Xây dựng mô hình tổ nhóm ảo (Phần 2)
Thuật ngữ “ảo” không còn là quá mới mẻ trong thời đại hiện
nay. Chúng ta có thể nghe thấy những thuật ngữ sau khá quen
thuộc như mạng lưới tri thức ảo, tổ chức ảo, những cộng đồng
ảo hay nơi làm việc ảo… Tất cả những mô hình này đều dựa
trên sự phối hợp các thành tựu công nghệ và đang từng ngày
thay đổi phong cách cũng như chất lượng làm việc của mỗi
chúng ta.
Một cách đơn giản thì Mô hình tổ nhóm ảo được định nghĩa là
một nhóm mà các thành viên hoạt động một cách tản mát, nhưng
không nhất thiết là phải trên một địa bàn rộng lớn. Cũng như
trong những tổ nhóm truyền thống, những thành viên này có
những kỹ năng bổ sung, cùng thực hiện vì một mục tiêu chung
hoặc các mục tiêu liên kết với nhau, có chung định hướng tiếp
cận công việc và chia sẻ trách nhiệm với nhau. Tuy nhiên, họ ít
khi phải tiếp xúc trực diện với nhau mà sử dụng phương tiện
liên kết chính là hệ thống thông tin điện tử, đồng bộ cũng như
không đồng bộ, những phương tiện quản lý và chia sẻ dữ liệu và
các diễn đàn trao đổi trực tuyến… Tổ nhóm ảo không chỉ đơn
thuần là những cá nhân làm việc từ xa hay thực hiện công việc ở
nhà. Họ cũng có thể làm việc ở gần nhau, nhưng phối hợp với
nhau thông qua các phương tiện điện tử.
Một nhóm ảo thường có 3 điểm khác biệt chính: Khác biệt
về thời gian, nơi chốn và về văn hóa. Các thành viên trong một
nhóm ảo thường bắt đầu công việc vào những thời điểm khác
nhau, làm việc theo những ca khác nhau, thậm chí là khác ngày.
Họ cũng có thể làm việc vào cùng một thời điểm nhưng lại ở
những múi giờ khác nhau. Họ có thể làm việc ở rất gần nhau
nhưng cũng có thể khá xa nhau: ở những tầng khác nhau trong
một tòa nhà, hay những tòa nhà khác nhau, những thành phố
khác nhau thậm chí là những quốc gia khác nhau. Do vậy văn
hóa, phong cách làm việc cũng có thể có những điểm khác biệt.
Đó là sự khác biệt trong ngôn ngữ, ngành nghề, trình độ, cũng
có thể là bất đồng về tôn giáo, xã hội, chính trị hay những yếu tố
kinh tế. Thậm chí cả giới tính cũng dễ dàng gây ra sự khác biệt
không nhỏ trong hoạt động của những thành viên trong một
nhóm ảo.
Người ta có thể phân loại các tổ
nhóm ảo dựa trên mục đích của
nhóm. Theo cách phân loại này
gồm có nhóm nghiên cứu,
nhóm trọng điểm và nhóm hỗn hợp.
Nhóm nghiên cứu hình thành do nhu cầu về kiến thức. Các
thành viên trong nhóm thường có một lượng kiến thức lớn về
một lĩnh vực nào đó. Họ bắt đầu quá trình phối hợp từ việc học
tập và tìm hiểu về một vấn đề, hay nói cách khác là họ tiếp thu
những kiến thức tường và ẩn. Mỗi cá nhân bắt đầu việc nghiên
cứu học hỏi của mình bằng cách tìm kiếm tài liệu và đưa ra các
câu hỏi, những vấn đề thắc mắc. Trong quá trình thảo luận
những vấn đề được quan tâm đó, nhiều sáng kiến và ý tưởng ra
đời và kết quả của việc thảo luận có thể là những cải tiến hoặc
thậm chí là cả những phát minh. Mục đích rõ ràng nhất của một
nhóm theo mô hình này là phát triển kiến thức.
Một ví dụ cho hình thức nhóm này có thể là một nhóm các
chuyên gia do một nhóm giáo sư về phương pháp luận hướng
dẫn xây dựng mô hình tổ nhóm ảo. Cộng đồng Saga bao gồm
những saganor yêu thích hoạt độngkinh doanh cùng chia sẻ và
tìm hiểu kiến thức kinh doanh cũng là một ví dụ về mô hình này.
Nhóm trọng điểm thường quan tâm đến việc bắt đầu một dự án,
ra mắt một sản phẩm hay dịch vụ mới hoặc hướng tới một mục
tiêu cụ thể. Các thành viên thường có kiến thức về lĩnh vực quan
tâm từ khi nhóm bắt đầu hình thành, nên mức độ và phạm vi
chuyên sâu của từng người có thể rất khác nhau. Vì vậy họ phối
hợp với nhau bằng cách trao đổi kiến thức và kỹ năng từ đó trau
dồi cho bản thân và nhằm cho một mục đích cụ thể. Một nhóm
giám đốc kinh doanh một ngành nghề nào đó cùng làm việc để
gia tăng cơ hội phát triển doanh số khi vòng đời sản phẩm thay
đổi là một ví dụ cho mô hình này. Hay một ví dụ khác là tổ chức
những nhà sản xuất ô tô cùng nhau phát triển hệ thống tiết kiệm
chất đốt cho xe hơi.
Nhóm hỗn hợp, theo đúng như tên gọi, quan tâm đến cả hai mục
tiêu trên, họ vừa nghiên cứu nhằm phát triển kiến thức nói
chung vừa nhằm một mục đích cụ thể. Dựa trên kiến thức
chuyên môn của mình họ trao đổi nhằm tìm kiếm một phương
án tối ưu cho một mục đích nào đó, nếu mục đích đó không đạt
được thì họ cũng đạt được mục đích là làm giàu tri thức của
mình.