các lo i c u trúc t ch cạ ấ ổ ứ
Có 3 lo i :ạ
+ C u trúc ch c năngấ ứ
+ C u trúc d ánấ ự
+ C u trúc ma tr nấ ậ
a. C u trúc ch c năngấ ứ D án đ c chia ra làm nhi u ph n và đ c phân công t iự ượ ề ầ ượ ớ
các b ph n ch c năng ho c các nhóm trong b ph n ch c năng thích h p. D án sộ ậ ứ ặ ộ ậ ứ ợ ự ẽ
đ c t ng h p b i nhà qu n lý ch c năng c p cao.ượ ổ ợ ở ả ứ ấ
u đi m:Ư ể - S d ng hi u qu các kinh nghi m và các ph ng ti n chung-ử ụ ệ ả ệ ươ ệ Cơ
c u t ch c cho ho nh đ nh và ki m soát-ấ ổ ứ ạ ị ể T t c các ho t đ ng đ u có l i tấ ả ạ ộ ề ợ ừ
nh ng công ngh hi n đ i nh t-ữ ệ ệ ạ ấ Tiên li u tr c nh ng ho t đ ng trong t ng laiệ ướ ữ ạ ộ ươ
đ phân b ngu n l c-ể ổ ồ ự S d ng hi u qu các y u t s n xu t-ử ụ ệ ả ế ố ả ấ n đ nh vàỔ ị
phát tri n ngh nghi p lâu dài cho nhân viên-ể ề ệ Phù h p cho lo i hình s n xu t đ iợ ạ ả ấ ạ
trà
Nh c đi m:ượ ể - Không có quy n l c d án t p trung ề ự ự ậ không có ai có trách nhi mệ
cho d án t ng th .-ự ổ ể Ít ho c không có ho ch đ nh và vi t báo cáo d án-ặ ạ ị ế ự Ít
quan tâm đ n yêu c u c a khách hàng-ế ầ ủ Vi c thông tin liên l c gi a các ch c năngệ ạ ữ ứ
g p khó khăn-ặ Khó t ng h p các nhi m v đa ch c năng-ổ ợ ệ ụ ứ Có khuynh h ngướ
quy t đ nh theo nh ng nhóm ch c năng có u th nh tế ị ữ ứ ư ế ấ
b. C u trúc d ánấ ự M t nhà qu n lý ph i ch u trách nhi m qu n lý m t nhóm / tộ ả ả ị ệ ả ộ ổ
g m nh ng thành viên nòng c t đ c ch n t nh ng b ph n ch c năng khác nhauồ ữ ố ượ ọ ừ ữ ộ ậ ứ
trên c s làm vi c toàn ph n (full-time). Các nhà qu n lý ch c năng không có s thamơ ở ệ ầ ả ứ ự
gia chính th c. ứ
u đi m:Ư ể - Có s ki m soát ch t ch do có quy n l c d án -ự ể ặ ẽ ề ự ự Th i gian xúcờ
ti n d án nhanh chóng-ế ự Khuy n khích s cân đ i v thành qu , th i gian bi u vàế ự ố ề ả ờ ể
chi phí- T o s trung thành c a các thành viên trong d án-ạ ự ủ ự Có m i quan hố ệ
t t v i các đ n v khác-ố ớ ơ ị Quan tâm đ n yêu c u c a khách hàngế ầ ủ
Nh c đi m:ượ ể - S d ng ngu n l c không hi u qu -ử ụ ồ ự ệ ả Không chu n b nh ngẩ ị ữ
công vi c trong t ng lai-ệ ươ Ít có c h i trao đ i k thu t gi a các d án-ơ ộ ổ ỹ ậ ữ ự Ít nổ
đ nh ngh nghi p cho nh ng thành viên tham gia d án-ị ề ệ ữ ự Khó khăn trong vi c cânệ
đ i công vi c khi d án giai đo n b t đ u và k t thúc.ố ệ ự ở ạ ắ ầ ế
c. C u trúc ma tr nấ ậ C u trúc này là s k t h p c a hai d ng c u trúc ch c năngấ ự ế ợ ủ ạ ấ ứ
và d án.ự u đi m:Ư ể - S d ng hi u qu ngu n l c-ử ụ ệ ả ồ ự T ng h p d án t t-ổ ợ ự ố
Lu ng thông tin đ c c i thi n-ồ ượ ả ệ Đáp ng s thích nghi nhanh chóng-ứ ự Duy trì
k lu t làm vi c t t-ỷ ậ ệ ố Đ ng l c và cam k t đ c c i thi nộ ự ế ượ ả ệ Nh c đi m:ượ ể - Sự
tranh ch p v quy n l c-ấ ề ề ự Gia tăng các mâu thu n-ẫ Th i gian ph n ng l iờ ả ứ ạ
ch m ch p -ậ ạ Khó khăn trong giám sát và ki m soát-ể Qu n lý phí tăngả
cao- Tr i qua nhi u căng th ng (stress)ả ề ẳ
2. XÂY D NG VÀ QU N LÝ LÀM VI C THEO NHÓM (TEAM WORK)Ự Ả Ệ
2.1 S làm vi c theo nhóm có hi u quự ệ ệ ả
a. Th nào là làm vi c theo nhómế ệ - Làm vi c theo nhóm (Team work) là các cáệ
nhân cùng làm vi c v i nhau đ hoàn thành nhi m v m t cách t t h n là khi h làmệ ớ ể ệ ụ ộ ố ơ ọ
vi c riêng r .-ệ ẽ Hi u qu t ng h p (Synergy): ệ ả ổ ợ Theo lý thuy t h th ng: ế ệ ố T i uố ư
t ng th ổ ể > t ng các t i u c c bổ ố ư ụ ộ
b. S làm vi c theo nhóm có hi u quự ệ ệ ả • Có 3 thành ph n làm vi c theo nhómầ ệ
có hi u qu :-ệ ả K năng c a các thành viên trong nhóm-ỹ ủ C u trúc t ch c-ấ ổ ứ
Ki u qu n lýể ả • 3 y u t đ xây d ng nhóm:-ế ố ể ự Ch n đúng vi c ph i h p cácọ ệ ố ợ
ng i trong nhóm-ườ T ch c nhóm hoàn thành nhi m v -ổ ứ ệ ụ Ch n đúng ki uọ ể
lãnh đ oạ
c. Các ph m ch t ngh nghi p c a m t thành viên trong nhómẩ ấ ề ệ ủ ộ - Quan tâm
và ch u trách nhi m c a công vi c-ị ệ ủ ệ Ch u s kích thích c a môi tr ng làmị ự ủ ườ
vi c-ệ C u ti n trong ngh nghi p-ầ ế ề ệ Lãnh đ o t ng quan+ K năng k thu t +ạ ổ ỹ ỹ ậ
K năng x lý thông tin+ K năng giao ti p hi u qu + K năng ra quy t đ nhỹ ử ỹ ế ệ ả ỹ ế ị
d. L i ích c a làm vi c theo nhómợ ủ ệ - Nâng cao đ c thành qu -ượ ả Xây d ngự
đ c hi u qu t ng h p-ượ ệ ả ổ ợ Nâng cao đ c kh năng sáng t o-ượ ả ạ Làm gi m b tả ớ
đ c căng th ng và các mâu thu n-ượ ẳ ẫ Gi i quy t v n đ m t cách hi u qu -ả ế ấ ề ộ ệ ả
Nâng cao đ c y u t đ o đ c, tinh th n, s quan tâm và s tin t ng l n nhau (khiượ ế ố ạ ứ ầ ự ự ưở ẫ
làm vi c chung thì m i hi u đ c công vi c và thông c m l n nhau)-ệ ớ ể ượ ệ ả ẫ Đ ng đ uươ ầ
v i th tháchớ ử
e. Các khó khăn c a làm vi c theo nhómủ ệ - T n th i gian và t n công s c-ố ờ ố ứ
Ra quy t đ nh ch m -ế ị ậ D n đ n xu h ng nhóm tách r i kh i t ch c “M ”-ẫ ế ướ ờ ỏ ổ ứ ẹ
Hình thành bè phái (factionalism)
f. Giao ti p hi u qu là y u t ch y u c a vi c xây d ng nhómế ệ ả ế ố ủ ế ủ ệ ự - Bi tế
l ng nghe+ Thái đ : quan tâm, chú ý, tôn tr ng.+ Dáng đi u: nghe b ng m t, không c tắ ộ ọ ệ ằ ắ ắ
ngang l i nói ng i khác.+ T p trung: n i dung, c m xúcờ ườ ậ ộ ả - Gi i quy t mâu thu nả ế ẫ
(Confict Resolution)
Quan đi m cũể Quan đi m m iể ớ
- Tìm cách tránh mâu thu n-ẫ
Mâu thu n là do sai l m c a qu n lý-ẫ ầ ủ ả
Mâu thu n là m t d u hi u x u-ẫ ộ ấ ệ ấ
Mâu thu n c n ph i đ c lo i b ẫ ầ ả ượ ạ ỏ
- Không th trách đ c mâu thu n ể ượ ẫ
c n ph i đ ng đ u v i mâu thu n-ầ ả ươ ầ ớ ẫ
Mâu thu n là do nhi u nguyên nhân khácẫ ề
nhau- Mâu thu n có th x u, có thẫ ể ấ ể
t t-ố Mâu thu n c n ph i đ c qu n lýẫ ầ ả ượ ả
và ki m soátể
g. Các đi u ki n đ nhóm làm vi c có hi u quề ệ ể ệ ệ ả- Th i gian: m i thành viênờ ọ
trong nhóm đ u ph i cam k t dành th i gian đ hoàn thành nhi m v (n u m i ng iề ả ế ờ ể ệ ụ ế ọ ườ
đ u có t t ng luôn dành khó khăn v phía mình thì nhi m v d dàng thànhề ư ươ ề ệ ụ ễ
công)- Tình c m (Feeling): m i thành viên trong nhóm ph i quan tâm t i m c tiêu,ả ọ ả ớ ụ
c u trúc công vi c, t ng lai và con ng i trong nhóm-ấ ệ ươ ườ T p trung: T t c cácậ ấ ả
thành viên trong nhóm ph i bi t v n đ (issue) c a nhóm và trong đ u m i thành viênả ế ấ ề ủ ầ ỗ
ph i có th t các u tiên c a nhómả ứ ự ư ủ
2.2 Các th t b i c a làm vi c theo nhómấ ạ ủ ệ - Mâu thu n n i b (mâu thu nẫ ộ ộ ẫ
không gi i quy t đ c)-ả ế ượ Các thành viên đ u lo l ng và n n lòng (có tâm tr ngề ắ ả ạ
mu n thoát ra kh i nhóm)-ố ỏ Các quy t đ nh tùy ti n đ c ra b i m t ng i hayế ị ệ ượ ở ộ ườ
m t s ng i không có s ch p nh n c a nh ng ng i khác.ộ ố ườ ự ấ ậ ủ ữ ườ
2.3 Xây d ng nhómựa. Các v n đ c n quan tâmấ ề ầ - Thông tin hi u qu gi aệ ả ữ
các thành viên trong nhóm- Cách gi i quy t v n đ hi u qu -ả ế ấ ề ệ ả Cách gi iả
quy t mâu thu n-ế ẫ Tính sáng t o trong nhóm-ạ Không khí làm vi c tin c y vàệ ậ
h tr -ỗ ợ Ph i rõ đ c m c tiêu c a nhóm và vai trò c a các thành viên trong nhómả ượ ụ ủ ủ
b. Các bi n pháp t ng quátệ ổ - M i vi c ph i đ c ho ch đ nh và th c hi n c nọ ệ ả ượ ạ ị ự ệ ẩ
th n. Nh ng v n đ không rõ thì nên nh t v n / chuyên viên-ậ ữ ấ ề ờ ư ấ Thu th p thông tinậ
đ y đ -ầ ủ Ph i có quá trình t đánh giáả ự
c. Đi u ki n đ thành côngề ệ ể - Đ c s h tr t các nhà qu n lý-ượ ự ỗ ợ ừ ả S tự ự
nguy n tham gia c a các thành viên trong nhómệ ủ
3. LÃNH Đ O Ạ(Leadership)
3.1. Lãnh đ o và các ngu n g c c a quy n l cạ ồ ố ủ ề ự - Lãnh đ o: Là hành đ ng đ ngạ ộ ộ
viên hay c ng ép ng i khác hoàn thành m t nhi m v c th đ đ t t i m c tiêuưỡ ườ ộ ệ ụ ụ ể ể ạ ớ ụ
c a t ch c.-ủ ổ ứ Quy n l c: là kh năng c a m t ng i này nh h ng t i hành viề ự ả ủ ộ ườ ả ưở ớ
c a m t ng i khác.-ủ ộ ườ Ngu n g c quy n l c:+ Quy n l c chính th c+ Quy n l cồ ố ề ự ề ự ứ ề ự
do s t ng th ng+ Quy n l c do c ng b c (hình ph t)+ Quy n l c chuyên môn+ự ưở ưở ề ự ưỡ ứ ạ ề ự
Quy n l c tôn ph c (uy tín)ề ự ụ Ngoài ra trong th c t còn có các lo i quy n l c khác:+ự ế ạ ề ự
Thông tin+ Thuy t ph c+ Liên k t (m i quen bi t v i ng i có quy n l c l n)ế ụ ế ố ế ớ ườ ề ự ớ
3.2. Lý thuy t lãnh đ oế ạ Có 3 quan đi m:-ể C đi n-ổ ể Hành vi- Phù h pợ
a. Lý thuy t lãnh đ o theo c đi nế ạ ổ ể : ng i lãnh đ o sinh ra là có vai trò lãnhườ ạ
đ o-ạ Tính cánh lãnh đ o > < không có tính cách lãnh đ o-ạ ạ Tính cánh lãnh đ oạ
có hi u qu > < tính cách lãnh đ o không hi u quệ ả ạ ệ ả
b. Lý thuy t lãnh đ o theo hành viế ạ : mu n làm lãnh đ o thì ph i hu n luy n-ố ạ ả ấ ệ Các
nhi m v c a nhà lãnh đ o-ệ ụ ủ ạ Ki u lãnh đ oể ạ a. Lý thuy t lãnh đ o theo sế ạ ự
phù h pợ: Vi c lãnh đ o hi u qu tùy thu c vào các y u t c a môi tr ng-ệ ạ ệ ả ộ ế ố ủ ườ Tính
cách, kinh nghi m c a ng i lãnh đ o và c a nhân viên-ệ ủ ườ ạ ủ C u trúc c a nhi m vấ ủ ệ ụ
c n đ c th c hi n (c u trúc t t hay c u trúc kém)-ầ ượ ự ệ ấ ố ấ V trí công tác c a ng iị ủ ườ
lãnh đ oạ
3.3. Các ki u lãnh đ oể ạ Các ki u lãnh đ o: -ể ạ Quan tâm đ n công vi c (Task-ế ệ
oriented): Quan tâm nhi u đ n m c tiêu c a công vi c và có xu h ng d n t i cách cề ế ụ ủ ệ ướ ẫ ớ ư
x chuyên quy n, đ c tài-ử ề ộ Quan tâm đ n con ng i (People relation-oriented):ế ườ
Quan tâm nhi u h n y u t con ng i và là ki u lãnh đ o dân ch .ề ơ ế ố ườ ể ạ ủ
2.1 Mô hình V. Vroom Leadership Model (1973)
- AI Authoritarian (đ c đoán, chuyên quy n)ộ ề T p trungậ
- AII- CI Consultative
- CII- GII Group Phân quy nề
• AI : Ng i lãnh đ o t ra quy t đ nh và ch s d ng nh ng thông tin s n có trongườ ạ ự ế ị ỉ ử ụ ữ ẵ
tay
• AII : Ng i lãnh đ o tr c khi ra quy t đ nh yêu c u thu c c p cung c p thôngườ ạ ướ ế ị ầ ộ ấ ấ
tin và không nh t thi t ph i nói v i ng i h tr mình c n thông tin này đ làm gì.ấ ế ả ớ ườ ỗ ợ ầ ể
Sau đó ng i lãnh đ o s t ra quy t đ nhườ ạ ẽ ự ế ị
• CI : Ng i lãnh đ o g p g t ng cá nhân và cho h bi t rõ m c tiêu c a vi cườ ạ ặ ỡ ừ ọ ế ụ ủ ệ
c n h i. Sau đó ng i lãnh đ o t ra quy t đ nh và quy t đ nh này có th b nhầ ỏ ườ ạ ự ế ị ế ị ể ị ả
h ng c a ng i h tr .ưở ủ ườ ỗ ợ
• CII : Ng i ra quy t đ nh t p trung c nhóm đ h i và cũng cho bi t rõ m c tiêuườ ế ị ậ ả ể ỏ ế ụ
c n h i. Sau đó ng i lãnh đ o t ra quy t đ nh và quy t đ nh này có th b nhầ ỏ ườ ạ ự ế ị ế ị ể ị ả
h ng c a nh ng ng i h tr .ưở ủ ữ ườ ỗ ợ
• GII : Ra quy t đ nh t p th .ế ị ậ ể
Ba quy t c đ b o v ch t l ng c a quy t đ nh ắ ể ả ệ ấ ượ ủ ế ị (3 rules to protect decision quality)
1) Quy t c thông tin: ắN u: -ế ch t l ng là quan tr ng -ấ ượ ọ nhà lãnh đ oạ
không đ thông tin ủ Thì: lo i b ki u Aạ ỏ ể I
2) Quy t c v phù h p m c tiêu: ắ ề ợ ụ
N u ế
- ch t l ng là quan tr ng -ấ ượ ọ nh ng ng i nhân viên không rõ m c tiêu c a tữ ườ ụ ủ ổ
ch c ứ Thì: không nên dùng GII
3) Quy t c mà v n đ không có c u trúc: ắ ấ ề ấ N u -ế ch t l ng là quan tr ng-ấ ượ ọ
v n đ không có c u trúc-ấ ề ấ ng i lãnh đ o không đ thông tin và không bi t l yườ ạ ủ ế ấ
thông tin đâu ở Thì: AI, AII, CI, CII đ u b lo i bề ị ạ ỏ
B n quy t c b o v s ch p nh n c a quy t đ nhố ắ ả ệ ự ấ ậ ủ ế ị
1) Quy t c ch p nh n:ắ ấ ậ
N uế
- Ng i lãnh đ o không bi t nhân viên có ch p nh n th c hi n quy t đ nh nàyườ ạ ế ấ ậ ự ệ ế ị
hay không
- Ng i lãnh đ o không bi t ch c quy t đ nh đ c đoán c a tôi có đ c nhân viênườ ạ ế ắ ế ị ộ ủ ượ
ch p nh n hay khôngThì: Aấ ậ I, AII b lo i bị ạ ỏ
2) Quy t c mâu thu nắ ẫ
N u ế
- Ng i lãnh đ o không bi t nhân viên có ch p nh n th c hi n quy t đ nh nàyườ ạ ế ấ ậ ự ệ ế ị
hay không