Xây dựng tập thể gắn kết để có hiệu suất
làm việc cao
1. Loại hình tập thể
Tại công sở, có ba kiểu tập thể với các phương pháp gắn kết khác nhau:
-Tập thể thông thường (Fomal teams): Là những tập thể sử dụng quy tắc, thủ tục
và hệ thống để hình thành nên mối liên hệ giữa các thành viên, ví dụ như phòng
ban, bộ phận…
- Tập thể theo vụ việc (Ad-hoc teams): Là những tập thể sử dụng các mục tiêu đặc
biệt (lý do tồn tại của họ) để gắn kết các thành viên với nhau, chẳng hạn như tập
thể dự án.
- Tập thể không chính thức (Informal teams): Là mạng lưới bạn bè, đồng nghiệp...
sẽ có thể chuyển thành sự trợ giúp hữu hiệu khi cần thiết.
Nếu bạn muốn có một Tập thể thông thường vững mạnh, hãy kết hợp thêm vào đó
những đặc điểm tốt nhất của kiểu Tập thể vụ việc và Tập thể không chính thức.
2. Quy mô tập thể
Không có một nguyên tắc bắt buộc nào về quy mô lý tưởng của một tập thể nhân
viên, ngoại trừ ý kiến cho rằng một tập thể tốt nhất là một tập thể có số lượng các
thành viên là số lẻ. Nhiều chuyên gia nhân sự tin rằng lý tưởng nhất là một người
giám sát nên chịu trách nhiệm cho một tập thể có 6 thành viên. Hay nhà nghiên
cứu Meredith Belbin thì tranh luận rằng, để đảm bảo tất cả các vai trò và vị trí của
một tập thể gắn kết, số lượng thành viên nên là 8 hay 9. Trong khi đó, người Nhật
lại tìn rằng nhà lãnh đạo tập thể nên “trông coi” một tập thể từ 30 đến 100 người.
Tuy nhiên, khi quy mô quá lớn, tập thể sẽ phức tạp hơn trong vấn đề quản lý, tính
đoàn kết thống nhất trong quá trình thực hiện mục tiêu kém đi và khả năng linh
hoạt ứng phó trước thay đổi cũng giảm nhiều.
3. Cấu trúc tập thể
Một tập thể sẽ có tính gắn kết cao hơn khi được cấu trúc hợp lý hơn, đồng thời
mối liên lạc giữa thành viên cũng gần gũi hơn. Một nghiên cứu của Sundstrom từ
năm 1960 đã chỉ ra rằng, nếu cấu trúc của tập thể cho phép các thành viên làm
việc cạnh nhau, tập thể đó sẽ đạt được hiệu suất cao hơn nhiều so với một tập thể
được cấu trúc lỏng lẻo và ít tiếp xúc. Nghiên cứu này đã dẫn đến một sự thay đổi
cơ bản trong cách tổ chức của nhiều công ty trong thập niên 1960, ví dụ nhà sản
xuất xe hơi Volvo đã ứng dụng những phương pháp mới và vẫn tiếp tục sản xuất
xe hơi trong những tập thể tự quản lớn.
4. Sự tương đồng trong tập thể
Những tập thể nào có các thành viên tương đối giống nhau sẽ có tính gắn kết cao
hơn những tập thể được cấu thành từ các cá nhân khác nhau về sở thích, không
hiểu biết về nhau hay quá khác biệt nhau. Sự tương đồng trong tập thể được trợ
giúp bởi:
- Tính chất công việc khiến mọi người phải thường xuyên tiếp xúc với nhau.
- Phong cách lãnh đạo dân chủ.
- Một mối ràng buộc chung được tập thể thừa nhận.
- Sự quan tâm chia sẻ.
- Cùng được đào tạo trong tất cả các khóa chuyên môn hay những chương trình
huấn luyện xây dựng tập thể.
Nhiều công ty coi đây là nguyên tắc quan trọng khi tuyển dụng nhân viên mới.
5. Sự ràng buộc trong tập thể
Khi có sự ràng buộc và nhiều điểm chung giữa các thành viên, tập thể sẽ trở nên
gắn bó hơn. Mối quan hệ ràng buộc có thể là tuổi tác, giới tính, hôn nhân, kinh
nghiệm, mối quan tâm bên ngoài, học vấn, năng lực hay ước mơ.... Nghiên cứu 31
công ty hàng đầu trong danh sách Fortune 500 cho thấy rằng sự gắn kết và hiệu
suất công việc sẽ cao hơn rất nhiều, nếu tập thể có sự ràng buộc lớn về độ tuổi, khả
năng và chức vụ.
... đến xây dựng một tập thể hiệu suất cao
Tập thể gắn kết của bạn mới chỉ là điều kiện cần, bởi có thể các nhân viên chưa có
được hiệu suất công việc như mong muốn khiến công ty không đạt được các mục
tiêu chung. Do vậy, điều kiện đủ của một tập thể hiệu quả là có năng suất làm việc
cao. Dưới đây là 5 bước giúp bạn xây dựng một tập thể hiệu suất cao với các nhân
viên luôn hoàn thành tốt công việc đúng hạn định:
Bước 1: Thấu hiểu sứ mệnh của bạn
Hiệu suất công việc có thể sụt giảm nhanh chóng chỉ bởi vì bạn không ở đúng vị
trí trách nhiệm của mình. Hãy luôn nhớ rằng - đừng lãng phí thời gian và tiền bạc
vào những công việc vô nghĩa khi bạn đứng sai vị trí; bạn cần kiểm soát cuộc sống
của mình, lãnh đạo chính bản thân và quản lý tập thể của bạn.
Bước 2: Biết khởi đầu từ đâu
Bạn là thành viên hay nhà lãnh đạo của nhiều tập thể tại nơi công sở. Hãy nghĩ
xem tập thể nào làm việc tốt và bạn có thể dành sự quan tâm và chú ý cho tập thể
nào. Bạn có cần cải thiện tất cả các tập thể hay chỉ một tập thể? Hãy bắt đầu với
những tập thể nhỏ và đầu tư công sức để cải thiện tập thể nào sẽ tạo ra sự khác biệt
lớn nhất cho cuộc sống và công việc của bạn. Và bạn hãy kiên trì. Như mọi người
vẫn nói, thành Rome không được xây dựng trong một hai ngày.
Bước 3: Nếu bạn không biết khúc mắc ở đâu, làm sao bạn có thể cải thiện?
Dù cho tập thể của bạn hình thành như thế nào, bạn cũng phải thường xuyên thu
thập các ý kiến phản hồi về hiệu suất làm việc của tập thể. Trong mô hình xây
dựng tập thể truyền thống “Forming, Storming, Norming and Performing” (Hình
thành, Sóng gió, Quy chuẩn và Hành động), gian đoạn Sóng gió là thời điểm của
những mâu thuẫn, tranh cãi và bất mãn. Hãy hỏi các đối tác, khách hàng của tập
thể xem họ nghĩ về tập thể của bạn như thế nào. Hãy hỏi các thành viên trong tập
thể rằng họ nghĩ về bản thân họ như thế nào, như một khối gắn kết hòa đồng hay
như một tập hợp các cá nhân riêng lẻ. Điều quan trọng là bạn cần nỗ lực để nhận
ra các điểm mạnh của tập thể, thảo luận về các khoảng trống trong quan hệ cá
nhân và lên kế hoạch nối liền chúng.