Làm thế nào để viết thư thương mại
điện tử hiệu quả?
Tuy nhiên, sự dễ dãi và kém trang trọng của Internet khiến chúng ta viết
những bức thư thương mại điện tử nghèo nàn và ta thường ít để tâm đến
chúng. Nhưng trên thực tế, điều này dường như lại ngược lại. Chính vì hiện
nay hình thức này rất thông dụng nên thư điện tử thường không được chú ý
đến trừ những thư thật hay. Thư của bạn phải thể hiện sự khác biệt. Những
mẹo nho nhỏ sau đây sẽ giúp bạn viết được những thư thương mại điện tử
hấp dẫn và súc tích với bất kì mục đích nào.
Phong cách
Mắt người có phản ứng khác khi nhìn màn hình máy tính và khi nhìn giấy.
Do vậy, cách trình bày rất quan trọng. Sử dụng những câu ngắn gọn, súc
tích, đề cập trực tiếp tới vấn đề và phải luôn nhớ mục đích của bạn là gì để
có thể chuyển tải những thông tin quan trọng tới người đọc một cách nhanh
chóng. Phải luôn có lời chào hỏi và ký tên; bức thư sẽ trở nên dễ đọc và theo
dõi hơn nếu chúng ta ngắt dòng và ngắt đoạn thường xuyên và hợp lý. Thư
thương mại điện tử thường được viết ngắn gọn, trong khoảng một trang giấy
hoặc nhiều hơn một chút.
Giọng văn
Thư điện tử dù muốn hay không hiện nay cũng đang dẫn tới việc hình thành
một số thói quen không tốt của lối viết thiếu trang trọng. Bạn có thể bày tỏ
sự thân mật một cách nhẹ nhàng khi viết emails nhưng bạn cần lưu ý không
nên quá lạm dụng điều này; nên nhớ rằng bạn đang viết một lá thư thương
mại chứ không phải thư riêng cho bạn bè hay gia đình. Bạn phải làm sao để
kết hợp linh hoạt giữa những nghi thức truyền thống và sự thân mật. Hãy
nghĩ về người nhận bức thư của bạn xem họ muốn viết như thế nào và họ sẽ
sử dụng ngôn từ gì khi viết thư. Liệu việc sử dụng những từ viết tắt và các
biệt từ có khiến họ cảm thấy bị xúc phạm không? Bạn hãy để tâm vào những
điều lưu ý này để viết một lá thư thật súc tích và linh hoạt.
Ngữ pháp
Dù là viết theo lối thân mật bạn cũng không được phép phạm các lỗi ngữ
pháp vì điều này sẽ làm hỏng bức thư của bạn. Những lỗi ngữ pháp sẽ khiến
người đọc cho rằng bạn đã không đầu tư nhiều thời gian vào việc viết thư và
điều đó có thể đồng nghĩa với việc bạn không lưu tâm gì tới thông điệp của
lá thư cả. Hãy soát lại cả bài viết một cách thật cẩn thận để chắc rằng bạn đã
viết đúng và sửa lại những chỗ sai về ngữ pháp và dấu chấm câu mà bạn tìm
thấy. Hãy bỏ đi những câu thừa và những lời mang tính chất khuôn sáo.
Người nhận, đặc biệt là những doanh nhân chuyên nghiệp sẽ đánh giá cao
thái độ của bạn trong từng chi tiết và chắc chắn sẽ chú tâm vào việc trả lời
thư bạn tốt hơn nếu như lá thư đó không hề có lỗi. Phần lớn người ta sử
dụng phần mềm Whitesmoke hoặc Stylewriter để kiểm tra lỗi chính tả trong
các bức thư của mình.
Phúc đáp
Vì rằng thư điện tử là một phương - tiện – ngay - lập - tức, và có thể đăng
nhập nhanh nên sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc đòi hỏi phải trả lời ngay
trên giấy tờ và hơn hết là bạn có thể nhận thư trả lời ngay tức thì. Trước khi
ký tên, bạn phải chắc chắn rằng những điều bạn muốn người nhận làm đã
được trình bày rõ ràng. Nếu bạn cần họ trả lời qua điện thoại hoặc có ý kiến
với những thông tin kèm theo, hãy nói rõ điều đó. Vì người nhận sẽ rất khó
trả lời nếu họ không biết bạn muốn gì ở họ