Xây dựng các ứng dụng BPM bằng
FileNet, Phần 1: Hướng dẫn về mô
hình hóa nội dung và quy trình với
nền tảng P8 của FileNet
Nghiên cứu kịch bản "Công ty XYZ"
Wei Liao, Kỹ sư phần mềm, IBM
LaiFeng Zhang, Kỹ sư phần mềm, IBM
Ning Wang, Kỹ sư phần mềm, IBM
Tóm tắt: Đây là bài đầu tiên của một loạt bài gồm ba bài giới thiệu cho bạn quy
trình xây dựng các ứng dụng về Business Process Management (BPM-Quản lý
quy trình nghiệp vụ) bằng cách sử dụng nền tảng FileNet® P8 của IBM® và
Business Process Framework (BPF-Khung công tác quy trình nghiệp vụ). Khi lấy
một công ty thương mại hư cấu có tên là Công ty XYZ làm ví dụ, chúng tôi sẽ
hướng dẫn bạn qua quy trình xây dựng một ứng dụng BPM gọi là Quản lý hợp
đồng (Contract Management). Bạn sẽ thấy cách bắt đầu từ đầu và tạo ra một mô
hình nội dung mới, các sơ đồ quy trình mới và một cấu hình BPF mới. Hãy đọc để
thấy FileNet BPF cho phép phát triển và triển khai ứng dụng BPM nhanh chóng
như thế nào.
Giới thiệu về kiến trúc FileNet P8 và BPF
Nền tảng FileNet P8 cung cấp tính mở rộng và tính linh hoạt mức doanh nghiệp để
xử lý các thách thức nội dung đòi hỏi khắt khe nhất, các quy trình nghiệp vụ phức
tạp nhất và tích hợp với tất cả các hệ thống hiện có của bạn.
Như bạn thấy trong Hình 1, Nền tảng FileNet P8 cung cấp các thành phần cơ sở
cho các giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp, bao gồm máy nội dung (content
engine), máy quy trình (process engine), máy ứng dụng (application engine) và
máy biểu diễn (rendition engine). Các thành phần này giải quyết các yêu cầu
Enterprise Content Management (ECM-Quản lý nội dung doanh nghiệp) và BPM.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hình 1. Kiến trúc FileNet P8
FileNet BPF có một khung công tác cấu hình được, tạo điều kiện phát triển nhanh
các ứng dụng BPM, có hiệu quả và đẩy nhanh việc phát triển và triển khai các ứng
dụng BPM.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Hình 2. Tích hợp BPF với P8
BPF không chỉ cung cấp một giải pháp để tích hợp quản lý lưu trữ và quy trình nội
dung (như bạn thấy trong Hình 2), mà còn có một khung công tác rộng lớn mà các
công ty có thể sử dụng để phát triển và tùy chỉnh các ứng dụng riêng của mình
nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của họ.
Ứng dụng Quản lý hợp đồng, mà bạn sẽ đi qua trong bài viết này, là một ví dụ cho
thấy cách xây dựng một ứng dụng Web BPM dựa trên FileNet BPF. Hãy sử dụng
bài viết này như một tài liệu tham khảo để hỗ trợ phát triển ứng dụng Web BPM
riêng của bạn bằng công nghệ FileNet. Chúng ta sẽ chứng tỏ điều này bằng một
kịch bản nghiệp vụ mẫu về một công ty hư cấu, "Công ty XYZ."
Các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ
"XYZ" là một công ty thương mại quy mô lớn. Họ có một lượng lớn dữ liệu nội
dung liên quan đến các hợp đồng kinh doanh, bao gồm tài liệu, các hình ảnh, các
tệp âm thanh và các tệp video. Tất cả nội dung này cần được lưu trữ an toàn và
được quản lý hiệu quả trong phạm vi quy trình nghiệp vụ của công ty.
Công ty XYZ có các yêu cầu nghiệp vụ sau đây để dùng:
Cần lưu trữ và quản lý tất cả nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Cần có khả năng tìm kiếm được tất cả nội dung.
Bảo mật tất cả quyền truy cập đến nội dung.
Cần ghi lại lịch sử thay đổi nội dung.
Cần phân loại tự động nội dung.
Có thể định nghĩa, tạo phiên bản, phân tích, mô phỏng, theo dõi và quản lý
quy trình nghiệp vụ này.
Một nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi một người dùng cá
nhân, bởi một nhóm người dùng hoặc bởi một ứng dụng tự động.
Các quy trình nghiệp vụ có thể được thực hiện bởi các vai trò khác nhau
theo cách song song, và có thể hỗ trợ tiêu chuẩn bầu chọn.
Nhiệm vụ nghiệp vụ có thể được xử lý một cách kịp thời hoặc có thể bị giới
hạn theo thời hạn đã định.
Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể được người tham gia khác
phân bổ công việc.
Một người tham gia quy trình nghiệp vụ có thể nhận được thông báo e-mail
khi công việc đến.
Người quản trị quy trình nghiệp vụ có thể thấy vị trí mà quy trình hiện tại
đang ở đó.
Phân tích các yêu cầu nghiệp vụ của Công ty XYZ
Trong Công ty XYZ, những người lập chỉ mục (indexer) thu thập và phân tích
thông tin hợp đồng, rồi tạo ra các trường hợp hợp đồng và lưu trữ các tài liệu liên
quan vào hệ thống FileNet P8. Sau đó, từng trường hợp hợp đồng được tính thời
gian để xử lý sau.
Những người lập chỉ mục có thể tạm dừng các trường hợp hợp đồng để sau này họ
có thể sửa đổi chúng hoặc họ có thể trực tiếp gửi đi các trường hợp hợp đồng để
xem xét.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
Những người kiểm tra (reviewer) sẽ thấy một danh sách các trường hợp hợp đồng
được những người lập chỉ mục đệ trình lên, do vậy có thể xem xét từng trường hợp
hợp đồng và các tài liệu kèm theo và cùng với thông tin về lịch sử quy trình hoặc
thông tin kiểm toán. Sau khi kiểm tra các tài liệu này và thêm các chú thích nếu
cần, người kiểm tra chọn một người phê duyệt khi trường hợp hợp đồng này có thể
chấp nhận được và sau đó gửi đi trường hợp này để phê duyệt. Những người kiểm
tra cũng có thể tạm dừng hợp đồng để xử lý sau hoặc trực tiếp từ chối hợp đồng.
Sau khi đăng nhập, người phê duyệt có thể nhìn thấy tất cả các trường hợp hợp
đồng gửi đến để phê duyệt. Người phê duyệt có thể chọn nhiều hợp đồng để "xử lý
hàng loạt" hoặc chỉ chọn một trường hợp, rồi phê duyệt hay từ chối nó.
Cuối cùng, quy trình nghiệp vụ kết thúc bằng một bước lưu trữ, bước này lưu trữ
thông tin về quy trình của trường hợp hợp đồng đó.
Bây giờ, chúng ta có thể tóm tắt quy trình nghiệp vụ mà Công ty XYZ yêu cầu
như sau:
Thu thập thông tin hợp đồng và lập chỉ mục trường hợp tương ứng.
Xem xét và đánh giá trường hợp hợp đồng.
Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp hợp đồng.
Ghi lại thông tin dấu vết kiểm toán của quy trình.
Có một số vai trò tham gia vào dòng quy trình này.
Người lập chỉ mục (Indexer): Thu thập thông tin hợp đồng, rồi tạo và lập
chỉ mục trường hợp hợp đồng
Người kiểm tra (Reviewer): Xem lại trường hợp hợp đồng, rồi gửi đến
người phê duyệt hoặc từ chối trả lại
Người phê duyệt (Approver): Cuối cùng phê duyệt hay từ chối trường hợp
hợp đồng.
Người giám sát (Supervisor): Có thể là một người lập chỉ mục hoặc người
kiểm tra, có thể tìm kiếm trường hợp đã hoàn thành.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com
